La respuesta automática perfecta: cómo crearla

Configurar una respuesta automática en el correo electrónico es indispensable para aquellos casos en los que no puedes o no quieres ser localizado, ya sea porque te marchas de vacaciones o porque te encuentras enfermo. Evitarás así que tus contactos pierdan el tiempo esperando una respuesta. Un mensaje de respuesta automática es un texto conciso que contiene solo la información más relevante: cuál es el periodo de tiempo durante el que no estarás disponible y cuándo podrás responder a tus contactos. Si lo consideras oportuno, podrás incluir el motivo de la ausencia y darle un toque personal al texto. También puede ser útil, o incluso necesario, indicar el correo electrónico de otra persona con la que se pueda contactar durante tu ausencia.

Crear un correo instantáneo es indispensable para establecer una buena comunicación por correo electrónico. Debes configurarlo a través de la función de respuesta automática de tu proveedor de correo o programa pero ¡no te olvides de quitarla cuando regreses!

La información que debes incluir en un correo de respuesta automática dependerá del contexto. Mientras que de algunas empresas se espera un correo formal, en otras se permite incluir información personal para restarle seriedad. Con todo, un mensaje de “Fuera de la oficina” no deja de ser impersonal, ya que está automatizado. Lo que hay que tener en cuenta es que hay que adecuar el tono del mensaje a la situación, evitando molestar u ofender a ninguna de las personas que quieran ponerse en contacto contigo.

Por supuesto, podrás apoyarte en plantillas y ejemplos de respuestas automáticas. Pero ¿cómo redactar la respuesta automática perfecta? Te lo contamos a continuación.

Consejo

Crea tu dirección de correo electrónico con tu propio dominio. Configurar una respuesta automática será muy simple.

El correo de respuesta automática paso a paso

Asunto

Lo más común es que en el asunto se escriba simplemente “Mensaje de fuera de la oficina”, en inglés “Out of office message”. Así, inmediantamente después de recibir tu respuesta, sabrán que no estás disponible.

Saludo

Empieza tu respuesta automática con un saludo. También puedes aprovechar para dar las gracias por el correo que acabas de recibir, aunque una combinación de ambas es una buena opción. Ejemplos:

  • Estimados señoras y señores:

    ¡Muchas gracias por su mensaje!
  • Buenas tardes y muchas gracias por su correo.

Disponibilidad

A continuación del saludo en el texto de tu correo de respuesta automática, es recomendable que hagas hincapié sobre un dato importante: cuándo volverás a estar disponible y, si lo consideras oportuno, el motivo de tu ausencia. Informar sobre el día en que volverás a estar disponible genera una mejor impresión que centrarte en el tiempo en que no estarás.

Ejemplos:

  • En este momento me encuentro de vacaciones, pero con mucho gusto le atenderé el lunes DD/MM/AA, hh:mm.
  • El lunes, DD/MM/AA, hh:mm, volveré a estar disponible.

Sin reenvío

Si tus correos no pueden reenviarse o ser vistos por otros compañeros de trabajo, es importante que lo menciones en el texto de tu respuesta automática. Dependiendo del cliente del que se trate, puede tener sentido dar una razón o, simplemente, lamentar esta circunstancia.

Ejemplos:

  • Su correo no será reenviado.
  • Por razones de confidencialidad, su correo no se reenviará.
  • Por favor, comprenda que su correo no puede reenviarse.

Remisión

Si durante tu ausencia uno de tus compañeros va a prestarte asistencia, puedes recomendar a los clientes que le contacten a través de su correo electrónico y/o número de teléfono. Solicitar a los clientes que solo recurran a esta opción en caso de urgencia puede ayudarte a filtrar los problemas  urgentes de otros sin importancia.

Ejemplos:

  • Puede ponerse en contacto con mi compañero: compañero@ejemplo.es
  • En casos de urgencia, diríjase a mi compañero: compañero@ejemplo.es
  • Para casos de urgencia, por favor utilice el siguiente número de teléfono: XXXX

Cierre y despedida

Puedes utilizar una fórmula de cierre para despedirte, aunque en los correos de respuesta automática se suelen omitir completamente.

Ejemplos:

  • Saludos cordiales,

    NOMBRE
  • Un afectuoso saludo,

    NOMBRE

Repaso: los componentes de un buen mensaje de “Fuera de la oficina”

Saludo

Estimados señoras y señores:

Muchas gracias por su mensaje, …

Buenas tardes y muchas gracias por su correo.

Disponibilidad

En este momento me encuentro fuera de la oficina pero con mucho gusto le atenderé el lunes DD/MM/AA, hh:mm.

El lunes, DD/MM/AA, hh:mm, volveré a estar disponible.

(Reenvío)

Su correo no será reenviado.

Por razones de confidencialidad su correo no se reenviará.

Por favor, comprenda que su correo no puede reenviarse.

(Remisión)

Puede ponerse en contacto con mi compañero a través de compañero@ejemplo.es

En casos de urgencia, diríjase a mi compañero: compañero@ejemplo.es

Para emergencias, por favor utilice el siguiente número de teléfono: XXXX

(Cierre y despedida)

Saludos cordiales,

NOMBRE

Un afectuoso saludo,

NOMBRE

Consejo

Por supuesto, tu respuesta automática deberá incluir tu firma de correo electrónico.

Aspectos personales: personalizar la respuesta automática

Tu respuesta automática no tiene que ser tan formal como hemos visto en los ejemplos anteriores. En muchos ámbitos laborales se puede hablar con los clientes de forma más relajada y cordial. Y esto se aplica, en especial, a casos en los que el mensaje de “Ausente de la oficina” se enviará solo internamente, entre compañeros de la misma empresa. También entre socios es común que se cree un correo de autorrespuesta. Te mostramos cómo podrías personalizar tu mensaje y aquello que debes evitar.

