Microsoft también se ha subido al tren comercial de la nube. En lugar de vincular los productos de software a la adquisición de licencias, la empresa apuesta cada vez más por el modelo de suscripción y, desde hace algunos años, la popular suite de Office también está disponible como Software as a Service (SaaS). Las licencias para este modelo se promocionan mucho más intensamente que otras alternativas comerciales, relegando la instalación de escritorio tradicional a un segundo plano. Sin embargo, es conveniente analizar al detalle las ventajas de disponer de este software en la nube. ¿Merece la pena el cambio para usuarios privados y profesionales?
Microsoft Office 365 con IONOS
Las versiones más actuales de tus aplicaciones favoritas de Office como Word, Excel, PowerPoint y más desde cualquier dispositivo.
Office OnlineOneDrive con 1TBAsistencia 24/7Desde 2011, Microsoft también comercializa su conocido software como recurso virtual en unmodelo de suscripción bajo el nombre de Office 365. Esto significa que ya no hace falta adquirir la popular suite de programas como instalación sino que está disponible en la nube como software como servicio (SaaS). Aunque este modelo no es nuevo, no es a lo que están acostumbrados los clientes de Microsoft. A la confusión que esto pueda generar se suman otras ofertas de la casa como Office Online u Office 2016, así como los diferentes planes de suscripción disponibles. A continuación, analizamos en qué se diferencian estas dos opciones y mostramos la amplitud de funcionalidades de Office 365 para el uso privado y en la oficina.
Office 365 se convierte, así, en el eslabón que conecta las aplicaciones web que ofrece Office Online y la instalación tradicional disponible con Office 2016. En lugar de la adquisición única del software, los usuarios contratan una suscripción mediante la cual los abonados obtienen pleno acceso a todas las aplicaciones y funciones contenidas en el paquete. La interfaz web de Office 365, desde la cual se tiene acceso a todas las aplicaciones de Office online, está disponible en el navegador.
Algunas variantes de Office 365 contienen las versiones instalables de las conocidas aplicaciones de Office, pero aventajan a la suite Office 2016 en que amplían su abanico de funciones con servicios en la nube como el almacenamiento online y la telefonía web.
Cuando el producto adquirido contenga una versión local de la suite de Office, los usuarios encuentran en la interfaz web un botón en el cual iniciar la instalación desde la nube en un PC o Mac, así como en dispositivos móviles, ya sean Windows, Android o OS X.
En este contexto, el término "cloud" o "nube" designa servicios informáticos en los cuales no se utilizan los propios recursos de hardware y software, sino los de un proveedor externo. Office 365 también trabaja con este innovador sistema, según el cual el almacenamiento de datos, los procesos de cómputo y la instalación de software tienen lugar en su mayor parte en los servidores del centro de datos de Microsoft. Para el usuario esto conlleva la ventaja de que los servicios de Office 365 están disponibles prácticamente de forma ubicua, siempre y cuando se disponga de una conexión a Internet. ¿La contrapartida? Que datos sensibles tales como correos electrónicos, documentos, fotos o vídeos se almacenan en un centro de datos ajeno, de tal forma que los usuarios están obligados a aceptar las condiciones de protección de datos pertinentes, en este caso de Microsoft. Si Office 365 se usa en el entorno comercial puede ser conveniente acordar unos términos más exhaustivos en cuanto al tratamiento de los datos comerciales.
¿Quieres adquirir una suscripción a Office 365 pero no acabas de confiar en el almacenaje de datos en los servidores de Microsoft? No hay problema: ahora la popular suite ofimática y todas sus funciones también están disponibles en IONOS. Como proveedor del servicio completo para MS Office 365, IONOS te ofrece tres tarifas ajustadas especialmente a las necesidades de pequeñas y medianas empresas, con instalación gratuita y migración opcional de datos. Todos los datos gestionados con Office 365 y alojados con IONOS se guardan en centros de datos certificados europeos, sometidos a las estrictas normativas de protección de datos del continente.
Las diferentes versiones del popular software de trabajo, que Microsoft ofrece en la forma de planes de suscripción y que se diferencian entre sí en cuanto a las aplicaciones y funciones que contienen, se orientan a las distintas necesidades propias del entorno doméstico, corporativo, administrativo, educativo o universitario.
