¿Qué es un Backup?

Pro­ba­ble­me­n­te te lo hayas pre­gu­n­ta­do en varias ocasiones: ¿qué significa exac­ta­me­n­te el término backup? ¿Qué es una copia de seguridad? ¿Cómo se gestiona a nivel pro­fe­sio­nal? ¿Y por qué es tan im­po­r­ta­n­te realizar backups re­gu­la­r­me­n­te?

Un backup es en realidad un proceso sencillo que puede definirse de la siguiente forma: se trata de guardar datos en un soporte de al­ma­ce­na­mie­n­to adecuado (como un disco duro externo, por ejemplo). Al finalizar el backup, se habrá creado una copia de seguridad que contendrá los datos im­po­r­ta­n­tes de forma re­du­n­da­n­te, es decir, en una copia o re­pe­ti­ción de los mismos. Así, si alguna vez es necesario recurrir a datos antiguos, o si se produce una pérdida repentina de datos en su ubicación primaria, gracias al backup se puede recuperar el conjunto de datos, al menos pa­r­cia­l­me­n­te. Los backups pueden rea­li­zar­se usando métodos manuales (copiando los datos sueltos, por ejemplo) o mediante software es­pe­cia­li­za­do con funciones restore, es decir, de re­s­tau­ra­ción de los datos.

Los backups son, por lo tanto, ese­n­cia­les para em­pre­n­de­do­res y empresas. En caso de avería o de infección por virus, por ejemplo, es vital restaurar rá­pi­da­me­n­te los datos de la empresa y de los clientes, así como la in­frae­s­tru­c­tu­ra in­fo­r­má­ti­ca, para evitar así grandes pérdidas eco­nó­mi­cas. Además, también está en juego la repu­tación em­pre­sa­rial, que se vería pe­r­ju­di­ca­da si los clientes tuviesen que esperar en vano a recibir una respuesta, si se in­cu­m­plie­sen plazos o no pudiesen prestarse a tiempo los servicios co­n­tra­ta­dos.

Por la gravedad de los daños que puede llegar a causar una pérdida de datos, todo negocio debería tener siempre una es­tra­te­gia de backup eficiente como colchón sa­l­va­vi­das. Además, cuando se actualiza la es­tru­c­tu­ra in­fo­r­má­ti­ca o se instalan nuevos elementos de hardware, las so­lu­cio­nes in­te­li­ge­n­tes de backup aceleran la tra­n­s­fe­re­n­cia de datos, que se hace de manera sencilla y sin co­m­pli­ca­cio­nes.

La primera pregunta a la hora de diseñar una es­tra­te­gia de backup es si se quieren copiar unidades de disco enteras o, en cambio, carpetas y archivos sueltos (por ejemplo, el historial de correos ele­c­tró­ni­cos, bases de datos o carpetas de trabajo). También se puede limitar la copia de seguridad a tipos concretos de datos o de registros. Los backups se­le­c­ti­vos ahorran espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to y ancho de banda en la red, pero los cambios han de tenerse en mente en todo momento para mantener la es­tra­te­gia de backup siempre al día, de lo contrario puede que no se guarden todos los datos ne­ce­sa­rios. Una es­tra­te­gia selectiva requiere un co­no­ci­mie­n­to exacto de los lugares de al­ma­ce­na­mie­n­to im­po­r­ta­n­tes. Hay que tener claro, por ejemplo, dónde se archivan los correos ele­c­tró­ni­cos y dónde guarda el navegador los ma­r­ca­do­res y los datos en­cri­p­ta­dos de acceso al gestor de co­n­tra­se­ñas.

Por otro lado, en todas las variantes de backup es necesario es­ta­ble­cer con qué fre­cue­n­cia deben guardarse los datos. Además, deben in­te­grar­se todos los di­s­po­si­ti­vos in­vo­lu­cra­dos: tanto los or­de­na­do­res de sobremesa como los po­r­tá­ti­les, otros di­s­po­si­ti­vos móviles y los se­r­vi­do­res. También deberían guardarse de forma re­du­n­da­n­te datos im­po­r­ta­n­tes ubicados en la nube. Si se modifican archivos de trabajo complejos de forma frecuente y pe­r­ma­ne­n­te, también deberían hacerse copias de seguridad de las versiones in­te­r­me­dias con las que poder restaurar los archivos si fuera necesario. Una es­tra­te­gia de backup a medida debería abarcar, en el mejor de los casos, todas las posibles eme­r­ge­n­cias.

