Escribir un email formal in­me­jo­ra­ble: pautas para la co­mu­ni­ca­ción escrita pro­fe­sio­nal

Cada día se redactan en torno a 300 mil millones de correos ele­c­tró­ni­cos en todo el mundo, de los cuales la mayoría forman parte del al día a día laboral. En este artículo se explican las pautas más im­po­r­ta­n­tes a seguir para escribir un email formal de forma pro­fe­sio­nal.

¿Cómo escribir un correo formal de manera pro­fe­sio­nal?

La persona de­s­ti­na­ta­ria puede apreciar con facilidad la pro­fe­sio­na­li­dad y la co­n­si­de­ra­ción del remitente si un correo ele­c­tró­ni­co está redactado ade­cua­da­me­n­te. Escribe tus correos siempre de forma concisa y no olvides que el texto debe ser in­fo­r­ma­ti­vo y ha de presentar una es­tru­c­tu­ra clara. Pu­n­tua­li­za el motivo del correo y ayuda a la persona a entender rá­pi­da­me­n­te de qué trata.

Es im­po­r­ta­n­te redactar el mensaje de manera sucinta sin que esto implique ignorar las formas de cortesía. Esto ayuda a expresar lo esencial y facilita el extraer la in­fo­r­ma­ción más im­po­r­ta­n­te. De esta forma, se emplea menos tiempo tanto en la escritura como en la lectura del texto.

Tan im­po­r­ta­n­te como el carácter breve y conciso de los textos re­da­c­ta­dos en los correos es la cortesía y las fo­r­ma­li­da­des aplicadas en ellos, es­pe­cia­l­me­n­te en el marco pro­fe­sio­nal. No cuesta nada incluir un tra­ta­mie­n­to formal, pedir por favor, dar las gracias y de­s­pe­di­r­se ade­cua­da­me­n­te. Por eso se re­co­mie­n­da prestar atención a las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas propias de este tipo de texto, pues aumentan las po­si­bi­li­da­des de que el mensaje se tome en serio y sea co­n­te­s­ta­do.

Cómo redactar un correo formal: in­tro­du­c­ción paso a paso

Al igual que las cartas, los correos ele­c­tró­ni­cos también siguen una es­tru­c­tu­ra de­te­r­mi­na­da. Dado que los lectores y lectoras son capaces de re­co­no­ce­r­la, debes organizar el contenido de estas “cartas digitales” según se espera y así facilitar una visión general del texto.

Paso 1: el asunto

Al inicio de todo correo ele­c­tró­ni­co se encuentra la línea con el asunto, pensada para tra­n­s­mi­tir de manera concisa el tema del mensaje. No obstante, y a pesar de su im­po­r­ta­n­cia, a menudo se suele olvidar. Al contrario que en el correo postal, en el tráfico de correo ele­c­tró­ni­co el asunto aparece di­re­c­ta­me­n­te visible en la bandeja de entrada, lo que resulta de gran utilidad al permitir de­te­r­mi­nar a la persona que lo recibe la urgencia del mensaje, así como buscar u ordenar los mensajes recibidos. A co­n­ti­nua­ción se incluyen algunos ejemplos de asuntos adecuados:

• Reunión: Balance del mes/03.03./10:00
• Coaching: servicios de es­pe­cia­li­s­ta
• Resumen reunión 7 de abril
• In­fo­r­ma­ción IT: ac­tua­li­za­ción software XY

Con estos ejemplos la persona puede reconocer el tema que se va a tratar en el cuerpo del mensaje. Además, en el asunto también se puede conocer la premura de la in­fo­r­ma­ción recibida. Por ello no se re­co­mie­n­da redactar un asunto que no se centre en el tema del texto, sea ex­ce­si­va­me­n­te largo o muestre un mensaje pasivo agresivo:

• ¡¡¡Urgente!!!: tendría sentido es­pe­ci­fi­car qué es tan apre­mia­n­te.
• Petición: pre­fe­ri­ble­me­n­te indicar la petición.
• Me han surgido algunas cue­s­tio­nes sobre la reunión del pasado viernes en el hotel: el asunto debe ser breve.
• Re: Comida de empresa: a veces a partir de un correo con un tema concreto se pasa a otro que no tiene nada que ver con el asunto que se muestra. Es im­po­r­ta­n­te que en estos casos se modifique el asunto.
• ¿Tiene que ser así?: no es una buena idea en absoluto realizar una crítica de forma directa.

