Modificar listas desplegables de Excel

Con una lista desplegable de Excel se simplifica el trabajo en las hojas de cálculo. En lugar de tener que escribir siempre los mismos valores y términos, con una lista desplegable puedes seleccionar los valores con tan solo un clic. Esto también facilita el trabajo en los formularios que crees para otros usuarios: con las listas desplegables se elimina la posibilidad de que otro usuario pueda imposibilitar los cálculos mediante entradas incorrectas.

En teoría, una vez que creas una lista desplegable, puedes trabajar siempre con ella. Sin embargo, durante el trabajo con Excel, en algún momento tendrás que modificarlas. ¿Qué posibilidades tienes para hacerlo?

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Editar una lista desplegable en Excel

La base de una lista desplegable es una lista, idealmente en formato de tabla, que has depositado en otra hoja. Cuando se modifica la entrada de una celda de la tabla, esa modificación puede verse de inmediato en la lista desplegable porque una y otra están vinculadas. Sin embargo, cuando se quieren añadir o eliminar celdas, no ocurre lo mismo. Para que esas modificaciones también puedan verse en la lista desplegable, hay que adaptar el área vinculada.

Para ello, selecciona la celda (o las celdas) con la función de lista desplegable y ve a “Validación de datos” en la pestaña “Datos”. En “Fuente”, tienes que volver a adaptar el área. Esto se hace escribiendo directamente la nueva referencia o seleccionándola con la función de selección. A continuación, las modificaciones también se verán en la lista desplegable.

Cambiar la alerta de error y el mensaje de entrada

La “Validación de datos” ofrece aún más opciones para modificar la lista desplegable de Excel. Para hacer uso de dichas opciones, tienes que acceder a las otras pestañas de las opciones de validación: “Mensaje de entrada” (Input Message) y “Mensaje de error” (Error alert). El mensaje de entrada te permite visualizar indicaciones y esto es importante, sobre todo, cuando hay terceras personas que manejan el archivo. En el mensaje puedes informar del uso correcto o del sentido de la lista desplegable. Cuando el usuario hace clic en la celda que tiene la lista desplegable, aparece la indicación en un recuadro amarillo.

El mensaje de error, por otro lado, te permite informar de una entrada incorrecta. En principio, la lista desplegable no permite las entradas erróneas, porque los usuarios seleccionan los valores prestablecidos de la lista. Sin embargo, la barra de fórmulas también permite la entrada de valores variables. Si se escribe un valor en la línea que no esté anotado en la lista, entonces se produce un error. Con la notificación de error tienes la posibilidad de aclarar a otros usuarios los detalles del error o de darles indicaciones sobre el uso correcto. Además, puedes elegir tres tipos diferentes de alerta:

  • Detener: se emite el mensaje de error y la entrada incorrecta no se admite.
  • Advertencia: aparece el mensaje de error y el usuario tiene la opción de admitirlo o deshacerlo.
  • Información: aparece el mensaje de error, pero la entrada incorrecta se acepta en la celda.

Personalizar la apariencia de la lista desplegable en Excel

La apariencia de la lista desplegable de Excel también puede personalizarse. Se hace del mismo modo que en las otras celdas: primero haces clic con el botón derecho del ratón en la celda que tiene la lista desplegable. En el menú contextual, selecciona “Formato de celdas” y ahí también podrás personalizar la apariencia de la celda:

  • Número: si tu lista desplegable contiene números, aquí puedes personalizar la representación de los mismos.
  • Alineación: si la alineación del texto no tiene que ser horizontal, podemos modificarla con esta opción.
  • Fuente: en esta opción de menú puedes adaptar el tipo de fuente, el estilo y el tamaño.
  • Bordes: si quieres resaltar la lista desplegable con un borde especial, aquí podrás modificar el tamaño y la apariencia del mismo.
  • Relleno: para resaltar la lista desplegable también es posible rellenar la celda con el color que desees.

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