La mayor o menor cantidad de funciones disponibles depende del plan que se elija. Para el uso privado, Microsoft ofrece dos planes de suscripción, Office 365 Personal y Office 365 Hogar:
Este paquete se dirige al usuario privado que solo necesita usarlo en un ordenador. Con la suscripción se obtiene acceso a los programas Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access en la versión de 2016, disponibles como Office Online en el navegador y que pueden instalarse en un ordenador (PC / Mac) como aplicación de escritorio. Ofrece también una interfaz optimizada para tablets y smartphones. Todos los documentos que se crean se pueden almacenar offline. Adicionalmente, se obtiene 1 TB de almacenamiento en la nube (OneDrive) y 60 minutos de llamadas en Skype a números fijos o móviles españoles.
Precio: La suscripción a Office 365 Personal se obtiene por 69,00 € al año o 7,00 € al mes.
Con esta opción Microsoft se dirige especialmente a las familias y a los usuarios privados con más de un terminal. Las funciones que contiene equivalen a las de Office 365 Personal con la diferencia de que esta suscripción admite hasta cinco usuarios. Todas las aplicaciones se pueden instalar en cinco ordenadores, incluyendo también cinco tablets y smartphones por cada usuario, donde el software se muestra, como el caso anterior, optimizado para el formato correspondiente. La versión doméstica de Office 365 también garantiza 1 TB de almacenamiento en la nube y 60 minutos de telefonía en Skype por usuario.
Precio: el paquete doméstico de Office 365 está disponible con una suscripción de 99,00 € al año o 10,00 € al mes.
Como se ve, la diferencia central entre ambas suscripciones radica únicamente en el número de usuarios y dispositivos que soportan, porque mientras Office 365 Personal está previsto para un solo usuario, en la versión Hogar se pueden crear hasta cinco cuentas de usuario. En cuanto a la atención al cliente no hay diferencias, ya que ambas suscripciones incluyen soporte técnico por chat o por teléfono. Al incluir los cambios a las versiones nuevas y cualquier tipo de actualización, estos planes de suscripción a Office 365 son la mejor manera de mantenerse siempre al día sin preocupaciones en este sentido.
A la hora de comprar Office 365 en el ámbito comercial, Microsoft también ofrece diversos planes de Office 365 adaptados a las necesidades diferentes tanto de pequeñas y medianas empresas como de grandes corporaciones. En esta tabla obtienes una visión general de los distintos tipos de suscripción.
| Pequeña empresa | Office 365 Empresa Essentials | 5,10 € por usuario y mes en suscripción mensual |
|---|---|---|
| Office 365 Empresa | 10,70 € por usuario y mes en suscripción mensual | |
| Office 365 Empresa Premium | 12,70 € por usuario y mes en suscripción mensual | |
| Grandes empresas | Office 365 ProPlus | 12,90 € por usuario y mes en suscripción anual |
| Office 365 Enterprise E1 | 6,70 € por usuario y mes en suscripción anual | |
| Office 365 Enterprise E3 | 19,70 € por usuario y mes en suscripción anual | |
| Office 365 Enterprise E5 | 34,40 € por usuario y mes en suscripción anual |
Compara las tarifas de Office 365 para empresas con la oferta alternativa de IONOS:
| IONOS OfficeBusiness | 2,99 € por licencia | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| IONOS OfficePremium | 3,99 € por licencia | ||||||
| 1& OfficePremium Plus | 4,99 € por licencia |
Microsoft Office 365 con IONOS
Las versiones más actuales de tus aplicaciones favoritas de Office como Word, Excel, PowerPoint y más desde cualquier dispositivo.
Office OnlineOneDrive con 1TBAsistencia 24/7En la segunda parte de nuestra serie dedicada a la suite Office 365 encuentras una detallada comparativa de los diferentes planes de suscripción para empresas.
Microsoft ofrece también unos planes especialmente diseñados para la administración, que consisten en los planes Enterprise (E1, E2 y E3) a un precio especial. Para poder acceder a estos planes especiales se ha de acreditar que se pertenece al grupo de organizaciones o instituciones con estatus de administración o se cuenta con los requisitos necesarios.
