Respuesta au­to­má­ti­ca con Outlook: cómo co­n­fi­gu­rar no­ti­fi­ca­cio­nes de ausencia

Tras redactar una respuesta, hay que co­n­fi­gu­rar­la como respuesta au­to­má­ti­ca en el programa de correo ele­c­tró­ni­co. En el caso de Outlook, además, se pueden de­te­r­mi­nar los contactos a los que se quiere responder, así como es­ta­ble­cer reglas para que una serie de posibles autores, pre­via­me­n­te se­le­c­cio­na­dos, reciban una respuesta diferente al resto de contactos. A co­n­ti­nua­ción en­co­n­tra­rás los pasos para crear una respuesta au­to­má­ti­ca con Outlook que se adapte a tus ne­ce­si­da­des.

Crear re­s­pue­s­tas au­to­má­ti­cas en Outlook

Clica en la parte superior izquierda sobre la pestaña “Archivo” para abrir el menú de opciones e in­fo­r­ma­ción de la cuenta.

Ahora se­le­c­cio­na la opción de re­s­pue­s­tas au­to­má­ti­cas, tras lo que se abrirá una nueva ventana.

En esta ventana es posible activar re­s­pue­s­tas au­to­má­ti­cas y es­ta­ble­cer el periodo de tiempo en el que han de enviarse. Si quieres que Outlook envíe la respuesta au­to­má­ti­ca desde ese preciso momento, evita se­le­c­cio­nar la opción “Enviar solo durante este intervalo de tiempo”.

Justo debajo hay dos pestañas en las que se pueden redactar dos tipos de no­ti­fi­ca­cio­nes di­fe­re­n­tes según se trate de contactos que compartan el mismo dominio co­r­po­ra­ti­vo que el sujeto (coincide la de­no­mi­na­ción tras @) o de contactos externos a la empresa. El mensaje destinado a los primeros se incluirá en la pestaña “Dentro de mi or­ga­ni­za­ción”, mientras que en la pestaña “Fuera de mi or­ga­ni­za­ción” se in­co­r­po­ra­rá la nota destinada al segundo grupo.

Aunque en la mayoría de los casos suelen coincidir, en ocasiones es pre­fe­ri­ble redactar dos no­ti­fi­ca­cio­nes di­fe­re­n­tes. Por ejemplo, con motivo de unas va­ca­cio­nes puedes dejar a tus co­m­pa­ñe­ros una respuesta divertida, mientras mantienes el tono formal con los clientes. También es posible es­ta­ble­cer que solo reciban re­s­pue­s­tas au­to­má­ti­cas quienes están incluidos en la lista de contactos.

Tras finalizar con la co­n­fi­gu­ra­ción completa clica sobre “OK” para activar la respuesta au­to­má­ti­ca en Outlook.

Crea una respuesta au­to­má­ti­ca en Outlook con la función de regla

Te vas de va­ca­cio­nes y no quieres leer los mensajes de co­m­pa­ñe­ros ni de clientes, sin embargo, debes estar di­s­po­ni­ble para la dirección. Esperas una respuesta muy im­po­r­ta­n­te de un socio comercial y quieres conocerla aunque estés en tu periodo de descanso. Deseas que, a pesar de tu ausencia, un de­te­r­mi­na­do de­pa­r­ta­me­n­to te pueda contactar. Estos casos concretos también se pueden co­n­fi­gu­rar en Outlook en la categoría “Reglas de respuesta au­to­má­ti­ca”. Basta con clicar el botón “Agregar regla…”.

En el botón “Agregar regla…”es posible es­ta­ble­cer una serie de ex­ce­p­cio­nes con de­te­r­mi­na­dos contactos o correos.

A co­n­ti­nua­ción se muestran los campos que se pueden co­n­fi­gu­rar para la posterior apli­ca­ción de una regla:

• De…: aquí puedes se­le­c­cio­nar de­te­r­mi­na­dos contactos, a cuyos correos Outlook reac­cio­na­rá en función de la regla definida. También, haciendo clic en el botón, podrás acceder a la lista de di­re­c­cio­nes.
• Enviado a…: en este apartado se co­n­fi­gu­ran los correos en los que eres uno de los de­s­ti­na­ta­rios, pudiendo es­ta­ble­cer si solo se aplican las reglas de excepción a los correos que te han enviado di­re­c­ta­me­n­te o también las copias que llegan a tu bandeja de entrada.
• Asunto: si el correo recibido contiene en el asunto de­te­r­mi­na­das palabras, por ejemplo, “Urgente”, se le tratará según lo es­pe­ci­fi­ca­do en las reglas.
• Texto: en los casos en que los mensajes recibidos contengan un conjunto de palabras de­te­r­mi­na­do, como “respuesta urgente”, o muestren el nombre de un proyecto im­po­r­ta­n­te, también se le puede aplicar la regla es­ti­pu­la­da.

