Crear reglas en Outlook: una guía paso a paso

Cada día se envían más de 280 000 millones de correos ele­c­tró­ni­cos, la mayoría de ellos en un contexto pro­fe­sio­nal. De ahí la necesidad de conocer cuántos mensajes no leídos se van acu­mu­la­n­do en la bandeja de Outlook y de no perder la visión general. Para ello re­co­me­n­da­mos recurrir a las reglas de Outlook, que permiten cla­si­fi­car la bandeja de entrada y ma­n­te­ne­r­la ac­tua­li­za­da mediante me­ca­ni­s­mos de au­to­ma­ti­za­ción para mensajes. Conoce a co­n­ti­nua­ción cómo crear reglas en Outlook con y sin plantilla.

Guía rápida: crear reglas de Outlook

1. Abre la pestaña de Inicio y haz clic en “Reglas” y luego en “Mover”.
2. Se­le­c­cio­na la opción “Ad­mi­ni­s­trar reglas y alertas”.
3. Se­le­c­cio­na “Nueva Regla” para crear una regla o “Modificar regla” para editar una regla ya existente.

Crear una nueva regla de Outlook

Con Outlook puedes crear fá­ci­l­me­n­te reglas para correos ele­c­tró­ni­cos uti­li­za­n­do las opciones pree­s­ta­ble­ci­das. Para iniciar el asistente para reglas, sigue estos pasos.

Paso 1: accede a la pestaña “Inicio” y clica en el botón “Reglas” en el área “Mover”.

Paso 2: se­le­c­cio­na la opción “Ad­mi­ni­s­trar reglas y alertas…”. Outlook abre la ventana de diálogo “Reglas y alertas”.

Paso 3: haz clic en el botón “Nueva regla…” en la pestaña “Reglas de correo ele­c­tró­ni­co” para iniciar el asistente para reglas.

Con el Asistente para reglas, puedes crear reglas en Outlook según tus pre­fe­re­n­cias y ne­ce­si­da­des con o sin plantilla.

Crear en Outlook reglas sin plantilla

El Asistente para reglas de Outlook permite crear reglas in­di­vi­dua­les basadas en módulos pre­de­fi­ni­dos. Para empezar, hay que optar por crear reglas bien para correo entrante, bien para correo saliente.

Reglas de la bandeja de entrada

Las reglas de la bandeja de entrada se aplicarán sobre los mensajes que recibas, siempre que cumplan las co­n­di­cio­nes que definas. Para crear una regla de correo de entrada sin modelo, sigue los si­guie­n­tes pasos.

Paso 1: en “Iniciar desde una regla en blanco”, se­le­c­cio­na “Aplicar regla a los mensajes que reciba” y haz clic en “Siguiente”.

Paso 2: Outlook te pre­gu­n­ta­rá la condición o co­n­di­cio­nes que quieres incluir como regla para la bandeja de entrada, ofre­cie­n­do a través del Asistente para reglas un listado de opciones. De las si­guie­n­tes, se­le­c­cio­na al menos una:

• El mensaje fue enviado por una persona o grupo público
• El mensaje contiene de­te­r­mi­na­das palabras en la línea de asunto
• El mensaje fue enviado solo a ti
• El mensaje contiene tu nombre en el campo “Para”
• El mensaje se envió con cierta prioridad
• El mensaje ha sido marcado con un cierto nivel de co­n­fi­de­n­cia­li­dad
• El mensaje está marcado con una acción es­pe­cí­fi­ca
• El mensaje contiene tu nombre en el campo “CC”
• El mensaje contiene tu nombre en el campo “Para” o “CC”
• El mensaje no contiene tu nombre en el campo “Para”
• El mensaje fue enviado a una persona o grupo público es­pe­cí­fi­co
• El mensaje contiene ciertas palabras en el texto
• El mensaje contiene ciertas palabras en el asunto o texto
• El mensaje contiene ciertas palabras en la cabecera
• El mensaje contiene ciertas palabras en la dirección del de­s­ti­na­ta­rio
• El mensaje contiene ciertas palabras en la dirección del remitente
• El mensaje se ha asignado a una categoría es­pe­cí­fi­ca

Si es necesario, se pueden combinar varias co­n­di­cio­nes.

