Control de cambios en Excel

Si editas libros de Excel durante un período de tiempo prolongado o de forma compartida con otros, es importante que puedas rastrear todos los cambios realizados y autorizar o rechazar todas las correcciones. Para ello, Excel te ofrece la función “Control de cambios”, algunas veces también denominada como “modo de seguimiento” de Excel. Esta función te permite destacar los cambios a nivel visual, registrarlos en una tabla y, luego, deshacerlos si lo necesitas.

Consejo

Otros programas de hojas de cálculo también ofrecen funciones para hacer un seguimiento de los cambios.

El control de cambios en Excel está estrechamente relacionado con Compartir libros. A menudo, se utilizan ambas funciones juntas. En las versiones más recientes de Excel, adaptadas al uso en la nube, ya no se necesita Compartir libros, ya que estas versiones ya están enfocadas al trabajo colaborativo. Pero con las maniobras adecuadas, también se puede usar el control de cambios en estas versiones.

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Excel: conectar el control de cambios

Si quieres hacer un seguimiento de los cambios en Excel, sueles tener a tu disposición dos opciones que te presentaremos a continuación.

Control de cambios en Excel

Accede al menú “Revisar”. En la sección “Cambios”, selecciona la opción “Control de cambios” y, a continuación “Resaltar cambios”.

En el cuadro de diálogo siguiente puedes configurar los ajustes deseados.

Lo más sencillo es activar solo la casilla de verificación de “Efectuar control de cambios al modificar. Esto también comparte el libro” y “Resaltar cambios en pantalla”. Ahora se controlan los cambios en Excel y se destacan a nivel visual mediante un comentario en las celdas. El libro se comparte de forma automática. Con este ajuste por defecto los demás ajustes permanecen inalterados.

En la siguiente tabla hemos resumido más ajustes y su función:

Ajuste Función
Casilla de verificación “Cuándo:” Todos: es el ajuste por defecto. Se siguen todos los cambios.Desde la última vez que se guardó: solo se siguen los cambios desde el último guardado.Sin revisar: solo se siguen cambios sin revisar.Desde la fecha…: aquí debes introducir la fecha a partir de la cuál quieres seguir los cambios.
Casilla de verificación “Quién:” Todos: es el ajuste por defecto. Se siguen los cambios de todos los revisores.Todos excepto yo: solo se siguen los cambios de otros revisores, los tuyos no.(Nombre propio): solo se siguen tus propios cambios.
Casilla de verificación “Dónde:” Aquí puedes introducir una zona en la que quieras seguir los cambios.
Casilla de verificación “Mostrar cambios en una hoja nueva” Se crea una nueva hoja “Historial” en la que se registran todos los cambios. Este ajuste no se puede seleccionar hasta que no se hayan registrado algunos cambios. En la nueva hoja de cálculo solo se incluyen los cambios ya realizados.

Compartir libro

De forma alternativa puedes ir al menú “Revisar” y seleccionar la función “Compartir libro” de la sección “Cambios”.

Aquí también aparece un cuadro de diálogo en el que primero debes ir a “Modificación” para activar la casilla de verificación “Permitir la modificación por varios usuarios a la vez”. A continuación, puedes activar el control de cambios en Excel en la sección “Uso avanzado”.

La siguiente tabla muestra una vista general de los ajustes más importantes de la pestaña “Uso avanzado”:

Ajuste Función
Opción “Guardar historial de cambios durante … días” Por defecto, el historial de cambios registra la actividad durante los últimos 30 días. Aquí puedes cambiar el período de tiempo.
Opción “No guardar historial de cambios” Se desactiva el seguimiento de los cambios.
Opción “Actualizar cambios al guardar el archivo” Los cambios se actualizan al guardar el archivo y solo entonces los pueden ver los otros usuarios.
Opción “Actualizar cambios automáticamente cada ... minutos” Aquí puedes fijar un intervalo de tiempo para actualizar los cambios. Después de cada actualización, los cambios quedan visibles para los demás usuarios.
Opción “Guardar mis cambios y ver los cambios de otros usuarios” Con esta opción priorizas tus propios cambios, pero puedes ver los cambios de los demás.
Opción “Solo ver los cambios de otros usuarios” Los cambios ajenos se hacen visibles inmediatamente en tu vista si han sido actualizados.
Opción “En caso de cambios conflictivos entre usuarios - Preguntar cuáles prevalecen” Si varios usuarios han realizado cambios contradictorios, aparece un cuadro de diálogo “Solucionar conflicto”.
Opción “En caso de cambios conflictivos entre usuarios - Prevalecen los cambios guardados” Concedes preferencia a tus cambios frente a los cambios ajenos de forma automática.
“Incluir en vista personal”, casilla “Configuración de impresora” Cada usuario puede configurar sus propios ajustes de impresión.
“Incluir en vista personal”, casilla “Configuración de filtro” Cada usuario puede configurar sus propios ajustes de filtro.

Reconocer las celdas editadas

El modo en el que se indican los cambios depende de tus ajustes al activar el control de cambios en Excel.

Cambios resaltados

Si eliges la opción “Resaltar cambios en pantalla”, las descripciones de las columnas y filas cambian a rojo oscuro si hay cambios. Además, en las celdas modificadas se crea automáticamente un comentario, que puedes reconocer por el marco de color y el pequeño triángulo de color en la esquina superior izquierda de la celda. A cada usuario se le asigna un color para marcar sus cambios. Si pasas con el cursor del ratón sobre la celda modificada, se muestra el comentario. Puedes consultar quién modificó la celda, cuándo lo hizo y cuáles fueron los cambios.

Hoja de cálculo “Historial”

Si eliges la opción “Mostrar cambios en una hoja nueva” aparece una nueva hoja de cálculo denominada “Historial” en tu libro. En esta hoja de cálculo puedes consultar una lista con todos los cambios en vista de tabla. En ella también aparece cualquier caso de conflicto si dos usuarios intentan modificar la misma celda.

En la lista solo aparecen los cambios guardados. Además, el alcance de los cambios incluidos depende de tus ajustes.

Si desactivas la casilla de verificación “Mostrar cambios en una hoja nueva” en los ajustes, la hoja de cálculo “Historial” desaparece.

Función CELDA

Un truco que puedes usar de forma adicional al control de cambios en Excel: si quieres ver directamente qué celda se acaba de modificar en cada momento, te puede ser útil la función CELDA de Excel. Introduce la siguiente fórmula en una celda:

=CELDA("dirección")

Ahora en esta celda verás la dirección de la última celda que ha sufrido cambios. Esta opción funciona con todos los tipos de información de la función CELDA: si no introduces una referencia, la información siempre se emite para la última celda en sufrir cambios.

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Aceptar o rechazar cambios

Si quieres aceptar o rechazar las adaptaciones realizadas en una hoja de Excel, debes usar los botones “Aceptar o rechazar cambios”. Esta opción se encuentra en el punto “Control de cambios”, de la sección “Cambios” (de la pestaña “Revisar”). Primero aparece un aviso que te indica que debes guardar la hoja de cálculo, confirma el mensaje con “Aceptar”. En el siguiente cuadro de diálogo debes elegir los cambios que deseas revisar. De forma similar a los ajustes del control de cambios, puedes filtrar por hora, usuario o zona de la tabla. Por defecto, se revisan todos los cambios sin revisar.

El siguiente cuadro de diálogo te va guiando por los diferentes cambios. Los botones te permiten aceptar o rechazar los cambios de manera individual o todos a la vez. Si rechazas un cambio, la celda vuelve al estado en el que estaba antes de ese cambio. Si desde la última revisión hay una celda que ha sufrido varios cambios, puedes revisarlos uno a uno y decidir con qué contenido de la celda te quedas.

Tras la revisión, las celdas con cambios siguen marcadas, no importa si ya has aceptado o rechazado los cambios. La marca no desaparece hasta que no desactivas el control de cambios en Excel.

Desconectar el control de cambios

Si ya no quieres registrar los cambios en Excel, procede de la siguiente manera:

  1. Ve a la pestaña “Revisar”.
  2. Selecciona la función “Control de cambios” de la sección “Cambios”.
  3. Haz clic en “Resaltar cambios”.
  4. Desactiva la casilla de verificación “Resaltar cambios al modificar…”.

