Herramientas colaborativas para mejorar la productividad

El trabajo en equipo es una parte esencial del éxito de las empresas en la actualidad. Lo cierto es que, cuanto mayor sea el número de participantes en un proyecto, más importante es también que la comunicación y la coordinación entre ellos sea eficiente, pues solo se conseguirán resultados de calidad si las tareas han sido distribuidas con acierto y existe una buena comunicación entre los miembros del equipo. Para ello es necesario que todos reciban a tiempo los cambios importantes en el proyecto y dispongan de la información y los mediosnecesarios para llevarlo a cabo. Para mejorar el flujo de trabajo, cada vez más empresas recurren a las herramientas de software colaborativo, también llamadas groupware, que garantizan la productividad incluso cuando los participantes se encuentran en lugares diferentes.

¿Qué es una herramienta colaborativa?

Las herramientas colaborativas son programas para trabajar en equipo que incluyen funciones para gestionar proyectos y tienen como objetivo mejorar el proceso de trabajo. Para ello, contienen funciones específicas para planificar, organizar y analizar tareas. El mejor groupware suele incluir estas prestaciones:

  • Mapas conceptuales: muchas de estas herramientas están pensadas para asistir a los equipos en el proceso creativo con la elaboración de mind maps y otras variantes de brainstorming, animando a los implicados en un determinado proyecto a compartir sus ideas y participar, así, activamente en su concepción. Además, se puede incluir al cliente en este proceso, si este así lo desea, y se le proporciona acceso a la herramienta.
  • Compartir archivos: uno de los pilares en los que se basa una herramienta de colaboración es la posibilidad de compartir tablas, documentos y otros archivos con el resto de los miembros del equipo. Muchas herramientas permiten almacenar los datos en una plataforma central, así como definir permisos de acceso individuales, de modo que todos los archivos importantes están disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los directores o administradores del proyecto son los encargados de establecer a qué datos tiene acceso cada miembro.
  • Comunicación en tiempo real: muchas herramientas colaborativas contienen funciones que permiten la comunicación en directo. Por ejemplo, en un panel de proyecto se pueden compartir las tareas o los avances del mismo, y a través de los comentarios, es posible aclarar dudas sobre cualquier cuestión de forma inmediata. Muchas aplicaciones siguen utilizando formas tradicionales de comunicación como la videollamada, la mensajería instantánea o el email, o disponen de interfaces a programas tan conocidos como Outlook o Skype. Además, la mayoría de los proveedores permiten guardar los documentos en la nube, de forma que un mayor número de usuarios puede tener acceso a ellos al mismo tiempo.
  • Calendario compartido: se trate de una reunión, de una llamada importante o de una fecha de entrega, los correos, las llamadas o los mensajes de chat son un medio útil para informar de eventos próximos, aunque de esta manera también se olvidan fácilmente. Cuantas más citas tengamos, más complicado resulta recordarlas todas. Por este motivo, las herramientas de colaboración también contienen funciones de calendario por medio de las cuales se pueden compartir todas las fechas relevantes y visualizarlas en cualquier momento.
  • Funciones de gestión: un buen software colaborativo también permite al administrador del proyecto o al jefe del equipo planificar los diferentes procesos de trabajo de la mejor forma posible sin perder la visión de conjunto. Por este motivo, también contiene componentes que permiten repartir y organizar los recursos de forma eficiente. Muchas de las herramientas ofrecen, asimismo, soluciones para poder documentar y valorar los avances en el proyecto. Si se usan en todos los departamentos, pueden facilitar la comunicación entre los mismos.

Software colaborativo: por qué merece la pena usarlo

Por supuesto, no es obligatorio usar una herramienta colaborativa para organizar un proyecto o mejorar el proceso de trabajo. Es más, un equipo pequeño que trabaje en la misma oficina puede coordinarse sin un software específico, simplemente haciendo uso de determinadas aplicaciones para algunas actividades. No obstante, el valor de este tipo de software para mejorar la calidad del flujo de trabajo aumenta notablemente conforme crece el número de trabajadores, proyectos y colaboradores externos, ya que facilita la visión general, sobre todosi se dirigen diferentes equipos y hay que tener en cuenta una gran cantidad de fechas de entrega.

