La firma de correo electrónico profesional: lo que debes saber

La firma de los correos electrónicos constituye una parte fundamental de la comunicación comercial. Esta información al final de cada correo permite al receptor de un mensaje identificar a su emisor y facilita el contacto. Mientras que la firma privada no está supeditada a ninguna norma y los datos proporcionados son voluntarios, los emisores de mensajes electrónicos comerciales han de cumplir con una cierta reglamentación.

Una firma para correo electrónico óptima es clara, contiene la información de contacto más importante y proporciona al receptor una impresión individual sobre el emisor. Incluyendo logos es posible usarla también para promocionar marcas.

Dependiendo del tipo de comunicación que se establezca, la firma de los mensajes electrónicos ha de contener unos elementos u otros.

Otros elementos opcionales como citas, aforismos, lemas o gráficos, aunque populares, deberían ajustarse a las circunstancias y al receptor y ser aplicados con cuidado. Lo que quizá en un entorno familiar o de amistad es bien recibido, puede ser motivo de desconfianza o enfado en el caso de ocasiones más serias como la búsqueda de trabajo o la comunicación con la administración.

La firma para el correo electrónico puede incluir el eslogan de la compañía e incluso puede hacer referencia a ofertas, aunque hay que tener en cuenta que el objetivo principal de la firma es proporcionar información de contacto. Sin embargo, no se debería abusar del receptor convirtiendo la firma en una plataforma publicitaria. Se pueden incluir, si conviene, anuncios actuales o las fechas para las vacaciones.

Otro elemento de contenido muy extendido es el denominado disclaimer, un aviso legal que, en castellano, sería algo similar a esto:

“Este correo electrónico contiene información legal confidencial y privilegiada. Si usted no es el destinatario a quien se desea enviar este mensaje, tendrá prohibido darlo a conocer a persona alguna, así como reproducirlo o copiarlo. Si recibe este mensaje por error, notifíquelo de inmediato al remitente y deséchelo de su sistema.”

Este texto, en esta forma o en alguna de sus variaciones, sigue el ejemplo del aviso legal estadounidense, pero en el entorno español, este no tiene ningún valor legal. Con él, el emisor de un correo no se asegura ningún derecho legal que ya no esté cubierto por la legislación vigente.

Incluir un enlace a la política de privacidad de datos y al aviso legal en la página web de la empresa sería suficiente.

Hay muchas empresas que, para aumentar su reconocimiento visual, incluyen el logo u otros elementos que caracterizan a la imagen de la compañía en la firma. Para añadir un toque personal se puede incluir también, una foto del emisor (lo que no siempre agrada a todo el mundo).

La mayoría de programas de correo tienen dificultades con los elementos gráficos de las firmas. Aunque el formato HTML permita crear firmas de todo tipo, pueden ser visualizados de forma errónea o ser clasificados automáticamente como correo basura, lo que podría ocasionar la pérdida de información importante. Incluso siendo interpretados y visualizados correctamente, este tipo de correos suponen, ya de por sí, un inconveniente porque son una carga extra para la capacidad de almacenamiento del programa de correo o del servidor.