Nextcloud Office: así funciona la suite ofimática
Con Nextcloud Office, Nextcloud ofrece una potente suite ofimática en línea que cubre todas las necesidades de los usuarios en materia de colaboración y trabajo ofimático integral. A continuación, te presentamos Nextcloud Office.
¿Qué es Nextcloud Office?
Con el software de nube y colaboración Nextcloud, tanto empresas como particulares pueden disponer de un entorno de alojamiento autogestionado, flexible y seguro basado en cloud computing, sin depender de soluciones comerciales. Nextcloud no solo destaca por sus altos estándares de privacidad, sino también por su amplia gama de aplicaciones, como Nextcloud Talk y la suite ofimática en línea Nextcloud Office.
Nextcloud Office fue desarrollada en colaboración con la empresa Collabora Productivity y se integra perfectamente en el ecosistema de Nextcloud. Su objetivo es responder a las necesidades de un entorno laboral moderno y digitalizado. Esto incluye, entre otras cosas, potentes funciones de edición en línea para crear, adjuntar y compartir documentos, gestionar hojas de cálculo y diseñar presentaciones. Gracias a su integración total con Nextcloud, la suite es compatible con todas las herramientas de la plataforma, así como con los principales navegadores, formatos de archivo y editores. Nextcloud Office también forma parte de la plataforma de colaboración integrada Nextcloud Hub, que reúne todas las herramientas clave de Nextcloud, como Groupware, Files, Talk y, por supuesto, Office.
¿Para qué se utiliza Nextcloud Office?
Nextcloud Office está disponible de forma gratuita con todas las funciones estándar esenciales para uso privado. Para el ámbito empresarial, Nextcloud ofrece el Nextcloud Enterprise Plan, una versión de pago que garantiza un rendimiento más estable, escalable y con soporte profesional. El campo de aplicación de Nextcloud Office abarca prácticamente las mismas funciones que las conocidas suites ofimáticas Microsoft 365, Google Workspace o las alternativas a Microsoft Office.
Entre las principales aplicaciones y funciones destacan:
- Creación y edición de documentos en tiempo real (incluso durante videollamadas o chats)
- Sistema de comentarios integrado en documentos
- Inserción de imágenes directamente desde el almacenamiento de Nextcloud
- Edición y uso compartido de documentos desde el navegador o las apps móviles
- Posibilidad de editar documentos mediante enlaces internos o externos, también para usuarios sin cuenta en Nextcloud (con control de acceso)
- Hojas de cálculo completas
- Creación y edición de presentaciones, dibujos y notas
- Historial de versiones y seguimiento de cambios
- Función de exploración para navegar entre documentos
- Integración con Microsoft Word
Las componentes de Nextcloud Office en resumen
Nextcloud Office está diseñado para cubrir el amplio abanico de tareas ofimáticas que pueden surgir en entornos de trabajo digitales basados en la nube. Con esta suite, puedes crear, editar y compartir documentos fácilmente, desde cualquier lugar y dispositivo, junto con tu equipo. La edición colaborativa permite trabajar de forma simultánea en reuniones y sincronizar automáticamente los cambios realizados. Los permisos de administrador permiten controlar quién puede acceder y editar los documentos.
A continuación, te presentamos en detalle todos los componentes de Nextcloud Office.
Nextcloud Write
Al igual que Word en Microsoft 365, Nextcloud Write constituye el núcleo de la suite ofimática de Nextcloud Office. Permite crear, editar, compartir y guardar documentos de manera colaborativa. La aplicación está completamente orientada al trabajo en equipo y es compatible con Microsoft Word. Gracias al seguimiento del cursor en tiempo real, puedes ver en qué parte del documento están trabajando otros miembros del equipo. Además, Nextcloud Write integra cada vez más funciones de asistencia por inteligencia artificial (IA)**, que ayudan a redactar y revisar textos mediante corrección ortográfica automática, sugerencias de estilo o traducciones.
Nextcloud Spreadsheet
Nextcloud Spreadsheet es el equivalente al programa de hojas de cálculo Excel de Microsoft. Ofrece una amplia gama de funciones, fórmulas y herramientas para la creación y edición colaborativa de hojas de cálculo. La privacidad de los datos está plenamente garantizada: los controles de acceso aseguran que solo las personas o equipos autorizados puedan editar archivos con información sensible. También es totalmente compatible con Microsoft Excel.
Nextcloud Present
Como PowerPoint, pero diferente: ese es Nextcloud Present, el programa de presentaciones de Nextcloud. Permite crear diapositivas sencillas o complejas en distintos diseños y formatos. Ofrece plantillas prácticas y amplias opciones de personalización. Su uso intuitivo facilita la creación de presentaciones claras y profesionales capaces de captar la atención de cualquier audiencia. Gracias a su compatibilidad con Microsoft PowerPoint y al soporte de los formatos de archivo más comunes, Nextcloud Present satisface todos los requisitos de un software de presentaciones potente.