En grandes empresas, es complicado establecer un contacto directo con cada uno de los trabajadores para conocer el estado actualizado de los avances en su trabajo, pero si se configura un software colaborativo y se establece un determinado ritmo de trabajo, es posible ahorrar tiempo y dinero para invertirlos en otros departamentos de la empresa. Además, las aplicaciones para el intercambio de archivos permiten que en las grandes empresas sea posible compartir archivos en cualquier momento en toda la red. Además, se agiliza el trabajo conjunto con otros compañeros, ya que al usar una herramienta de colaboración apropiada es más fácil integrar a los participantes en los procesos necesarios.

Selección de herramientas de groupware

En ocasiones, encontrar el programa adecuado para mejorar el ritmo de trabajo resulta más difícil de lo que en un principio se podría pensar, debido principalmente a dos factores. Por un lado, las ofertas difieren considerablemente entre sí en función del tamaño y los costes de la herramienta, abarcando desde servicios altamente costosos hasta soluciones gratuitas, freemium o de código abierto. Además, algunas aplicaciones ofrecen un amplio abanico de funciones, mientras otras se centran en aspectos concretos. Por el otro, existen diferentes soluciones locales –alojadas en el propio servidor y que tienen como prioridad la seguridad– y aplicaciones online alojadas en el servidor del proveedor, en la nube o como SaaS, cuyo punto fuerte es el acceso remoto.

En la elección también se puede tener en cuenta si la herramienta soporta los programas o los formatos de archivo que van a utilizar los empleados. A continuación, se exponen algunas soluciones interesantes para la gestión de proyectos:

Microsoft 365

Junto a Windows, Microsoft es sobre todo conocido por sus aplicaciones ofimáticas. Con Microsoft 365, la compañía llevó estos programas a la nube como aplicaciones web, allanando así el camino para convertir a Word y cía. en un groupware. Ya no hace falta comprar las licencias para utilizar la suite de oficina. Mediante una suscripción a Microsoft 365, pueden utilizarse todos sus programas en el navegador web.

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Las versiones más actuales de tus aplicaciones favoritas de Office como Word, Excel, PowerPoint y más desde cualquier dispositivo.

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OneDrive con 1TB
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Como Microsoft 365 está constituido por varios programas diferentes, permite una gran variedad de formas de colaboración: gracias a Outlook (y Exchange) pueden compartirse los calendarios privados; Word, Excel y PowerPoint no solo permiten trabajar en los archivos a un usuario, sino a varios al mismo tiempo, lo que evita tener que enviar los archivos varias veces, y Teams es un software de colaboración que sobre todo facilita la comunicación entre los empleados.

Pocas soluciones de software pueden ofrecer una gama tan amplia de funciones y, mientras otras herramientas pueden ampliarse con interfaces y apps adicionales, Microsoft 365 integra los instrumentos más importantes ya de entrada.

Estas son las aplicaciones de colaboración que componen Microsoft 365:

  • Word: procesador de textos en grupo
  • Excel: hojas de cálculo con varios usuarios
  • PowerPoint: preparar presentaciones en equipo
  • Outlook: compartir citas, calendario y tareas con otros miembros del equipo
  • Teams: comunicarse con los compañeros y colegas
  • Access: crear bases de datos junto con otros empleados
  • OneNote: compartir notas
  • OneDrive: almacenamiento en la nube de uso común

En IONOS también tienes la posibilidad de aprovechar las ventajas de Microsoft Office 365 para ti y para tu compañía. Obtendrás, además, 1 TB de memoria en One Drive, así como 50 GB para tu cuenta de correo electrónico. Para trabajar sin problemas desde cualquier lugar, cuentas con una interfaz web, versiones de escritorio y aplicaciones móviles.

Ventajas

Inconvenientes

Office es el estándar en el software de oficina desde hace décadas

Inadecuado para equipos pequeños

Integra muchas aplicaciones de forma nativa

 

Aplicación web, versión local y apps móviles

 

OX App Suite

Producto del fabricante alemán de software Open-Xchange, la OX App Suite es un paquete completo de software de oficina semejante a Office 365. Con él pueden trabajarse los documentos conjuntamente, pueden compartirse citas y eventos con la aplicación de calendario y, en la agenda de direcciones, pueden crearse listas y compartirlas con otros empleados. Para tener siempre la información más importante a la vista, la Suite de Open-Xchange ofrece un práctico y sencillo panel de control que muestra los correos nuevos, las citas más importantes o los documentos en proceso. La vista general en forma de casillero puede personalizarse libremente.

