Nextcloud Office: así funciona la suite ofimática

Con Nextcloud Office, Nextcloud ofrece una potente suite ofimática en línea que cubre todas las ne­ce­si­da­des de los usuarios en materia de co­la­bo­ra­ción y trabajo ofimático integral. A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos Nextcloud Office.

¿Qué es Nextcloud Office?

Con el software de nube y co­la­bo­ra­ción Nextcloud, tanto empresas como pa­r­ti­cu­la­res pueden disponer de un entorno de alo­ja­mie­n­to au­to­ge­s­tio­na­do, flexible y seguro basado en cloud computing, sin depender de so­lu­cio­nes co­me­r­cia­les. Nextcloud no solo destaca por sus altos es­tá­n­da­res de pri­va­ci­dad, sino también por su amplia gama de apli­ca­cio­nes, como Nextcloud Talk y la suite ofimática en línea Nextcloud Office.

Nextcloud Office fue de­sa­rro­lla­da en co­la­bo­ra­ción con la empresa Collabora Pro­du­c­ti­vi­ty y se integra pe­r­fe­c­ta­me­n­te en el eco­si­s­te­ma de Nextcloud. Su objetivo es responder a las ne­ce­si­da­des de un entorno laboral moderno y di­gi­ta­li­za­do. Esto incluye, entre otras cosas, potentes funciones de edición en línea para crear, adjuntar y compartir do­cu­me­n­tos, gestionar hojas de cálculo y diseñar pre­se­n­ta­cio­nes. Gracias a su in­te­gra­ción total con Nextcloud, la suite es co­m­pa­ti­ble con todas las he­rra­mie­n­tas de la pla­ta­fo­r­ma, así como con los pri­n­ci­pa­les na­ve­ga­do­res, formatos de archivo y editores. Nextcloud Office también forma parte de la pla­ta­fo­r­ma de co­la­bo­ra­ción integrada Nextcloud Hub, que reúne todas las he­rra­mie­n­tas clave de Nextcloud, como Groupware, Files, Talk y, por supuesto, Office.

¿Para qué se utiliza Nextcloud Office?

Nextcloud Office está di­s­po­ni­ble de forma gratuita con todas las funciones estándar ese­n­cia­les para uso privado. Para el ámbito em­pre­sa­rial, Nextcloud ofrece el Nextcloud En­te­r­pri­se Plan, una versión de pago que garantiza un re­n­di­mie­n­to más estable, escalable y con soporte pro­fe­sio­nal. El campo de apli­ca­ción de Nextcloud Office abarca prá­c­ti­ca­me­n­te las mismas funciones que las conocidas suites ofi­má­ti­cas Microsoft 365, Google Workspace o las al­te­r­na­ti­vas a Microsoft Office.

Entre las pri­n­ci­pa­les apli­ca­cio­nes y funciones destacan:

• Creación y edición de do­cu­me­n­tos en tiempo real (incluso durante vi­deo­lla­ma­das o chats)
• Sistema de co­me­n­ta­rios integrado en do­cu­me­n­tos
• Inserción de imágenes di­re­c­ta­me­n­te desde el al­ma­ce­na­mie­n­to de Nextcloud
• Edición y uso co­m­pa­r­ti­do de do­cu­me­n­tos desde el navegador o las apps móviles
• Po­si­bi­li­dad de editar do­cu­me­n­tos mediante enlaces internos o externos, también para usuarios sin cuenta en Nextcloud (con control de acceso)
• Hojas de cálculo completas
• Creación y edición de pre­se­n­ta­cio­nes, dibujos y notas
• Historial de versiones y se­gui­mie­n­to de cambios
• Función de ex­plo­ra­ción para navegar entre do­cu­me­n­tos
• In­te­gra­ción con Microsoft Word

Las co­m­po­ne­n­tes de Nextcloud Office en resumen

Nextcloud Office está diseñado para cubrir el amplio abanico de tareas ofi­má­ti­cas que pueden surgir en entornos de trabajo digitales basados en la nube. Con esta suite, puedes crear, editar y compartir do­cu­me­n­tos fá­ci­l­me­n­te, desde cualquier lugar y di­s­po­si­ti­vo, junto con tu equipo. La edición co­la­bo­ra­ti­va permite trabajar de forma si­mu­l­tá­nea en reuniones y si­n­cro­ni­zar au­to­má­ti­ca­me­n­te los cambios rea­li­za­dos. Los permisos de ad­mi­ni­s­tra­dor permiten controlar quién puede acceder y editar los do­cu­me­n­tos.

