Una guía para redactar un correo formal incluye lógicamente reglas para responder al mensaje. La mayoría de los programas y los servicios web proporcionan dos posibilidades: “responder” y “responder a todos”. En el espacio del asunto muchas veces se inserta automáticamente “Re” o “AW” como indicación de que se trata de una respuesta. Además, los programas añaden el contenido original del correo como una cita en el nuevo texto y la dirección de correo electrónico del remitente o remitentes se coloca en la barra de direcciones. Entonces, ¿qué necesitas tener en cuenta a la hora de responder a un correo?
- Responder a todos: tras leer un correo electrónico grupal y antes de presionar el botón “Responder a todos”, pregúntate: ¿es mi respuesta realmente interesante para todos los destinatarios? Puedes ahorrarle trabajo innecesario a mucha gente si te diriges tan solo a aquellos que de verdad están interesados.
- Re: “Re”, que se utiliza en latín para “un asunto relacionado”, sirve para mostrar al destinatario que el mensaje recibido es una respuesta a otro correo enviado por él con anterioridad. ¿Qué sucede si responde de nuevo? Aparece “Re: Re:” y así sucesivamente. Puedes hacer una discreta “limpieza” en la barra del asunto si empieza a ser un poco engorroso.
- Niveles de cita: lo mismo sucede con los textos que se van amontonando por correos previos. En conversaciones muy extensas pueden crearse auténticos monstruos de textos anteriores, por lo que optar nuevamente por realizar una limpieza puede ser muy útil, pero con cuidado. La información importante siempre debería enviarse de nuevo, en especial si se hace referencia directa a ella.
El tiempo ideal para responder un correo electrónico no existe; de hecho, normalmente no se sabe la frecuencia con la que cada persona revisa sus emails. A veces, si la frecuencia de intercambio de emails es muy alta, da la impresión de que hay bastante presión por responder pronto. Por eso, si necesitamos respuestas urgentes, una llamada telefónica puede ser la mejor solución.
¿Sospechas que no vas a poder responder en las próximas 24 horas a pesar de que parece tratarse de un asunto importante? Entonces envía una respuesta rápida y especifica que enviarás información más detallada cuando tengas más tiempo para ello.
Un aspecto común en los servicios de correo electrónico es la respuesta automática para todos los mensajes entrantes. El texto de este mensaje de respuesta automático lo escribe el usuario por adelantado. Tiene sentido utilizar esta función, por ejemplo, si no puedes hacerte cargo de tus emails entrantes por un largo periodo de tiempo. Por lo tanto, en muchas ocasiones este mensaje hace las funciones de aviso de ausencia.Esta posibilidad te permite compartir con toda la gente que se comunique contigo cuánto tiempo estarás de vacaciones, por ejemplo. Es importante que recuerdes desactivar ese mensaje al regresar. Bajo ningún concepto se acepta configurar una respuesta automática a modo de acuse de recibo.