Buscar duplicados en Excel: guía práctica

Si trabajas con grandes cantidades de datos, no es difícil perder la cuenta: puede que falten datos, que estén en el lugar incorrecto o que aparezcan varias veces en la tabla. Estas repeticiones son a veces correctas, pero a menudo también son resultado de un error. En cualquier caso, sean un despiste o no, es muy útil poder ver los duplicados de forma automática, ya que en tablas complejas es imposible marcarlos uno a uno manualmente, y para ello hay que saber cómo mostrar duplicados en Excel.

Excel: buscar y mostrar valores duplicados

Normalmente, los duplicados en Excel se buscan por una de estas razones:

  1. Porque se han producido por error y quieren eliminarse.
  2. Porque son relevantes para un análisis y quieren marcarse en Excel.
Consejo

En otra entrada te contamos cómo eliminar los duplicados en tablas Excel.

Excel puede encontrar los duplicados por ti para que no tengas que buscar celda por celda: el programa de hojas de cálculo te los muestra automáticamente. Para ello, primero tienes que marcar la zona donde quieras buscar. Puede tratarse de una columna o fila entera, pero también de una zona concreta definida manualmente. Estas zonas pueden marcarse dibujando un cuadro rectangular con el ratón. También pueden seleccionarse celdas sueltas manteniendo pulsada la tecla [CTRL] y haciendo clic en cada una de ellas.

Una vez se ha seleccionado la zona que quiere analizarse, ya se puede ordenar a Excel que muestre los valores repetidos a través del menú “Formato condicional” (Conditional Formatting), que se encuentra en la cinta de opciones dentro de“Hojas de estilo”. En el menú desplegable, el punto “Resaltar reglas de celdas” (Highlicht Cells Rules) contiene la función “Valores duplicados…” (Duplicate Values) donde se puede decidir cómo se quieren marcar los duplicados usando colores. Sin embargo, también se puede solicitar al programa que haga justo lo contrario: marcar los valores únicos, es decir, los que solo aparecen una vez en la tabla.

Mediante la función “Valores duplicados”se pueden marcar todas las entradas que aparecen más de una vez, es decir, no solo los valores que aparecen dos veces, sino también los que aparecen tres, cuatro o más veces. También es posible mostrar, por ejemplo, solo los valores que aparecen tres veces en la tabla: basta con definir una regla concreta. La función correspondiente se encuentra en el menú “Formato condicional”, donde puede establecerse que se use una fórmula para cambiar el formato. En caso de querer encontrar valores repetidos tres veces, es útil la función CONTAR.SI:

=CONTAR.SI($A$2:$A$10;A2)=3

Puedes elegir libremente la zona que quieres registrar (primer parámetro de la fórmula). La primera celda de la zona se nombra en el segundo parámetro: si su contenido aparece tres veces (=3), se marcará. El formato condicional se aplica automáticamente a todas las celdas seleccionadas, con lo que también se compara el contenido de otras celdas (por eso se han dado referencias absolutas en el primer parámetro y referencias relativas en el segundo).

Ahora, además, se puede dar un paso más y ocultar completamente el resto de celdas. Esto puede facilitar mucho el trabajo con los duplicados, que entonces podrán marcarse sin problema utilizando un filtro. Este filtro puede aplicarse únicamente a columnas enteras, que deben ser seleccionadas previamente. Pueden activarse las columnas desde el menú “Datos” (Data), donde se encuentra el botón correspondiente.

Al hacerlo, en la celda superior de la columna aparecerá un menú desplegable desde el que se puede establecer el criterio del filtro (por eso se recomienda trabajar con títulos de celda). Para que Excel solo muestre los duplicados, se filtra por colores. Puesto que Excel ha marcado con colores todos los duplicados, pueden usarse estos colores para realizar la selección. Así se consigue que Excel muestre solo los duplicados y oculte el resto.

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