Al utilizar cualquiera de las aplicaciones ofimáticas de la OX App Suite, los usuarios se benefician de la concepción abierta del software porque, en lugar de obligar a los usuarios a utilizar un formato propietario de archivo, la Suite puede trabajar con todos los formatos conocidos. Esto permite hacer modificaciones en documentos recibidos sin perjudicar su formato y compartir los archivos también con personas fuera de la empresa.

La OX App Suite se compone de:

  • OX Mail: enviar, recibir y ordenar correos electrónicos
  • OX Drive: almacenamiento en la nube para compartir archivos
  • OX Documents: creación de documentos (también en grupo) con el procesador de textos, las hojas de cálculo y el software para presentaciones
  • OX Contacts: libreta de direcciones para recopilar, administrar y compartir datos de contacto
  • OX Calendar: gestionar citas y crear reuniones

Esta colección de aplicaciones de groupware no está pensada para el uso doméstico, sino que ha de correr siempre en una estructura de servidor.

Ventajas

Inconvenientes

Suite ofimática de gran alcance

No es adecuado para particulares

Reúne muchas aplicaciones de oficina

 

Aplicación web y apps móviles

 

Formato de archivo abierto

 

Nextcloud

¿Trabajar en grupo compartiendo memoria? La solución de código abierto Nextcloud abre a sus usuarios la posibilidad de configurar su propio servidor de archivos para facilitar el intercambio de archivos o la cooperación en proyectos en común. El programa se ha concebido para que el usuario pueda sincronizar en el servidor una copia de los ficheros locales que se encuentran en su PC, de modo que varios miembros del equipo pueden acceder a los mismos archivos, que siempre se encuentran en el estado más actual sin tener que enviarlos de aquí para allá constantemente.

Con Nextcloud, los usuarios obtienen de fábrica un escáner antivirus y la autenticación en dos pasos, además de clientes para los sistemas de escritorio habituales y como app móvil para iOS y Android. Eso sí, para poder usar el programa, es necesario administrar un servidor propio, porque en él se instalará. Con IONOS, puedes contratar ambas cosas a la vez, una opción particularmente interesante para pequeñas y medianas empresas.

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Un paso más allá, con Nextcloud Hub el usuario dispone de un programa integral de colaboración:

  • Files: memoria distribuida y sincronización
  • Photos: gestión y búsqueda de imágenes
  • Contacts: administración conjunta de los datos de contacto
  • Talk: comunicación por chat y por llamada (vídeo o audio)
  • Mail: servicio propio de correo electrónico
  • Calender: gestión de citas y compartirlas con los demás
  • Flow: automatización de procesos en una interfaz gráfica
  • Onlyoffice: suite ofimática completa para el trabajo en equipo

También el Nextcloud Hub puede contratarse con IONOS. La oferta se ha concebido para grandes empresas y grupos que con él pueden simplificar una gran parte de su flujo de trabajo. Sea cual sea el producto por el que te decantes, la aplicación o el hub completo, escogiendo alojamiento alemán, estarás apostando por la más elevada protección para tus datos.

Ventajas

Desventajas

Dos versiones diferentes

Instalarlo requiere nivel de experto

Completa suite de oficina en el hub

 

Sincronización

 

Aplicaciones móviles

 

Código abierto

 

G Suite

Si bien Google es sobre todo conocido por su buscador web, son millones los usuarios en todo el mundo que utilizan las otras ofertas de la empresa, algunas de las cuales se encuentran reunidas en la G Suite. Se trata aquí de un paquete de aplicaciones para la oficina y varias herramientas de colaboración ya conocidas por la mayoría de los usuarios: Gmail, el servicio de correo gratuito de Google; Google Docs, para la creación de documentos, y Google Drive, el almacén en la nube del proveedor. Gran parte de estas aplicaciones ya está disponible de forma gratuita para los usuarios particulares, pero las empresas tienen a su disposición una versión ampliada con otros servicios: correo electrónico profesional, más espacio de almacenamiento y atención al cliente en todo momento.

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G Suite de Google con IONOS

¡Trabajar juntos es más fácil que nunca! Configura Gmail con tu dominio y aprovecha de todas las herramientas de Google en un solo lugar!