Nextcloud Draw
Nextcloud Draw es una herramienta completa para tomar notas y realizar dibujos, con la que puedes crear gráficos, diagramas, planos, bocetos y esquemas complejos, de forma similar a Microsoft Visio. Gracias a sus funciones colaborativas, es posible ilustrar ideas, desarrollarlas en grupo o presentar visualmente proyectos y conceptos, incluso durante reuniones o conferencias en línea.
Nextcloud Text
Nextcloud Text es el editor de texto predeterminado de Nextcloud. Se basa en Markdown, ofrece una función de traducción autohospedada y admite numerosos formatos de texto enriquecido, como encabezados, enlaces, tablas o estilos en negrita y cursiva. Además, permite asignar colores a los autores individuales, lo que mejora la claridad y la colaboración en proyectos con varios participantes.
Las ventajas de Nextcloud Office en el ecosistema de Nextcloud
La versión Office de Nextcloud se integra a la perfección en el ecosistema escalable y versátil de aplicaciones de Nextcloud. Esta plataforma es comparable a las soluciones de colaboración de Google o Microsoft, ya que permite una integración fluida entre sus distintas aplicaciones y servicios.
Con Nextcloud Office, puedes beneficiarte de la interacción con los demás componentes de Nextcloud de las siguientes maneras:
- Trabajo colaborativo flexible gracias a la integración de las funciones de Office en aplicaciones como Talk o Groupware
- Edición conjunta de documentos durante reuniones en línea y videoconferencias, con uso compartido de pantalla, función de comentarios, historial de versiones, seguimiento del cursor en tiempo real y menciones
- Protección frente a accesos no autorizados mediante una gestión segura de derechos y permisos, con carpetas de grupo y control de acceso a archivos para usuarios o grupos específicos
- Acceso desde cualquier lugar gracias a los clientes de escritorio y móviles de Nextcloud, compatibles con un número ilimitado de dispositivos
- Gestión centralizada sencilla entre aplicaciones, con sincronización y seguimiento de cambios en documentos
¿Qué formatos de archivo puede leer y escribir Nextcloud Office?
Una suite ofimática no solo debe ofrecer un amplio conjunto de funciones para la colaboración, la comunicación y la edición de documentos. Igual de importante es el soporte de los formatos de archivo más comunes, que resultan esenciales para garantizar la compatibilidad y la colaboración entre diferentes sistemas y herramientas.
Nextcloud Office no se queda atrás en este aspecto y permite abrir, leer y guardar más de una docena de formatos de archivo. Entre ellos se incluyen:
- Procesamiento de texto: DOCX, DOC, RTF, ODT
- Hoja de cálculo: XLS, XLSX, ODS
- Presentación: ODP, PPT, PPTX
- Dibujo: ODG
- Otros formatos compatibles: Publisher, Importar/Ver Visio
Ventajas de Nextcloud Office en comparación con la competencia
El objetivo de Nextcloud es ambicioso: convertirse en una alternativa sólida y plenamente competitiva a Microsoft 365. Para ello, la plataforma ofrece potentes funciones de autoalojamiento y computación en la nube, junto con estándares de privacidad que incluso superan a los de Microsoft. Otras razones por las que muchas empresas prefieren Nextcloud a los servicios comerciales son su funcionalidad en constante evolución, la integración fluida de sus servicios, los planes empresariales escalables y el paquete completo que ofrece Nextcloud Hub.
