SaaS (Software as a Service)

El término software as a service, abreviado SaaS, también conocido por su tra­du­c­ción como software como servicio, hace re­fe­re­n­cia al software del que se dispone por medio de una conexión a Internet y que no está instalado de manera local. El proveedor del servicio pro­po­r­cio­na tanto el hardware como el software y el cliente úni­ca­me­n­te hace uso de las funciones del software. SaaS forma parte por tanto del cloud computing, una de las mayores áreas de de­sa­rro­llo para las empresas.

Entre los servicios de cloud computing también se incluyen in­fra­s­tru­c­tu­re as a service (IaaS) y platform as a service (PaaS). Ya desde hace años existen pro­vee­do­res de correo ele­c­tró­ni­co que, siguiendo el principio SaaS, ofrecen he­rra­mie­n­tas de correo ele­c­tró­ni­co a través de una página web, como es el caso de IONOS, pero también se pueden di­s­ti­n­guir Slack, Sa­le­s­fo­r­ce y Wordpress como otros pro­vee­do­res conocidos de SaaS. También los grandes de­sa­rro­lla­do­res de software, como Microsoft con Microsoft 365 y Adobe con Creative, ofrecen ya versiones SaaS de sus productos.

Entre los programas de SaaS más so­li­ci­ta­dos se en­cue­n­tran las apps de gestión de proyectos, los sistemas de gestión de co­n­te­ni­dos (CMS) y los programas de co­n­ta­bi­li­dad fi­na­n­cie­ra, gestión de ex­pe­die­n­tes, eCommerce, gestión de re­la­cio­nes con clientes (CRM), gestión de archivos y pla­ni­fi­ca­ción personal. En el pasado las empresas debían instalar di­fe­re­n­tes programas, lo que suponía adquirir y gestionar varias licencias, motivo por el que el modelo de SaaS actual es cada vez más popular y cómodo en los negocios.

El software como servicio se está co­n­so­li­da­n­do como una atractiva solución en la nube en di­fe­re­n­tes sectores y ofrece numerosas ventajas frente al software local, tanto para usuarios como para empresas:

• Rápida puesta en fu­n­cio­na­mie­n­to y pre­s­ta­ción de servicios para clientes: en lugar de enviar paquetes de software y adjudicar licencias, el cliente si­m­ple­me­n­te se debe “conectar” para comenzar a trabajar.
• El ma­n­te­ni­mie­n­to por parte del proveedor supone un alivio para los tra­ba­ja­do­res: sobre todo para los de­pa­r­ta­me­n­tos de in­fo­r­má­ti­ca, que ya no se tienen que ocupar de in­s­ta­la­cio­nes de software, licencias, ac­tua­li­za­cio­nes o ma­n­te­ni­mie­n­to, sino que pueden destinar sus recursos a las tareas realmente im­po­r­ta­n­tes para la empresa.
• Sencilla in­te­gra­ción de nuevos tra­ba­ja­do­res. No es necesario asignar nuevas licencias o instalar software tras la in­co­r­po­ra­ción de nuevos tra­ba­ja­do­res. En la mayoría de los casos basta con realizar un nuevo registro en la he­rra­mie­n­ta web. Esto facilita que los empleados recién llegados pueden comenzar antes a de­sem­pe­ñar sus tareas.
• Uti­li­za­ción de los servicios desde di­fe­re­n­tes di­s­po­si­ti­vos, fijos o móviles: el software ya no está ligado fo­r­zo­sa­me­n­te a un puesto de trabajo. Con los datos de acceso los usuarios pueden utilizar las he­rra­mie­n­tas di­s­po­ni­bles de manera móvil o desde otros sistemas. Esto también facilita co­n­si­de­ra­ble­me­n­te la po­si­bi­li­dad de trabajar desde casa.
• La ar­qui­te­c­tu­ra en la nube ofrece a todos los usuarios los mismos es­tá­n­da­res de seguridad: gracias al al­ma­ce­na­mie­n­to de­s­ce­n­tra­li­za­do de todos los datos en un servidor en la nube, cada vez se producen menos pérdidas de datos debido a problemas locales de hardware o software. Además, las empresas de menor tamaño disfrutan de los mismos es­tá­n­da­res de seguridad que las compañías de mayor en­ve­r­ga­du­ra.
• Las nuevas funciones y ac­tua­li­za­cio­nes se im­ple­me­n­tan e integran co­n­si­de­ra­ble­me­n­te más rápido: dado que el proveedor es quien ejecuta el software, este siempre tiene control directo sobre él. De esta forma se garantiza que los servicios siempre estén ac­tua­li­za­dos.
• Orie­n­ta­ción al usuario: a las empresas no se les aplica una tarifa fija, sino que pagan por usuario. En el pasado, las licencias de software eran a menudo demasiado caras para las empresas más pequeñas debido a su tamaño. Con las opciones de pago por usuario, las empresas gestionan sus gastos de una manera más eficiente.