A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos en detalle todos los co­m­po­ne­n­tes de Nextcloud Office.

Nextcloud Write

Al igual que Word en Microsoft 365, Nextcloud Write co­n­s­ti­tu­ye el núcleo de la suite ofimática de Nextcloud Office. Permite crear, editar, compartir y guardar do­cu­me­n­tos de manera co­la­bo­ra­ti­va. La apli­ca­ción está co­m­ple­ta­me­n­te orientada al trabajo en equipo y es co­m­pa­ti­ble con Microsoft Word. Gracias al se­gui­mie­n­to del cursor en tiempo real, puedes ver en qué parte del documento están tra­ba­ja­n­do otros miembros del equipo. Además, Nextcloud Write integra cada vez más funciones de asi­s­te­n­cia por in­te­li­ge­n­cia ar­ti­fi­cial (IA)**, que ayudan a redactar y revisar textos mediante co­rre­c­ción or­to­grá­fi­ca au­to­má­ti­ca, su­ge­re­n­cias de estilo o tra­du­c­cio­nes.

Nextcloud Sprea­d­sheet

Nextcloud Sprea­d­sheet es el equi­va­le­n­te al programa de hojas de cálculo Excel de Microsoft. Ofrece una amplia gama de funciones, fórmulas y he­rra­mie­n­tas para la creación y edición co­la­bo­ra­ti­va de hojas de cálculo. La pri­va­ci­dad de los datos está ple­na­me­n­te ga­ra­n­ti­za­da: los controles de acceso aseguran que solo las personas o equipos au­to­ri­za­dos puedan editar archivos con in­fo­r­ma­ción sensible. También es to­ta­l­me­n­te co­m­pa­ti­ble con Microsoft Excel.

Nextcloud Present

Como Po­we­r­Poi­nt, pero diferente: ese es Nextcloud Present, el programa de pre­se­n­ta­cio­nes de Nextcloud. Permite crear dia­po­si­ti­vas sencillas o complejas en distintos diseños y formatos. Ofrece pla­n­ti­llas prácticas y amplias opciones de pe­r­so­na­li­za­ción. Su uso intuitivo facilita la creación de pre­se­n­ta­cio­nes claras y pro­fe­sio­na­les capaces de captar la atención de cualquier audiencia. Gracias a su co­m­pa­ti­bi­li­dad con Microsoft Po­we­r­Poi­nt y al soporte de los formatos de archivo más comunes, Nextcloud Present satisface todos los re­qui­si­tos de un software de pre­se­n­ta­cio­nes potente.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw es una he­rra­mie­n­ta completa para tomar notas y realizar dibujos, con la que puedes crear gráficos, diagramas, planos, bocetos y esquemas complejos, de forma similar a Microsoft Visio. Gracias a sus funciones co­la­bo­ra­ti­vas, es posible ilustrar ideas, de­sa­rro­llar­las en grupo o presentar vi­sua­l­me­n­te proyectos y conceptos, incluso durante reuniones o co­n­fe­re­n­cias en línea.

Nextcloud Text

Nextcloud Text es el editor de texto pre­de­te­r­mi­na­do de Nextcloud. Se basa en Markdown, ofrece una función de tra­du­c­ción au­to­ho­s­pe­da­da y admite numerosos formatos de texto en­ri­que­ci­do, como en­ca­be­za­dos, enlaces, tablas o estilos en negrita y cursiva. Además, permite asignar colores a los autores in­di­vi­dua­les, lo que mejora la claridad y la co­la­bo­ra­ción en proyectos con varios pa­r­ti­ci­pa­n­tes.

Las ventajas de Nextcloud Office en el eco­si­s­te­ma de Nextcloud

La versión Office de Nextcloud se integra a la pe­r­fe­c­ción en el eco­si­s­te­ma escalable y versátil de apli­ca­cio­nes de Nextcloud. Esta pla­ta­fo­r­ma es co­m­pa­ra­ble a las so­lu­cio­nes de co­la­bo­ra­ción de Google o Microsoft, ya que permite una in­te­gra­ción fluida entre sus distintas apli­ca­cio­nes y servicios.

