Cómo crear listas desplegables en Excel

El programa de hojas de cálculo de Microsoft facilita el trabajo con números y otros valores. Con Excel, crear tablas, insertar fórmulas o mostrar diagramas no es ningún problema. En algunas hojas de cálculo se trabaja más que en otras. No está de más conocer soluciones que den agilidad a las tareas, como, por ejemplo, permitiendo seleccionar datos de una lista predefinida. Te explicamos paso a paso cómo funcionan y se crean las listas desplegables de Excel.

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¿Para qué sirven las listas desplegables de Excel?

Un menú desplegable te permite a ti o a otros usuarios seleccionar determinados valores o contenidos de una lista preexistente. Esto tiene varias ventajas:

  1. Los valores pueden seleccionarse con un clic del ratón, por lo que no es necesario escribir el término o el número completo cada vez.
  2. La posibilidad de elegir evita que se produzcan errores tipográficos.
  3. Dado que los valores se determinan previamente, se evita también que otro usuario cometa un error por la introducción de valores no previstos.

La creación de listas desplegables proporciona una mayor comodidad y confiere a muchos formularios un aspecto muy profesional.

Insertar lista desplegable en Excel: así se hace

Las listas desplegables se encuentran siempre en las celdas. Eso significa que, para poder crear una lista desplegable, hay que formatear las celdas. Al mismo tiempo, también es necesaria una tabla con valores que es la que después debería aparecer en la lista desplegable. Es recomendable crearla en otra hoja dentro del mismo archivo, de modo que estarán siempre disponibles, pero no necesariamente a la vista. Además, es útil dar formato de tabla a estas listas, porque, así, Excel podrá manejarlas mejor y cualquier cambio en la tabla se refleja de inmediato en la lista desplegable.

Nota

Los siguientes pasos describen el procedimiento con la versión de Excel 2016. En las otras versiones, el procedimiento puede diferir en algunos detalles o los nombres pueden ser diferentes.

A continuación, en la hoja original, selecciona la celda en la que debe aparecer la lista desplegable. Después, ve a la pestaña “Datos” (Data) de la cinta de opciones. Allí, en la categoría “Herramientas de datos” (Data Tools), encontrarás el punto “Validación de datos” (Data Validation). Al hacer clic en él, se abre un nuevo menú donde encontrarás los “Criterios de validación” (Validation criteria). En esta sección puedes especificar, por ejemplo, que los números o textos solo puedan tener una determinada longitud.

Para la lista desplegable, selecciona el punto “Lista”. Ahora indica dónde se encuentra la tabla con los valores. Puedes introducirlo directamente (atención: puesto que la tabla se encuentra en otra hoja, tienes que introducirla manualmente) o utilizar la función de selección. Ya solo tendrás que seleccionar con el ratón el área con los valores correspondientes. A continuación, la información aparece en la lista desplegable.

Nota

Fíjate en que la opción “Celda con lista desplegable” esté activada, de lo contrario, la lista solo servirá como restricción para una entrada manual, pero no se creará ninguna lista desplegable.

Ahora puedes insertar la información del desplegable de Excel en diferentes funciones. Por ejemplo, con la función SI, dependiendo de la selección realizada, puedes activar otro cálculo u otro resultado.

Consejo

¿Quieres adaptar o modificar tu lista desplegable? Profundiza en tus conocimientos sobre el programa de hojas de cálculo y aprende a editar listas desplegables en Excel.

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