Aplicaciones de Microsoft 365: planes de suscripción a MS Office

La primera parte de nuestra serie se ocupa de la gama de licencias de uso de Microsoft 365, así como de sus diversos componentes de software. A continuación, nos concentraremos en los planes disponibles para pequeñas y medianas empresas. ¿Cuáles son las principales diferencias entre los planes Empresa, Empresa Premium y Empresa Essentials y las ofertas para uso privado? Y ¿cuáles son las características de cada uno de los planes de Microsoft 365 para empresas? Esta comparativa se centra tanto en los productos y las funciones como en el coste, las opciones de pago disponibles y el número máximo de usuarios permitidos. De esta forma, tendrás a tu disposición una visión general de los diferentes modelos de Microsoft 365 Empresa que te ayudará a elegir el plan adecuado para tu PYME.

Con Microsoft 365, Microsoft ha desarrollado un concepto constituido por diferentes planes de suscripción que tiene como finalidad principal cumplir con las necesidades específicas de una amplia gama de usuarios interesados en las aplicaciones Office. Mientras que aquellos packs que incluyen reconocidos programas como Word, Excel y PowerPoint cubren al sector privado, los planes para empresas incluyen servicios adicionales optimizados para las necesidades corporativas y facilitan así el proceso de trabajo colaborativo. Por ejemplo, a diferencia del Skype tradicional, Microsoft Teams permite llevar a cabo conferencias online para cientos de participantes desde una gran variedad de dispositivos. De esta forma, dicho software de comunicación sirve como base para la telefonía interna y externa de una empresa o para videoconferencias en calidad HD.

Además, existe una serie de servicios adicionales que facilita en gran medida el trabajo conjunto en la oficina y la cotidianidad de una compañía, tales como Exchange Online, “Sitios de grupo” (páginas web internas), la solución de almacenamiento en la nube OneDrive para la Empresa o la red social Yammer. En definitiva, por un lado, las soluciones de Microsoft 365 para pequeños negocios incluyen las conocidas aplicaciones de Microsoft como aplicación online o como componentes instalables, y, por el otro, Microsoft concede el acceso a aquellas herramientas y programas que te ayudan a ti y a tu empresa a trabajar, gestionar y avanzar en proyectos conjuntos y, también, a facilitar la comunicación interna y externa.

Para las pequeñas y medianas empresas, Microsoft ofrece tres diferentes modelos de suscripción, Microsoft 365 Empresa, Microsoft 365 Empresa Premium y Microsoft 365 Empresa Essentials, limitados a un máximo de 300 usuarios, revelando con esto el tamaño límite para que una empresa pueda disfrutar de las ofertas destinadas a PYMES. Para aquellas compañías con más de 300 empleados, Microsoft ha creado un abanico de soluciones especiales como Aplicaciones Microsoft 365 para empresas u Microsoft 365 Enterprise. Un complemento eficaz, como solución de servidor de correo electrónico profesional, es el Exchange Online Plan 1 con soporte Outlook.

Todas las soluciones para pequeñas empresas son de pago y las opciones de suscripción incluyen un abono anual y otro mensual. Este último es un poco más caro, pues se puede cancelar en cualquier momento sin costes adicionales. Por lo general, la cancelación anticipada de la suscripción anual, que se abona mensual o anualmente, implica costes adicionales (no es posible solicitar un reembolso de los pagos anuales ya realizados). Como método de pago se aceptan todas las tarjetas de crédito y, en algunos países, los usuarios de Microsoft 365 Empresa Premium también tienen la opción de pagar por factura. Dicho esto, ¿cuánto cuesta cada plan en particular y en qué se diferencian en cuanto a sus prestaciones?

La tarifa Essentials es el modelo de bajo coste para pequeñas y medianas empresas y ofrece el acceso a las versiones online de sus cuatro componentes (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) en cualquier navegador web estándar. De esta forma, todos los empleados pueden trabajar en tiempo real en los archivos de estos programas en cualquier momento y desde cualquier lugar, siempre y cuando tengan acceso a Internet. Aquellos archivos creados con programas online son compatibles con las versiones actuales de escritorio, de tal forma que puedes enviar, abrir y editar documentos propios o externos.

Sin embargo, el plan Microsoft 365 Empresa Essentials se centra sobre todo en apoyar a las empresas en la comunicación y el trabajo conjunto. Para este fin, el plan incluye una serie de útiles servicios entre los que se desmarca, en particular, Exchange Online. Este sistema de correo electrónico protegido contra virus, spam y ataques de phishing, proporciona una plataforma de alojamiento central para la totalidad del tráfico de correo electrónico de la empresa. E servicio permite, además, leer y acceder a los mensajes enviados y recibidos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo a través de la aplicación web de Outlook. Cada usuario recibe un buzón con 50 GB de almacenamiento y la posibilidad de enviar archivos adjuntos de un tamaño de hasta 150 MB. Si adquieres o tienes la versión de Outlook instalable, puedes, como de costumbre, acceder a la interfaz de esta aplicación cliente. También es posible configurar bandejas de entrada y calendarios comunes.

Las principales características de Microsoft 365 Empresa Essentials se resumen en:

• Microsoft Teams: la versión Business del popular servicio de mensajería instantánea Skype permite comunicarse mediante llamada, chat o vídeo de forma interna o con socios comerciales. Integrar Outlook te permitirá programar tus reuniones online con anticipación y enviar enlaces personalizados a los participantes. Esta herramienta se caracteriza por un sonido y calidad de vídeo superior. Las videoconferencias con hasta 250 participantes son el mejor ejemplo de una excelente resolución HD de 1080p.
• Yammer: Yammer es un software que conecta a todos los empleados y socios de negocios entre sí. Debido a que está integrado en Office, puedes utilizarlo dentro de la misma interfaz para hacer anuncios a nivel de empresa, compartir archivos o crear grupos de proyecto.
• OneDrive para la Empresa: el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, OneDrive, es la solución perfecta para guardar y administrar los datos de tu empresa. Te permite disponer de una estructura personalizada de directorios y determinar qué usuarios tienen permiso para ver, crear o editar archivos. Todos los archivos están disponibles online, por lo que los usuarios pueden acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo y, gracias a la función de sincronización, también estarán disponibles en su última versión. El pack Microsoft 365 Empresa Essentials ofrece a sus usuarios 1 TB para su uso privado.
• SharePoint/Sitio de grupo: una parte fundamental de OneDrive para la Empresa es la posibilidad de crear sitios de grupo. Estos presentan una carpeta para los archivos de los proyectos y están equipados con 10 GB de memoria base. Todos los usuarios involucrados tienen acceso a los documentos del grupo y comparten hasta 500 MB de sus propios archivos.
• Sway: con Sway, Microsoft ofrece una aplicación para crear presentaciones de tus últimos productos, newsletters informativas o cursos y capacitaciones online. Los "sways" creados, que son a su vez interactivos y basados en la web, se comparten y visualizan fácilmente en una gran variedad de tamaños de pantalla.

Microsoft 365 Empresa permite utilizar las aplicaciones de Office (Word, OneNote, PowerPoint y Excel) en el navegador. Además, esta tarifa incluye el paquete de software completo con las versiones 2016 instalables de Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote y Publisher (solo para sistemas Windows), además de las aplicaciones móviles para iOS y Android, que facilitan el uso de las aplicaciones de Office Word, Excel y PowerPoint en tu tablet o smartphone. Cada usuario puede instalar el paquete con su licencia en un máximo de cinco dispositivos Windows o Mac OSX y, adicionalmente, en cinco smartphones y cinco tablets.

Las aplicaciones instalables ofrecen la ventaja de trabajar en los documentos incluso sin conexión a Internet. Debido a que Microsoft 365 Empresa goza de acceso directo a OneDrive para la Empresa, también es posible compartir todos los archivos en tiempo real con otras personas y trabajar en ellos al mismo tiempo. En caso de que tengas tus proyectos almacenados en OneDrive, este servicio sincronizará tus documentos cada vez que te conectes a Internet. Con esta tarifa, Microsoft también ofrece un espacio de 1 TB para que los usuarios almacenen sus propios archivos.