Con Nextcloud Office, puedes be­ne­fi­ciar­te de la in­ter­ac­ción con los demás co­m­po­ne­n­tes de Nextcloud de las si­guie­n­tes maneras:

• Trabajo co­la­bo­ra­ti­vo flexible gracias a la in­te­gra­ción de las funciones de Office en apli­ca­cio­nes como Talk o Groupware
• Edición conjunta de do­cu­me­n­tos durante reuniones en línea y vi­deo­co­n­fe­re­n­cias, con uso co­m­pa­r­ti­do de pantalla, función de co­me­n­ta­rios, historial de versiones, se­gui­mie­n­to del cursor en tiempo real y menciones
• Pro­te­c­ción frente a accesos no au­to­ri­za­dos mediante una gestión segura de derechos y permisos, con carpetas de grupo y control de acceso a archivos para usuarios o grupos es­pe­cí­fi­cos
• Acceso desde cualquier lugar gracias a los clientes de es­cri­to­rio y móviles de Nextcloud, co­m­pa­ti­bles con un número ilimitado de di­s­po­si­ti­vos
• Gestión ce­n­tra­li­za­da sencilla entre apli­ca­cio­nes, con si­n­cro­ni­za­ción y se­gui­mie­n­to de cambios en do­cu­me­n­tos

¿Qué formatos de archivo puede leer y escribir Nextcloud Office?

Una suite ofimática no solo debe ofrecer un amplio conjunto de funciones para la co­la­bo­ra­ción, la co­mu­ni­ca­ción y la edición de do­cu­me­n­tos. Igual de im­po­r­ta­n­te es el soporte de los formatos de archivo más comunes, que resultan ese­n­cia­les para ga­ra­n­ti­zar la co­m­pa­ti­bi­li­dad y la co­la­bo­ra­ción entre di­fe­re­n­tes sistemas y he­rra­mie­n­tas.

Nextcloud Office no se queda atrás en este aspecto y permite abrir, leer y guardar más de una docena de formatos de archivo. Entre ellos se incluyen:

• Pro­ce­sa­mie­n­to de texto: DOCX, DOC, RTF, ODT
• Hoja de cálculo: XLS, XLSX, ODS
• Pre­se­n­ta­ción: ODP, PPT, PPTX
• Dibujo: ODG
• Otros formatos co­m­pa­ti­bles: Publisher, Importar/Ver Visio

Ventajas de Nextcloud Office en co­m­pa­ra­ción con la co­m­pe­te­n­cia

El objetivo de Nextcloud es ambicioso: co­n­ve­r­ti­r­se en una al­te­r­na­ti­va sólida y ple­na­me­n­te co­m­pe­ti­ti­va a Microsoft 365. Para ello, la pla­ta­fo­r­ma ofrece potentes funciones de au­to­alo­ja­mie­n­to y co­mpu­tación en la nube, junto con es­tá­n­da­res de pri­va­ci­dad que incluso superan a los de Microsoft. Otras razones por las que muchas empresas prefieren Nextcloud a los servicios co­me­r­cia­les son su fu­n­cio­na­li­dad en constante evolución, la in­te­gra­ción fluida de sus servicios, los planes em­pre­sa­ria­les es­ca­la­bles y el paquete completo que ofrece Nextcloud Hub.

Dentro de este eco­si­s­te­ma, la suite Office desempeña un papel clave como base de un entorno de trabajo en la nube to­ta­l­me­n­te in­de­pe­n­die­n­te. Las pri­n­ci­pa­les ventajas que Nextcloud Office ofrece frente a al­te­r­na­ti­vas como Google Workspace o Microsoft 365 incluyen:

Otra ventaja im­po­r­ta­n­te: gracias al re­n­de­ri­za­do bajo el principio WYSIWYG, puedes ver los do­cu­me­n­tos tal y como se im­pri­mi­rán al final. En otras apli­ca­cio­nes ofi­má­ti­cas, este resultado puede variar según el navegador o la co­n­fi­gu­ra­ción del sistema.

¿Cómo se instala Nextcloud Office?

Nextcloud Office está di­s­po­ni­ble di­re­c­ta­me­n­te en la página oficial de Nextcloud Office. Puedes probarlo con una versión de de­mo­s­tra­ción gratuita de 60 minutos, usar la versión gratuita para uso personal o acceder a las versiones de pago incluidas en los planes Nextcloud En­te­r­pri­se.