Al desconectar el control de cambios, se elimina el historial. Pero puedes guardar el historial de forma individual antes de desactivar la función. Para ello, solo tienes que marcar “Mostrar cambios en una hoja nueva” como te explicamos anteriormente y copiar la hoja “Historial” en otro libro de Excel.

Una vez desactivado el control de cambios tampoco se puede seguir editando el libro de forma compartida. Por eso se te mostrará un aviso de advertencia en este punto. Si una vez desactivado el control de cambios otro usuario guarda su versión del libro, se sobrescribirán las ediciones anteriores.

Restricciones del control de cambios

Con el control de cambios activado, se aplican las restricciones de los libros compartidos en Excel. Esto significa que hay ciertos cambios que no se pueden realizar, p. ej., el formato condicionado, la unión de celdas, la integración de enlaces, el uso de macros de Excel y otras funciones. Si quieres usar una función de Excel que aparece en gris, debes consultar si en el encabezado de título de tu ventana de Excel aparece el aviso “[Se ha compartido]” al lado del nombre del archivo, esta circunstancia podría explicar por qué algunas funciones no están disponibles.

Algunos ejemplos de funciones de Excel que no están disponibles con el control de cambios activado:

  • Crear o insertar tablas
  • Insertar o eliminar bloques de celdas
  • Añadir o modificar formatos condicionados
  • Eliminar hojas de cálculo
  • Añadir o modificar la revisión de datos
  • Unir celdas o separar celdas unidas
  • Crear o modificar diagramas o informes PivotChart
  • Ordenar o filtrar por formato
  • Insertar o modificar imágenes u otros objetos
  • Usar herramientas de dibujo

Recuerda que la opción de control de cambios no funciona como una función normal de deshacer cambios. No puedes rechazar los cambios en el orden inverso en el que se realizaron. Cada cambio se puede rechazar de forma individual.

No se registran todos los cambios. Los cambios de contenido se registran, pero cambios como ajustes de formato, mostrar u ocultar filas/columnas o cálculos sencillos no se reflejan.

Requisito para el control de cambios

El control de cambios en Excel solo funciona en libros compartidos (al activar el control de cambios, se comparte automáticamente el libro, véase el apartado anterior “Ajustes”). En las versiones más recientes de Excel, como Excel 365, el concepto de “libros compartidos” se ha sustituido por el de “documentos de coautoría”, en el que varios usuarios editan el libro a la vez y ven inmediatamente los cambios de los demás.

Sin embargo, con esta forma de trabajar no se puede activar el control de cambios. Es lo que pasa si, por ejemplo, has guardado tu libro Excel en un espacio común como OneDrive o SharePoint. En estos casos, solo puedes seguir los cambios de los demás usuarios en directo, pero ya no puedes ver los cambios más tarde.

Consejo

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Añadir control de cambios al menú Excel

Si los botones indicados para activar el control de cambios no están disponibles en tu menú de Excel (es lo que pasa, p. ej., en Excel 365), puedes mostrar los iconos de la siguiente manera:

  1. Selecciona las opciones “Archivo” > “Opciones” > “Personalizar la cinta de opciones” de forma sucesiva.
  2. Selecciona la entrada “Revisar” de las pestañas principales que aparecen en el lado derecho.
  3. Haz clic en “Nuevo grupo” para crear un nuevo grupo en “Revisar”.
  4. Haz clic en “Cambiar nombre...” e introduce el nombre “Cambios” para el nuevo grupo.
  5. En la parte izquierda, selecciona la opción “Todos los comandos” en la pestaña “Comandos disponibles en:”
  6. Desplázate por la lista hasta llegar a la entrada “Libro compartido (heredado)” (es posible que esta entrada se llame “Compartir libro...” en tu caso). Selecciona la entrada y haz clic en “Agregar”.
  7. Sigue bajando en la lista hasta llegara “Control de cambios (heredado)”. Selecciona este elemento y vuelve a hacer clic en “Agregar”.
  8. Confirma el proceso con “Aceptar”.

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