Los estudiantes a tiempo parcial o completo, los profesores universitarios y los empleados de las universidades tienen a su disposición el plan Universitarios, que garantiza el acceso a las aplicaciones de Office durante cuatro años a un precio reducido.
El plan de suscripción Universitarios ofrece el conjunto completo instalable de las aplicaciones de Office, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access en la última versión. Este modelo está limitado a cuatro años y requiere estar acreditado para su uso. Office 365 Universitarios permite la instalación de la interfaz de Office en dos ordenadores (PC o Mac), tablets y smartphones, además de contener 1 TB de almacenamiento y 60 minutos de llamadas en Skype.
Precio: 79,00 € por 4 años (1,65 € al mes, aproximadamente)
Los usuarios que compran Office 365 Universitarios han de activar primero el software para poder utilizarlo. Esta activación consiste en la certificación electrónica de los derechos de uso, que corresponden a miembros de universidades reconocidas estatalmente, a escuelas superiores técnicas, así como a universidades politécnicas y a escuelas de formación profesional. Antes de adquirirlo, sin embargo, cabría comprobar primero si no se tendría derecho a disfrutar de una versión gratuita de Office a través de la institución educativa misma. Las instituciones educativas homologadas a nivel estatal como escuelas y universidades tienen la opción de registrarse en Microsoft para garantizar a sus estudiantes y miembros del claustro de profesores el acceso a los siguientes planes del software de productividad, que se comercializan en la línea "Educación".
Con el paquete Office 365 Educación, Microsoft ofrece una versión extendida de Office Online. Además de las aplicaciones habituales Word, PowerPoint, Excel y OneNote, estudiantes y profesores disponen de 1 TB de almacenamiento online, así como también de la red social Yammer y de la aplicación web SharePoint.
Precio: gratuito
El plan Office 365 Education E5 ofrece a escolares, estudiantes y profesionales de la educación todas las funciones del software a un precio reducido, siempre y cuando la institución esté reconocida estatalmente como tal, igual que en el plan anterior. Esta suscripción se diferencia de la gratuita en que contiene las versiones instalables localmente de las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher y OneNote, así como su versión optimizada para tablets y smartphones.
Precio: La suscripción a Office 365 Educación E5 cuesta para escolares y estudiantes 5,90 € al mes, 7,90 € para los profesores (sin impuestos).
La línea de productos "Non profit", que toma como referencia los planes para empresas, está pensada para las necesidades de las organizaciones benéficas, ofreciendo sus funciones a este tipo de asociaciones a un precio más ventajoso. Algunos de estos planes están disponibles como donación.
| Office 365 Empresa Essentials para ONG | Donación |
|---|---|
| Office 365 Empresa Premium para ONG | 1,70 € por usuario al mes |
| Office 365 para ONG E1 | Donación |
| Office 365 para ONG E3 | 4,40 € por usuario al mes |
| Office 365 para ONG E5 | 9,80 € por usuario al mes |
Para poder disfrutar de esta suscripción o ser obsequiados con este software como donación, las instituciones han de acreditar que poseen el estatus de organización sin ánimo de lucro en sus respectivos países de origen.
Todos los planes de suscripción, en cualquier sector, ya sean los de empresa, los de educación o los no gubernamentales, ofrecen la integración con Active Directory, que facilita la gestión de los datos de registro y los derechos de acceso de los usuarios. Para cuando surgen los problemas, Microsoft dispone de un servicio de atención web y telefónica las 24 horas. La casa garantiza una disponibilidad de sus servicios en un 99,9 %.
Cada plan de suscripción incluye una serie de aplicaciones profesionales para la creación y el procesamiento de textos, tablas de cálculo, presentaciones y para la gestión de bases de datos que puede divergir entre sí. Este software de productividad basado en la nube también ofrece acceso a funciones de correo electrónico y software colaborativo, un repositorio central de datos, así como una herramienta competente de mensajería instantánea, videoconferencias, telefonía web y screen sharing. Hay muchas novedades y prestaciones que solo se ofrecen en los planes de suscripción y exigen la posesión de una cuenta en Office 365. A continuación se describen todas las aplicaciones.