Paso 3: edita la condición o co­n­di­cio­nes se­le­c­cio­na­das de acuerdo con tus pre­fe­re­n­cias pe­r­so­na­les. Para ello pincha en el texto subrayado y con letra azul que aparece en la de­s­cri­p­ción de la regla.

Haz clic en “Siguiente”.

Paso 4: determina qué ha de ocurrir con los mensajes que cumplan la regla o reglas es­ta­ble­ci­das. Dispones de las si­guie­n­tes opciones:. Elige la condición que quieres o combina múltiples opciones:

• Mover el mensaje a una carpeta de destino es­pe­cí­fi­ca
• Asignar el mensaje a una categoría es­pe­cí­fi­ca
• Borrar el mensaje
• Eliminar el mensaje de forma pe­r­ma­ne­n­te
• Mover una copia del mensaje a una carpeta de destino es­pe­cí­fi­ca
• Reenviar el mensaje a una persona o grupo público es­pe­cí­fi­co
• Reenviar el mensaje como un archivo adjunto a una persona o grupo público
• Redirigir el mensaje a una persona o grupo público
• Responder al mensaje con un mensaje es­pe­cí­fi­co desde el servidor
• Responder al mensaje con una plantilla es­pe­cí­fi­ca
• Marcar el mensaje para su se­gui­mie­n­to
• Borrar la ide­n­ti­fi­ca­ción del mensaje
• Borrar las ca­te­go­rías asignadas al mensaje
• Priorizar el mensaje
• Imprimir el mensaje
• Re­pro­du­cir un sonido es­pe­cí­fi­co cuando llega el mensaje
• Marcar el mensaje como leído
• No aplicar más reglas

Paso 5: edita la acción o acciones se­le­c­cio­na­das haciendo clic en el texto subrayado y con letra azul que aparece en la de­s­cri­p­ción de la regla.

Haz clic en “Siguiente”.

Paso 6: define las ex­ce­p­cio­nes si es necesario. De las co­n­di­cio­nes me­n­cio­na­das en el paso Paso 2 puedes se­le­c­cio­nar aquella o aquellas en las que la acción es­ta­ble­ci­da no se lleve a cabo.

Paso 7: configura las co­n­di­cio­nes para la excepción haciendo clic en el texto subrayado y con letra azul que aparece en la de­s­cri­p­ción de la regla.

Por último, haz clic en “Siguiente”.

Paso 8: asigna un nombre a la nueva regla y es­pe­ci­fi­ca si también quieres aplicarla de forma re­tro­ac­ti­va a todos los mensajes al­ma­ce­na­dos en la carpeta de Bandeja de entrada. Activa la regla se­le­c­cio­na­n­do la casilla co­rre­s­po­n­die­n­te y haciendo clic en “Finalizar”.

La nueva regla para mensajes entrantes aparecerá en el cuadro de diálogo “Reglas y alertas”. Para cerrarlo pulsa en “Aplicar”.

Reglas de la bandeja de salida

Las reglas de correo saliente se aplican a todos los mensajes enviados que cumplan las co­n­di­cio­nes que definas. Para co­n­fi­gu­rar una regla para los mensajes de salida, sigue estos pasos.

Paso 1: en la opción “Iniciar desde una regla en blanco”, se­le­c­cio­na “Aplicar regla a los mensajes que envíe”.

Haz clic en “Siguiente” para iniciar el proceso de co­n­fi­gu­ra­ción.

