Cómo proteger un archivo de Excel con el modo solo lectura

Hay buenos motivos para guardar un archivo de Excel en el modo de solo lectura. Una tabla de Excel contiene a menudo información confidencial como cifras, fórmulas o cálculos. Un clic por error en el campo equivocado o un dato incorrecto pueden llevar a falsear tablas complejas. Si activas el modo de solo lectura, el contenido de tu Excel no podrá ser manipulado ni modificado por error.

Nota

El modo de solo lectura de Excel no debe confundirse con el cifrado de archivos de Excel. Los archivos cifrados ofrecen una mayor protección con contraseña para evitar el acceso no autorizado a los archivos.

En las siguientes secciones, te explicaremos las ventajas que ofrece el modo de solo lectura para las hojas de cálculo de Microsoft y cómo activar en pocos pasos el modo lectura en Excel.

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¿Cuándo y por qué debemos activar el modo solo lectura?

Las tablas de Excel pueden ser muy complejas y contener datos de suma importancia, que muchas veces están vinculados entre sí mediante fórmulas y operaciones. Si guardamos una tabla de Excel en el modo de solo lectura, evitamos automáticamente modificaciones no deseadas del contenido. Si por ejemplo envías la tabla final de Excel a un compañero o un cliente externo para informarle o para que la utilice en un informe, probablemente querrás evitar que se manipulen o modifiquen sin querer los datos. Sin embargo, proteger un archivo de Excel con el modo solo lectura también puede ser útil para el trabajo propio, por ejemplo, si has hecho cálculos finales que no deben modificarse.

Si tu tabla de Excel está protegida en modo lectura con una contraseña, podrás decidir si se pueden realizar cambios en ella y quién tiene permiso (mediante una contraseña) para hacerlo. Evidentemente, también es posible desactivar el modo de solo lectura de Excel si quieres volver a permitir que se modifique libremente tu tabla, como al deshabilitar el modo lectura para hojas de cálculo individuales de Excel o al eliminar el modo lectura en Word.

Consejo

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Proteger un archivo de Excel en el modo solo lectura (con contraseña): paso por paso

Guardar una tabla de Excel con el modo de solo lectura es fácil y rápido. Sigue los pasos de la guía que te mostramos a continuación para activar el modo solo lectura en Excel.

Nota

Esta guía es válida para Windows 10 y Excel 2019, 2016, 2013 y la edición Excel de Microsoft 365.

Paso 1. Abre el archivo de Excel que quieres guardar con el modo lectura. Dirígete a “Archivo” y a continuación selecciona “Guardar como” en el menú para abrir las opciones de guardado.

Paso 2. En la ventana de “Guardar como”, haz clic en el botón de “Herramientas” que hay justo a la izquierda del botón de Guardar. Entonces se abrirá un pequeño menú en el que tendrás que seleccionar “Opciones generales”.

Paso 3. En el campo “Contraseña de escritura”, introduce la contraseña. Esta puede ser una palabra cualquiera o una combinación de teclas, no es necesario que siga ningún criterio. Además, marca la opción “Se recomienda guardar como de solo lectura” para avisar al usuario del modo de solo lectura al abrir el archivo. Atención: a partir de ahora necesitarás esta contraseña para hacer cambios en tu propio archivo, así que ¡guárdala bien!

Paso 4. Excel te pedirá que repitas la “Contraseña de escritura”. Al introducirla de nuevo, te aseguras de no haberte equivocado de tecla. Haz clic en Aceptar para cerrar la ventana.

Paso 5. Finalmente, haz clic en “Guardar” para activar el modo de solo lectura.

Consejo

Trabaja en Excel con más facilidad: utiliza los atajos de Excel y ejecuta comandos con combinaciones rápidas de teclas.

Proteger el archivo de Excel con modo de solo lectura (sin contraseña): cómo funciona

¿Quieres que se avise a los usuarios de que es recomendable usar tu archivo de Excel en el modo de solo lectura? Para ello, es posible recomendar el modo de solo lectura sin establecer una contraseña. Sigue los pasos de 1 a 3 de la sección anterior sin introducir una “Contraseña de escritura”. Solo has de marcar la opción “Se recomienda guardar como de solo lectura”. Al abrir el archivo, los usuarios recibirán un aviso con la recomendación.

¿Cómo se abre un archivo en modo de solo lectura con contraseña?

Cuando abres un archivo con protección de solo lectura con contraseña, la hoja de cálculo te pide que introduzcas la contraseña del archivo. Al abrir el archivo te aparecerá esta ventana para la contraseña:

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Aquí tienes dos opciones:

  1. Si sabes la contraseña: introdúcela y haz clic en “Aceptar”. Si está activada la opción “Se recomienda guardar como de solo lectura”, el archivo aparece protegido. Tendrás que activar la opción de “Editar de todas formas” para poder modificarlo.
  2. Si no te sabes la contraseña: deja el campo de la contraseña vacío y haz clic en “Solo lectura”. Podrás visualizar el archivo en modo protegido pero no podrás modificarlo.
Nota

¿Tienes problemas para ejecutar Excel? Nuestra guía puede asesorarte sobre qué hacer cuando Excel no responde.