Videoconferencias
Compartición de archivos
Trabajo móvil

Pensadas como software como servicio, las aplicaciones de groupware no se ejecutan en el equipo del usuario, sino que se proveen a través de una interfaz web. Al encontrarse todos los datos en la nube, los usuarios pueden acceder a ellos con total facilidad, compartir los calendarios, trabajar en los documentos en grupo y llevar a cabo reuniones online.

La colaboración en G Suite se lleva a cabo así:

  • Comunicación: gracias al servicio de correo Gmail y a la aplicación para chatrooms y videoconferencia, Hangouts, los miembros de los equipos pueden hablar entre ellos.
  • Reparto de tareas: las tareas y las citas se gestionan con el calendario y las aplicaciones de notas.
  • Creación: además de las conocidas aplicaciones para crear documentos (Docs, Hojas de cálculo, Formularios y Presentaciones) también puede trabajarse en páginas web y aplicaciones propias.
  • Almacenamiento: además de Drive, Google ofrece con Vault un archivo para clientes Business.
  • Administración: para otorgar a las empresas pleno control sobre su propia G Suite, en la app de administración pueden gestionarse los usuarios y los derechos.

Cuentas con la posibilidad de contratar G Suite en IONOS.

Ventajas

Inconvenientes

Suite ofimática muy amplia

Para algunos equipos demasiado amplia

Integra muchas aplicaciones

 

Multiplataforma

 

Asana

En 2011 se dio a conocer la herramienta de colaboración Asana, creada por el cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y el programador Justin Rosenstein. Ambos desarrollaban anteriormente soluciones internas para mejorar el proceso de trabajo de la conocida red social y fue a partir de aquí que se forjó la idea de crear una herramienta autónoma. En el foco de esta aplicación web SaaS, alojada en los servidores de la empresa homónima, se sitúa la gestión de proyectos y tareas sin necesidad de usar una plataforma adicional de comunicación. Además de la aplicación web, a la que se puede acceder desde cualquier navegador común, también existen aplicaciones para iOS y Android. La versión básica de la herramienta es gratuita, pero sus funciones son limitadas frente a las ofrecidas en las modalidades de pago “Premium” (a partir de 11 euros aprox. por usuario y mes), “Business” (por alrededor de 25 euros por usuario y mes) y “Enterprise” (precio a consultar).

Con Asana es posible organizar un espacio de trabajo propio para tantos equipos como se desee donde se pueden dirigir tantos proyectos como sean necesarios creando, asignando y procesando las tareas. Para ello se definen fechas de entrega, se insertan etiquetas para filtrar las tareas o se adjuntan documentos y archivos locales desdeDropbox, OneDrive, Box o Google Drive. Enel escritorio se obtiene una visión general sobre los diferentes proyectos y tareas, los cuales se pueden filtrar por orden alfabético, fechas de entrega o estado.

Otras características de esta herramienta colaborativa son:

  • Calendario propio para cada equipo
  • Chat de proyecto (Conversations)
  • Sistema de mensajería con archivo (Inbox)
  • Función deshacer
  • Sincronización de las tareas con software de calendario externo
  • Función de impresión y exportación (CSV) de proyectos y tareas

La versión básica permite crear proyectos con un máximo de 15 participantes, por lo que, cuando haya que dirigir equipos con un mayor número de integrantes, será necesario recurrir a la edición “Premium”. Este paquete incluye además plantillas con las que se pueden crear proyectos con solo un clic, así como funciones ampliadas de búsqueda y de generación de informes que facilitan el proceso de trabajo. El administrador tiene acceso también en este paquete a una serie de aplicaciones específicas que permiten un mayor control sobre el proyecto y los participantes. En la versión “Enterprise” se recibe además soporte exclusivo y permite asignar acceso basado en SAML (Lenguaje de Marcado para Confirmaciones de Seguridad) a todos los usuarios.

Ventajas

Desventajas

Sistema de mensajería propio y posibilidad de configurar notificación por email.

Almacenamiento en servidores norteamericanos

Aplicaciones móviles para iOS y Android

No existe una aplicación de escritorio

Gratis para proyectos de hasta 15 personas

 

Trello

Tras casi un año de desarrollo, la empresa de software americana Fog Creek sacó al mercado en 2011 una herramienta de colaboración conocida como Trello, más tarde adquirida por la empresa de software Atlassian. El acceso a esta plataforma se realiza a través de la web, pero también existen aplicaciones móviles para iOS y Android desde donde se pueden coordinar fácilmente las tareas a través de tableros. Además, Trello incluye otras funciones, como calendario y conexión a aplicaciones en la nube, que se agregan a través de los llamados Power-Ups. La versión básica es gratuita, pero dispone de una selección limitada de utilidades, mientras que los paquetes “Business Class” (a partir de 9,99 dólares por mes y usuario) y “Enterprise“ (alrededor de 20 dólares por mes y usuario ) permiten acceder a Power-Ups Premium tales como la conexión con GitHub, Dropbox, etc.