Paso 2: el en­ca­be­za­mie­n­to

En el en­ca­be­za­mie­n­to se muestra una fórmula de saludo con la que, junto con el tra­ta­mie­n­to que se da al de­s­ti­na­ta­rio, se muestra un mayor o menor grado de cortesía con respecto a este. Aunque se trata de una línea muy corta, son muchas las dudas que pueden surgir al es­cri­bi­r­la:

¿Cuál es el grado de fo­r­ma­li­dad al escribir un email?

Más vale pasarse que escatimar. Es decir, es mejor ser muy formal a mostrar cierto grado de de­s­co­r­te­sía en un mensaje. Si se quiere apostar por lo seguro se puede recurrir a la fo­r­mu­la­ción clásica “Estimado/a señor o señora:”, es­pe­cia­l­me­n­te si nos dirigimos a una persona de­s­co­no­ci­da o con un puesto superior. Existen saludos más corteses en el caso de que se trate de au­to­ri­da­des re­li­gio­sas o de estado. Si, por el contrario, tienes una relación más cercana con el de­s­ti­na­rio, puedes empezar con una fórmula de saludo como “Buenos días:”, “Estimado/a (nombre del de­s­ti­na­ta­rio):” o un simple “Hola, (nombre del de­s­ti­na­ta­rio):”, fórmula esta última algo más informal.

¿Cómo debo saludar a la persona?

Dentro de los saludos formales existen di­fe­re­n­tes variantes en función de la relación entre la persona que envía y la que recibe el correo, así como el contexto. Si, como se ha indicado an­te­rio­r­me­n­te, se recurre a la forma tra­di­cio­nal, en­co­n­tra­mos las si­guie­n­tes po­si­bi­li­da­des:

• Estimado/a Sr. /Sra. (apellido):
• Estimado/a señor/a (apellido):
• Estimado/a Director/a:
• Estimada Prof.ª Navarro:

¿A quién debo saludar primero?

Si el correo se destina a múltiples personas, hay que dirigirse a todas. En aquellos casos en los que el mensaje no se dirige a una persona concreta, sino a una empresa o a uno de sus de­pa­r­ta­me­n­tos se usa la fórmula “Muy señores míos/nuestros (si los re­mi­te­n­tes son dos o más)”. Pero, y si conocemos sus nombres, ¿en qué orden deben es­cri­bi­r­se? Por norma general se nombra a las personas en función de su posición en la empresa y, si se en­cue­n­tran en el mismo cargo, entonces se ordenan por orden al­fa­bé­ti­co.

¿Qué hacer si no conozco el sexo de la persona?

Puede ocurrir que en ocasiones solo co­no­z­ca­mos los apellidos de una persona o esta posea un nombre ambiguo, ante lo que es muy difícil dilucidar si el de­s­ti­na­ta­rio es un hombre o una mujer. Entonces se deberá llevar a cabo una pequeña in­ve­s­ti­ga­ción, visitando la página de la empresa o de­te­r­mi­na­das redes sociales para averiguar la identidad del in­te­r­lo­cu­tor, ya que un tra­ta­mie­n­to equi­vo­ca­do puede llevar a que el mensaje sea ignorado. No obstante, si tras este trabajo de in­ve­s­ti­ga­ción no se han obtenido los re­su­l­ta­dos esperados, habrá que optar por una fórmula neutra “Muy señores míos/nuestros” o por de­s­do­bla­mie­n­tos “Estimado/a señor/a (apellido del de­s­ti­na­ta­rio)”.

¿Qué signos de pu­n­tua­ción acompañan al en­ca­be­za­mie­n­to?*

Tra­di­cio­na­l­me­n­te los dos puntos (:), tras lo cual se empieza a escribir en la siguiente línea con mayúscula. No obstante, si se trata de una frase au­to­co­n­clu­si­va se escribe punto (.).