Para poder elegir la es­tra­te­gia de backup que más te convenga, es im­po­r­ta­n­te que conozcas las di­fe­re­n­cias entre los backups completos, los di­fe­re­n­cia­les y los in­cre­me­n­ta­les, que te pre­se­n­ta­mos en forma de tabla para que puedas ver cla­ra­me­n­te las pa­r­ti­cu­la­ri­da­des de cada método:

La elección de un método u otro, o incluso de una co­m­bi­na­ción de ellos, depende de las co­n­di­cio­nes de cada caso. Como regla general, los expertos re­co­mie­n­dan hacer copias completas a in­te­r­va­los más largos de tiempo (semanal o me­n­sua­l­me­n­te) y entre ellas realizar backups in­cre­me­n­ta­les y di­fe­re­n­cia­les.

Los soportes ópticos de al­ma­ce­na­mie­n­to, como los CD, DVD y Blu-ray, resultan bastante eco­nó­mi­cos si se quieren guardar ca­n­ti­da­des moderadas de datos. Estos soportes son fáciles de tra­n­s­po­r­tar y di­s­tri­buir en distintos lugares. Sin embargo, requieren di­s­po­si­ti­vos de grabación, que hoy en día no son fáciles de encontrar y cada vez se usan menos en or­de­na­do­res po­r­tá­ti­les y de sobremesa. Una gran ventaja, por otro lado, es que los soportes ópticos son perfectos para los llamados backups en frío, ya que no requieren una conexión activa con un sistema de pro­ce­sa­mie­n­to de datos en tiempo real y almacenan los datos offline. Tienen es­tru­c­tu­ras de datos fijas, lo cual es una ventaja ante las amenazas in­fo­r­má­ti­cas cre­cie­n­tes de hoy en día, es­pe­cia­l­me­n­te el secuestro de datos o ra­n­so­m­wa­re. Así, los troyanos de cifrado no pueden manipular los datos y se evitan desde el primer momento las posibles ex­to­r­sio­nes de hackers que piden mucho dinero por des­en­cri­p­tar los datos robados.

Sin embargo, guardar copias o respaldos completos en este tipo de soportes requiere muchos recursos a largo plazo, lo cual no influye ne­ga­ti­va­me­n­te el balance ecológico de esta solución: los in­nu­me­ra­bles DVD, CD y Blu-rays se amontonan y tienen que ser ad­mi­ni­s­tra­dos, in­clu­ye­n­do pro­ba­ble­me­n­te muchos datos que ya están an­ti­cua­dos y ni siquiera se necesitan. Otros in­co­n­ve­nie­n­tes de los soportes ópticos son las ca­n­ti­da­des de datos re­la­ti­va­me­n­te pequeñas que pueden almacenar y su tasa de error, que a partir de los diez años aumenta y hace que a veces, de pronto, se vuelvan ilegibles. A pesar de todo, para archivos pe­r­so­na­les, autónomos y empresas uni­pe­r­so­na­les, esta opción puede ser adecuada si los datos no son de carácter sensible. Es­pe­cia­l­me­n­te si se quiere almacenar los datos por poco tiempo, estos soportes son muy re­co­me­n­da­bles.

Ac­tua­l­me­n­te, los soportes ópticos están siendo de­s­ba­n­ca­dos, cada vez más, por los sticks USB y las tarjetas de memoria. Se trata de pequeños y ligeros, bastante robustos, eco­nó­mi­cos y que permiten gestionar fá­ci­l­me­n­te los archivos guardados. Los datos antiguos pueden eli­mi­nar­se sin problemas. Sin embargo, estos di­s­po­si­ti­vos de al­ma­ce­na­mie­n­to re­gra­ba­bles su­s­ce­p­ti­bles de ser in­fe­c­ta­dos con malware y pueden, luego, infectar también los equipos a los que se conectan, por lo que pueden ser un peligro en las redes de empresa. Además, por su pequeño tamaño suelen cambiar mucho de sitio o perderse incluso fuera de la empresa. Si los datos que se guardan no son sensibles, los sticks y las tarjetas de memoria siguen siendo una buena opción.

