Comprar Microsoft 365: planes de suscripción a MS Office

Microsoft también se ha subido al tren comercial de la nube. En lugar de vincular los productos de software a la adquisición de licencias, la empresa apuesta cada vez más por el modelo de suscripción y, desde hace algunos años, la popular suite de Office también está disponible como Software as a Service (SaaS). Las licencias para este modelo se promocionan mucho más intensamente que otras alternativas comerciales, relegando la instalación de escritorio tradicional a un segundo plano. Sin embargo, es conveniente analizar al detalle las ventajas de disponer de este software en la nube. ¿Merece la pena el cambio para usuarios privados y profesionales?

En este contexto, el término "cloud" o "nube" designa servicios informáticos en los cuales no se utilizan los propios recursos de hardware y software, sino los de un proveedor externo. Microsoft 365 también trabaja con este innovador sistema, según el cual el almacenamiento de datos, los procesos de cómputo y la instalación de software tienen lugar en su mayor parte en los servidores del centro de datos de Microsoft. Para el usuario esto conlleva la ventaja de que los servicios de Microsoft 365 están disponibles prácticamente de forma ubicua, siempre y cuando se disponga de una conexión a Internet. ¿La contrapartida? Que datos sensibles tales como correos electrónicos, documentos, fotos o vídeos se almacenan en un centro de datos ajeno, de tal forma que los usuarios están obligados a aceptar las condiciones de protección de datos pertinentes, en este caso de Microsoft. Si Microsoft 365 se usa en el entorno comercial puede ser conveniente acordar unos términos más exhaustivos en cuanto al tratamiento de los datos comerciales.

¿Quieres adquirir una suscripción a Microsoft 365 pero no acabas de confiar en el almacenaje de datos en los servidores de Microsoft? No hay problema: ahora la popular suite ofimática y todas sus funciones también están disponibles en IONOS. Como proveedor del servicio completo para Microsoft 365, IONOS te ofrece tres tarifas ajustadas especialmente a las necesidades de pequeñas y medianas empresas, con instalación gratuita y migración opcional de datos. Todos los datos gestionados con Microsoft 365 y alojados con IONOS se guardan en centros de datos certificados europeos, sometidos a las estrictas normativas de protección de datos del continente.

Las diferentes versiones del popular software de trabajo, que Microsoft ofrece en la forma de planes de suscripción y que se diferencian entre sí en cuanto a las aplicaciones y funciones que contienen, se orientan a las distintas necesidades propias del entorno doméstico, corporativo, administrativo, educativo o universitario.

La mayor o menor cantidad de funciones disponibles depende del plan que se elija. Para el uso privado, Microsoft ofrece dos planes de suscripción, Microsoft 365 Personal y Microsoft 365 Hogar:

Microsoft 365 Personal

Este paquete se dirige al usuario privado que solo necesita usarlo en un ordenador. Con la suscripción se obtiene acceso a los programas Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access en la versión de 2016, disponibles como Office Online en el navegador y que pueden instalarse en un ordenador (PC / Mac) como aplicación de escritorio. Ofrece también una interfaz optimizada para tablets y smartphones. Todos los documentos que se crean se pueden almacenar offline. Adicionalmente, se obtiene 1 TB de almacenamiento en la nube (OneDrive) y 60 minutos de llamadas en Skype a números fijos o móviles españoles.

Precio: La suscripción a Microsoft 365 Personal se obtiene por 69,00 € al año o 7,00 € al mes.

Microsoft 365 Hogar

Con esta opción Microsoft se dirige especialmente a las familias y a los usuarios privados con más de un terminal. Las funciones que contiene equivalen a las de Microsoft 365 Personal con la diferencia de que esta suscripción admite hasta cinco usuarios. Todas las aplicaciones se pueden instalar en cinco ordenadores, incluyendo también cinco tablets y smartphones por cada usuario, donde el software se muestra, como el caso anterior, optimizado para el formato correspondiente. La versión doméstica de Microsoft 365 también garantiza 1 TB de almacenamiento en la nube y 60 minutos de telefonía en Skype por usuario.