Dentro de este ecosistema, la suite Office desempeña un papel clave como base de un entorno de trabajo en la nube totalmente independiente. Las principales ventajas que Nextcloud Office ofrece frente a alternativas como Google Workspace o Microsoft 365 incluyen:
| Nextcloud Office | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Alto nivel de protección y soberanía de los datos personales y empresariales mediante autoalojamiento o a través de proveedores con servidores en Alemania | Los datos personales y empresariales se almacenan en servidores de Google y, aunque estén ubicados en Alemania, están sujetos al acceso de las autoridades estadounidenses por el US Cloud Act | Los datos se almacenan en servidores de Microsoft, lo que impide una protección total de la información |
| Integración fluida con todas las aplicaciones de Nextcloud y compatibilidad con servicios de terceros y formatos de archivo estándar | Incluye los principales servicios de Google para productividad, trabajo en equipo y trabajo remoto en una sola plataforma | Reúne todos los servicios de Microsoft y sus aplicaciones de Office en planes de suscripción flexibles y escalables |
| Reducción del riesgo de filtraciones, ya que los documentos se procesan en el navegador mientras los originales permanecen almacenados en el servidor de Nextcloud | Los documentos se transfieren al navegador local para su edición | Los documentos se descargan temporalmente en el navegador local durante la edición |
| Enlaces de invitación ilimitados para usuarios externos sin cuenta de Nextcloud | El intercambio de archivos con personas externas está limitado | Permite acceso y edición mediante enlaces de invitación |
| Versión gratuita para uso personal y versiones empresariales escalables mediante Nextcloud Enterprise o Hub según el tamaño del equipo | Modelos de precios flexibles para uso personal y profesional | Uso gratuito limitado a la versión web básica de Microsoft 365 |
Otra ventaja importante: gracias al renderizado bajo el principio WYSIWYG, puedes ver los documentos tal y como se imprimirán al final. En otras aplicaciones ofimáticas, este resultado puede variar según el navegador o la configuración del sistema.
¿Cómo se instala Nextcloud Office?
Nextcloud Office está disponible directamente en la página oficial de Nextcloud Office. Puedes probarlo con una versión de demostración gratuita de 60 minutos, usar la versión gratuita para uso personal o acceder a las versiones de pago incluidas en los planes Nextcloud Enterprise.
Para la instalación, existen varias opciones:
Opción 1: configurar un servidor Collabora Online
Dado que Nextcloud Office se basa en Collabora Online, es necesario disponer de un servidor Collabora Online dedicado. Configurarlo y vincularlo con la aplicación de Office requiere conocimientos sobre la instalación de paquetes en Linux, Ubuntu o Docker. Como alternativa, puedes utilizar un servidor CODE integrado, ideal para pequeños equipos o para uso privado. Este se puede instalar directamente desde la aplicación de Nextcloud y seleccionarse como backend en el programa de Office. Una vez configurado el servidor Collabora Online, deberás activar la aplicación Nextcloud Office en el área de gestión de aplicaciones y conectarla con el servidor Collabora Online desde el panel de configuración.
Opción 2: Nextcloud gestionado
La solución de Nextcloud gestionado te ofrece toda la flexibilidad y productividad de Nextcloud, incluyendo Nextcloud Office. En este caso, el proveedor que elijas se encarga de la configuración, el mantenimiento y las actualizaciones. Así, dispones de soporte técnico 24/7 y puedes ampliar el almacenamiento en la nube o tu plan de suscripción según tus necesidades. Con aplicaciones como Groupware, Talk y Office, también disfrutarás de todas las funciones de colaboración: edición y uso compartido de documentos, conferencias en línea, planificación de proyectos y gestión de grupos y permisos de acceso individuales.
Ventajas de Nextcloud Office en una instalación gestionada
Nextcloud gestionado con Nextcloud Office es la opción ideal para empresas que buscan cumplir con el RGPD sin renunciar a una suite ofimática completa. Todos los datos se almacenan en servidores seguros en Alemania, que cumplen las normativas de protección de datos europeas y evitan accesos no autorizados por terceros. La gestión, el mantenimiento y las actualizaciones corren a cargo del proveedor, lo que te permite ahorrar tiempo y costes operativos. Además, gracias a los derechos administrativos y a una gestión avanzada de permisos, tú decides quién puede acceder a los archivos. La soberanía de los datos está así plenamente garantizada.
Otro beneficio clave es la flexibilidad: puedes ajustar tu plan de Nextcloud según tus necesidades de almacenamiento en la nube y número de usuarios. De este modo, aumentas la productividad con una edición de archivos eficiente y adaptas el rendimiento de la plataforma a los objetivos de tu empresa en cada momento.
La creación de Nextcloud Office, explicada brevemente
En 2018, Nextcloud incorporó por primera vez funciones ofimáticas regulares mediante la integración de OnlyOffice, una solución de código abierto desarrollada por Ascensio System SIA. Con el lanzamiento de la plataforma de colaboración Nextcloud Hub en enero de 2020, la compañía presentó un paquete OnlyOffice completamente integrado dentro de su potente suite Office. En 2021, Nextcloud dio un paso más y lanzó Nextcloud Office, una nueva solución basada en una estrecha colaboración técnica con Collabora Online, la suite ofimática de código abierto desarrollada por Collabora Productivity.
La principal ventaja de esta nueva integración es que, mientras el procesamiento de documentos se lleva a cabo a través de un servidor de Collabora, los archivos permanecen almacenados en el servidor de Nextcloud. Esto proporciona una mejora sustancial en privacidad y control de los datos sensibles, tanto de las empresas como de los usuarios.