Microsoft Outlook no es solo uno de los programas de correo electrónico más utilizados. El software también ofrece a sus usuarios numerosas funciones de groupware para gestionar contactos, tareas y citas. Muchas empresas recurren al calendario de Outlook para organizar el trabajo en equipo o planificar sus citas con los clientes. Sin embargo, la planificación colectiva resulta especialmente cómoda si los trabajadores tienen acceso al calendario de los compañeros. Esto puede conseguirse al compartir el calendario de Outlook, lo cual puede tener lugar tanto en una empresa como también con clientes, socios y proveedores de servicios.
Las funciones de Outlook para compartir el calendario con amigos, conocidos, compañeros de trabajo o socios dependen de cómo se utiliza el software, si como aplicación independiente, en el marco de Office 365 o en combinación con un Exchange Server.