Precio: el paquete doméstico de Microsoft 365 está disponible con una suscripción de 99,00 € al año o 10,00 € al mes.

Como se ve, la diferencia central entre ambas suscripciones radica únicamente en el número de usuarios y dispositivos que soportan, porque mientras Microsoft 365 Personal está previsto para un solo usuario, en la versión Hogar se pueden crear hasta cinco cuentas de usuario. En cuanto a la atención al cliente no hay diferencias, ya que ambas suscripciones incluyen soporte técnico por chat o por teléfono. Al incluir los cambios a las versiones nuevas y cualquier tipo de actualización, estos planes de suscripción a Microsoft 365 son la mejor manera de mantenerse siempre al día sin preocupaciones en este sentido. 

A la hora de comprar Microsoft 365 en el ámbito comercial, Microsoft también ofrece diversos planes de Microsoft 365 adaptados a las necesidades diferentes tanto de pequeñas y medianas empresas como de grandes corporaciones. En esta tabla obtienes una visión general de los distintos tipos de suscripción.

Compara las tarifas de Microsoft 365 para empresas con la oferta alternativa de IONOS:

En la segunda parte de nuestra serie dedicada a la suite Microsoft 365 encuentras una detallada comparativa de los diferentes planes de suscripción para empresas.

Microsoft ofrece también unos planes especialmente diseñados para la administración, que consisten en los planes Enterprise (E1, E2 y E3) a un precio especial. Para poder acceder a estos planes especiales se ha de acreditar que se pertenece al grupo de organizaciones o instituciones con estatus de administración o se cuenta con los requisitos necesarios.

Los estudiantes a tiempo parcial o completo, los profesores universitarios y los empleados de las universidades tienen a su disposición el plan Universitarios, que garantiza el acceso a las aplicaciones de Office durante cuatro años a un precio reducido. 

Microsoft 365 Universitarios

El plan de suscripción Universitarios ofrece el conjunto completo instalable de las aplicaciones de Office, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access en la última versión. Este modelo está limitado a cuatro años y requiere estar acreditado para su uso. Microsoft 365 Universitarios permite la instalación de la interfaz de Office en dos ordenadores (PC o Mac), tablets y smartphones, además de contener 1 TB de almacenamiento y 60 minutos de llamadas en Skype.

Precio: 79,00 € por 4 años (1,65 € al mes, aproximadamente)

Los usuarios que compran Microsoft 365 Universitarios han de activar primero el software para poder utilizarlo. Esta activación consiste en la certificación electrónica de los derechos de uso, que corresponden a miembros de universidades reconocidas estatalmente, a escuelas superiores técnicas, así como a universidades politécnicas y a escuelas de formación profesional. Antes de adquirirlo, sin embargo, cabría comprobar primero si no se tendría derecho a disfrutar de una versión gratuita de Office a través de la institución educativa misma. Las instituciones educativas homologadas a nivel estatal como escuelas y universidades tienen la opción de registrarse en Microsoft para garantizar a sus estudiantes y miembros del claustro de profesores el acceso a los siguientes planes del software de productividad, que se comercializan en la línea "Educación".

Microsoft 365 Educación

Con el paquete Microsoft 365 Educación, Microsoft ofrece una versión extendida de Office Online. Además de las aplicaciones habituales Word, PowerPoint, Excel y OneNote, estudiantes y profesores disponen de 1 TB de almacenamiento online, así como también de la red social Yammer y de la aplicación web SharePoint.

Precio: gratuito

Microsoft 365 Educación E5

El plan Microsoft 365 Education E5 ofrece a escolares, estudiantes y profesionales de la educación todas las funciones del software a un precio reducido, siempre y cuando la institución esté reconocida estatalmente como tal, igual que en el plan anterior. Esta suscripción se diferencia de la gratuita en que contiene las versiones instalables localmente de las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher y OneNote, así como su versión optimizada para tablets y smartphones.

