Cómo crear listas desplegables en Excel

En algunas hojas de cálculo se trabaja más que en otras. Por ello, no está de más conocer soluciones que den agilidad a las tareas, como, por ejemplo, permitiendo seleccionar datos de una lista predefinida. Te explicamos paso a paso cómo funcionan y se crean las listas desplegables de Excel.

Consejo

Los siguientes pasos se aplican en general a Microsoft 365, así como las versiones de Excel 2021, 2019 y 2016.

Paso a paso: crear listas desplegables en Excel

Descubre en pocos pasos lo fácil que resulta crear una lista desplegable con Excel.

  1. Rellena una tabla con los valores que quieres que aparezcan en la lista desplegable. Se recomienda crear la tabla en una hoja separada.
  2. Selecciona las celdas en las que quieres crear las listas. Selecciona la pestaña “Datos “ y en “Herramientas de datos” haz clic en “Validación de datos…”.
  3. En la pestaña “Configuración”, selecciona “Lista” en la opción “Permitir”. Introduce en “Origen” los elementos de la tabla que has creado anteriormente. Confirma en “Aceptar”.

Siguiendo estos pasos habrás creado la lista desplegable. Para seleccionar uno de los elementos de la lista basta con que lo selecciones en el cuadro gris.

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¿Para qué sirven las listas desplegables de Excel?

Un menú desplegable te permite a ti o a otros usuarios seleccionar determinados valores o contenidos de una lista preexistente. Esto tiene varias ventajas:

  1. Los valores pueden seleccionarse con un clic del ratón, por lo que no es necesario escribir el término o el número completo cada vez.
  2. La posibilidad de elegir evita que se produzcan errores tipográficos.
  3. Dado que los valores se determinan previamente, se evita también que otro usuario cometa un error por la introducción de valores no previstos.

La creación de listas desplegables proporciona una mayor comodidad y confiere a muchos formularios un aspecto muy profesional.

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Insertar lista desplegable en Excel: así se hace

Las listas desplegables se encuentran siempre en las celdas. Por ello, hay que formatearlas para poder crear una lista desplegable. Al mismo tiempo, también es necesario crear una tabla en Excel con los valores que van a aparecer en la lista desplegable, a ser posible en otra hoja dentro del mismo archivo. Con una tabla, el manejo de los datos es más sencillo y los cambios se reflejan en su mayoría de inmediato en la lista desplegable.

Nota

Los siguientes pasos describen el proceso de Microsoft 365 y las versiones de Excel 2016, 2019 y 2021. Para otras versiones, el procedimiento puede cambiar en algunos detalles o los nombres de los distintos botones, pestañas u opciones pueden diferir.

Opción validación de datos en Excel
Para poder crear una lista desplegable en Excel, accede a la opción Validación de datos.

En la hoja original, selecciona la celda en la que debe aparecer la lista desplegable. Después, ve a la pestaña “Datos” de la cinta de opciones. Allí, en la categoría “Herramientas de datos”, encontrarás el punto “Validación de datos”. Al hacer clic en él, se abre un nuevo menú donde encontrarás los “Criterios de validación”. En esta sección puedes especificar, por ejemplo, que solo se admitan números enteros o textos de una longitud determinada.

Menú Validación de datos para la creación de listas desplegables en Excel
Selecciona el punto Lista para poder crear una lista desplegable de Excel.

Para la lista desplegable, selecciona el punto “Lista”. Ahora indica dónde se encuentra la tabla con los valores. Puedes introducirlo directamente (atención: puesto que la tabla se encuentra en otra hoja, tienes que introducirla manualmente) o utilizar la función de selección. Ya solo tendrás que seleccionar con el ratón el área con los valores correspondientes.

Nota

Asegúrate de que la opción “Celda con lista desplegable” esté activada, de lo contrario, la lista solo servirá como restricción para una entrada manual, pero no se creará ninguna lista desplegable.

Función de selección para insertar las opciones de la lista desplegable
Selecciona todos los campos que contengan valores para la lista desplegable.

A continuación, la información aparece en la lista desplegable.

Lista desplegable de Excel
La lista desplegable aparece en la hoja original.

Ahora puedes insertar la información del desplegable de Excel en diferentes funciones. Por ejemplo, con la función SI, dependiendo de la selección realizada, puedes activar otro cálculo u otro resultado.

Función SI en Excel con lista desplegable
Inserta los valores de la lista desplegable en diferentes funciones
Consejo

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