Paso 2: define las co­n­di­cio­nes para regla de mensajes salientes. Outlook propone una serie de opciones:

• El mensaje contiene ciertas palabras clave en el asunto
• El mensaje se envió desde una cuenta es­pe­cí­fi­ca
• Se ha asignado una prioridad es­pe­cí­fi­ca al mensaje
• El mensaje se envió a una persona o grupo es­pe­cí­fi­co
• El mensaje contiene ciertas palabras clave en el texto
• El mensaje contiene ciertas palabras clave en el asunto o en el texto
• El mensaje contiene ciertas palabras clave en la dirección del de­s­ti­na­ta­rio
• El mensaje se ha asignado a una categoría es­pe­cí­fi­ca
• El mensaje contiene un archivo adjunto
• El mensaje tiene un tamaño de­te­r­mi­na­do (en kilobytes)
• El mensaje utiliza un fo­r­mu­la­rio es­pe­cí­fi­co
• El mensaje tiene ciertas pro­pie­da­des de documento o fo­r­mu­la­rio
• El mensaje es una in­vi­ta­ción de reunión o una ac­tua­li­za­ción
• El mensaje se ha enviado desde una fuente RSS es­pe­cí­fi­ca
• El mensaje se ha enviado desde cualquier fuente RSS
• El mensaje se co­rre­s­po­n­de con una clase de fo­r­mu­la­rio es­pe­cí­fi­co

Si así lo requieres, puedes se­le­c­cio­nar varias co­n­di­cio­nes.

Paso 3: edita la condición o co­n­di­cio­nes que has se­le­c­cio­na­do haciendo clic en el texto subrayado y con letra azul que aparece en la de­s­cri­p­ción de la regla.

Luego, haz clic en “Siguiente”.

Paso 4: establece la acción o acciones que Outlook debe llevar a cabo con los mensajes de salida que cumplan las co­n­di­cio­nes antes es­ta­ble­ci­das:

Paso 5: edita la acción o acciones se­le­c­cio­na­das en la de­s­cri­p­ción y haz clic en “Siguiente”.

Paso 6: define las ex­ce­p­cio­nes si las hubiese. Para ello, dispones de las mismas co­n­di­cio­nes que se incluían en el paso 2.

Paso 7: determina un nombre para la regla y es­pe­ci­fi­ca si deseas aplicarla con efecto re­tro­ac­ti­vo sobre todos los mensajes de la carpeta Bandeja de entrada. Se­le­c­cio­na la ac­ti­va­ción de la regla y completa el proceso haciendo clic en “Finalizar”.

La regla de los correos de salida ha de aparecer entonces en el cuadro de diálogo “Reglas y alertas”. Pulsa en “Aplicar” para cerrar la ventana.

Crear reglas en Outlook con plantilla

Outlook ofrece pla­n­ti­llas ya co­n­fi­gu­ra­das para las reglas de correo ele­c­tró­ni­co más comunes. Para ello ofrece a los usuarios del cliente de correo ocho pla­n­ti­llas agrupadas en dos ca­te­go­rías: “Ma­n­te­ne­r­se or­ga­ni­za­do” y “Ma­n­te­ne­r­se ac­tua­li­za­do”. Los procesos de co­n­fi­gu­ra­ción se asimilan en esencia al pro­ce­di­mie­n­to descrito an­te­rio­r­me­n­te:

Paso 1: se­le­c­cio­na la regla deseada.

Paso 2: adapta la de­s­cri­p­ción de la regla a tus ne­ce­si­da­des.

Paso 3: si es necesario, añade co­n­di­cio­nes adi­cio­na­les o define ex­ce­p­cio­nes.

Paso 4: asigna un nombre a la regla y termina la co­n­fi­gu­ra­ción con “Finalizar”.

Mover a una carpeta los mensajes de una persona

Este modelo sirve como regla de bandeja de entrada. Con ella se consigue mover todos los mensajes de un remitente es­pe­cí­fi­co a una carpeta definida por el usuario.

Para que sea posible el traslado au­to­má­ti­co de los mensajes de un de­te­r­mi­na­do remitente, este ha de estar al­ma­ce­na­do en la lista de di­re­c­cio­nes.

