Agregar un buzón en Outlook: así de fácil

Los correos ele­c­tró­ni­cos son una parte elemental de la co­mu­ni­ca­ción de muchas empresas. Si tienes tantos correos ele­c­tró­ni­cos que no te da tiempo a pro­ce­sar­los todos, puede que te convenga compartir el buzón con tus empleados o co­m­pa­ñe­ros. De este modo, podrán integrar tu buzón en su propia cuenta de correo ele­c­tró­ni­co y ayudarte a leer los mensajes entrantes, así como re­s­po­n­de­r­los si cuentan con los permisos co­rre­s­po­n­die­n­tes.

Guía rápida: agregar un buzón en Outlook

1. Haz clic en “Archivo” y, dentro de la pestaña “In­fo­r­ma­ción”, en el apartado de “In­fo­r­ma­ción de cuentas”, haz clic en “Agregar cuenta” e introduce la dirección de correo ele­c­tró­ni­co que quieras agregar.
2. Opcional: se­le­c­cio­na el protocolo de correo ele­c­tró­ni­co IMAP, introduce la co­n­tra­se­ña de tu cuenta de correo ele­c­tró­ni­co y haz clic en “Conectar”.
3. Una vez realizada la co­n­fi­gu­ra­ción, haz clic en “Hecho”

Así puedes agregar un buzón en Outlook

En Outlook, el uso de buzones co­m­pa­r­ti­dos funciona para todas las cuentas al­ma­ce­na­das en un servidor Exchange co­m­pa­r­ti­do. Para poder agregar el buzón de otra cuenta Outlook a tu propia cuenta, primero debes recibir el permiso, ya que se puede compartir tanto el buzón completo como solamente algunas carpetas. También es útil dar acceso úni­ca­me­n­te a los mensajes de una dirección de correo concreta. Además, se puede conceder úni­ca­me­n­te un permiso de lectura o la po­si­bi­li­dad de cla­si­fi­car, responder o incluso eliminar los correos ele­c­tró­ni­cos. Una vez co­m­pa­r­ti­do, puedes agregar el buzón de Outlook y, en función de los permisos, gestionar la cuenta co­n­ju­n­ta­me­n­te.

Compartir el buzón en Outlook

Sigue estos pasos para compartir un buzón Outlook (o una su­b­ca­r­pe­ta) con otros usuarios en el Servidor de Exchange.

Primero, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la bandeja de entrada y se­le­c­cio­na “Pro­pie­da­des…” (Outlook en versión web: “Permisos”) del menú que aparece a co­n­ti­nua­ción. Si no quieres compartir todo el buzón, sino úni­ca­me­n­te de­te­r­mi­na­das su­b­ca­r­pe­tas, se­le­c­cio­na dichas carpetas en lugar de la bandeja de entrada.

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Accede a la pestaña “Permisos” y haz clic en “Agregar”. A co­n­ti­nua­ción, busca en la lista global de di­re­c­cio­nes la cuenta a la que deseas agregar el buzón de Outlook.

Por último, determina los permisos de usuario para el buzón co­m­pa­r­ti­do. Con el nivel de permiso de “Pro­pie­ta­rio” es posible leer, responder y también eliminar todos los correos ele­c­tró­ni­cos, así como crear nuevas carpetas y su­b­ca­r­pe­tas. Con “Aceptar” aprobará los ajustes rea­li­za­dos.

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Agregar un buzón en Outlook

Para agregar un buzón co­m­pa­r­ti­do en Outlook, abre la pestaña “Archivo” y haz clic en “Co­n­fi­gu­ra­ción de la cuenta” como se ve a co­n­ti­nua­ción:

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En la lista, se­le­c­cio­na la cuenta Outlook que quieras vincular con el buzón co­m­pa­r­ti­do haciendo clic sobre ella y luego haz clic en el botón “Cambiar…”. Otra opción es iniciar la co­n­fi­gu­ra­ción de cuenta de Exchange haciendo doble clic en la cuenta co­rre­s­po­n­die­n­te:

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A co­n­ti­nua­ción, haz clic en “Más opciones” y continúa a la pestaña “Avanzadas”. Haz clic en “Agregar”, escribe el nombre del buzón co­m­pa­r­ti­do y confirma con “Aceptar”:

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El buzón debería aparecer ahora en la lista junto a los otros buzones. Si es así, guarda los cambios con “Aplicar”. A co­n­ti­nua­ción, haz clic en “Aceptar” y después en “Siguiente” > “Hecho”. Outlook te informará de que tu cuenta se ha ac­tua­li­za­do co­rre­c­ta­me­n­te.

Ahora podrás ver el buzón Outlook agregado en el panel de carpetas. Si lo se­le­c­cio­nas, el cliente te mostrará di­re­c­ta­me­n­te y en tu propia cuenta los mensajes que contiene.

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Agregar un buzón de correo en Outlook versión web

También puedes agregar buzones co­m­pa­r­ti­dos por otros usuarios en tu versión web de Outlook. Para ello, inicia sesión en tu cuenta en la versión web de Outlook y haz clic con el botón derecho del ratón en los tres puntos de la pestaña “Carpeta” del buzón principal, en el área de na­ve­ga­ción de la izquierda. A co­n­ti­nua­ción, se­le­c­cio­na “Agregar carpeta o buzón co­m­pa­r­ti­do”. Si ya has agregado varias cuentas de correo ele­c­tró­ni­co en tu cuenta de Outlook, primero debes se­le­c­cio­nar la cuenta de correo ele­c­tró­ni­co cuyo buzón se ha co­m­pa­r­ti­do.

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Introduce el nombre o la dirección de correo ele­c­tró­ni­co de la persona cuyo buzón de Outlook quieres in­co­r­po­rar y haz clic en “Agregar”:

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En el panel de carpetas, debajo de las carpetas de tu propio buzón, debería aparecer un apartado para el buzón Outlook que has agregado:

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Razones para agregar o compartir un buzón de Outlook

Hay varias razones por las que te puede resultar útil o necesario agregar a tu cuenta de Outlook un buzón que en realidad pertenece a un perfil diferente. Por ejemplo, es habitual que un directivo necesite apoyo con la gestión de su buzón y por ello conceda permisos de acceso a su buzón. De este modo, en función de los permisos que conceda, le podrán ayudar a leer, cla­si­fi­car o incluso responder sus correos ele­c­tró­ni­cos recibidos. Otro caso habitual es la gestión co­m­pa­r­ti­da de una cuenta de correo de soporte: integrar a varios usuarios en el buzón Outlook pe­r­te­ne­cie­n­te a la cuenta de soporte permite di­s­tri­buir las di­fe­re­n­tes consultas fá­ci­l­me­n­te, pudiendo repartir la carga de trabajo entre varios.

Además, puedes agregar los buzones de correo ele­c­tró­ni­co de antiguos empleados a las cuentas de Outlook de las personas que aún trabajan en la empresa. Esto es es­pe­cia­l­me­n­te im­po­r­ta­n­te si los antiguos empleados estaban ha­bi­tua­l­me­n­te en contacto por correo ele­c­tró­ni­co con los clientes: así, la cuenta asociada puede pe­r­ma­ne­cer activa mientras se haga la tra­n­si­ción del cliente de un empleado a otro.