Cuando se crea un nuevo tablero en Trello se tienen tres opciones. En el modo privado, solo los usuarios añadidos manualmente pueden ver el tablero e introducir cambios, mientras que los tableros de equipo, sin embargo, son visibles de forma automática para todos los miembros que lo integran. Si se escoge la opción pública, todos los usuarios de la web pueden acceder al tablero a través del enlace correspondiente. No obstante, en ninguno de estos últimos casos se puede editar la herramienta a menos que, como ocurre en el modo privado, el administrador de proyecto agregue al usuario. La distribución de las tareas se lleva a cabo a través de una serie de tarjetas agrupables en listas, lo que permite mostrar el estado en el que se encuentra cada tarea. Esta herramienta colaborativa ofrece tres listas: “Lista de Tareas“, “En proceso“ y “¡Hecho!“, aunque permite definir categorías propias e insertar listas adicionales. Estas son las opciones disponibles para el diseño de tarjetas:

  • Clasificar a los miembros
  • Incluir una etiqueta (colores y plantilla opcional)
  • Adjuntar listas con todos los puntos que se deseen
  • Comentar
  • Establecer plazos para la realización tareas
  • Adjuntar enlaces o archivos (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
  • Ver el registro de actividad
  • Cambiar a otra lista en el momento en el que se modifica el estado de la tarea

Si decides adjuntar archivos desde tu ordenador, dispones por defecto de un espacio de 10 MB. A partir del paquete “Business Class”, sin embargo, tienes a tu alcance hasta 250 MB. Como usuario de un paquete de pago también puedescontrolar quién puede crear tableros públicos o privados, así como eliminar a aquellos miembros que ya no participan en el proyecto. En caso de que surjan problemas técnicos o preguntas, puedes mandar un email a una persona de contacto que responderá en un plazo máximo de 24 horas. Con la edición “Enterprise, este software colaborativo garantiza protección adicional para tus proyectos a través de la autenticación en dos pasos, cifrado de datos, monitorización de software y la posibilidad de controles de seguridad personalizados.

Ventajas

Desventajas

Fácil de instalar, manejo intuitivo

No es posible cambiar la posición y las estructuras de las tarjetas en el tablero

Aplicaciones móviles para iOS y Android

El diseño del archivo no es claro

Opciones diversas para la elaboración y categorización de tareas

Los archivos se almacenan en un servidor norteamericano

Slack

En el año 2014 se creó la herramienta de groupware Slack, simplificando desde ese momento la comunicación en empresas y agencias y encargándose de que todo usuario pueda acceder en cualquier momento a los servicios y recursos que necesita en su jornada de trabajo. De acuerdo con sus proveedores, más de ocho millones de usuarios activos en más de 100 países, así como más de 35 000 empresas, utilizan Slack cada semana. Esta aplicación web también está disponible para iOS, Android, Windows y Windows Phone (Beta). Ofrece una versión gratuita (“Free“) y otras dos de pago con una suscripción mensual (“Standard“ y “Plus“), estas últimas caracterizadas por el enorme alcance de sus funciones.

Slack tiene como objetivo principal presentar al usuario una plataforma que ofrezca la mejor comunicación posible. Para ello se pueden instalar tantos canales como se desee, que funcionan a modo de salas de chat. Al configurar este tipo de canales tienes la posibilidad de abrirlos a todos los participantes invitados o bien de definir manualmente quién puede acceder. Los miembros registrados en el software pueden comunicarse por mensaje directo y compartir archivos (PC, Google Drive), intercambiar documentos (Google Docs) o enviar fragmentos de código (HTML, CSS; C++, PHP, y muchos otros). Esta herramienta también ofrece la posibilidad de integrar servicios externos, existiendo interfaces para los siguientes servicios web:

  • Gestión de archivos: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
  • Comunicación: Google+ Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
  • Desarrollo: GitHub, IFTTT, Zapier, JIRA Cloud, Nagios
  • Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
  • Productividad: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
  • Redes sociales y entretenimiento: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
  • Diseño: InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Cuantos más canales se usen para la administración y la gestión de un proyecto, más difícil es también mantener la visión general, aunque, gracias a la calidad de la función de búsqueda que ofrece esta herramienta, es posible acceder a conversaciones y documentos específicos. En la versión gratuita, esta herramienta de colaboración solo permite acceder a los últimos 10 000 mensajes y se pueden integrar hasta diez programas de servicios externos. Ambas limitaciones se amplían con el paquete “Standard” (a partir de 6,25 euros por usuario), que permite a un invitado unirse a los canales y proporciona funciones para implementar sistemas de doble autenticación y OAuth (Open Authentication). La versión “Plus” (a partir de 11,75 euros al mes por usuario) ofrece servicio de atención 24 horas los siete días de la semana con un tiempo máximo de respuesta de cuatro horas.

Ventajas

Desventajas

Facilidad para compartir archivos, fragmentos de código y documentos

No incluye ninguna opción para crear equipos diferentes

Aplicaciones para iOS, Android, Windows, macOS y Linux

Los archivos se almacenan en servidores americanos

Varias interfaces a servicios externos

 

Lifesize

Desde el año 2003, la empresa estadounidense Lifesize viene desarrollando soluciones sencillas y escalables para llevar a cabo conferencias de audio, web y vídeo. Según sus propios datos, más de 4 500 clientes en más de 100 países confían en sus productos, los cuales combinan las posibilidades de la nube con la eficaz tecnología de la cámara HD y la telefonía. Junto al uso de aplicaciones web para Chrome y los navegadores Microsoft, existen también aplicaciones para iOS y Android que permiten una participación multidispositivo y remota en las reuniones. Esta herramienta de gestión de proyectos ofrece un periodo de prueba de 14 días antes de decidirte por uno de los tres planes de suscripción, “Core”, “Premium” o “Enterprise”.

Lifesize ofrece dos posibilidades para empezar una conferencia de audio o de vídeo, bien mediante selección directa o bien creando y planificando una reunión “Meet-me” a través de la extensión de Chrome para el calendario de Google, la conexión por email o cualquier calendario compatible con el formato ICS. Lifesize también permite crear un espacio de conferencias propio, al que puede invitarse a un máximo de 1000 participantes con el plan “Enterprise”. La conexión se puede realizar a través de la aplicación de Lifesize en la nube o mediante un dispositivo cliente, un sistema de video H.323/SIP o un teléfono. Este espacio permite hacer presentaciones en pantalla completa y silenciar a los participantes, así como establecer de manera opcional un código de seguridad para entrar. Además, esta herramienta de colaboración ofrece lo siguiente:

  • Facilidad para convertir conversaciones privadas en conferencias de grupo sin necesidad de establecer una nueva conexión.
  • Cantidad ilimitada de llamadas
  • Directorio de usuarios y reuniones
  • Planificación de calendario para espacios de conferencias conectados (a partir de la versión “Premium”)
  • Interfaces a sistemas de vídeo consolidados y aplicaciones como Skype, Cisco o Polycom
  • Transmisión de señales y medios cifrados (128-Bit-AES)
  • Firewall transversal automático para una comunicación segura y en todas las redes

El acceso a los vídeos registrados está regulado por un sistema de permisos configurables, de forma que los participantes en una reunión reciben de forma automática acceso al material correspondiente. Junto con la reproducción autónoma en la plataforma, es posible también descargar vídeos en formato MP4.

Ventajas

Desventajas

Directorio de usuarios y reuniones

Solo es compatible con Chrome y Edge

Aplicaciones de escritorio para macOS y Windows, así como aplicaciones de móvil para iOS y Android

Sin modelo de pago por uso

Transmisión cifrada

 

Basecamp

La empresa de Chicago 37 signals, hoy conocida como Basecamp, dio a conocer en 2004 una herramienta de colaboración llamada Basecamp que desde entonces ya cuenta con más de tres millones de cuentas registradas. Con esta herramienta es posible gestionar tanto la comunicación interna de una empresa y la organización de sus proyectos, como el trabajo conjunto con otros socios comerciales, reuniendo de esta forma a todos los equipos, proyectos y grupos de trabajo en una única plataforma. El acceso a Basecamp se consigue a través de navegadores como Google Chrome, Safari, Microsoft Edge o Mozilla Firefox o mediante una aplicación de escritorio disponible para Windows y macOS, sin olvidar las aplicaciones para dispositivos móviles disponibles para iOS y Android.

