Archivo e-mail

Toda empresa debe conservar y archivar la documentación contable y laboral pertinente de acuerdo a la ley del país, también la documentación digital y la comunicación que tiene lugar a través de correo electrónico. En España existen diversas disposiciones legales que regulan tanto el tipo de información empresarial que se debe archivar como el periodo en el que debe conservarse. Asimismo, hay que respetar lo estipulado en la LOPD y el RGPD, las cuales actúan para garantizar la protección de los datos y la privacidad de los consumidores. En el caso de los correos electrónicos y los archivos digitales, recurrir al almacenamiento de datos documental adecuado garantiza que los documentos se guarden respetando los principios de integridad y confidencialidad establecidos en el reglamento europeo. Por ello, las herramientas como el Archivo E-mail representan una oportunidad para cumplir la legislación y mantener toda la documentación digital a salvo.

El periodo de archivo del correo dependerá del tiempo que por ley se estipula que han de conservarse los documentos que estos contienen. El artículo 30 del Código de Comercio fija en seis años el plazo de conservación de los documentos mercantiles (los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes) y la ley General Tributaria establece en cuatro años el tiempo obligado de conservación de libros, documentos y justificantes con relevancia fiscal. Los plazos también varían dependiendo de si se trata de documentación laboral, contractual, etc.

Pero también existen leyes que, con el objetivo de proteger la privacidad personal, limitan el plazo de preservación de determinados datos o directamente lo impiden. Por ejemplo, el RGPD prohíbe guardar correos personales de los empleados a menos que estos hayan dado su consentimiento. Igualmente, establece el principio de limitación del plazo de conservación por el que el documento debe dejar de almacenarse en el momento en el que haya cumplido con su fin. Si no, al menos han de borrarse todos los datos de carácter personal.

Con todo, si se recurre a un sistema de archivo de correo electrónico, este deberá ofrecer la posibilidad de exportar la documentación cuando sea necesario o permitir el acceso a las personas autorizadas.

Todas las empresas, sin importar su tamaño ni denominación son las encargadas de almacenar toda la información electrónica o física exigible por ley.

Cuando se produce un error de usuario o el software o el hardware fallan, las copias de seguridad evitan que se pierdan todos los datos almacenados. Su función, por tanto, es la de proteger a los usuarios en caso de pérdidas de información, pues pueden restaurar los datos perdidos. Sin embargo, su contenido se puede modificar en cualquier momento.

Por su parte, el almacenamiento de datos implica el archivo separado de datos con función documental. Por norma general, este archivo se rige por una serie de disposiciones legales que determinan el tiempo y el modo de conservación (sobre todo en lo que respecta al acceso a los datos y la protección ante posible manipulación). En la rutina empresarial, combinar ambos métodos (copias de seguridad de correo y archivo) es la solución ideal.