Para la in­s­ta­la­ción, existen varias opciones:

Opción 1: co­n­fi­gu­rar un servidor Collabora Online

Dado que Nextcloud Office se basa en Collabora Online, es necesario disponer de un servidor Collabora Online dedicado. Co­n­fi­gu­rar­lo y vi­n­cu­lar­lo con la apli­ca­ción de Office requiere co­no­ci­mie­n­tos sobre la in­s­ta­la­ción de paquetes en Linux, Ubuntu o Docker. Como al­te­r­na­ti­va, puedes utilizar un servidor CODE integrado, ideal para pequeños equipos o para uso privado. Este se puede instalar di­re­c­ta­me­n­te desde la apli­ca­ción de Nextcloud y se­le­c­cio­nar­se como backend en el programa de Office. Una vez co­n­fi­gu­ra­do el servidor Collabora Online, deberás activar la apli­ca­ción Nextcloud Office en el área de gestión de apli­ca­cio­nes y co­ne­c­tar­la con el servidor Collabora Online desde el panel de co­n­fi­gu­ra­ción.

Opción 2: Nextcloud ge­s­tio­na­do

La solución de Nextcloud ge­s­tio­na­do te ofrece toda la fle­xi­bi­li­dad y pro­du­c­ti­vi­dad de Nextcloud, in­clu­ye­n­do Nextcloud Office. En este caso, el proveedor que elijas se encarga de la co­n­fi­gu­ra­ción, el ma­n­te­ni­mie­n­to y las ac­tua­li­za­cio­nes. Así, dispones de soporte técnico 24/7 y puedes ampliar el al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube o tu plan de su­s­cri­p­ción según tus ne­ce­si­da­des. Con apli­ca­cio­nes como Groupware, Talk y Office, también di­s­fru­ta­rás de todas las funciones de co­la­bo­ra­ción: edición y uso co­m­pa­r­ti­do de do­cu­me­n­tos, co­n­fe­re­n­cias en línea, pla­ni­fi­ca­ción de proyectos y gestión de grupos y permisos de acceso in­di­vi­dua­les.

Ventajas de Nextcloud Office en una in­s­ta­la­ción ge­s­tio­na­da

Nextcloud ge­s­tio­na­do con Nextcloud Office es la opción ideal para empresas que buscan cumplir con el RGPD sin renunciar a una suite ofimática completa. Todos los datos se almacenan en se­r­vi­do­res seguros en Alemania, que cumplen las no­r­ma­ti­vas de pro­te­c­ción de datos europeas y evitan accesos no au­to­ri­za­dos por terceros. La gestión, el ma­n­te­ni­mie­n­to y las ac­tua­li­za­cio­nes corren a cargo del proveedor, lo que te permite ahorrar tiempo y costes ope­ra­ti­vos. Además, gracias a los derechos ad­mi­ni­s­tra­ti­vos y a una gestión avanzada de permisos, tú decides quién puede acceder a los archivos. La soberanía de los datos está así ple­na­me­n­te ga­ra­n­ti­za­da.

Otro beneficio clave es la fle­xi­bi­li­dad: puedes ajustar tu plan de Nextcloud según tus ne­ce­si­da­des de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube y número de usuarios. De este modo, aumentas la pro­du­c­ti­vi­dad con una edición de archivos eficiente y adaptas el re­n­di­mie­n­to de la pla­ta­fo­r­ma a los objetivos de tu empresa en cada momento.

La creación de Nextcloud Office, explicada bre­ve­me­n­te

En 2018, Nextcloud incorporó por primera vez funciones ofi­má­ti­cas regulares mediante la in­te­gra­ción de On­l­yO­f­fi­ce, una solución de código abierto de­sa­rro­lla­da por Ascensio System SIA. Con el la­n­za­mie­n­to de la pla­ta­fo­r­ma de co­la­bo­ra­ción Nextcloud Hub en enero de 2020, la compañía presentó un paquete On­l­yO­f­fi­ce co­m­ple­ta­me­n­te integrado dentro de su potente suite Office. En 2021, Nextcloud dio un paso más y lanzó Nextcloud Office, una nueva solución basada en una estrecha co­la­bo­ra­ción técnica con Collabora Online, la suite ofimática de código abierto de­sa­rro­lla­da por Collabora Pro­du­c­ti­vi­ty.

La principal ventaja de esta nueva in­te­gra­ción es que, mientras el pro­ce­sa­mie­n­to de do­cu­me­n­tos se lleva a cabo a través de un servidor de Collabora, los archivos pe­r­ma­ne­cen al­ma­ce­na­dos en el servidor de Nextcloud. Esto pro­po­r­cio­na una mejora su­s­ta­n­cial en pri­va­ci­dad y control de los datos sensibles, tanto de las empresas como de los usuarios.