Outlook Google Calendar Sync: cómo sincronizar los calendarios de Google y Outlook

Dependiendo del tipo de dispositivo que se usa, para gestionar citas y recordatorios muchos usuarios utilizan bien el calendario de Outlook o de Google. A menudo se utilizan ambos programas a la vez, pero esto puede desembocar fácilmente en el caos: si no siempre se mantienen actualizados ambos calendarios puede ocurrir que se concierten citas que se superpongan con otras o que se olviden eventos concretos. Una solución plausible es realizar una sincronización de ambos calendarios, por ejemplo, con la herramienta de sincronización Outlook Google Calendar Sync.

Hay varias opciones para que las citas y recordatorios de Outlook y Google Calendar puedan verse al mismo tiempo sin necesidad de abrir ambos calendarios de forma simultánea. Al exportar e importar, se puede, por ejemplo, transferir el estado de un evento de un calendario a otro. Si también deseas modificar y ampliar estas citas, puedes sincronizar tus calendarios usando una aplicación de terceros. De esta manera, los cambios se hacen efectivos en ambos calendarios. También es posible registrarse en calendarios propios o públicos (por ejemplo, de clubes deportivos o asociaciones), de manera que estas fechas también se incluyan en la planificación semanal y mensual.

A continuación encontrarás cómo implementar estos tres métodos diferentes para vincular Outlook y Google Calendar.

Al importar un calendario, se obtiene una instantánea de los eventos del calendario en el momento en el que van a ser importados. Es decir, si se realizan cambios en el calendario fuente (del que se importa la información), estos no se actualizarán automáticamente en el calendario de destino (al que han sido importados todos los eventos). Es por eso que este método de sincronización es de utilidad especialmente cuando quieres añadir recordatorios o citas fijos: cumpleaños, horas de cierre de oficinas, aniversarios, etc. Sea como fuere, para importar Google Calender a Outlook o a otro calendario, primero debes exportarlo.

Para importar el calendario de Google utilizando la aplicación de escritorio de Outlook, primero hay que abrir dicha aplicación. A continuación, abre la pestaña “Archivo” y selecciona la opción “Abrir y exportar”.

Haz clic en “Importar o exportar” para abrir el asistente que permite importar y/o exportar archivos y configuraciones. Selecciona la opción “Importar archivo iCalendar (.ics) o vCalendar (.vcs)” y clica en “Siguiente”.

Tras la importación, encontrarás el calendario de Google en la sección “Otros calendarios”. Podrás consultarlo y visualizarlo en cualquier momento.

Para insertar el archivo exportado de Google Calendar, haz clic en “Añadir calendario” y selecciona “Desde archivo” en el menú que aparece.

En el menú Importar, selecciona el archivo exportado de Google Calendar con la función Examinar. Aquí también puedes determinar en qué calendario de Outlook debe importarse tu calendario de Google, en el caso de tener diferentes hojas de calendario en Outlook. Confirma el proceso de importación haciendo clic en “Guardar”.

Para poder disponer en tu propio calendario de Outlook de los datos más recientes del calendario de Google tendrás que suscribirte a Google Calendar. Si tienes la dirección individual del calendario de otra persona, también puedes suscribirte a ese calendario. De este modo, puedes, por ejemplo, sincronizar el calendario de tu pareja, de tus compañeros de trabajo o de una asociación de la que seas miembro con el tuyo propio. Así podrás ver todas las citas de una pasada, sin perderte u olvidar reunión o evento alguno.

Si te suscribes a un calendario, este se vincula al tuyo. Básicamente es el mismo proceso que se sigue para suscribirse a una red social: en el momento en el que el propietario de un calendario al que estás suscrito cambie o añada algo a su calendario, tu calendario también se modificará con la nueva información.

Suscribirse a Google Calendar desde la aplicación web implica un proceso muy similar al de la suscripción en la aplicación de escritorio: en primer lugar, por supuesto, es necesario conocer la dirección iCal de Google Calendar antes de iniciar sesión en la cuenta de Outlook. A continuación se accede a la web de Outlook y se pasa a la vista de calendario. Acto seguido se clica en “Añadir calendario”. Selecciona “Desde Internet…” en las opciones que aparecen en la lista.

En el siguiente campo, introduce la URL de iCal de tu calendario de Google y especifica el nombre deseado.

Ahora puedes acceder a tu calendario de Google en cualquier momento y ver las citas que has introducido en el calendario de Outlook. Sin embargo, no puedes introducir tus propias citas en el calendario al que te has suscrito.

Para sincronizar los calendarios de Outlook y Google entre sí, también puedes acceder a un programa independiente. Es más, existen algunos programas gratuitos. Es el caso del software de código abierto Outlook Google Calendar Sync, o de otras soluciones de pago como Sync2. Te mostraremos como sincronizar los calendarios con estas dos herramientas.

El calendario de Google se encuentra ahora conectado al calendario de Outlook. Para comprobarlo, introduce una cita o evento en Google Calendar. Esta fecha debería aparecer poco después en el calendario de Outlook. Ten en cuenta, en caso de que no haya aparecido, el periodo que has introducido en el campo sobre el intervalo de sincronización.