Mover mensajes con ciertas palabras en el asunto a una carpeta concreta

Esta plantilla es muy útil si quieres trasladar de forma au­to­má­ti­ca a una carpeta de destino es­pe­cí­fi­ca los mensajes que contengan en el asunto las palabras clave es­pe­ci­fi­ca­das.

Mover los mensajes enviados a un grupo público a una carpeta

Se­le­c­cio­na esta plantilla de reglas para mover de forma au­to­má­ti­ca a la carpeta que elijas del buzón de correo los mensajes de­s­ti­na­dos a uno de tus grupos públicos.

Marcar mensajes de una persona es­pe­cí­fi­ca para su se­gui­mie­n­to

Esta regla garantiza que los mensajes enviados por una persona o grupo concreto se marquen de forma au­to­má­ti­ca para su se­gui­mie­n­to.

Los correos marcados para se­gui­mie­n­to apa­re­ce­rán en la lista de tareas.

Mover elementos RSS de un canal RSS es­pe­cí­fi­co a una carpeta

Utiliza esta plantilla para ordenar los canales RSS. De esta forma se agruparán también de forma au­to­má­ti­ca en la carpeta que definas los elementos de la fuente RSS se­le­c­cio­na­da.

Si estás suscrito a los canales RSS, se mostrarán en el cuadro de diálogo del mismo nombre.

Vi­sua­li­za­ción de un mensaje de una persona es­pe­cí­fi­ca en la ventana de “Alerta de nuevo elemento”

Cuando recibas mensajes de un remitente es­pe­cí­fi­co puedes, mediante esta regla, definir un texto que se muestre en la ventana de no­ti­fi­ca­cio­nes para nuevos elementos.

Re­pro­du­cir una alerta de sonido al recibir mensajes de una persona es­pe­cí­fi­ca

¿Quieres que, de­pe­n­die­n­do del remitente de un mensaje, Outlook te informe con un sonido de alerta diferente? Si utilizas esta regla podrás hacerlo.

Se­le­c­cio­na a una persona o grupo de personas de la lista de di­re­c­cio­nes de Outlook y asígnales un archivo de sonido de tu disco duro. Los archivos de Windows Media contienen di­fe­re­n­tes tonos di­s­po­ni­bles para las no­ti­fi­ca­cio­nes de correo ele­c­tró­ni­co, si bien también puedes utilizar tus propios archivos de audio.

Enviar una no­ti­fi­ca­ción a mi di­s­po­si­ti­vo móvil cuando recibo mensajes de una persona es­pe­cí­fi­ca

Con esta plantilla, puedes hacer un se­gui­mie­n­to de tu bandeja de entrada mientras te desplazas, pues te permite recibir las no­ti­fi­ca­cio­nes de los correos de los contactos se­le­c­cio­na­dos a través de un di­s­po­si­ti­vo móvil.

Editar una regla existente en Outlook

También puedes editar las reglas de Outlook ya exi­s­te­n­tes en el cuadro de diálogo “Reglas y Alertas”. Para ello procede como sigue:

Paso 1: se­le­c­cio­na la regla de Outlook que quieres editar.

Paso 2: haz clic en “Cambiar regla” y se­le­c­cio­na “Editar ajustes de regla…” en el menú. Outlook abre el correo ele­c­tró­ni­co se­le­c­cio­na­do en el Asistente para la regla.

Paso 3: pe­r­so­na­li­za la regla de Outlook en el Asistente para reglas. Haz lo mismo que al crear una nueva regla: por ejemplo, añade co­n­di­cio­nes o ex­ce­p­cio­nes o edita la de­s­cri­p­ción de la regla.

Paso 4: confirma los ajustes haciendo clic en “Finalizar”.

Cierra el cuadro de diálogo “Reglas y alertas” pulsando en “Aplicar”.

Si deseas eliminar una regla de Outlook, márcala y pulsa en “Eliminar”. La regla se borrará tan pronto como aceptes las mo­di­fi­ca­cio­nes en el cuadro de diálogo “Reglas y alertas”.