Cómo hacer un webinar: consejos para el éxito

Las empresas utilizan los webinar o se­mi­na­rios web para capacitar a sus empleados, los ofrecen como formación de pago para el de­sa­rro­llo pro­fe­sio­nal o los imparten de forma gratuita para adquirir y retener clientes. Una de las ventajas de estos eventos online es que son rentables y requieren pocos recursos. Sin embargo, para crear un webinar pro­fe­sio­nal y efectivo, hay que tener en cuenta algunos aspectos. Aquí te resumimos los consejos más im­po­r­ta­n­tes que debes co­n­si­de­rar a la hora de crear un webinar.

Los webinars tienen un enfoque pe­da­gó­gi­co, por lo que se utilizan pri­n­ci­pa­l­me­n­te en el ámbito de la educación y la formación continua y en la formación interna de los empleados. Muchas empresas también in­co­r­po­ran los webinars, al igual que los artículos en blogs sobre un tema concreto, en su es­tra­te­gia de marketing de co­n­te­ni­dos y los utilizan como he­rra­mie­n­ta de inbound marketing. Te co­n­ta­re­mos cómo alcanzar con webinars los objetivos clásicos del marketing usando tres ejemplos concretos:

• Ge­ne­ra­ción de leads: cuando se registren en tu curso, pide a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes que te pro­po­r­cio­nen su dirección de correo ele­c­tró­ni­co u otros datos de contacto.
• Co­n­ve­r­sio­nes: con un seminario en línea puedes impartir co­no­ci­mie­n­tos sobre un tema re­la­cio­na­do con tu producto o servicio. De esta manera, educas a tu público objetivo y, si es posible, los convences de las ventajas de tu oferta.
• Ma­n­te­ni­mie­n­to de la comunidad: los webinars te permiten co­mu­ni­car­te di­re­c­ta­me­n­te con tu comunidad y responder pe­r­so­na­l­me­n­te a las preguntas que te hagan. Además, apre­n­de­rás más sobre los deseos y su­ge­re­n­cias de tu público objetivo.

Antes de crear un webinar, debes decidir si lo tra­n­s­mi­ti­rás en vivo o lo grabarás para dejarlo di­s­po­ni­ble después. Los se­mi­na­rios web grabados son más fáciles de escalar y pueden, al menos hasta cierto punto, tener un carácter “en vivo”. Sin embargo, este formato no permite in­ter­ac­tuar con el público. Aquí resumimos las ventajas e in­co­n­ve­nie­n­tes de ambos formatos.

Al re­tra­n­s­mi­tir en tiempo real, podrás apro­ve­char su carácter in­ter­ac­ti­vo. Con las he­rra­mie­n­tas de webinar correctas, in­vo­lu­cra­rás ac­ti­va­me­n­te a los es­pe­c­ta­do­res a través de chats en vivo, preguntas, debates, encuestas o pequeñas pruebas. Además, con tu presencia darás al evento un carácter personal y podrás entablar una relación más estrecha con el público.

La di­fi­cu­l­tad de emitirlo en vivo es controlar el tiempo, ya que la pa­r­ti­ci­pa­ción del público es difícil de calcular de antemano. Por eso, al crear el webinar, debes dejar su­fi­cie­n­te tiempo para las secciones in­ter­ac­ti­vas.

Los webinars grabados son más fáciles de escalar debido a la au­to­ma­ti­za­ción y la in­de­pe­n­de­n­cia del tiempo. Por lo tanto, este formato es es­pe­cia­l­me­n­te re­co­me­n­da­ble para los se­mi­na­rios de pago. Si un pa­r­ti­ci­pa­n­te ha pagado por tu oferta, el acceso al webinar se activa de forma to­ta­l­me­n­te au­to­má­ti­ca.

El propósito de los webinar es compartir co­no­ci­mie­n­tos e in­fo­r­ma­ción de utilidad. Para que sea así, es necesario in­ve­s­ti­gar, preparar y es­tru­c­tu­rar mi­nu­cio­sa­me­n­te los co­n­te­ni­dos. Responde a las si­guie­n­tes preguntas para crear un webinar in­te­re­sa­n­te y fácil de seguir para el público.

Determina de antemano a qué audiencia quieres llegar con tu curso. Define un problema que ese grupo tenga que tratar a menudo y que quieras resolver y comentar durante el webinar. Después de definir el público objetivo del taller, es im­po­r­ta­n­te decidir cómo lo vas a comunicar para atraer el interés de la audiencia potencial. En­co­n­tra­rás más in­fo­r­ma­ción en el apartado: “¿Cómo puedo pro­mo­cio­nar mi webinar?”

Define un objetivo que quieras alcanzar con tu webinar y responde a la pregunta de qué es el webinar para ti. Por lo general, el objetivo principal es impartir co­no­ci­mie­n­tos. Si creas tu webinar con fines de marketing, algunos de los objetivos posibles son la ge­ne­ra­ción de clientes po­te­n­cia­les, las co­n­ve­r­sio­nes o la retención de clientes.

Adapta el tema del webinar a tu objetivo personal y al público objetivo y no al revés. Al de­sa­rro­llar un tema, ten en cuenta el nivel de co­no­ci­mie­n­tos de los pa­r­ti­ci­pa­n­tes y, de ser posible, pro­po­r­cio­na ma­te­ria­les adi­cio­na­les como gráficos, listas de ve­ri­fi­ca­ción o carteles.

¿Vas a emitir el webinar en vivo o a grabarlo por ade­la­n­ta­do? De acuerdo con esta decisión, se­le­c­cio­na una pla­ta­fo­r­ma de webinar adecuada. También vale la pena grabar un webinar en vivo. Esto te dará la opción de ofrecerlo po­s­te­rio­r­me­n­te como webinar a la carta.

Para crear un webinar, ne­ce­si­ta­rás un software es­pe­cia­li­za­do, una conexión a internet estable, con un ancho de banda de al menos 16 MB por segundo, y un hardware apropiado. Aunque la mayoría de los or­de­na­do­res y po­r­tá­ti­les tienen un micrófono in­co­r­po­ra­do, un juego de au­ri­cu­la­res puede reducir el ruido de fondo y mejorar la calidad de la grabación. Si utilizas una cámara o una webcam, re­fo­r­za­rás la relación personal con los pa­r­ti­ci­pa­n­tes. Si el webinar va a ser de pago o si valoras que tenga una apa­rie­n­cia pro­fe­sio­nal, vale la pena que inviertas en ilu­mi­na­ción y decorado.

Lo más im­po­r­ta­n­te es recordar que los webinar no están sujetos a una es­tru­c­tu­ra fija. De este modo, debes adaptar la es­tru­c­tu­ra de tu webinar a tus pre­fe­re­n­cias pe­r­so­na­les y, sobre todo, tener en cuenta el objetivo que hayas definido. En general, cuanto más fácil sea seguir la es­tru­c­tu­ra de la pre­se­n­ta­ción, mejor podrá el público asimilar el contenido.

Antes de comenzar la pre­se­n­ta­ción, debes dar la bie­n­ve­ni­da al público y resumir bre­ve­me­n­te la es­tru­c­tu­ra del curso. Comunica cla­ra­me­n­te el valor añadido que ganará tu público al pa­r­ti­ci­par. Pre­sé­n­ta­te y po­si­ció­na­te como experto en el campo.

Después de la pre­se­n­ta­ción y la in­tro­du­c­ción, comenzará el contenido real. A co­n­ti­nua­ción, te mostramos algunas formas de es­tru­c­tu­rar un seminario web que han probado su eficacia, pero siéntete libre de co­m­bi­nar­las y mo­di­fi­car­las a tu gusto.

Haces una pre­se­n­ta­ción sobre el tema del webinar. Después, el público tiene la opo­r­tu­ni­dad de formular preguntas o debatir sobre el tema.

En esta forma de webinar se alterna varias veces entre la pre­se­n­ta­ción y el debate. Esta es­tru­c­tu­ra permite al público responder rá­pi­da­me­n­te a una sección de la pre­se­n­ta­ción cuando se trata de temas complejos.

Con esta es­tru­c­tu­ra, la pre­se­n­ta­ción no es necesaria. En lugar de eso, trabajas el contenido en co­la­bo­ra­ción con el público.

Durante el webinar, el público puede hacerte preguntas a ti o a un experto sobre un tema de­te­r­mi­na­do.

Al final del webinar, aprovecha la opo­r­tu­ni­dad de presentar tu producto o servicio y deja que el público haga preguntas.

Aprovecha los canales de marketing exi­s­te­n­tes para pro­mo­cio­nar tu sesión o explorar nuevas formas de llegar al público. En los si­guie­n­tes apartados, te pre­se­n­ta­mos cuatro canales de marketing populares para webinar.

Haz saber a los su­s­cri­p­to­res de tu boletín que has or­ga­ni­za­do un seminario web o utiliza el webinar es­pe­cí­fi­ca­me­n­te para aumentar el número de su­s­cri­p­to­res y su alcance. Para ello, debes ase­gu­rar­te de que cada pa­r­ti­ci­pa­n­te se registre contigo uti­li­za­n­do su dirección de correo ele­c­tró­ni­co.

Promueve el webinar en tu sitio web y crea una o más páginas de destino. Utiliza además un elemento emergente para llamar la atención sobre el webinar. Si tienes un blog, úsalo también para pro­mo­cio­nar­lo.

Utiliza redes sociales populares, como Facebook, Instagram, Xing, LinkedIn, Twitter o Google Business, y crea un anuncio sobre el webinar, además de un evento. Desde allí puedes enlazar di­re­c­ta­me­n­te a tu página de destino para el webinar.

Coloca anuncios con Google Ads así como en otros sitios web o pro­mo­cio­na tu webinar a través de anuncios de prensa. Las co­la­bo­ra­cio­nes, los pa­tro­ci­na­do­res y las aso­cia­cio­nes también aumentan el alcance de manera si­g­ni­fi­ca­ti­va.

Ahora sabes cómo crear un webinar y lo que necesitas para ello. A co­n­ti­nua­ción, te damos más consejos para ayudarte a crear un webinar con éxito.

Fa­mi­lia­rí­za­te primero con el software para evitar o resolver rá­pi­da­me­n­te los problemas durante la pre­se­n­ta­ción.

En los cursos en vivo, responder en el chat a las preguntas de los pa­r­ti­ci­pa­n­tes que surgen pa­ra­le­la­me­n­te a la pre­se­n­ta­ción suele ser un reto. Es mejor re­pa­r­ti­r­se las tareas con un compañero que responda a las preguntas o las compile para en­viár­te­las. Al elegir una he­rra­mie­n­ta de webinar, asegúrate de que permita varios mo­de­ra­do­res.

Asegúrate de que te sientes cómodo en tu lugar de trabajo y durante el seminario. Recuerda que tus pa­r­ti­ci­pa­n­tes también verán y es­cu­cha­rán tu entorno. Por lo tanto, comprueba si hay algún ruido de fondo o algún elemento visual que distraiga la atención.

Apaga todas las no­ti­fi­ca­cio­nes y programas in­ne­ce­sa­rios del ordenador para evitar molestas in­te­rru­p­cio­nes. Si estás planeando hacer un scree­n­ca­st, debes esconder todos los elementos pe­r­so­na­les del es­cri­to­rio.

Cuando anuncies el webinar, indica siempre todos los datos re­le­va­n­tes para las partes in­te­re­sa­das. Esto incluye la hora y la fecha de la emisión, la duración del webinar y las opciones para re­gi­s­trar­se.

Los webinar de pago son un obstáculo para los nuevos clientes. Con el contenido gratuito, te ganarás la confianza del público y tendrás la opo­r­tu­ni­dad de pro­mo­cio­nar los servicios de pago. Sin embargo, incluso en los webinar gratuitos, es aco­n­se­ja­ble hacer la vida lo más fácil posible a los po­te­n­cia­les pa­r­ti­ci­pa­n­tes.

• Ofrécelo en varias fechas.
• Formula el valor añadido con claridad.
• Haz que el proceso de registro sea lo más sencillo posible.

Ofrece in­ce­n­ti­vos adi­cio­na­les para atraer a nuevos clientes a los webinar de pago.

• De­s­cue­n­tos: reduce el precio u ofrece más valor por el mismo precio. Aumenta el incentivo poniendo un límite de tiempo en la oferta.
• Ofertas adi­cio­na­les: incluye servicios adi­cio­na­les, como una consulta personal gratuita, un libro ele­c­tró­ni­co o un podcast.
• Garantías: ofrece a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes una garantía de calidad o de reembolso. Menciona también los co­me­n­ta­rios más en­tu­sia­s­tas o las eva­lua­cio­nes positivas de otros clientes.
• Consultas pe­r­so­na­les: ofrece un apoyo integral por teléfono y correo ele­c­tró­ni­co y permite que te contacten pe­r­so­na­l­me­n­te incluso antes del webinar.