Outlook es uno de los clientes de correo electrónico más populares. Una vez configurado, el programa de Microsoft ofrece el entorno perfecto para poder enviar, recibir y gestionar correos electrónicos. El paquete se completa con el calendario integrado, que te recuerda fechas y también facilita la organización de reuniones y eventos. Aparte de eso, el usuario puede añadir otras cuentas a Outlook (tantas como desee) y, de esa manera, reunirlas en un cliente. Esto es útil, por ejemplo, cuando una persona utiliza diferentes direcciones de correo electrónico para la comunicación privada y empresarial.
Si quieres utilizar Outlook para gestionar tus cuentas de correo electrónico, el primer paso consiste en configurar una cuenta. Los pasos para hacerlo no se diferencian de los que son necesarios para agregar otra cuenta de correo a Outlook. La única diferencia radica en los ajustes del protocolo y de la dirección del servidor de entrada y de salida que utiliza el proveedor de servicios de internet como base para el servicio de correo electrónico. En el caso de algunos proveedores, como Gmail o Yahoo, puede que también sea necesario modificar determinados ajustes en la página web del proveedor antes de agregar la cuenta a Outlook, ya que la vinculación puede estar bloqueada.
Los diferentes tipos de cuentas que puedes agregar a Outlook son, entre otros:
Para poder agregar una nueva cuenta a Outlook, por lo general necesitas la contraseña de esa cuenta de correo electrónico. Si en un proveedor tienes configurados procedimientos de inicio de sesión como, por ejemplo, la autenticación de dos factores, entonces también tendrás que tener a mano el segundo dispositivo y generar una segunda contraseña en los ajustes de la cuenta que quieres vincular para poder terminar la configuración de la cuenta.
Los pasos necesarios para configurar una nueva cuenta en Outlook dependen, como se mencionó antes, del proveedor de servicios de internet o del proveedor de correo electrónico. Puesto que muchos proveedores de correo electrónico bloquean la incorporación a Outlook o requieren que se introduzca una contraseña de aplicación adicional, a menudo hay que realizar algunos pasos más. Además, el proceso para añadir una cuenta a Outlook depende de la versión del programa de Microsoft que utilices (clientes de escritorio, como las versiones 2019, 2016 o 2013, frente a Outlook en la web). Asimismo, tendrás la posibilidad de elegir entre configuración automática (no disponible para todas las cuentas de correo electrónico) y manual.
En los siguientes apartados encontrarás instrucciones detalladas para las distintas versiones de Outlook, en las que se explica tanto la configuración manual como la automática.
La posibilidad de configurar automáticamente cuentas de correo electrónico existe desde Outlook 2010. Si todavía utilizas una versión más antigua del cliente de escritorio, no tendrás esta función. Los pasos necesarios para la configuración automática se diferencian muy poco de una versión a otra, lo cual se tiene en cuenta en las siguientes instrucciones:
En todas las versiones se accede a la configuración de la cuenta desde la pestaña “Archivo”. En la página de menú que se abre, llamada “Información” (Account Information), haz clic en el botón “Agregar cuenta” (Add Account).
La ventana de diálogo que aparece se ha adaptado ligeramente en las nuevas versiones (Office 365), de manera que solo hay que indicar la dirección de la cuenta que se va a vincular y, a continuación, pulsar en “Conectar”. En las versiones anteriores hasta 2013 (aunque en parte también las ediciones de 2016), también tienes que introducir la contraseña de la cuenta y el nombre que elijas antes de poder continuar con la configuración pulsando en “Siguiente” (Next).
Si se te solicita, introduce tu contraseña (de nuevo). Una vez efectuada la configuración automática de la cuenta, recibirás la correspondiente confirmación. A continuación, pulsa en “Finalizar”.
Si la configuración automática de la cuenta de correo electrónico falla, tendrás que comprobar los ajustes de la cuenta. En determinadas circunstancias, podría contar con una protección adicional, como la ya mencionada autenticación de dos factores, un correo electrónico de seguridad al que se debe responder primero o una función que bloquee las aplicaciones de terceros, como el cliente de Outlook. Por lo general, algunas cuentas no se pueden agregar automáticamente a Outlook, por lo que tendrás que recurrir al método manual.
Para la configuración manual de una cuenta no solo necesitas tus credenciales, sino también los datos para el servidor de entrada o de salida del servicio de correo electrónico correspondiente. El procedimiento es muy parecido en todas las versiones, pero hay algunas diferencias en los botones y las ventanas de diálogo. Como en la configuración automática de la cuenta, primero tienes que acceder a la pestaña “Archivo” y, en “Información de la cuenta”, hacer clic en el botón “Agregar cuenta”.
En las versiones más recientes, selecciona entonces el punto “Opciones avanzadas”, marca la casilla de verificación “Permitirme configurar manualmente mi cuenta” y, a continuación, pulsa en “Conectar”.
En cambio, en la ventana de diálogo clásica, modifica simplemente la selección en “Configuración manual o tipos de servidores adicionales” o en “Configurar manualmente los ajustes del servidor o de los tipos de servidores adicionales” (Outlook 2010) y haz clic en “Siguiente”.
En “Elegir servicio”, haz clic en “POP o IMAP” o en “Correo electrónico de internet” y, a continuación, en “Siguiente”. En este punto, se pide la información de la dirección y del servidor que te proporciona tu proveedor de servicios de Internet o de correo electrónico. Tendrás que indicar los siguientes datos:
| Información | Significado | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre para mostrar de libre elección | Nombre |
| Dirección de correo electrónico | Dirección completa de la cuenta de correo electrónico que quieres agregar a Outlook. | ld@diggi-heroes.com |
| Tipo de cuenta | Selección del protocolo de transmisión: IMAP o POP3. | IMAP |
| Servidor de entrada | Dirección del servidor de entrada. | imap.ionos.de |
| Servidor de salida (SMTP) | Dirección del servidor de salida. | smtp.ionos.de |
| Nombre de usuario | Nombre de usuario de la cuenta de correo electrónico (a menudo la propia dirección). | ld@diggi-heroes.com |
| Contraseña | Contraseña de la cuenta de correo electrónico (seleccionada al configurar la cuenta). | pAssw0rt1;- |
Selecciona la opción “Requerir inicio de sesión utilizando Autenticación de contraseña segura (SAP)” solo si es compatible con los servidores de correo electrónico del proveedor o si el proveedor la pide expresamente.
Si tienes dudas a la hora de elegir el protocolo de transmisión, te recomendamos que eches un vistazo a nuestro artículo sobre IMAP y POP3.
Dado que la conexión a los servidores de correo electrónico sigue sin cifrar hasta la fecha, antes de finalizar la configuración haz clic en el botón “Más configuraciones” (More Settings) que se encuentra en la esquina inferior derecha.
Accede a la pestaña “Servidor de salida” y activa la casilla “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación”. Mantén la opción estándar “Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada” y cambia a la pestaña “Avanzadas”. Dependiendo de si antes has introducido IMAP o POP3 como protocolo de transmisión, realiza los siguientes ajustes para configurar el cifrado a través de SSL o TLS para las conexiones con los servidores de correo electrónico:
| Puerto | Tipo de conexión | |
|---|---|---|
| Servidor de entrada (IMAP) | 993 | SSL |
| Servidor de entrada (IMAP) | 143 | TLS |
| Servidor de entrada (POP3) | 995 | SSL |
| Servidor de salida (SMTP) | 465 | SSL |
| Servidor de salida (SMTP) | 25 o 587 | TLS o automático |
Guarda los cambios con “Aceptar” y cierra la ventana “Agregar cuenta a Outlook” con los botones “Siguiente” y “Finalizar”.
En la versión web de Outlook también se pueden añadir varias cuentas de correo electrónico (hasta 20). Como el cliente de escritorio, la versión web de Outlook también te ofrece la posibilidad de elegir entre configuración manual y automática. Las dos variantes están disponibles en el menú “Sincronizar correo electrónico” al que puedes acceder como se indica a continuación:
En “Agregar una cuenta conectada”, Outlook ofrece dos botones para que puedas empezar la configuración. Si quieres vincular el cliente web con una cuenta de Gmail, selecciona el botón del mismo nombre, de lo contrario, pulsa “Otras cuentas de correo electrónico”:
Como en el cliente de escritorio de Outlook, ahora se abre una ventana de diálogo que te permite elegir entre la configuración manual y automática de la cuenta. Primero introduce la dirección y la contraseña de la cuenta que quieres vincular y, si lo deseas, un nombre para mostrar, y pulsa “Aceptar”.
A continuación, la web de Outlook crea automáticamente una nueva carpeta para los correos electrónicos de esta nueva cuenta, aunque también puedes seleccionar la segunda opción “Puede elegir dónde se almacenará el correo electrónico importado”, para que los correos electrónicos importados y futuros se carguen en una carpeta que ya exista.
Si quieres configurar la cuenta tú mismo, de momento deja vacíos los cambios de dirección y contraseña y marca la casilla “Configurar manualmente las opciones de la cuenta (cuenta POP, IMAP o solo de envío)” en los ajustes avanzados (Advanced Settings). A continuación, pulsa “Aceptar” y se volverá a abrir la ventana donde, como se describió en las instrucciones presentadas arriba, puedes indicar los datos para el servidor de entrada y de salida.
Al principio de este artículo ya mencionamos que no es tan fácil agregar tu cuenta de correo electrónico de servicios como Gmail, Yahoo o GMX a Outlook u otros clientes de correo electrónico. Esto se debe a que en la mayoría de los casos estos servicios bloquean el acceso a otras aplicaciones por motivos de seguridad. A continuación, te mostramos cómo desactivar esta función de seguridad de Gmail para poder añadir a Outlook tu cuenta de Gmail.
Puesto que el procedimiento para eliminar este bloqueo varía de un servicio a otro, las siguientes instrucciones solo sirven como ejemplo para el servicio de Google Mail, Gmail. Por lo general, en los foros de asistencia técnica de cada proveedor encontrarás la información necesaria.
Gmail se presenta con dos configuraciones de seguridad para evitar la vinculación de cuentas a Outlook. En primer lugar, está el impedimento del “Acceso de aplicaciones poco seguras” que está configurado de forma centralizada en la cuenta de Google. Por lo tanto, el primer paso debe ser acceder a la cuenta de Google y eliminar este bloqueo del siguiente modo:
En cuanto hayas activado el acceso de aplicaciones consideradas poco seguras, recibirás un correo de notificación en tu cuenta de Gmail. Sin embargo, todavía nos falta un poco para la vinculación: para poder agregar la cuenta a Outlook, hay que activar la transmisión de correo electrónico a través de POP o IMAP, que por defecto está desactivadas. Para ello, inicia sesión en Gmail y abre la configuración pulsando el pequeño símbolo del engranaje y allí selecciona la opción de menú del mismo nombre:
Dentro de la configuración, ve a la pestaña “Reenvío y correo POP/IMAP”, donde puedes activar el protocolo deseado en “Descarga de correo POP” o “Acceso IMAP”. Además, tienes otras opciones de configuración, como determinar qué debe ocurrir con las copias de los mensajes en la cuenta de Gmail. Para terminar, haz clic en “Guardar cambios” (Save Changes):
Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.
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