Paso 3: la in­tro­du­c­ción

Antes de entrar en materia es necesario realizar una in­tro­du­c­ción que, no obstante, ha de ser muy breve, pues se debe evitar perder el tiempo tanto en la lectura como en la escritura del mensaje. De­pe­n­die­n­do de la situación existen di­fe­re­n­tes po­si­bi­li­da­des:

• Le agradezco su correo en el que comunica…
• ¿Cómo fueron las va­ca­cio­nes?
• En primer lugar, me gustaría agra­de­ce­r­le la co­n­fe­re­n­cia que realizó el pasado lunes …
• Muchas gracias por su pronta respuesta.
• Es un placer saber que…
• Me dirijo a usted con motivo de…

La in­tro­du­c­ción tiene la función de aumentar la di­s­po­si­ción del de­s­ti­na­ta­rio a leer el correo con de­te­ni­mie­n­to antes de entrar realmente en materia. Para ello se suelen incluir co­me­n­ta­rios o preguntas de carácter más personal y se re­co­mie­n­da evitar ex­pre­sio­nes muy es­ta­n­da­ri­za­das. Si el receptor acaba de llegar de las va­ca­cio­nes o de una baja por en­fe­r­me­dad, pre­gú­n­ta­le al respecto, pues se in­te­r­pre­ta­rá como una muestra de interés. No obstante, la in­tro­du­c­ción también sirve para, como su nombre indica, in­tro­du­cir el tema que se quiere tratar (Me dirijo a usted con motivo de…).

Paso 4: el cuerpo

Es la parte principal del correo en la que se comparte la in­fo­r­ma­ción de forma compacta y es­tru­c­tu­ra­da. Hay que tener siempre en cuenta que el lector o lectora debe ser capaz de leer el contenido rá­pi­da­me­n­te y en­te­n­de­r­lo, para lo cual se re­co­mie­n­da:

• Frases cortas: deben usarse frases sencillas. Frases muy largas o mal co­n­s­trui­das pueden in­te­rru­m­pir la fluidez de la lectura.
• Negritas y cursivas: al resaltar con estos efectos ópticos los elementos más im­po­r­ta­n­tes, estos resultan fá­ci­l­me­n­te re­co­no­ci­bles para el lector o lectora siempre y cuando se usen en su justa medida. La re­co­me­n­da­ción es no más de un marcado por párrafo.
• Es­tru­c­tu­ra la in­fo­r­ma­ción en párrafos: los párrafos dividen el texto para que sea más fácil reconocer la relación entre elementos. No­r­ma­l­me­n­te cada párrafo suele incluir al menos tres líneas.
• Listas: presentar la in­fo­r­ma­ción y los hechos de forma detallada es más fácil al usar listas. Ya sean los puntos a tratar en una reunión, el pre­su­pue­s­to de un nuevo proyecto o los pa­r­ti­ci­pa­n­tes del próximo viaje de empresa, lo im­po­r­ta­n­te es que sea fácil detectar con un solo vistazo la in­fo­r­ma­ción más im­po­r­ta­n­te.
• Vo­ca­bu­la­rio sencillo: no es necesario complicar las cosas más de lo que ya son. Emplea un vo­ca­bu­la­rio que sea en­te­n­di­ble en general. Al mismo tiempo, es im­po­r­ta­n­te pre­se­n­tar­se como experto en la materia, y por ello utilizar también te­c­ni­ci­s­mos.
• Mantener un tono positivo: debe uti­li­zar­se un tono positivo. Las críticas deben ser co­n­s­tru­c­ti­vas. Si el objetivo es hacer una petición, se prefiere evitar un tono im­pe­ra­ti­vo o enu­n­cia­dos negativos.

Paso 5: la co­n­clu­sión

Al escribir un correo ele­c­tró­ni­co no puedes olvidar incluir una co­n­clu­sión acorde que anime al lector o lectora a entrar en acción o le pro­po­r­cio­ne una sensación positiva. Algunos ejemplos:

• Por favor, no dude en co­n­ta­c­tar­nos para cualquier consulta.
• Nos alegramos de poder conocerle en la próxima reunión.
• Puede encontrar más in­fo­r­ma­ción sobre el producto en cuestión en nuestra página web.
• Agra­de­ce­mos de antemano su atención y esperamos noticias suyas muy pronto.
• Le deseamos un buen fin de semana.