La interfaz de usuario de Basecamp, que para los principiantes puede ser algo confusa, está formada por tres secciones: en la sección “Headquarter” (HQ), diseñada para la gestión de la empresa, tienen cabida todas las notificaciones internas, la información general y los archivos que han de estar a disposición de todos los trabajadores de la empresa. Bajo la denominación de “Teams” se pueden crear plataformas propias para los distintos departamentos, facilitando la comunicación y planificación por equipos. En “Projects” la herramienta muestra los diferentes proyectos y sus participantes. Independientemente de la sección, las siguientes funciones están siempre disponibles:

  • Campfire: chat individual para cada grupo
  • Panel de mensajes: tablón de avisos con novedades y actualizaciones
  • To-dos: listas “To-do” en las que se presentan las fases de las tareas más importantes, incluyendo las fechas de entrega.
  • Plan: calendarios combinables con Google Cal, iCal o Outlook
  • Check-ins automáticos: consultas automáticas de estado (por día, semana o mes)
  • Documentos y archivos: ubicación central de archivos, documentos y enlaces a Google Docs que se pueden estructurar a través de carpetas.

Antes de decidirse por comprar este groupware, Basecamp admite un periodo de prueba gratuito de un mes. Comparado con otras soluciones, la empresa presenta unos modelos de precios bastante inusuales: mientras que normalmente se paga por usuario, este software cuesta siempre 99 dólares al mes, o 999 dólares al año si se paga de forma anual, independientemente de si lo utiliza un equipo de 10 trabajadores o una empresa de más de 500. Además, no tiene coste alguno para estudiantes y otorga facilidades a las asociaciones benéficas y sin ánimo de lucro.

Ventajas

Desventajas

Características inmejorables para el trabajo y la gestión de proyectos

Cuesta aprender a usarlo

Actualización automática del estado de las tareas

Los archivos se almacenan en servidores norteamericanos

El precio no depende del número de usuarios

 

 

Wrike

La herramienta colaborativa Wrike es el producto clave de la firma con el mismo nombre, creada en California en 2006 y premiada varias veces por sus logros en las áreas de gestión de proyectos, gestión del trabajo y crecimiento de empresas. Con prestaciones que se encargan de regular la comunicación, la transparencia y la responsabilidad en los proyectos, este software está diseñado, de acuerdo con su proveedor, para equipos de marketing, de creación, de gestión y desarrollo de proyectos, entre otros. Junto a la versión gratuita, disponible para un máximo de cinco usuarios, Wrike ofrece planes más especializados. Tal es el caso de “Professional” (a partir de 9,80 dólares por mes y usuario) o “Business” (a partir de 24,80 dólares por mes y usuario), que hacen hincapié en diferentes puntos. Se puede acceder a esta herramienta a través de aplicaciones web, de escritorio (Windows, macOS) y de dispositivos móviles (iOS, Android).

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Cualquier proyecto creado con esta herramienta puede dividirse fácilmente en tantos proyectos secundarios como sea necesario. Las tareas pueden organizarse en carpetas y calendarios, cuya visualización en forma de línea temporal es posible a partir del paquete “Profesional“, permitiendo conocer las actualizaciones y avances de cada uno de los usuarios. Estas actividades se ven reforzadas por el LiveStream, el control de versiones y el almacenamiento compartido (a partir de 2 GB), lo que permite guardar y enlazar documentos. Para que no tengas que crear cada tarea desde cero, la aplicación ofrece una práctica función de copiado que permite duplicar de forma muy fácil aquellas tareas o proyectos que se repiten. Como algunas de las otras soluciones presentadas, las funciones de Wrike pueden ampliarse con las siguientes integraciones:

  • Compartir archivos: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
  • Desarrollo: Jira, GitHub
  • Asistencia: Zendesk, SurveyMonkey
  • Contabilidad: Harvest, QuickBooks
  • Chat/mensajería: Slack, HipChat, Microsoft Teams
  • Inicio de sesión único: SAML, Okta, Bitium
  • Redes sociales: LinkedIn

La versión básica de Wrike se adapta a pequeños grupos de hasta cinco personas que pretendan facilitar la organización de su trabajo con una solución de software. Aquellos con un nivel mayor de exigencia habrán de recurrir al menos al plan “Professional”, que ofrece un espacio de almacenamiento de 5 GB, paneles de control divididos, así como un número ilimitado de licencias para colaboradores. También se oferta el plan “Business”, con el que se dispone de un espacio de almacenamiento de 50 GB y permite administrar recursos, permisos y grupos de usuario, usar plantillas de informes o individualizar el propio espacio de trabajo. Si te decides a probar Wrike, esta empresa ofrece un periodo de prueba gratuito para cualquiera de sus planes.