Word es el clásico entre los programas de procesamiento de textos, también incluido en Office 365 y que ofrece a sus abonados la posibilidad de crear sus documentos en su conocida interfaz de usuario. Sin embargo, el tipo de plan escogido define si se dispone de la aplicación web con una paleta reducida de funciones, de la instalación íntegra de escritorio o de una versión adaptada para los dispositivos móviles.
A diferencia de la versión de escritorio de la suite Office 2016, en el modelo de compra de Office 365 Word conecta la creación de textos con diversas funciones virtuales. Disponiendo de una cuenta en Office 365 se tiene acceso a OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, y al sistema de gestión de contenido SharePoint, lo que facilita a sus usuarios la administración centralizada de los documentos y permite el acceso a otros usuarios, de tal forma que pueden trabajar juntos en tiempo real y comunicarse directamente en el documento de Word.
Excel es el software más usado a nivel mundial para crear tablas de cálculo profesionales y la solución más utilizada cuando se requiere ordenar, filtrar, formatear, analizar o visualizar registros numéricos o basados en texto. El programa incluye un extenso conjunto de fórmulas y funciones matemáticas ideales, por ejemplo, para cálculos comerciales o estadísticos, imprescindible en el día a día laboral de incontables usuarios.
Como componente de Office 365, Excel 2016 también permite acceder a OneDrive y a SharePoint, de tal forma que los usuarios pueden elaborar y trabajar en equipo en las carpetas de trabajo creadas en el programa en tiempo real. Las dos únicas condiciones son, de nuevo, contar con una conexión a Internet y tener una cuenta en Microsoft o en Office 365.
Esta aplicación consiste en un software interactivo para crear presentaciones, cuyo concepto se basa en la estructura de páginas, lo que significa que los contenidos, sean bloques de texto, gráficos, diagramas o elementos multimedia se visualizan en láminas consecutivas. El programa incluye plantillas de diseño, autoformatos, diagramas y elementos smartart que se pueden adaptar individualmente, ofreciendo a los usuarios una gran libertad plástica.
Los abonados a Office 365 cuentan con la ventaja del PowerPoint Designer, una prestación exclusiva que automatiza el proceso creativo a la hora de crear una presentación, proponiendo ideas para cada elemento que se añade a la hoja. Otro elemento solo disponible por suscripción es Morph, una función de animación que ofrece muchas opciones en el diseño de la transición de las láminas.
Para proteger tu privacidad, el vídeo se cargará tras hacer clic.
Presentación de las funciones Designer y Morph de Microsoft PowerPoint 2016
Como en el caso de Word y Excel, Microsoft también apuesta aquí por la gestión central de los archivos y el trabajo sincronizado en el equipo, pero si se quiere utilizar OneDrive y SharePoint también es necesario darse de alta en Microsoft y en Office 365.
Esta aplicación podría definirse como el cuaderno digital de Microsoft, con el que los abonados pueden crear y ordenar notas y compartirlas con otros usuarios. Además de la entrada de texto, la herramienta también soporta imágenes y archivos audiovisuales. En los dispositivos con pantalla táctil se pueden elaborar notas o dibujos a mano o con un bolígrafo digital y, si se integran contenidos desde otras aplicaciones o desde Internet, OneNote añade un enlace a la fuente de forma automática. Igual que el resto de aplicaciones, al formar parte del equipo de Office 365 también se puede conectar con la nube OneDrive y con SharePoint para compartir las notas con otras personas y trabajarlas conjuntamente. Una vez creadas, las notas se almacenan y sincronizan automáticamente en la nube, de tal forma que los usuarios acceden siempre a la última versión del archivo desde cualquier dispositivo.
La siguiente herramienta de la suite Office 365 es el programa de correo electrónico y gestor de información personal (Personal Information Magener, PIM) Outlook de Microsoft y con ella los usuarios pueden administrar mensajes electrónicos, la agenda de contactos, las citas y las tareas. En los sistemas informáticos corporativos Outlook suele ser el cliente para el servidor Microsoft Exchange. En combinación con la solución propia de servidor de correo, los usuarios tienen acceso a un espectro más amplio de funciones que incluye la respuesta automática, poder compartir la bandeja de entrada y la gestión de sustituciones.
Esta aplicación permite crear grupos para poder compartir archivos y notas y si se conecta a Microsoft Teams permite también iniciar llamadas desde aquí. Gracias a la interconexión con OneDrive y OneDrive for Business es posible compartir con otras personas los documentos almacenados en la nube.