Paso 6: la despedida

La despedida es tan im­po­r­ta­n­te como el en­ca­be­za­mie­n­to, pues también puede influir en la imagen de quien envía el mensaje. Por eso no pueden faltar las normas de cortesía propias de este tipo de co­mu­ni­ca­ción, sin que por ello haya que usar fórmulas arcaicas o demasiado formales. Las de­s­pe­di­das más comunes son:

• Le saluda ate­n­ta­me­n­te,
• (Con mis mejores deseos) reciba un cordial saludo.
• (Muy ) ate­n­ta­me­n­te/co­r­dia­l­me­n­te,
• Saludos cordiales,

No obstante, en función de las pautas internas de cada empresa, se pueden usar mensajes más pe­r­so­na­les que no estén tan es­ta­n­da­ri­za­dos:

• Te deseo un buen día.
• Gracias por tu atención.
• Disfruta de las va­ca­cio­nes

Paso 7: la firma

Al final de todo correo formal se encuentra la firma del remitente, pensada para añadir más in­fo­r­ma­ción o datos de contacto. Deben evitarse frases de mo­ti­va­ción o lemas pe­r­so­na­les. En nuestro artículo cómo optimizar la firma de correo ele­c­tró­ni­co te ex­pli­ca­mos los detalles que deben incluirse y cómo difiere el contenido de la firma en correos pro­fe­sio­na­les y privados.

Paso 8: los archivos adjuntos

Manda solo in­fo­r­ma­ción adjunta cuando sea es­tri­c­ta­me­n­te necesario e intenta que el tamaño del archivo sea lo más reducido posible (se re­co­mie­n­da un tamaño de 5 MB). El espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to de la bandeja de entrada es limitado, por lo que es co­m­pre­si­ble que la persona que lo recibe se enoje si el servidor ha bloqueado la entrada de otros correos por culpa de otros archivos adjuntos enviados poco re­le­va­n­tes. Además, hay que tener en cuenta que muchos de estos mensajes se leen fuera del lugar de trabajo en di­s­po­si­ti­vos con una capacidad menor. Los móviles descargan a duras penas, si es que pueden, los archivos muy pesados. Claro está que, si así se requiere, deberán mandarse los archivos re­que­ri­dos o enviar un enlace al espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to donde estos se en­cue­n­tran.

Ejemplo de un correo ele­c­tró­ni­co pro­fe­sio­nal

Aquí se incluyen todos los elementos que debes tener en cuenta a la hora de escribir un email pro­fe­sio­nal. Para más consejos, visita nuestro artículo “pla­n­ti­llas de email pro­fe­sio­na­les”.

Asunto: In­vi­ta­ción al taller XYZ, 24.11.23

Estimada señora Pérez:

Muchas gracias por la charla tan agradable e in­fo­r­ma­ti­va de la semana pasada.

Como ya hemos hablado, hemos or­ga­ni­za­do un taller sobre el tema, y ahora que tenemos las fechas de­fi­ni­ti­vas, nos gustaría invitarla al evento.

• 24 de noviembre de 2023
• Hora: 10:00 – 16:00
• Sala de reuniones de nuestro edificio principal

Ac­tua­l­me­n­te esperamos28 pa­r­ti­ci­pa­n­tes. Habrá servicio de catering.

Nos gustaría que pudiera in­te­r­ve­nir en la charla. Si está in­te­re­sa­da, avíseme lo antes posible.

Estaré encantada de volver a verla.

Que tenga un buen día,

Patricia Domínguez Díaz

De­pa­r­ta­me­n­to RR.HH.

Luz y sal

Calle Clarinete 123

12103 Málaga

Teléfono: +34 000 00 00 00

Correo: dominguezdiaz@luzysal.es

www.luzysal.es

Aspectos que se deben tener en cuenta en este mensaje:

• El asunto es conciso y breve
• El en­ca­be­za­mie­n­to es acorde a la ocasión
• En la in­tro­du­c­ción se hace re­fe­re­n­cia co­r­dia­l­me­n­te a un encuentro anterior
• El cuerpo del mensaje está dividido en varios párrafos y los datos más im­po­r­ta­n­tes se agrupan en una lista.
• En la co­n­clu­sión se pide co­r­dia­l­me­n­te al de­s­ti­na­ta­rio que realice una acción
• La despedida es cordial y personal
• La firma responde a las exi­ge­n­cias de las cartas y correos co­me­r­cia­les
• Se evitan los do­cu­me­n­tos adjuntos in­ne­ce­sa­rios

Cómo escribir bien un correo ele­c­tró­ni­co: ¿qué es y qué no es apropiado?