Respuesta automática personalizada: lo que puedes hacer

Tú mismo deberás sopesar qué recursos estilísticos se adaptan mejor a la empresa en la que trabajas. Ten en cuenta que puede que tus superiores reciban el mismo correo que otros de tus compañeros con los que mantienes una comunicación más cercana. Por eso deberás tomar estos consejos con cuidado.

Recursos

Ejemplos

Fórmulas informales

¡Ahora estoy de vacaciones!

Podréis contactar conmigo de nuevo el día DD/MM/AA.

Volveré con las pilas cargadas el día DD/MM/AA

Aprovechar la ocasión para felicitar las fechas señaladas

¡Les deseo un feliz Año Nuevo!

Cerramos la oficina durante las fechas navideñas. ¡Les deseo, a usted y a su familia, una feliz Navidad!

Humor entre compañeros

A menos que me coman en la jungla, podrás encontrarme de nuevo en la oficina el día DD/MM/AA.

¡Espero no precipitarme por el desfiladero mientras hago senderismo!

En caso de necesidad, ponte en contacto con la planta que tengo en el escritorio.

Respuesta automática personalizada: lo que debes evitar

Los correos de respuesta automática son, en definitiva, una cuestión formal y como consecuencia de ello, hay algunas expresiones que deberías evitar por poco adecuadas. Te mostramos cuáles son los errores más comunes.

Recursos

Ejemplos

Alivio/Alegría

¡Por fin estoy de vacaciones!

Me voy volando de aquí.

¡Me piro de aquí! ¡Cuidad del barco por mí!

Actitud de indiferencia, hacer una respuesta automática demasiado corta

Estoy de vacaciones, no leeré más correos hasta el día DD/MM/AA.

No estaré en la oficina hasta el día DD/MM/AA. Por favor, no me envíes ningún correo.

¡No estoy aquí! A partir del día DD/MM/AA estaré de vuelta.

Toque personal

(Una foto de un oso polar tomando el sol)

(Citas) “Caminante no hay camino, se hace camino al andar”– Antonio Machado

(Emoticonos) ¡No os metáis en problemas! ;) Hasta pronto, Paco. :D

Mensaje de respuesta automática: ejemplos y plantillas

Mensajes de respuesta automática generalizados

Estimados señoras y señores:

Muchas gracias por su correo. Actualmente me encuentro de vacaciones. A partir del día DD/MM/AA volveré a estar disponible.

Por razones de confidencialidad, su correo no será reenviado. Para casos de urgencia puede ponerse en conctaco con mi compañero/-a NOMBRE DEL COMPAÑERO: compañero@ejemplo.es.

Un cordial saludo,

NOMBRE

Respuesta automática formal para los clientes; indicando el sustituto

Buenos días:

Gracias por su mensaje. Me encuentro de vacaciones sin acceso al correo electrónico. Le atenderé con mucho gusto a partir del día DD/MM/AA. Hasta entonces, mi compañero/-a le ayudará en mi nombre. Puede ponerse en contacto con él/ella por correo electrónico (compañero@ejemplo.es) o por teléfono (XXX-XXX). Él/ella estará encantado/a de atenderle. Gracias por su comprensión.

Saludos cordiales,

NOMBRE

Mensaje de fuera de la oficina para los compañeros

Queridos compañeros:

Cuando leáis esto, me encontraré de vacaciones. No os preocupéis, el día DD/MM/AA estaré de vuelta. Mientras tanto, me sustituirá NOMBRE DEL COMPAÑERO (compañero@ejemplo.es). En caso de urgencia poneos en contacto con él/ella.

¡Cuidaos durante este tiempo! Os traeré algo de Argentina, ¡lo prometo!

Hasta pronto,

NOMBRE

Respuesta automática informal para clientes

Estimado cliente:

Gracias por su mensaje. Ahora mismo estoy de vacaciones pero podré atenderle de nuevo el día DD/MM/AA. Desafortunadamente, no tendré acceso a mi correo durante este tiempo. Por favor, no dude en ponerse en contacto con mi compañero/-a NOMBRE DEL COMPAÑERO (compañero@ejemplo.es). Tenga en cuenta que su correo no será reenviado, espero que lo comprenda.

Me alegraré de poder atenderle a mi vuelta.

Con un cordial saludo,

NOMBRE

Ejemplo de respuesta automática formal en inglés

Thank you for your mail.

I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in the office on Monday, DD/MM/AA, and will respond to you as soon as possible.

In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague NOMBRE DEL COMPAÑERO (compañero@ejemplo.es). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.

Thank you very much for your understanding.

Best Wishes

NOMBRE

Respuesta automática informal en inglés

Hello,

Thanks for your message! I’m currently out of office and not back until DD/MM/AA. If it’s urgent, you can send NOMBRE DEL COMPAÑERO a mail (compañero@ejemplo.es) and he’ll be happy to help. I can’t read mails on vacation, and your mail will not be forwarded – be warned!

Anyway, I wish you all the best. I hope I don’t get lost in the desert and will return to you full of energy!

Yours Truly

NOMBRE

La respuesta automática y sus riesgos

El uso de respuestas automáticas es muy común, especialmente en el lugar de trabajo. Sin embargo, es importante pensar en las informaciones que compartes antes de configurar el mensaje.

Se está volviendo más y más frecuente que algunos criminales web atrapen informaciones para usarlas para su propio beneficio, como, por ejemplo, para robar una casa o una oficina.  También, las respuestas automáticas actúan como filtro y permiten a remitentes de spam, al mandar un mensaje a miles de direcciones generadas de forma aleatoria, identificar cuales existen realmente.