Al­te­r­na­ti­vas a Access: ¿existen apli­ca­cio­nes gratuitas con un re­n­di­mie­n­to similar?

La gestión de los datos co­n­s­ti­tu­ye una parte im­po­r­ta­n­te de los negocios. Ya sea para el registro de clientes, para la agenda privada de di­re­c­cio­nes, para la co­n­ta­bi­li­dad o para el in­ve­n­ta­rio de exi­s­te­n­cias, debido a la creciente di­gi­ta­li­za­ción cada vez es más im­po­r­ta­n­te cla­si­fi­car y gestionar conjuntos de datos de la manera más rápida, flexible y clara posible. Esto se logra a través de los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD), con los que se pueden cla­si­fi­car y mostrar datos relativos a ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de­te­r­mi­na­das (por ejemplo, la cla­si­fi­ca­ción del domicilio de los contactos en función del código postal o de las me­r­ca­n­cías según el grupo de productos).

Uno de los SGBD más ex­te­n­di­dos es Microsoft Access, también conocido como MS Access. El programa se utiliza tanto en pequeñas y medianas empresas como en el ámbito doméstico y se puede aplicar para el trabajo con conjuntos de datos aba­r­ca­bles. La ventaja frente a otros SGBD es que no se necesitan co­no­ci­mie­n­tos sobre pro­gra­ma­ción para utilizar Microsoft Access.

Sin embargo, además de MS Access también existen otros sistemas de gestión de bases de datos útiles con los que se puede trabajar de una manera similar, algunos de ellos co­m­pa­ti­bles con otros sistemas ope­ra­ti­vos como macOS o GNU/Linux; también existen algunas al­te­r­na­ti­vas gratuitas a Microsoft Access. En la presente guía puedes fa­mi­lia­ri­zar­te con tres de las mejores al­te­r­na­ti­vas a Microsoft Access, de­s­ca­r­ga­bles de forma gratuita.

¿Cuál es el motivo para recurrir a una al­te­r­na­ti­va a Microsoft Access? La gran difusión del software indica que se trata de un SGBD avanzado. De hecho, MS Access tiene muchas ventajas y es apto tanto para pri­n­ci­pia­n­tes como para personas con co­no­ci­mie­n­tos avanzados en bases de datos. Sin embargo, solo está diseñado para Windows y no es gratuito.

El software es es­pe­cia­l­me­n­te apto para los menos doctos en la gestión de bases de datos: para la creación de una base de datos sencilla no se necesita tener co­no­ci­mie­n­tos de pro­gra­ma­ción, ya que esto se logra de una manera re­la­ti­va­me­n­te fácil a través de la interfaz gráfica de usuario. Asimismo, los di­fe­re­n­tes asi­s­te­n­tes y pla­n­ti­llas (por ejemplo para la gestión de contactos, activos o tareas de proyecto) si­m­pli­fi­can el trabajo. Asimismo, también es posible definir los campos de datos y, así, adaptar las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas del modelo de datos a las ne­ce­si­da­des in­di­vi­dua­les. Tanto los conjuntos de datos como las tablas se pueden elaborar, editar y combinar entre sí en MS Access. Si se quiere utilizar el programa para crear apli­ca­cio­nes de mayor en­ve­r­ga­du­ra es in­e­vi­ta­ble, por el contrario, no recurrir a la pro­gra­ma­ción con VBA (Visual Basic for Ap­pli­ca­tio­ns) —aunque el esfuerzo que requiere es menor que en el caso de otros sistemas de gestión de bases de datos. Con la uti­li­za­ción de macros se pueden au­to­ma­ti­zar diversas tareas con relativa facilidad, por lo que en este sentido se podría hablar de una pro­gra­ma­ción “light”.

Esto no solo hace re­fe­re­n­cia a la creación y gestión de los datos, sino que su análisis también suele ser más sencillo que en el caso de otros programas. Con ayuda de di­fe­re­n­tes funciones de asi­s­te­n­cia, es muy fácil evaluar las bases de datos ya creadas, co­n­su­l­tar­las en función de di­fe­re­n­tes factores y crear informes.

Debido a que las bases de datos de MS Access pueden guardarse en un solo archivo, pueden co­m­pa­r­ti­r­se fá­ci­l­me­n­te con otras personas o tra­n­s­mi­ti­r­se a otros di­s­po­si­ti­vos. En caso de que se quieran utilizar las bases de datos en otro SGBD (o, en sentido contrario, se quieran abrir otros archivos de bases de datos en MS Access), se puede optar por la uti­li­za­ción de diversas in­te­r­fa­ces. Además de otros formatos de archivos de MS Office como Excel, también es posible importar y exportar otros muchos formatos como, por ejemplo, bases de datos ODBC (MySQL, Microsoft SQL Server, Po­s­t­gre­S­QL, etc.), do­cu­me­n­tos HTML y XML o archivos dBase. En este sentido, se pueden desplazar sin co­m­pli­ca­cio­nes tablas y fo­r­mu­la­rios de un programa a otro.

La sencillez del software también tiene su precio, y es que en co­m­pa­ra­ción con los sistemas de bases de datos basados en el servidor, el sistema de Microsoft Access tiene un re­n­di­mie­n­to menor: MS Access es apropiado para la rea­li­za­ción de bases de datos de menor en­ve­r­ga­du­ra que no cuentan con cientos de miles de entradas (para ello se utiliza un SGBD basado en el servidor). El pro­ce­sa­mie­n­to de grandes ca­n­ti­da­des de datos en MS Access requiere mucho tiempo, lo que se traduce en tiempos de carga elevados. Esto pone de relieve la otra cara de las bases de datos basadas en archivos: la consulta de la base de datos se realiza al archivo completo y cuanto mayor sea este, más tiempo conlleva. El programa presenta algunas li­mi­ta­cio­nes en lo relativo al tamaño de las bases de datos, donde el archivo puede tener un tamaño máximo 2 GB. Si no se almacenan archivos de gran tamaño, como imágenes, esta re­s­tri­c­ción no debería presentar en la práctica ningún problema. También la gama de funciones es, en co­m­pa­ra­ción con un SGBD basado en el servidor, cla­ra­me­n­te menor. Del mismo modo, también surgen algunas de­fi­cie­n­cias si lo utilizan varios usuarios en co­m­pa­ra­ción con un SGBD basado en SQL: por un lado, el estándar SQL trabaja con un concepto de au­to­ri­za­ción bastante más di­fe­re­n­cia­do que el de MS Access y, por otro, el programa de Microsoft presenta algunos problemas de re­n­di­mie­n­to si lo utilizan varias personas di­fe­re­n­tes de manera si­mu­l­tá­nea. Ya el acceso si­mu­l­tá­neo de cinco usuarios ralentiza cla­ra­me­n­te el fu­n­cio­na­mie­n­to del software y si el número se eleva a 10 el programa puede llegar a co­la­p­sar­se. MS Access solo está di­s­po­ni­ble para los sistemas ope­ra­ti­vos de Windows y en el pasado fue una parte im­po­r­ta­n­te del paquete de Microsoft Office. Con la nueva versión en la nube de la suite ofimática, Access también ha pasado a formar parte de diversos paquetes de Microsoft 365 Asimismo, también se puede adquirir el programa de forma in­di­vi­dual. Tienen suerte, en este caso, los usuarios que todavía siguen di­s­fru­ta­n­do de una versión clásica de MS Office en su equipo Windows y no de la versión en la nube de Microsoft 365: puesto que hace ya tiempo que Microsoft no ha llevado a cabo ninguna mo­di­fi­ca­ción re­ma­r­ca­ble en el programa, además de la versión actual de MS Access 2016, las versiones de 2010 y 2013 también están pe­r­fe­c­ta­me­n­te indicadas para el trabajo habitual con bases de datos.

Sin duda, Microsoft Access no ofrece, como sistema de gestión de bases de datos de es­cri­to­rio, las mismas po­si­bi­li­da­des que tienen los sistemas basados en el servidor. A este respecto, MS Access no pretende ser co­m­pe­te­n­cia de dichos programas, por un lado porque un SGBD basado en el servidor presenta una magnitud propia diferente en el ámbito de los sistemas de gestión de bases de datos y está orientado a otro público objetivo (tanto el manejo como la in­s­ta­la­ción, incluida la del servidor asociado, requieren co­no­ci­mie­n­tos sobre SQL); por el otro, porque con MS SQL Server, Microsoft ofrece un software in­de­pe­n­die­n­te en este grupo de sistemas de gestión de bases de datos y MS Access se erige como po­si­bi­li­dad para los usuarios con menos co­no­ci­mie­n­tos técnicos. 

Si se quieren encontrar ve­r­da­de­ras al­te­r­na­ti­vas a MS Access, es necesario co­m­pa­rar­lo con otros sistemas de gestión de bases de datos de es­cri­to­rio. Uno de los programas al­te­r­na­ti­vos más uti­li­za­dos es FileMaker, que funciona en Windows, macOS y iOS, y es de pago, por lo que no se cuenta entre las al­te­r­na­ti­vas gratuitas a Access. Los programas que aparecen a co­n­ti­nua­ción no solo se pueden utilizar de forma gratuita, sino que para ello no es necesario contar con co­no­ci­mie­n­tos sobre SQL, lo que difiere, por el contrario, de los sistemas open source gratuitos como MySQL, MariaDB o Po­s­t­gre­S­QL. Los tres sistemas de gestión de bases de datos que pre­se­n­ta­mos a co­n­ti­nua­ción tienen en común, al igual que MS Access, que no están diseñados para trabajar con grandes ca­n­ti­da­des de datos, ya que las bases de datos se guardan en un archivo único.

A manera de co­n­clu­sión, se puede afirmar que en el ámbito de la gestión de las bases de datos hay una única al­te­r­na­ti­va a Microsoft Access que ofrece más o menos las mismas po­si­bi­li­da­des que este: Li­breO­f­fi­ce/Ope­nO­f­fi­ce Base. En Base se tienen que hacer frente a unas cuantas li­mi­ta­cio­nes en co­m­pa­ra­ción con MS Access, sobre todo en lo relativo a las po­si­bi­li­da­des de consulta de la base de datos y a la fu­n­cio­na­li­dad. En este sentido, MS Access se presenta como un software re­la­ti­va­me­n­te estable y eficaz en el que rara vez se producen caídas en el programa o es necesario llevar a cabo arreglos.

Glom y, en parte, Kexi siguen el mismo pla­n­tea­mie­n­to del frontend de una base de datos que requiere la in­s­ta­la­ción de un sistema de bases de datos o la coope­ra­ción con él. Esto resulta si­g­ni­fi­ca­ti­vo en el sentido de que se so­lu­cio­nan los problemas ha­bi­tua­les de los clásicos sistemas de gestión de bases de datos y se pro­po­r­cio­na una base de datos estable y mu­l­tiu­sua­rio. No obstante, tanto la fu­n­cio­na­li­dad como las po­si­bi­li­da­des de ambos sistemas de gestión de bases de datos tienen li­mi­ta­cio­nes, de modo que tanto un programa como el otro solo son aptos para unas pocas áreas de actividad.

La ventaja de MS Access frente a los sistemas gratuitos basados en archivos está re­la­cio­na­da, por ejemplo, con el largo período de de­sa­rro­llo ex­pe­ri­me­n­ta­do por el programa como parte de la suite de MS. Aun cuando en las últimas versiones se in­tro­du­je­ron muy pocas funciones nuevas, el software ha ido mejorando desde su aparición a pri­n­ci­pios de los 90 y co­rri­gie­n­do errores. Por su parte, el programa FileMaker (de pago) es el único que ha ex­pe­ri­me­n­ta­do un proceso de de­sa­rro­llo más largo como sistema de gestión de bases de datos de es­cri­to­rio. Si buscas un SGBD de es­cri­to­rio co­m­ple­ta­me­n­te de­sa­rro­lla­do y con una gran fu­n­cio­na­li­dad, es re­co­me­n­da­ble que no pierdas de vista a Microsoft Access (o a su co­m­pe­ti­dor FileMaker, que está di­s­po­ni­ble para macOS).

In­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de tus ne­ce­si­da­des y del sistema operativo, puede que los programas incluidos en este artículo sean lo que estás buscando. Base, de Li­breO­f­fi­ce y Ope­nO­f­fi­ce, es la opción que ofrece una mayor fu­n­cio­na­li­dad entre las al­te­r­na­ti­vas gratuitas a Access, seguida de Kexi. Por el contrario, Glom tiene el frontend más claro a causa de su diseño reducido y es la opción más fácil de usar. Sin embargo, el hecho de si hay más in­te­r­fa­ces di­s­po­ni­bles para otros sistemas de bases de datos o de si estos cuentan con la opción mu­l­tiu­sua­rio puede ser decisivo para se­le­c­cio­nar un software u otro. En la siguiente tabla obtienes in­fo­r­ma­ción sobre todas las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas más im­po­r­ta­n­tes de estos tres sistemas de gestión de bases de datos.