Cabe resaltar que el plan Microsoft 365 Empresa incluye Sway, la herramienta para hacer presentaciones, pero no Microsoft Teams, Sitios de grupo (SharePoint) o Yammer. Por lo tanto, en términos de proyectos y comunicación corporativa, es necesario establecer soluciones alternativas. El entorno de alojamiento de correo electrónico Exchange Online tampoco está incluido en Microsoft 365 Empresa. Como consecuencia, es necesaria una opción adicional para el almacenamiento de correo electrónico. Como cliente puedes utilizar la aplicación web de Outlook o la versión instalable.

Microsoft 365 Empresa Premium combina, en una sola tarifa, las características de Microsoft 365 Empresa Essentials y de Microsoft 365 Empresa. Este plan contiene los últimos productos de Microsoft Office en sus versiones online y de escritorio, y permite el acceso a las plataformas de comunicación de gran alcance Microsoft Teams y Exchange Online. La mayor ventaja es que, en un solo proveedor encontrarás todas las herramientas que necesitas para la estructuración y el trabajo conjunto en los diferentes proyectos de tu pequeña y moderna empresa. Ciertamente, no encontrarás limitaciones en cuanto al hardware o software adicional para operar, por ejemplo, un servidor de correo electrónico o de almacenamiento de archivos.

Al igual que con los otros dos planes empresariales, puedes confiar en la funcionalidad y la disponibilidad de los servicios: Microsoft garantiza una disponibilidad del 99,9 por ciento y, en caso de que se presenten problemas críticos, su servicio de asistencia técnica está disponible por teléfono en cualquier momento. Todos los datos que se almacenan en los servidores de Microsoft están protegidos por las más modernas estrategias de seguridad y por un monitoreo proactivo. Al mismo tiempo, dichos datos pertenecen solo a la empresa: Microsoft no escanea ni almacena mensajes de correo ni archivos guardados con fines comerciales. Para garantizar el nivel de seguridad, los usuarios reciben constantemente nuevas actualizaciones para las diferentes versiones y funciones de forma gratuita. Con la integración de Active Directory se pueden añadir nuevos usuarios fácilmente y en cualquier momento, así como gestionar las credenciales y permisos de acceso de todos los empleados.

Los packs para empresas que ofrece Microsoft como parte de Microsoft 365 se adaptan perfectamente a las necesidades de pequeñas y grandes empresas. Obtendrás soluciones de alto rendimiento como app nativa, como versión de escritorio o como aplicación web, así como actualizaciones regulares y espacio de almacenamiento online de primera para correos electrónicos y documentos. Si estás interesado en alguna de las tarifas presentadas puedes completar la suscripción correspondiente directamente en IONOS. Nuestros packs OfficeBusiness, OfficePremium y OfficePremium Plus ofrecen la combinación perfecta entre los planes de Microsoft y nuestros comprobados servicios de soporte y seguridad.

De esta forma, además de las características estándar de Microsoft, te ofrecemos, entre otras cosas, un servicio de instalación opcional donde te guiamos paso a paso en la configuración y gestión de la aplicación –independientemente de si se trata de OneDrive, Microsoft Teams o de tu cuenta de Outlook. Incluso una vez instalado, nuestro servicio de asistencia estará disponible por teléfono durante todo el día en caso de que surjan preguntas o se presenten inconvenientes con el programa, la suscripción o cualquier otro tema. Además de garantizar la seguridad de tu información en nuestros centros de datos certificados, para proteger tus datos de forma óptima te dotamos con la mejor protección contra malware y spam para Outlook y cía. Adicionalmente, con la adquisición de OfficePremium Plus recibirás el paquete de seguridad de Norton Security Online, así como un dominio gratis durante el primer año de contrato (también disponible en el pack OfficeBusiness).

En la siguiente tabla explicamos los datos más importantes de las ediciones IONOS OfficeBusiness, incluyendo sus modelos de licencia disponibles y costes: