Microsoft Outlook no es solo uno de los programas de correo electrónico más utilizados. El software también ofrece a sus usuarios numerosas funciones de groupware para gestionar contactos, tareas y citas. Muchas empresas recurren al calendario de Outlook para organizar el trabajo en equipo o planificar sus citas con los clientes. Sin embargo, la planificación colectiva resulta especialmente cómoda si los trabajadores tienen acceso al calendario de los compañeros. Esto puede conseguirse al compartir el calendario de Outlook, lo cual puede tener lugar tanto en una empresa como también con clientes, socios y proveedores de servicios.
Las funciones de Outlook para compartir el calendario con amigos, conocidos, compañeros de trabajo o socios dependen de cómo se utiliza el software, si como aplicación independiente, en el marco de Office 365 o en combinación con un Exchange Server.
Mientras que Microsoft Office 365 proporciona diversas aplicaciones de oficina como servicio online en la nube, Outlook es una aplicación de escritorio instalada a nivel local. En el ámbito privado se utiliza principalmente como programa de correo electrónico, pues permite administrar diferentes cuentas de correo en la misma interfaz de usuario. Por el contrario, en las empresas Outlook actúa generalmente como programa cliente para el Microsoft Exchange Server, un repositorio central para correos electrónicos, citas y tareas.
A continuación te mostramos las funciones de uso compartido tanto de la aplicación de escritorio de Outlook como de la aplicación de Office 365 llamada Calendario.
En este artículo te mostramos instrucciones paso a paso para las aplicaciones de escritorio Outlook 2016, 2013, 2010 y 2007.
Si utilizas las versiones 2016 o 2013 de Outlook, puedes recurrir a diversas posibilidades para otorgar acceso al calendario a otras personas:
Las siguientes capturas de pantalla se han creado con Outlook 2013.
Independientemente de si se utiliza Outlook en casa o en el trabajo, la aplicación de escritorio te permite en todo momento enviar una instantánea de tu calendario por correo electrónico. Para ello debes seguir los pasos siguientes:
Outlook ofrece diferentes vistas para los grupos de funciones de correo, calendario, contactos y tareas
La función de calendario compartido de Outlook no solo se limita al calendario estándar que se crea automáticamente en cualquier perfil de Outlook, sino que puedes crear tantos calendarios como quieras y luego compartirlos con diferentes personas.
En la pestaña “Home” (Inicio) aparecen numerosos campos para compartir el calendario de Outlook
A continuación se abre una ventana para el nuevo correo y también el cuadro de diálogo “Send a Calendar via Email” (Enviar un calendario por correo electrónico).
En la ventana “Enviar un calendario por correo electrónico” se puede definir la vista del calendario que debe enviarse como instantánea
Con esta función puedes compartir, por ejemplo, tu calendario de los próximos 7 días con tus compañeros para que sea más fácil concertar citas
Con Outlook se pueden definir de forma detallada los datos del calendario que se quieren compartir con otros usuarios
Si marcas una cita o reunión como privada en Outlook, esta no se muestra al compartir el calendario o al hacer una instantánea del mismo, a no ser que lo permitas explícitamente marcando la caja correspondiente.
En la configuración estándar no aparecen los eventos marcados como privados en el calendario
Una vez seleccionado el calendario deseado y la configuración del intervalo temporal, del grado de detalle y de la forma de presentación, haz clic en “OK”. A continuación Outlook inserta una copia del fragmento del calendario como instantánea en un nuevo correo electrónico.
El plan diario contiene los eventos registrados, pero también información sobre los intervalos de fechas disponibles
Cualquier mensaje acompañado de la función “Enviar un calendario por correo electrónico” contiene un archivo iCalendar (ICS), formato de archivo soportado por productos de diversos proveedores, con el que el destinatario puede abrir el fragmento seleccionado en cualquier programa de calendario. Entre las aplicaciones más populares se encuentran Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thunderbird, SeaMonkey y Novell GroupWise.
Si utilizas tu aplicación de escritorio de Outlook en combinación con un Exchange Server, el software permite compartir calendarios que se actualizan automáticamente. Para compartir un calendario de Outlook debes, por lo tanto, enviar una invitación de uso compartido a las personas del entorno de tu empresa o externas a ella. Esto permite que los destinatarios visualicen el calendario compartido en su propia vista de calendario. Como alternativa, Outlook ofrece la posibilidad de publicar un calendario como página web.
A continuación te presentamos los pasos que debes seguir para compartir tu calendario de Outlook con personas de tu empresa.
La función de calendario de Outlook te ofrece la posibilidad de crear varios calendarios paralelos y visualizar calendarios compartidos de otras personas
La función “Compartir calendario” solo puede utilizarse en la aplicación de escritorio de Outlook en combinación con un servidor Exchange
Si Outlook se basa en Exchange se pueden enviar invitaciones para compartir el calendario cómodamente por correo electrónico
Cualquier persona que reciba una invitación de uso compartido por email debe hacer clic en el botón “Abrir calendario“, para incorporar el calendario compartido en su propia lista de calendarios.