Entre las acciones que se pueden llevar a cabo se en­cue­n­tran:

• Alertar con: al se­le­c­cio­nar esta opción se dispone que algunas de las re­s­pue­s­tas au­to­má­ti­cas han de contener un texto de ad­ve­r­te­n­cia adicional e incluso existe la opción de activar un efecto de sonido.
• Eliminar: los correos que cumplan con ciertos criterios es­ta­ble­ci­dos se eli­mi­na­rán di­re­c­ta­me­n­te.
• Mover a: con esta opción es posible mover di­re­c­ta­me­n­te los correos a otra carpeta, lo que resulta muy práctico cuando se quieren almacenar juntos de­te­r­mi­na­dos correos.
• Copiar a: se realizará una copia de un correo de­te­r­mi­na­do en una carpeta creada pre­via­me­n­te, aunque el mensaje siga estando en la bandeja de entrada.
• Reenviar (f): los mensajes recibidos de las di­re­c­cio­nes de correo indicadas se re­en­via­rán a otra cuenta, por ejemplo, una de carácter privado. En el apartado “Método” se pueden elegir entre las opciones de vi­sua­li­za­ción estándar, original o equipo.
• Responder con: es posible crear una no­ti­fi­ca­ción de ausencia in­di­vi­dual para de­te­r­mi­na­das di­re­c­cio­nes de correo. El texto se crea en una ventana de diálogo aparte.
• Pe­r­so­na­li­zar: sirve para que el usuario añada pla­n­ti­llas im­ple­me­n­ta­das de forma es­pe­cí­fi­ca, opción pensada para expertos.

Si se pulsa el botón “Avanzadas”, situado arriba a la derecha, se pueden de­te­r­mi­nar reglas aún más es­pe­cí­fi­cas:

Estas funciones es­pe­cí­fi­cas permiten es­ta­ble­cer de­te­r­mi­na­dos ajustes:

• Tamaño: se pueden filtrar los correos en función del tamaño del archivo. Así puedes evitar recibir mensajes de gran tamaño si, durante el periodo de ausencia es­ta­ble­ci­do, solo tienes acceso a la red a través de un di­s­po­si­ti­vo móvil.
• Recibido: los correos recibidos en un periodo de tiempo definido se cla­si­fi­ca­rán aparte.
• Además, es posible de­te­r­mi­nar pa­rá­me­tros de im­po­r­ta­n­cia y de carácter de co­n­fi­de­n­cia­li­dad.
• A los correos no leídos y con archivos adjuntos, también se les puede aplicar reglas es­pe­cia­les. Si se se­le­c­cio­na la opción “solo elementos que no cumplan estas co­n­di­cio­nes”, Outlook realizará lo contrario a lo es­ta­ble­ci­do en las di­fe­re­n­tes opciones. De modo que si en el campo “De…” se había indicado a un de­te­r­mi­na­do contacto, la regla se aplicará a todos los contactos, ex­ce­p­tua­n­do el que está incluido en ese apartado.

Además, es posible conocer las pro­pie­da­des de los fo­r­mu­la­rios y do­cu­me­n­tos al­ma­ce­na­dos, opción, no obstante, pensada para expertos.

Definida la regla, se muestra la vista principal.

En esta ventana es posible activar y des­ac­ti­var opciones, así como ge­s­tio­nar­las. En el ejemplo superior la regla se aplica a los mensajes pro­ce­de­n­tes de la dirección boss@company.com, mensajes que pasarán a la cuenta de correo personal para poder responder en caso de máxima urgencia. El resto de los contactos recibirá una no­ti­fi­ca­ción de ausencia, aunque el contenido variará de­pe­n­die­n­do de si son co­m­pa­ñe­ros de trabajo o clientes. Una vez es­ta­ble­ci­das todas y cada una de las reglas, basta co­n­fi­r­mar­las con “OK”.

Tres pla­n­ti­llas para crear una respuesta au­to­má­ti­ca en Outlook

Si quieres crear una respuesta au­to­má­ti­ca en Outlook, ne­ce­si­ta­rás también re­da­c­tar­la de la manera correcta. A veces se necesita un registro formal, y en otras ocasiones es más adecuado un mensaje pe­r­so­na­li­za­do. Las tres pla­n­ti­llas si­guie­n­tes pueden servirte de in­s­pi­ra­ción.

Respuesta au­to­má­ti­ca general

Muchas gracias por tu mensaje. En este momento me encuentro fuera de la oficina, pero con mucho gusto te atenderé el DD/MM, a partir de las hh:mm. Puedes ponerte en contacto con mi compañero a través de ‘compañero@ejemplo.es’

Un saludo,

NOMBRE

Respuesta au­to­má­ti­ca formal

Muchas gracias por su mensaje.

En este momento me encuentro de va­ca­cio­nes, volveré a estar di­s­po­ni­ble para usted a partir del DD/MM.

En casos de urgencia, diríjase a mi compañero: compañero@ejemplo.es

Saludos cordiales,

NOMBRE

Respuesta au­to­má­ti­ca en caso de en­fe­r­me­dad

Muchas gracias por tu mensaje.

Por motivos pe­r­so­na­les, no volveré a estar di­s­po­ni­ble hasta el DD/MM. Me pondré en contacto contigo di­re­c­ta­me­n­te en esa fecha. En casos de urgencia, dirígete a mi compañero: compañero@ejemplo.es

Un saludo,

NOMBRE