Precio: La suscripción a Microsoft 365 Educación E5 cuesta para escolares y estudiantes 5,90 € al mes, 7,90 € para los profesores (sin impuestos).

La línea de productos "Non profit", que toma como referencia los planes para empresas, está pensada para las necesidades de las organizaciones benéficas, ofreciendo sus funciones a este tipo de asociaciones a un precio más ventajoso. Algunos de estos planes están disponibles como donación.

Para poder disfrutar de esta suscripción o ser obsequiados con este software como donación, las instituciones han de acreditar que poseen el estatus de organización sin ánimo de lucro en sus respectivos países de origen.

Todos los planes de suscripción, en cualquier sector, ya sean los de empresa, los de educación o los no gubernamentales, ofrecen la integración con Active Directory, que facilita la gestión de los datos de registro y los derechos de acceso de los usuarios. Para cuando surgen los problemas, Microsoft dispone de un servicio de atención web y telefónica las 24 horas. La casa garantiza una disponibilidad de sus servicios en un 99,9 %.

Cada plan de suscripción incluye una serie de aplicaciones profesionales para la creación y el procesamiento de textos, tablas de cálculo, presentaciones y para la gestión de bases de datos que puede divergir entre sí. Este software de productividad basado en la nube también ofrece acceso a funciones de correo electrónico y software colaborativo, un repositorio central de datos, así como una herramienta competente de mensajería instantánea, videoconferencias, telefonía web y screen sharing. Hay muchas novedades y prestaciones que solo se ofrecen en los planes de suscripción y exigen la posesión de una cuenta en Microsoft 365. A continuación se describen todas las aplicaciones.

Los abonados a Microsoft 365 cuentan con la ventaja del PowerPoint Designer, una prestación exclusiva que automatiza el proceso creativo a la hora de crear una presentación, proponiendo ideas para cada elemento que se añade a la hoja. Otro elemento solo disponible por suscripción es Morph, una función de animación que ofrece muchas opciones en el diseño de la transición de las láminas. 

Presentación de las funciones Designer y Morph de Microsoft PowerPoint 2016

Como en el caso de Word y Excel, Microsoft también apuesta aquí por la gestión central de los archivos y el trabajo sincronizado en el equipo, pero si se quiere utilizar OneDrive y SharePoint también es necesario darse de alta en Microsoft y en Microsoft 365.

Access es el sistema de administración de bases de datos de Microsoft para el usuario común y combina el motor para bases de datos Jet con un entorno integrado de desarrollo (Integrated development environment, IDE), este último accesible en una interfaz de usuario gráfica. Con esta herramienta es posible crear aplicaciones de bases de datos, de escritorio o para el navegador incluso sin conocimientos en programación. Todos los datos se guardan en el backend en servidores SQL y en la base de datos SQL Azure de Microsoft, asegurando, así, una fiabilidad, seguridad y escalabilidad elevadas.

Gracias a las plantillas para aplicaciones con un diseño profesional y una interfaz amigable, Access también permite iniciarse fácilmente en la gestión de bases de datos, además de ofrecer multitud de opciones a los más experimentados para crear aplicaciones individuales en pocos pasos.

Una simple activación de las aplicaciones Access permite el acceso a los servicios de Access, un componente del servidor SharePoint que está incluido en algunos planes de suscripción de Microsoft 365. Si se cuenta con esta posibilidad mejora el rendimiento y se amplían las posibilidades de Access 2016.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que este programa y todas sus funciones solo se pueden utilizar en un ordenador Windows.

Esta es una herramienta de gestión de proyectos desarrollada para Microsoft 365 que conecta varios equipos en el espacio virtual y les facilita la organización del trabajo en común. La herramienta, a través de la cual tiene lugar también la comunicación, permite coordinar planes de proyectos y tareas pendientes, compartirlos y fijar fechas de entrega. Mediante estadísticas y gráficos, todos los implicados obtienen una idea del avance del proyecto. Planner también ofrece conexiones con otras aplicaciones de la suite, dando acceso a los correos, a los documentos y a los archivos almacenados en la nube. Estas funciones convierten a Planner es una alternativa a herramientas equiparables como Asana o Trello.