Ventajas

Desventajas

Función de copiado para tareas y proyectos que se repiten

Relativamente caro

Aplicaciones para Windows, macOS, iOS y Android

Los archivos se almacenan en un servidor americano

Temporizadores visuales de tareas (a partir del plan Professional)

Interfaz de usuario poco intuitiva

Spike

Sin llegar a ser una versátil herramienta de colaboración como las presentadas hasta ahora, sí constituye un buen complemento para el trabajo en equipo: apta tanto para grandes grupos corporativos, como para pequeños proyectos, Spike revoluciona la forma de trabajar con el correo electrónico, porque, al manejarlos como si fueran los mensajes de un chat, los usuarios pueden prescindir de las interminables cadenas de mensajes con innecesarias líneas de asunto y firmas que entorpecen la fluidez de la comunicación. El programa muestra los mensajes en forma de diálogo y deja de lado todo lo que no forma parte del contenido del mensaje. Y, al contrario de lo que ocurre con el tráfico de correos electrónicos, Spike emite los mensajes en tiempo real sin retrasos.

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A este innovador concepto visual se añaden otras funciones para hacer de Spike una convincente solución para equipos, entre ellas, la posibilidad de realizar llamadas por VoIP o de vídeo. Los usuarios de la aplicación tienen también un calendario a su disposición y pueden compartir archivos con otros usuarios. Los mensajes pueden cifrarse si se desea.

Con estas funciones, Spike se erige en un competente complemento a otras herramientas colaborativas:

  • Comunicación por correo en formato de chat
  • Llamadas de voz y vídeo
  • Intercambio de archivos
  • Gestión de calendario

Para poder usar Spike, solo hay que registrar los datos de la cuenta de correo electrónico. Mientras que su empleo es gratuito para usuarios particulares, en el entorno profesional es necesario contratar una suscripción de pago mensual. Spike está disponible para Android, iOS, macOS y Windows y como aplicación web.

Ventajas

Desventajas

Innovador cliente de correo electrónico

No tiene la gama de funciones de otras herramientas colaborativas

Apps para todos los sistemas más utilizados

 

Web app multiplataforma

 

Llamadas de voz y vídeo

 

Herramientas colaborativas: listado comparativo

 

Fabricante

Año de publicación

Idioma

Precio

Centro de datos

Apps

Peculiaridad

Asana

Asana

2011

Inglés

**

EEUU

iOS, Android

Sistema de etiquetas para filtrar tareas

Basecamp

Basecamp

2004

Inglés

**

EEUU

Windows, macOS, iOS, Android

Consulta de estado automática

G Suite

Google

2006

Español

***

EEUU

iOS, Android

Suite ofimática

Lifesize Cloud

Lifesize

2014

Español

*

Para funciones basadas en la nube, en todo el mundo; si no, se usan las capacidades inhouse.

Windows, macOS, iOS, Android0

Función de livestreaming

Nextcloud

Nextcloud GmbH

2016

Multilingüe

 

Alemania

Linux, macOS, Windows, Android, iOS

Dos versiones para escenarios diferentes

Office 365

Microsoft

2001

Español

**

EEUU

Windows, macOS, iOS, Android

Suite ofimática

OX App Suite

Open-Xchange

2001

Inglés

***

Alemania

iOS, Android

Suite ofimática

Slack

Slack

2014

Inglés

***

EEUU

Windows, iOS, Android, Windows Phone

Se pueden compartir fragmentos de código

Spike

Chatflow Ltd.

2018

Inglés

**

-

Windows, macOS, iOS, Android

Correos electrónicos en formato de chat

Trello

Atlassian

2011

Español

**

EEUU

iOS, Android

Presentación visual personalizable

Wrike

Wrike

2007

Español

**

EEUU

Windows, macOS, iOS, Android

Hilo de actividades y control de versiones


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