Los in­co­n­ve­nie­n­tes y posibles peligros de software as a service son, en principio, problemas menores. El modelo SaaS se extiende a gran velocidad y, debido a la presión de la co­m­pe­te­n­cia, las áreas pro­ble­má­ti­cas y la seguridad de los datos se mejoran co­n­s­ta­n­te­me­n­te. Sin embargo, hay que tener en cuenta qué de­s­ve­n­ta­jas están unidas al SaaS:

• Cesión de datos a los pro­vee­do­res: aunque el operador asegure ofrecer los más elevados niveles de di­s­cre­ción y seguridad y los datos estén pro­te­gi­dos por contrato, estos dejan de estar en manos de la empresa y es el operador el encargado de al­ma­ce­nar­los. Las fugas de datos, los ataques de hackers y otros sucesos que ponen en peligro la co­n­fi­de­n­cia­li­dad de la in­fo­r­ma­ción están ge­ne­ra­l­me­n­te fuera del control de los usuarios. La seguridad de los servicios en la nube continúa siendo un tema co­n­tro­ve­r­ti­do. En Europa, por medio del Re­gla­me­n­to General de Pro­te­c­ción de Datos es posible crear unas co­n­di­cio­nes reguladas, siempre y cuando sean apli­ca­bles al co­rre­s­po­n­die­n­te proveedor.
• Peligros derivados de la rescisión de los servicios: en caso de que el proveedor de SaaS se declare in­so­l­ve­n­te o se vea obligado a rescindir los servicios por otros motivos, no solo puede afectar al mero uso del servicio, sino que además podrían perderse todos los datos y do­cu­me­n­tos. No obstante, es poco probable que se desactive un programa de software as a service sin previo aviso: los pro­vee­do­res suelen dar a los usuarios tiempo su­fi­cie­n­te para que guarden y protejan sus datos y do­cu­me­n­tos en otros soportes de datos o se­r­vi­do­res. En algunos casos un servicio se tra­n­s­fo­r­ma en otro, por lo que a menudo es posible tra­n­s­fe­rir los datos.
• Se requiere una conexión a Internet segura y constante: el SaaS funciona online, por lo que es esencial contar con una buena conexión a Internet, de lo contrario es posible que se ra­le­n­ti­cen los tiempos de carga en la he­rra­mie­n­ta lo que, a su vez, puede des­en­ca­de­nar pérdidas eco­nó­mi­cas. No obstante, muchos ope­ra­do­res ofrecen modos offline que permiten trabajar sin Internet y que si­n­cro­ni­zan los datos tan pronto como vuelve a existir conexión a la Red. Sin embargo, para trabajar de forma óptima, disponer de una conexión constante es esencial.
• El software no se puede utilizar durante los tiempos de inac­ti­vi­dad. Asimismo, puede que el acceso a distintos ope­ra­do­res de SaaS no esté di­s­po­ni­ble, si el proveedor necesita retirar te­m­po­ra­l­me­n­te sus servicios de la red: esto puede ser debido a trabajos de ma­n­te­ni­mie­n­to o a fallos en el servidor.
• Se requiere co­m­pa­ti­bi­li­dad con sistemas ope­ra­ti­vos y na­ve­ga­do­res: las he­rra­mie­n­tas ofrecen un re­n­di­mie­n­to diferente de­pe­n­die­n­do de qué navegador se utilice. También pueden surgir problemas de co­m­pa­ti­bi­li­dad re­la­cio­na­dos con el sistema operativo, es­pe­cia­l­me­n­te si se utiliza macOS, dado que en la ac­tua­li­dad la mayoría de pro­vee­do­res de SaaS optimizan sus he­rra­mie­n­tas para Windows. No obstante, los problemas pro­vo­ca­dos por la elección de navegador son sumamente raros.
• Puesta en fu­n­cio­na­mie­n­to de software inacabado: dado que el SaaS no se produce ni co­me­r­cia­li­za de una manera tra­di­cio­nal, los pro­vee­do­res de SaaS pueden verse tentados a lanzar su software en un estado de de­sa­rro­llo demasiado temprano. Esto puede pasar antes de que se lleven a cabo pruebas beta exhau­s­ti­vas o se hayan im­ple­me­n­ta­do ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas re­le­va­n­tes. En general, los productos SaaS están sometidos a controles de calidad menos cuidados.

Los pro­vee­do­res de SaaS más conocidos son, sin duda, los pro­vee­do­res de correo ele­c­tró­ni­co, y es más que probable que ya utilices las he­rra­mie­n­tas de alguno de ellos. No obstante, el área de apli­ca­ción del SaaS va mucho más allá del correo ele­c­tró­ni­co, sobre todo en el sector em­pre­sa­rial. Pre­se­n­ta­mos tres he­rra­mie­n­tas web que ya han re­vo­lu­cio­na­do el mundo laboral.