Microsoft completa su suite de Office con una aplicación web para el storytelling digital. Este software permite integrar elementos multimedia y de texto de diversas fuentes, como el ordenador propio, el buscador Bing, el espacio en la nube OneDrive, YouTube o Facebook, en presentaciones interactivas. Los proyectos realizados con Sway, llamados también sencillamente "sways", se pueden trabajar y reproducir en el navegador y compartirlos online con amigos, colegas o socios. Lo único que estos necesitan es un enlace para poder acceder a la presentación en el servidor de Microsoft y reproducirlo en el navegador sin necesidad de registrarse.

En este caso estamos ante la alternativa en la nube al popular servidor Exchange. Mientras que el Exchange Server clásico funciona como software on premises, con este formato Microsoft ofrece un modelo por suscripción que permite alojar el software del servidor en un centro de datos de Microsoft en lugar de en las propias dependencias de la empresa, un plan sobre todo dirigido a pequeñas y medianas empresas sin una estructura informática propia. Exchange Online forma parte del plan Business Premium y de los Enterprise E1, E3 y E5.

Para su uso en las empresas Microsoft desarrolló la versión ampliada OneDrive for Business. Los planes de Microsoft 365 para empresas incluyen las cuentas de usuario para los empleados, que son gestionadas por el administrador de sistemas de la empresa y no de forma privada, como en el caso de OneDrive. Es de esta forma como las empresas pueden garantizar diferentes derechos de acceso a los datos almacenados en la nube compartida. Para proteger los datos comerciales Microsoft incluye en estos paquetes funciones de cifrado y de cumplimiento normativo más completas. La capacidad de almacenamiento también admite 1 TB por usuario.

Ambas versiones se pueden integrar en otras aplicaciones como Word, Excel, OneNote o PowerPoint, de tal forma que los usuarios puedan acceder a los datos en la nube desde el programa correspondiente en tiempo real.

Esta es la alternativa virtual al servidor SharePoint, un software que permite crear y administrar páginas web creadas específicamente para proyectos o para el trabajo interno de los equipos. SharePoint Online funciona como sistema de gestión de contenido y documentos y proporciona un portal de Intranet para la publicación de información interna relevante. Con esta herramienta sus usuarios pueden crear páginas web, blogs o portales de debate para disponer los contenidos en común y poder trabajar en ellos de forma conjunta.

A diferencia de SharePoint Server, la versión online, reducida a las funciones primordiales, no se instala localmente sino que se aloja en el centro de datos de Microsoft. Para las pequeñas y medianas empresas esto conlleva la ventaja de que no tienen que encargarse por cuenta propia de la infraestructura necesaria y de su gestión.

Aunque SharePoint Online se incluye en todos los planes de suscripción, cada uno de ellos se diferencia en las funciones que soporta. En la página web del fabricante encuentras una descripción de sus características en función del plan de suscripción.

Para respetar los requisitos de seguridad y de cumplimiento normativo de una aplicación para uso empresarial, SharePoint proporciona opciones de administración flexibles, con las cuales definir directrices unitarias para todos los procesos y los dispositivos involucrados.

Esta aplicación es fundamentalmente una red social para el uso corporativo, con el objetivo de promover el trabajo en equipo y centralizar las discusiones. La herramienta, disponible en las versiones Basic y Enterprise, permite crear redes internas para los empleados, así como redes externas para la colaboración con clientes y socios comerciales. Activando Yammer Basic de forma gratuita se pueden integrar más funciones para la red social en las aplicaciones de Office, mientras que la versión Enterprise se encuentra incluida en algunos planes Empresa, Enterprise y Educación. En la página oficial encuentras una descripción general de las funciones que incluyen ambas versiones.