Estos medios funcionan es­pe­cia­l­me­n­te bien para guardar de forma re­du­n­da­n­te datos del día a día en ca­n­ti­da­des moderadas, de forma rápida y por poco tiempo. Si, en cambio, se guardan en ellos datos sensibles, deberían aplicarse siempre métodos efectivos de en­cri­p­ta­do y co­n­tra­se­ñas seguras para acceder a los datos.

Los discos duros externos son eco­nó­mi­cos, fáciles de tra­n­s­po­r­tar y disponen de mucho más espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to que los sticks USB y los DVD, por ejemplo. Se trata de soportes muy co­n­ve­nie­n­tes para el uso personal, para autónomos y pequeñas empresas. Gracias a su gran capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to, pueden incluirse también en es­tra­te­gias de backup más complejas, como las que siguen la regla 3-2-1. Además, los llamados sistemas RAID 1 ofrecen una función muy eficiente que crea copias espejo o si­mé­tri­cas de los datos, ubicando dos discos duros bajo una misma carcasa y guardando así los datos por duplicado.

Por desgracia, los discos duros externos también son un blanco para el malware. A medida que pasa el tiempo, además, es más probable que se averíen, por no mencionar que pueden caer al suelo por accidente. Tienen un tiempo de vida limitado, que sin embargo se puede su­pe­r­vi­sar fá­ci­l­me­n­te con las he­rra­mie­n­tas de análisis co­rre­s­po­n­die­n­tes (te­c­no­lo­gía SMART). Son muchos los te­s­ti­mo­nios en Internet que hablan de averías por defectos de fábrica, por lo que los discos duros externos deberían exa­mi­nar­se exhau­s­ti­va­me­n­te siempre, pero es­pe­cia­l­me­n­te al empezar a usarlos, con las he­rra­mie­n­tas de análisis adecuadas.

Las cintas ma­g­né­ti­cas son un medio muy antiguo para almacenar datos que data de la era de los primeros or­de­na­do­res. Si bien, en general, ya se han co­n­ve­r­ti­do más bien en una an­ti­güe­dad, en el ámbito de la seguridad de los datos aún son uti­li­za­das por empresas y negocios. Estas cintas pueden al­ma­ce­nar­se fá­ci­l­me­n­te y, sobre todo, con un bajo coste. Su capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to tampoco está nada mal: con el nuevo estándar LTO-8, este se duplica y llega hasta los 12,8 terabytes por casete. Con ello, superan con creces la capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to de los soportes ópticos y de los discos duros más comunes del mercado. Además, son re­gra­ba­bles.

Las cintas ma­g­né­ti­cas requieren, sin embargo, unidades de cinta o pletinas de casete es­pe­cia­les. Además, necesitan mucho tiempo para leer y restaurar ciertos datos y son mucho más lentas que los discos duros, por ejemplo. Estos últimos permiten un acceso aleatorio o random access (es decir, directo al dato que se desee) de forma rápida. Las cintas, en cambio, han de colocarse en la pletina o lector y re­bo­bi­nar­se hasta el punto en cuestión, lo cual lleva mucho tiempo. Tampoco pueden de­s­ca­r­tar­se fallos mecánicos en los di­s­po­si­ti­vos lectores o en los casetes.

Para guardar copias se­cu­n­da­rias de archivos muy sensibles en el ámbito pro­fe­sio­nal, las cintas ma­g­né­ti­cas con una muy buena opción. Teniendo en cuenta las li­mi­ta­cio­nes de su di­s­po­ni­bi­li­dad, sin embargo, no se puede esperar poder acceder a los backups co­n­s­ta­n­te­me­n­te ni con fle­xi­bi­li­dad. Este in­co­n­ve­nie­n­te es, a la vez, una ventaja: en las bandas ma­g­né­ti­cas, los linear backups y los backups en frío, con su difícil acceso, ga­ra­n­ti­zan la máxima seguridad contra hackers y virus.

En los últimos años, las so­lu­cio­nes de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube se han vuelto cada vez más populares. Estos métodos de al­ma­ce­na­mie­n­to en la red son fáciles de utilizar y ponen una in­frae­s­tru­c­tu­ra pro­fe­sio­nal a di­s­po­si­ción del usuario, con una capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to casi ilimitada. Esta te­c­no­lo­gía permite hacer copias de datos desde cualquier di­s­po­si­ti­vo digital conectado a la red, desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento. Por si fuera poco, ofrecen una función de si­n­cro­ni­za­ción que aplica los cambios rea­li­za­dos desde un di­s­po­si­ti­vo (en las carpetas co­n­fi­gu­ra­das a este efecto) de forma au­to­má­ti­ca y regular a todas las otras copias re­du­n­da­n­tes ubicadas en otros di­s­po­si­ti­vos co­ne­c­ta­dos a la red. Además, las so­lu­cio­nes cloud permiten realizar fá­ci­l­me­n­te copias de in­frae­s­tru­c­tu­ras in­fo­r­má­ti­cas enteras, máquinas virtuales y se­r­vi­do­res propios de empresas.

Los servicios cloud son perfectos para es­tra­te­gias de backup pro­fe­sio­na­les que han de almacenar en lugares seguros datos sensibles y en grandes ca­n­ti­da­des, tanto de los clientes, como de la empresa. Son so­lu­cio­nes flexibles, es­ca­la­bles a cualquier nivel y ac­ce­si­bles desde cualquier lugar. Además, los servicios en la nube bien im­ple­me­n­ta­dos reducen el trabajo de gestión de las es­tra­te­gias complejas de backup: por ejemplo, les quitan un peso de encima a las empresas que no disponen de un de­pa­r­ta­me­n­to in­fo­r­má­ti­co, ya que ad­mi­ni­s­tran y gestionan el espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to de forma autónoma. De esta forma, los usuarios ya no tienen que crear ellos mismos copias re­du­n­da­n­tes de los datos. Los pro­vee­do­res más fiables encriptan además los datos que se tra­n­s­fie­ren a través de la red, pro­te­gié­n­do­los así ante el acceso por parte de terceros.

Vale la pena es­pe­cia­l­me­n­te hacer frente a los costes del al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube si se requiere un alto nivel de seguridad que re­su­l­ta­ría demasiado caro o costoso por medios internos de la empresa. Además, si no se dispone del know-how necesario, una opción económica para suplir esa falta es usar los servicios de cloud backup de un proveedor pro­fe­sio­nal. Gracias a la fle­xi­bi­li­dad de las tarifas y los precios, las so­lu­cio­nes en la nube también son ase­qui­bles para empresas pequeñas y autónomos, para los cuales también es muy im­po­r­ta­n­te la seguridad de los datos.

Algo a tener es­pe­cia­l­me­n­te en cuenta cuando se trabaja con datos sensibles es que, para realizar backups en la nube, deben elegirse siempre pro­vee­do­res ce­r­ti­fi­ca­dos que declaren de forma tra­n­s­pa­re­n­te y exhau­s­ti­va sus normas de pro­te­c­ción de datos. Si se tra­n­s­fie­ren re­gu­la­r­me­n­te datos pe­r­so­na­les, se re­co­mie­n­da escoger un proveedor que indique ex­plí­ci­ta­me­n­te que sus servicios se ajustan a las es­ti­pu­la­cio­nes del Re­gla­me­n­to General de Pro­te­c­ción de datos (RGPD) de la Unión Europea. El proveedor también debería disponer de una base técnica adecuada para las so­lu­cio­nes en línea. Para que los procesos ru­ti­na­rios de seguridad de cierta co­m­ple­ji­dad puedan llevarse a cabo sin problemas, hay que tener una conexión a la red con su­fi­cie­n­te ancho de banda.

En Internet se pueden encontrar muchos programas para im­ple­me­n­tar es­tra­te­gias de backup: en forma de freeware suele haber programas con una gama limitada de funciones y de difícil manejo, mientras que las so­lu­cio­nes mejoradas son de pago. Sin embargo, también se pueden crear backups de forma gratuita usando las funciones incluidas por defecto en el sistema operativo: a co­n­ti­nua­ción, te contamos dónde encontrar las in­s­tru­c­cio­nes co­rre­s­po­n­die­n­tes para los sistemas ope­ra­ti­vos más comunes.

Copias de seguridad en Windows 10 (crear imagen del sistema = copia de seguridad del disco duro en el que está ubicado el sistema operativo, junto con datos im­po­r­ta­n­tes del usuario y de la co­n­fi­gu­ra­ción):

Copias de seguridad en or­de­na­do­res Mac (Time Machine):

Copias de seguridad para sistemas Linux: