Crear listas desplegables con Google Sheets

Los programas de hojas de cálculo ayudan a representar datos complicados de manera clara y concisa. Las asignaciones de atributos pueden ser extremadamente útiles al clasificar valores y datos. Si no quieres tener que introducir a mano los atributos de un valor en su celda correspondiente cada vez que aparezcan, las listas desplegables representan una gran ventaja. Estas listas permiten al usuario seleccionar entre varios atributos predefinidos.A continuación, explicamos cómo crear listas desplegables en las Hojas de Cálculo de Google.

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Por qué los campos desplegables son importantes

Una lista desplegable permite seleccionar en un clic valores predefinidos de una secuencia. El valor seleccionado se mostrará entonces en la celda, lo que facilita su selección, ya que no hay que escribir a mano el valor. También puedes utilizar desplegables para asegurarte de que los datos son coherentes y correctos. Si varios usuarios trabajan en una tabla, se pueden utilizar valores predefinidos en las listas desplegables para asegurarse de que los usuarios solo puedan realizar entradas correctas. Esto resulta en menos erratas y en un gran ahorro de tiempo: buenos motivos para crear desplegables en Google Sheets.

Consejo

En nuestra comparación entre Google Sheets y Excel, podrás ver en qué se diferencian las hojas de cálculo de Google y de Microsoft.

Crear desplegables en Google Sheets: instrucciones paso a paso

Google ha puesto a sus usuarios lo más fácil posible editar campos desplegables en celdas individuales. Para crearlos, sigue los siguientes pasos:

Paso 1: selecciona una celda con el botón derecho y haz clic en “Validación de datos”:

Paso 2: en el apartado “Criterios”, selecciona “Lista de elementos”:

Paso 3: después de seleccionar “Lista de elementos”, en el siguiente campo de texto libre escribe manualmente todos los elementos de la lista. Cada elemento debe estar separado por una coma. Después, haz clic en “Guardar”.

Paso 4: en la celda seleccionada, se habrá creado un menú desplegable. Esto se indica mediante la flecha hacia abajo en la celda.

Paso 5: haz clic en la flecha para abrir el menú desplegable. Comprueba si los elementos están enumerados en la secuencia deseada y están escritos correctamente. Si quieres realizar cambios, ve al punto del menú “Validación de datos” y modifica la lista de elementos en el submenú “Criterios”.

Paso 6: en el menú “Validación de datos”, puedes marcar la opción “Mostrar el texto de ayuda de la validación” a la derecha de “Apariencia”. Cuando la marques, aparecerá abajo un campo donde podrás añadir un texto explicativo que aparecerá al pasar el cursor por el menú desplegable.

El resultado se ve, por ejemplo, así:

Paso 7: si quieres borrar el menú desplegable, vuelve a “Validación de datos” y pulsa el botón “Eliminar validación”. La celda seleccionada volverá a quedar sin formato y se podrá rellenar con otros valores.

Consejo

Nuestro artículo sobre "Formato condicional en Google Sheets: cómo aplicarlo fácilmente" también podría interesarte.

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