Access es el sistema de administración de bases de datos de Microsoft para el usuario común y combina el motor para bases de datos Jet con un entorno integrado de desarrollo (Integrated development environment, IDE), este último accesible en una interfaz de usuario gráfica. Con esta herramienta es posible crear aplicaciones de bases de datos, de escritorio o para el navegador incluso sin conocimientos en programación. Todos los datos se guardan en el backend en servidores SQL y en la base de datos SQL Azure de Microsoft, asegurando, así, una fiabilidad, seguridad y escalabilidad elevadas.
Gracias a las plantillas para aplicaciones con un diseño profesional y una interfaz amigable, Access también permite iniciarse fácilmente en la gestión de bases de datos, además de ofrecer multitud de opciones a los más experimentados para crear aplicaciones individuales en pocos pasos.
Una simple activación de las aplicaciones Access permite el acceso a los servicios de Access, un componente del servidor SharePoint que está incluido en algunos planes de suscripción de Office 365. Si se cuenta con esta posibilidad mejora el rendimiento y se amplían las posibilidades de Access 2016.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que este programa y todas sus funciones solo se pueden utilizar en un ordenador Windows.
Nos encontramos ante la aplicación de desktop publishing del universo Microsoft, un software con funciones para crear publicaciones profesionales, presentaciones online o páginas web sin llegar a la complejidad de programas más completos como Adobe InDesign o QuarkXPress. Este programa, ideal para comenzar, convence por su sencillez y por sus diversas plantillas.
Si se dispone de una cuenta en Microsoft o en Office 365 todas las presentaciones diseñadas con Publisher se almacenan en la nube para poder compartirlas y manipularlas en el equipo. Como el anterior, solo está disponible para Windows.
Esta es una herramienta de gestión de proyectos desarrollada para Office 365 que conecta varios equipos en el espacio virtual y les facilita la organización del trabajo en común. La herramienta, a través de la cual tiene lugar también la comunicación, permite coordinar planes de proyectos y tareas pendientes, compartirlos y fijar fechas de entrega. Mediante estadísticas y gráficos, todos los implicados obtienen una idea del avance del proyecto. Planner también ofrece conexiones con otras aplicaciones de la suite, dando acceso a los correos, a los documentos y a los archivos almacenados en la nube. Estas funciones convierten a Planner es una alternativa a herramientas equiparables como Asana o Trello.
Microsoft completa su suite de Office con una aplicación web para el storytelling digital. Este software permite integrar elementos multimedia y de texto de diversas fuentes, como el ordenador propio, el buscador Bing, el espacio en la nube OneDrive, YouTube o Facebook, en presentaciones interactivas. Los proyectos realizados con Sway, llamados también sencillamente "sways", se pueden trabajar y reproducir en el navegador y compartirlos online con amigos, colegas o socios. Lo único que estos necesitan es un enlace para poder acceder a la presentación en el servidor de Microsoft y reproducirlo en el navegador sin necesidad de registrarse.
En este caso estamos ante la alternativa en la nube al popular servidor Exchange. Mientras que el Exchange Server clásico funciona como software on premises, con este formato Microsoft ofrece un modelo por suscripción que permite alojar el software del servidor en un centro de datos de Microsoft en lugar de en las propias dependencias de la empresa, un plan sobre todo dirigido a pequeñas y medianas empresas sin una estructura informática propia. Exchange Online forma parte del plan Business Premium y de los Enterprise E1, E3 y E5.
Este es el nombre de la plataforma de almacenamiento en la nube de Microsoft. Los planes Hogar, Personal y Educación ofrecen a sus suscriptores 1 TB de espacio virtual alojado en el centro de datos de la compañía, de tal forma que pueden depositar documentos, fotos o cualquier tipo de archivos de forma central en su carpeta, compartirlos con otros usuarios o trabajar en ellos de forma conjunta. Las opciones de sincronización integradas también permiten que algunas carpetas estén disponibles offline.
Para su uso en las empresas Microsoft desarrolló la versión ampliada OneDrive for Business. Los planes de Office 365 para empresas incluyen las cuentas de usuario para los empleados, que son gestionadas por el administrador de sistemas de la empresa y no de forma privada, como en el caso de OneDrive. Es de esta forma como las empresas pueden garantizar diferentes derechos de acceso a los datos almacenados en la nube compartida. Para proteger los datos comerciales Microsoft incluye en estos paquetes funciones de cifrado y de cumplimiento normativo más completas. La capacidad de almacenamiento también admite 1 TB por usuario.
Ambas versiones se pueden integrar en otras aplicaciones como Word, Excel, OneNote o PowerPoint, de tal forma que los usuarios puedan acceder a los datos en la nube desde el programa correspondiente en tiempo real.
Skype pertenece a la familia Microsoft desde 2011, soportando el servicio gratuito de mensajería instantánea, de videoconferencia, de telefonía por IP, de envío de archivos y de screen sharing en el navegador o como aplicación independiente. Mientras que la telefonía web entre usuarios de Skype es gratuita, las llamadas a la red fija o móvil implican costes, que se descuentan como minutos de conversación.
Los planes de Office 365 Hogar, Personal y Universitarios incluyen 60 minutos de llamadas por usuario en Skype a más de 60 redes fijas en todo el mundo y a la red móvil de ocho países, incluidos Estados Unidos y Canadá. Aquellos minutos que no se han utilizado caducan a final de mes. Para poder aceptar llamadas de redes telefónicas analógicas, los usuarios de Skype tienen la opción de adquirir un número fijo para su cuenta de Skype.
Si el servicio gratuito Skype se dirige sobre todo a usuarios privados, a autónomos y a pequeñas empresas, con Teams Microsoft aspira a satisfacer las expectativas de clientes más exigentes. Esta versión de la plataforma amplía el número de personas que pueden participar en una conferencia online y ofrece funciones de seguridad más extensas, así como la gestión centralizada de las cuentas de los empleados. La aplicación se puede, además, conectar con otras aplicaciones como Outlook. Se encuentra incluida en los planes escogidos para empresas.
Esta es la alternativa virtual al servidor SharePoint, un software que permite crear y administrar páginas web creadas específicamente para proyectos o para el trabajo interno de los equipos. SharePoint Online funciona como sistema de gestión de contenido y documentos y proporciona un portal de Intranet para la publicación de información interna relevante. Con esta herramienta sus usuarios pueden crear páginas web, blogs o portales de debate para disponer los contenidos en común y poder trabajar en ellos de forma conjunta.
A diferencia de SharePoint Server, la versión online, reducida a las funciones primordiales, no se instala localmente sino que se aloja en el centro de datos de Microsoft. Para las pequeñas y medianas empresas esto conlleva la ventaja de que no tienen que encargarse por cuenta propia de la infraestructura necesaria y de su gestión.
Aunque SharePoint Online se incluye en todos los planes de suscripción, cada uno de ellos se diferencia en las funciones que soporta. En la página web del fabricante encuentras una descripción de sus características en función del plan de suscripción.
Para respetar los requisitos de seguridad y de cumplimiento normativo de una aplicación para uso empresarial, SharePoint proporciona opciones de administración flexibles, con las cuales definir directrices unitarias para todos los procesos y los dispositivos involucrados.
Esta aplicación es fundamentalmente una red social para el uso corporativo, con el objetivo de promover el trabajo en equipo y centralizar las discusiones. La herramienta, disponible en las versiones Basic y Enterprise, permite crear redes internas para los empleados, así como redes externas para la colaboración con clientes y socios comerciales. Activando Yammer Basic de forma gratuita se pueden integrar más funciones para la red social en las aplicaciones de Office, mientras que la versión Enterprise se encuentra incluida en algunos planes Empresa, Enterprise y Educación. En la página oficial encuentras una descripción general de las funciones que incluyen ambas versiones.
Microsoft Office 365 con IONOS
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Office OnlineOneDrive con 1TBAsistencia 24/7
Office 365 es más que el sucesor de Microsoft Office 2013. Elegir el plan y la tarifa adecuada de Office 365 es una decisión que no debe tomarse a la ligera. Para ello, en la primera parte de nuestra serie damos una visión general al respecto. En esta segunda parte nos concentramos en las soluciones para pequeñas y medianas empresas, más específicamente, Office 365 Empresa, Empresa Premium y...
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