¿Quieres compartir tu calendario de Outlook con personas externas a tu empresa? Para ello realiza los mismos pasos que para compartirlo con tus compañeros, pero ten en cuenta que compartir información del calendario detallada con personas externas a tu empresa suele presentar limitaciones en muchas redes.
El administrador de tu red es el encargado de definir en las directivas de uso compartido la cantidad de datos que se comparten con personas externas. Si no se puede compartir el calendario de Outlook con los niveles de detalle deseados, se recibe un mensaje de error. Ponte entonces en contacto con el administrador de tu red o selecciona otro nivel de detalles.
Si compartes tu calendario con personas de tu empresa o externas a ella, Outlook te ofrece la posibilidad de adaptar los detalles del calendario correspondiente a cada persona de manera individual. Para ello, realiza los siguientes pasos.
El calendario de Outlook te permite visualizar todas las tareas diarias, semanales y mensuales
Los permisos de calendario también se encuentran en la barra de herramientas bajo la pestaña “Calendar Permissions” (Permisos de calendario)
Outlook abre el cuadro de diálogo “Calendar Properties” (Propiedades de calendario).
Si quieres desactivar los permisos seleccionados, selecciona la persona correspondiente y haz clic en “Remove” (Eliminar)
Otra posibilidad de calendario compartido de Outlook con personas externas a tu empresa es mediante su publicación en una página especialmente creada para tales fines. Para ello Outlook ofrece la función “Publicar online”, pero para utilizarla se necesita un servidor web que soporte el protocolo WebDAV. Sigue estos pasos para aprender a hacerlo.
Los permisos se establecen por separado para cada calendario
El botón “Publish Online” (Publicar en línea) en el campo “Compartir”
Selecciona la función “Publicar en servidor WebDAV” que se muestra en el menú desplegable.
Alternativamente algunas implementaciones de Outlook ofrecen la posibilidad de compartir calendarios directamente en el servidor Exchange de tu propia red.
Si quieres eliminar un calendario ya publicado, haz clic en el botón “Remove from Server” (Eliminar del servidor)
Según tus necesidades, puedes compartir todo el calendario o solo un fragmento
Escoge la opción “Automatic Uploads” (Cargas automáticas) para actualizar la página del calendario publicada regularmente
Los datos del calendario que se publican en una página web son visibles para todos aquellos que estén familiarizados con el URL de la página web.
Las versiones más antiguas del programa de correo electrónico y de software colaborativo Outlook también permiten compartir datos de calendarios con otras personas.
A este respecto, Microsoft revisa la interfaz de usuario de la aplicación de escritorio cada vez que se publica una nueva versión. Todas las versiones a partir de Outlook 2007 llevan integrada la función
“Compartir calendario”. La condición previa para ello es que se utilice el software en combinación con un servidor Exchange. A continuación te mostramos los pasos que deben seguirse para compartir un calendario en Outlook 2007 y Outlook 2010.
En ambas versiones de Outlook la opción de enviar la invitación de calendario compartido contiene los datos del calendario en forma de archivo ICS, lo que permite que el destinatario agregue el calendario compartido de la propia lista de calendarios de Outlook.
Ten en cuenta que Outlook soporta los archivos ICS a partir de la versión de Outlook 2007.
Outlook 2007 y 2010 también permiten adaptar o desactivar la función de compartir calendarios a través del botón “Permisos de calendario”.
¿Utilizas funciones de correo y calendario en el servicio online Office 365? Entonces puedes compartir datos de calendario cómodamente a través del servidor Exchange alojado por Microsoft. Utiliza para ello la función “Compartir” de la web app.
Página de inicio del servicio SaaS Office 365
La aplicación Calendario ofrece a los usuarios de Office 365 las funciones de calendario de Outlook en forma de web app
En caso necesario, Office 365 permite compartir datos de calendario con todas aquellas personas que tengan cuentas de correo electrónico en tu dominio de Office 365. Todas estas cuentas se agrupan bajo “Mi organización”. El servidor Exchange de Office 365 establece en este caso una conexión segura entre las cuentas de tu dominio.
Office 365 recurre a un servidor Exchange alojado por Microsoft y permite compartir datos de los calendarios dentro y fuera de tu propia organización
“Muestra el momento en que estás ocupado” (Solo disponibilidad)
“Muestra el título y la ubicación” (Detalles limitados)
“Muestra todos los detalles” (Detalles completos)
Los niveles de detalles pueden adaptarse posteriormente a la hora de compartir el calendario.
La web app Calendario ofrece los mismos niveles de detalle para compartir información del calendario que la aplicación de escritorio de Outlook, pero con un nombre distinto
El destinatario tiene la posibilidad de ver el calendario compartido online o de descargarlo a través de un URL como archivo ICS y añadir la propia vista de calendario en Outlook o en otro programa de correo electrónico.
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