Slack se ha po­pu­la­ri­za­do como he­rra­mie­n­ta de software as a service, si bien existe también un software co­n­ve­n­cio­nal para Windows, Android y iOS. Una de las ventajas con respecto a la he­rra­mie­n­ta web es que se pueden tener varios espacios de trabajo abiertos a la vez. Además, Slack ofrece más control sobre las no­ti­fi­ca­cio­nes. Si solo se utiliza un espacio de trabajo, decidir entre he­rra­mie­n­ta web o software es prá­c­ti­ca­me­n­te cuestión de gustos, dado que la fu­n­cio­na­li­dad general de Slack permanece inal­te­ra­da. Tanto en su versión instalada como a través del navegador, cua­l­quie­ra puede pa­r­ti­ci­par en Slack. Esto lo convierte en una buena re­pre­se­n­ta­ción del modelo SaaS.

Sa­le­s­fo­r­ce se ha co­n­so­li­da­do como uno de los pro­vee­do­res de cloud computing con más éxito. Es­pe­cia­l­me­n­te en el sector de la gestión de re­la­cio­nes con clientes (CRM), Sa­le­s­fo­r­ce destaca gracias a su amplia oferta de di­fe­re­n­tes tipos de SaaS, como Work.com (an­te­rio­r­me­n­te Rypple) y Data.com (an­te­rio­r­me­n­te Jigsaw). Sa­le­s­fo­r­ce se presenta más bien como una red de di­fe­re­n­tes he­rra­mie­n­tas que se han ido ad­qui­rie­n­do a lo largo de los años. La empresa se ha co­n­ve­r­ti­do por lo tanto en un serio co­m­pe­ti­dor de SAP y se espera que, en el futuro, más pro­vee­do­res de software como servicio pasen a formar parte de otras grandes empresas similares.

La su­b­di­vi­sión en listas permite adaptar Trello a las ne­ce­si­da­des in­di­vi­dua­les. Por ejemplo, en una lista se pueden incluir di­fe­re­n­tes fases de un trabajo, como “Pendiente”, “Hecho”, “Revisado” y “Publicado”. También se pueden crear listas en forma de ca­te­go­rías (“Deporte”, “Salud”, “Política”). Además, en las tarjetas in­di­vi­dua­les es posible, entre otras, realizar co­me­n­ta­rios, añadir anexos, crear una lista de co­m­pro­ba­ción, de­te­r­mi­nar un plazo.

Trello es rápido y sencillo, por lo que funciona pe­r­fe­c­ta­me­n­te como he­rra­mie­n­ta web SaaS. Al igual que Slack, utiliza el modelo freemium, que ha de­mo­s­tra­do ser un éxito: en marzo de 2017 Atlassian compró este programa de software como servicio por 425 millones de dólares. Trello también cuenta con apps móviles para Android e iOS y una app de es­cri­to­rio para Windows y macOS, que se lanzó poco después. De esta forma, Trello imita a Slack en la tendencia de ofrecer los programas pu­bli­ca­dos como SaaS también en forma de apli­ca­cio­nes que se pueden instalar de manera local.

No cabe duda, el Saas es un modelo con futuro y su uso seguirá creciendo en el sector privado y em­pre­sa­rial. Sin embargo, los pro­vee­do­res de SaaS aún tienen que superar algunos retos. Por un lado, todavía existe cierta de­s­co­n­fia­n­za en torno al cloud computing y la seguridad de datos. Sin embargo, el pla­n­tea­mie­n­to de so­lu­cio­nes como la uti­li­za­ción de un Cloud Access Security Manager (CASM), que traslada la seguridad de los datos y las co­rre­s­po­n­die­n­tes no­r­ma­ti­vas al lado del usuario, es tan pro­me­te­dor como las de­cla­ra­cio­nes de numerosos pro­vee­do­res, que apuestan por la mejora de la tra­n­s­pa­re­n­cia y el control sobre los datos en torno a los se­r­vi­do­res.

Para continuar au­me­n­ta­n­do el número de usuarios, el re­n­di­mie­n­to de los pro­vee­do­res de SaaS debe pe­r­ma­ne­cer constante. A fin de que los usuarios no se desanimen por los largos tiempos de carga y vuelvan a recurrir a las so­lu­cio­nes de software co­n­ve­n­cio­nal, los pro­vee­do­res de software as a service deben demostrar con co­n­s­ta­n­cia que su modelo ha alcanzado un punto de es­ta­bi­li­dad técnica y via­bi­li­dad. Las ventajas que hemos enumerado an­te­rio­r­me­n­te deben superar cla­ra­me­n­te a los in­co­n­ve­nie­n­tes. Solo entonces el SaaS podrá co­n­so­li­dar­se como el modelo de software más popular.