SaaS: ventajas del software a demanda

El término software as a service, abreviado SaaS, también conocido por su traducción como software como servicio, hace referencia al software del que se dispone por medio de una conexión a Internet y que no está instalado de manera local. El proveedor del servicio proporciona tanto el hardware como el software y el cliente únicamente hace uso de las funciones del software. SaaS forma parte por tanto del cloud computing, una de las mayores áreas de desarrollo para las empresas.

Entre los servicios de cloud computing también se incluyen infrastructure as a service (IaaS) y platform as a service (PaaS). Ya desde hace años existen proveedores de correo electrónico que, siguiendo el principio SaaS, ofrecen herramientas de correo electrónico a través de una página web, como es el caso de IONOS, pero también se pueden distinguir Slack, Salesforce y Wordpress como otros proveedores conocidos de SaaS. También los grandes desarrolladores de software, como Microsoft con Microsoft 365 y Adobe con Creative, ofrecen ya versiones SaaS de sus productos.

Entre los programas de SaaS más solicitados se encuentran las apps de gestión de proyectos, los sistemas de gestión de contenidos (CMS) y los programas de contabilidad financiera, gestión de expedientes, eCommerce, gestión de relaciones con clientes (CRM), gestión de archivos y planificación personal. En el pasado las empresas debían instalar diferentes programas, lo que suponía adquirir y gestionar varias licencias, motivo por el que el modelo de SaaS actual es cada vez más popular y cómodo en los negocios.

El software como servicio se está consolidando como una atractiva solución en la nube en diferentes sectores y ofrece numerosas ventajas frente al software local, tanto para usuarios como para empresas:

• Rápida puesta en funcionamiento y prestación de servicios para clientes: en lugar de enviar paquetes de software y adjudicar licencias, el cliente simplemente se debe “conectar” para comenzar a trabajar.
• El mantenimiento por parte del proveedor supone un alivio para los trabajadores: sobre todo para los departamentos de informática, que ya no se tienen que ocupar de instalaciones de software, licencias, actualizaciones o mantenimiento, sino que pueden destinar sus recursos a las tareas realmente importantes para la empresa.
• Sencilla integración de nuevos trabajadores. No es necesario asignar nuevas licencias o instalar software tras la incorporación de nuevos trabajadores. En la mayoría de los casos basta con realizar un nuevo registro en la herramienta web. Esto facilita que los empleados recién llegados pueden comenzar antes a desempeñar sus tareas.
• Utilización de los servicios desde diferentes dispositivos, fijos o móviles: el software ya no está ligado forzosamente a un puesto de trabajo. Con los datos de acceso los usuarios pueden utilizar las herramientas disponibles de manera móvil o desde otros sistemas. Esto también facilita considerablemente la posibilidad de trabajar desde casa.
• La arquitectura en la nube ofrece a todos los usuarios los mismos estándares de seguridad: gracias al almacenamiento descentralizado de todos los datos en un servidor en la nube, cada vez se producen menos pérdidas de datos debido a problemas locales de hardware o software. Además, las empresas de menor tamaño disfrutan de los mismos estándares de seguridad que las compañías de mayor envergadura.
• Las nuevas funciones y actualizaciones se implementan e integran considerablemente más rápido: dado que el proveedor es quien ejecuta el software, este siempre tiene control directo sobre él. De esta forma se garantiza que los servicios siempre estén actualizados.
• Orientación al usuario: a las empresas no se les aplica una tarifa fija, sino que pagan por usuario. En el pasado, las licencias de software eran a menudo demasiado caras para las empresas más pequeñas debido a su tamaño. Con las opciones de pago por usuario, las empresas gestionan sus gastos de una manera más eficiente.

Los inconvenientes y posibles peligros de software as a service son, en principio, problemas menores. El modelo SaaS se extiende a gran velocidad y, debido a la presión de la competencia, las áreas problemáticas y la seguridad de los datos se mejoran constantemente. Sin embargo, hay que tener en cuenta qué desventajas están unidas al SaaS:

• Cesión de datos a los proveedores: aunque el operador asegure ofrecer los más elevados niveles de discreción y seguridad y los datos estén protegidos por contrato, estos dejan de estar en manos de la empresa y es el operador el encargado de almacenarlos. Las fugas de datos, los ataques de hackers y otros sucesos que ponen en peligro la confidencialidad de la información están generalmente fuera del control de los usuarios. La seguridad de los servicios en la nube continúa siendo un tema controvertido. En Europa, por medio del Reglamento General de Protección de Datos es posible crear unas condiciones reguladas, siempre y cuando sean aplicables al correspondiente proveedor.
• Peligros derivados de la rescisión de los servicios: en caso de que el proveedor de SaaS se declare insolvente o se vea obligado a rescindir los servicios por otros motivos, no solo puede afectar al mero uso del servicio, sino que además podrían perderse todos los datos y documentos. No obstante, es poco probable que se desactive un programa de software as a service sin previo aviso: los proveedores suelen dar a los usuarios tiempo suficiente para que guarden y protejan sus datos y documentos en otros soportes de datos o servidores. En algunos casos un servicio se transforma en otro, por lo que a menudo es posible transferir los datos.
• Se requiere una conexión a Internet segura y constante: el SaaS funciona online, por lo que es esencial contar con una buena conexión a Internet, de lo contrario es posible que se ralenticen los tiempos de carga en la herramienta lo que, a su vez, puede desencadenar pérdidas económicas. No obstante, muchos operadores ofrecen modos offline que permiten trabajar sin Internet y que sincronizan los datos tan pronto como vuelve a existir conexión a la Red. Sin embargo, para trabajar de forma óptima, disponer de una conexión constante es esencial.
• El software no se puede utilizar durante los tiempos de inactividad. Asimismo, puede que el acceso a distintos operadores de SaaS no esté disponible, si el proveedor necesita retirar temporalmente sus servicios de la red: esto puede ser debido a trabajos de mantenimiento o a fallos en el servidor.
• Se requiere compatibilidad con sistemas operativos y navegadores: las herramientas ofrecen un rendimiento diferente dependiendo de qué navegador se utilice. También pueden surgir problemas de compatibilidad relacionados con el sistema operativo, especialmente si se utiliza macOS, dado que en la actualidad la mayoría de proveedores de SaaS optimizan sus herramientas para Windows. No obstante, los problemas provocados por la elección de navegador son sumamente raros.
• Puesta en funcionamiento de software inacabado: dado que el SaaS no se produce ni comercializa de una manera tradicional, los proveedores de SaaS pueden verse tentados a lanzar su software en un estado de desarrollo demasiado temprano. Esto puede pasar antes de que se lleven a cabo pruebas beta exhaustivas o se hayan implementado características relevantes. En general, los productos SaaS están sometidos a controles de calidad menos cuidados.

Los proveedores de SaaS más conocidos son, sin duda, los proveedores de correo electrónico, y es más que probable que ya utilices las herramientas de alguno de ellos. No obstante, el área de aplicación del SaaS va mucho más allá del correo electrónico, sobre todo en el sector empresarial. Presentamos tres herramientas web que ya han revolucionado el mundo laboral.

Slack se ha popularizado como herramienta de software as a service, si bien existe también un software convencional para Windows, Android y iOS. Una de las ventajas con respecto a la herramienta web es que se pueden tener varios espacios de trabajo abiertos a la vez. Además, Slack ofrece más control sobre las notificaciones. Si solo se utiliza un espacio de trabajo, decidir entre herramienta web o software es prácticamente cuestión de gustos, dado que la funcionalidad general de Slack permanece inalterada. Tanto en su versión instalada como a través del navegador, cualquiera puede participar en Slack. Esto lo convierte en una buena representación del modelo SaaS.

Salesforce se ha consolidado como uno de los proveedores de cloud computing con más éxito. Especialmente en el sector de la gestión de relaciones con clientes (CRM), Salesforce destaca gracias a su amplia oferta de diferentes tipos de SaaS, como Work.com (anteriormente Rypple) y Data.com (anteriormente Jigsaw). Salesforce se presenta más bien como una red de diferentes herramientas que se han ido adquiriendo a lo largo de los años. La empresa se ha convertido por lo tanto en un serio competidor de SAP y se espera que, en el futuro, más proveedores de software como servicio pasen a formar parte de otras grandes empresas similares.

La subdivisión en listas permite adaptar Trello a las necesidades individuales. Por ejemplo, en una lista se pueden incluir diferentes fases de un trabajo, como “Pendiente”, “Hecho”, “Revisado” y “Publicado”. También se pueden crear listas en forma de categorías (“Deporte”, “Salud”, “Política”). Además, en las tarjetas individuales es posible, entre otras, realizar comentarios, añadir anexos, crear una lista de comprobación, determinar un plazo.

Trello es rápido y sencillo, por lo que funciona perfectamente como herramienta web SaaS. Al igual que Slack, utiliza el modelo freemium, que ha demostrado ser un éxito: en marzo de 2017 Atlassian compró este programa de software como servicio por 425 millones de dólares. Trello también cuenta con apps móviles para Android e iOS y una app de escritorio para Windows y macOS, que se lanzó poco después. De esta forma, Trello imita a Slack en la tendencia de ofrecer los programas publicados como SaaS también en forma de aplicaciones que se pueden instalar de manera local.

No cabe duda, el Saas es un modelo con futuro y su uso seguirá creciendo en el sector privado y empresarial. Sin embargo, los proveedores de SaaS aún tienen que superar algunos retos. Por un lado, todavía existe cierta desconfianza en torno al cloud computing y la seguridad de datos. Sin embargo, el planteamiento de soluciones como la utilización de un Cloud Access Security Manager (CASM), que traslada la seguridad de los datos y las correspondientes normativas al lado del usuario, es tan prometedor como las declaraciones de numerosos proveedores, que apuestan por la mejora de la transparencia y el control sobre los datos en torno a los servidores.

Para continuar aumentando el número de usuarios, el rendimiento de los proveedores de SaaS debe permanecer constante. A fin de que los usuarios no se desanimen por los largos tiempos de carga y vuelvan a recurrir a las soluciones de software convencional, los proveedores de software as a service deben demostrar con constancia que su modelo ha alcanzado un punto de estabilidad técnica y viabilidad. Las ventajas que hemos enumerado anteriormente deben superar claramente a los inconvenientes. Solo entonces el SaaS podrá consolidarse como el modelo de software más popular.