Microsoft es bien conocido por reinventar continuamente sus productos, también su paquete de Office, líder del mercado a nivel mundial. Con la creación de Office 365 se oferta por primera vez un software de ofimática disponible bajo suscripción que trae consigo muchas ventajas. Sin embargo, son muchos los usuarios y las empresas que no tienen muy claras cuáles son las diferencias con respecto al software tradicional, que Microsoft pone a disposición con el nombre de Microsoft Office 2016. No obstante, se espera que la comparativa que aparece a continuación pueda disipar todas las dudas, mostrando además las ventajas e inconvenientes de ambos modelos.
A día de hoy, las principales diferencias entre Office 365 y Office 2016 tienen que ver con el modo de adquisición, la gama de funciones y el periodo de validez de la licencia adquirida. Muchas de las aplicaciones de Office 2016 están incluidas en la suscripción a Office 365. No obstante, debido a la variedad de planes individuales de Office 2016 y Office 365 resulta muy difícil poder abarcar con un solo vistazo las diferencias que cada oferta presenta.
Si el usuario final se decide por Office 2016, disponible tanto para Windows a partir de Windows 7 como para Mac OS, no encontrará diferencia alguna en el proceso de compra con respecto a las versiones anteriores, esto es, el usuario adquiere el paquete completo de Office previo pago de una cantidad única bien en una tienda bien a través de la red. Microsoft ofrece este paquete de software en cinco ediciones distintas, cuyas diferencias se encuentran en las funciones ofrecidas. Aunque todas, incluyendo la edición más reducida Hogar y Estudiantes, contienen las aplicaciones individuales Word, Excel, PowerPoint y OneNote, las ediciones ampliadas como Hogar y Empresas también introducen el cliente de correo Outlook. Office Profesional 2016, además, dispone de las aplicaciones de Publisher y Access.
No obstante, hay que tener en cuenta que Office 2016 ya no se comercializa como hasta ahora era habitual, sino que en su lugar se obtiene una única licencia que autoriza la descarga del software en un ordenador. Es muy importante tener en cuenta que la licencia válida para PC no es la misma que la licencia apta para Mac, por lo que se recomienda comprobar sistema operativo en el que se quiere usar la licencia antes de adquirirla. Utilizar la descarga como modo de adquisición implica que sea necesaria la conexión a Internet para poder instalar y configurar Office 2016, aunque una vez finalizados estos procesos los programas se pueden usar sin conexión a la red. De esta forma es posible usar aplicaciones cuando el usuario va de camino a casa en el tren o en el metro, bien sea en el móvil o en el portátil y sin por ello tener que estar conectado.
En lo que al precio se refiere existen importantes diferencias entre las ediciones de Office 2016. Mientras que la versión más reducida Hogar y Estudiantes, que no incluye Outlook, cuesta 149 euros por usuario, los usuarios profesionales pagan por Hogar y Empresas 279 euros, aunque a cambio reciben Outlook y se les permite usar el software con un fin empresarial. Junto al coste relativamente elevado de adquisición de este modelo, otra de las grandes desventajas es que solo dispone de las actualizaciones de seguridad más importantes. Además, el software permanece tal cual y difícilmente se puede ampliar una vez se compra, pues no puede actualizarse e incluir las funciones de las ediciones posteriores, a menos que se pague en su totalidad el nuevo software.
Office 2016 resulta especialmente apto para los usuarios particulares ocasionales que no tengan que trabajar en más de un dispositivo y que no den especial importancia a la falta de actualizaciones de las funciones, a pesar de que sí se reciben las actualizaciones de seguridad. Además, este modelo es también ideal para aquellos usuarios que prefieran realizar un único pago en vez de tener que hacer frente a cuotas mensuales o anuales.
Al contrario de la compra de pago único de Office 2016, Office 365 se adquiere con una cuota anual o mensual, incluyendo también las aplicaciones ofimáticas Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook, además de Publisher y Access para PC, que no se encuentran en la versión, Hogar y Estudiantes (de pago único), pero sí en los paquetes asequibles Office 365 Personal y Office 365 Hogar, en los que la cuota anual es más asequible que la mensual. En el siguiente artículo puedes obtener información detallada sobre los planes de las distintas licencias y los precios que corresponden a cada una.
Una de las grandes ventajas que presenta Office 365 vs. Office 2016 es que dispone de actualizaciones para las últimas versiones del entorno Office además del abanico de funciones completo. Esto significa que, tan pronto como aparece una nueva versión de Office, los usuarios de este modelo pueden acceder a ella mediante una actualización sin necesidad de volver a pagar. De igual modo, también se incluyen las actualizaciones de las funciones, así como las de seguridad de Office 2016.
Uno de los motivos que hacen a los usuarios optar por este modelo es que el software de Office se pueda instalar en diferentes dispositivos sin por ello tener que pagar más de una inscripción. De este modo, por ejemplo, se puede usar Office 365 Home hasta con cinco dispositivos, sin importar si se trata de un PC o Mac y, en caso de no necesitar todas las licencias, es posible compartirlas con otros miembros de la casa.
Frente al modelo de pago único, Office 365 presenta también más funciones para su uso en tablets y smartphones con Android e iOS. Así es posible, por ejemplo, utilizar el control de cambios, editar el encabezado y pie de página e insertar saltos de página y párrafo. Además, en Excel se pueden aplicar los efectos de sombras y espejo o insertar WordArt, mientras que en las funciones de Power Point se incluyen las notas a mano alzada o las notas del orador. Esta gama de funciones ampliada se puede utilizar en cinco tablets y cinco smartphones. Además, cada usuario dispone de un 1GB de almacenamiento en la nube OneDrive, opción de la que no se dispone en Office 2016. Asimismo, se obtiene soporte técnico de Microsoft durante todo el periodo de inscripción y no solo durante la instalación.
Las diferencias entre Office 2016 y Office 365 son evidentes. Como se ha visto, Office 365 es ideal para usuarios particulares y empresas con varios trabajadores, debido tanto al soporte técnico permanente de Microsoft como a las actualizaciones de funciones, de seguridad o a otras versiones, así como el gran espacio de almacenamiento en la nube y su instalación independiente en el dispositivo final.
| Office 365 | Office 2016 | |
| Modelo de pago | Suscripción (mensual/anual) | Versión de compra de pago único |
| Aplicaciones incluidas | El paquete de Office incluye Outlook para todos los dispositivos, aunque Access y Publisher están disponibles solo para PC | El paquete Office incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote para PC o Mac. Outlook, Access Y Publisher solo en determinadas versiones |
| Actualizaciones | • Actualizaciones de seguridad • Actualizaciones de funciones • Actualizaciones a una nueva versión de Office | • Solo actualizaciones de seguridad |
| Instalación en diferentes dispositivos con una sola licencia | Sí. Con Office 365 Home hasta en cinco PC y/o Mac | No. Una licencia por cada PC o Mac |
| Número máximo de usuarios | Cada licencia Office 365 Home autoriza hasta a 5 usuarios. Para las empresas, Microsoft ofrece unos planes especiales con una cantidad ilimitada de usuarios | Un usuario por licencia adquirida |
| Trabajo en dispositivos móviles | Office 365 Home permite el uso del paquete Office hasta en 5 smartphones y en 5 tablets con funciones adicionales | Solo con funciones de edición básicas |
| Almacenamiento en la nube incluido | 1 TB por usuario de almacenamiento en la nube de OneDrive | No |
| Incluye minutos de llamadas a Skype en fijos y móviles | 60 minutos por mes y usuario | No |
| Soporte de Microsoft | Durante todo el periodo de abonado | Solo durante la instalación |
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