Webinar: ventajas y requisitos de los seminarios online

En la mayoría de los casos, los webminars tienen lugar en directo, aunque esporádicamente también puede tratarse de grabaciones. No obstante, en ambos casos se fija previamente un horario con el momento exacto de inicio y finalización. El ponente puede recurrir a diferentes tipos de materiales (contenido multimedia, diapositivas, proyecciones, etc.) para hacer la presentación y utiliza VoIP (Voice over IP) para comunicarse con los participantes. Como la conexión se establece a través de Internet no es necesario que los participantes y los ponentes se encuentren físicamente en el mismo lugar, sino que basta con estar conectado a la red y disponer de los datos de acceso necesarios. Si el organizador concede a algún participante el derecho a intervenir, este podrá hacerlo directamente durante la presentación. Otras opciones para la interacción en los webinars son los chats, las encuestas y los métodos para compartir y descargar archivos.

Antes de que tenga lugar un seminario online, el ponente debe fijar una fecha y comunicársela a los posibles participantes. Por norma general la participación es limitada, por lo que los interesados deben inscribirse primero. A continuación el proveedor envía a los usuarios seleccionados una confirmación a través del correo electrónico a la que acompaña de una serie de instrucciones adicionales, así como de los datos y enlace de acceso. En ocasiones se usa también un mensaje recordatorio poco antes de que empiece el webminar. Aunque normalmente basta con un navegador tradicional para establecer la conexión con “la sala de la conferencias”, hay casos en los que se requiere una aplicación cliente específica.

En principio es posible participar en un seminario web usando cualquier dispositivo con conexión a Internet y, además, es recomendable disponer de un ancho de banda alto para que se pueda llevar a cabo de forma efectiva la transmisión de gran cantidad de contenido audiovisual. En algunos casos, determinados dispositivos móviles como smartphones o tablets no pueden procesar correctamente la transmisión de información, por lo que se hace necesario recurrir a ordenadores de mesa. La conexión se establece, como ya se ha dicho, con un navegador web o con un software cliente proporcionado por el organizador, que con la ayuda de las aplicaciones necesarias también se encarga de administrar la transmisión de datos y el webminar.

Para poder asistir al seminario web, los participantes necesitan un altavoz o unos auriculares. Quien además pretenda establecer comunicación directa con los ponentes y el resto de participantes, debe disponer de un micrófono y una webcam. En algunos casos es también posible conectarse vía telefónica y escuchar la conferencia de esta forma.

Estas son las características que convierten las conferencias online en un elemento muy interesante para los ponentes y los participantes: 

• comunicación de audio en tiempo real gracias a VoIP,

• uso de chats para comunicarse con mensajes de texto,

• presentaciones claras mediante diapositivas o proyecciones,

• streaming de vídeo,

• descarga de material adicional,

• opción práctica: se puede grabar la intervención y ofrecerla o consultarla y

• creación e implementación de encuestas y cuestionarios.

Aunque el contenido expuesto pueda ser exactamente el mismo, hay diferencias entre los seminarios presenciales y los que se reproducen en Internet, que si bien presentan ventajas también tienen algunos puntos en contra. Sin duda alguna, lo más destacable de los webminars es que permiten el acceso desde cualquier lugar, lo que a su vez supone un ahorro de tiempo y costes tanto para los oradores como para los participantes. Además, dependiendo del marco en el que se produzca el seminario, en muchos casos también se puede participar de forma anónima, pues solo se requiere la entrada de una dirección de correo electrónico.

Sin embargo, para la reproducción de un webminar se está sujeto sin alternativa al buen funcionamiento de la tecnología. Si esta falla o no es posible conectarse a Internet los interesados no podrán participar. Si se producen problemas técnicos en el lado del organizador, lo más probable es que haya que cancelar y posponer el seminario online para otro momento.

Las ventajas e inconvenientes de los seminarios web se presentan a continuación:

Tanto los seminarios presenciales como los webinars tienen una característica en común, y es que ambos proporcionan un buen marco para transmitir a un elevado número de personas contenido didáctico en un periodo de tiempo reducido. No cabe duda entonces de que este tipo de seminarios desempeña un papel sin igual en la enseñanza online. Universidades, centros de formación superior y escuelas de idiomas ofrecen webminars sobre diferentes temas, facilitando el trabajo tanto a alumnos como a docentes, aunque sin duda resultan de gran utilidad en el aprendizaje a distancia. Además existen otros campos en los que la aplicación de este formato de comunicación es también muy útil, tales como:

• la presentación de productos,

• ruedas de prensa,

• reuniones,

• entrevistas online/ entrevistas de trabajo,

• formación online y

• generación de leads