Archivar do­cu­me­n­tos digitales a prueba de au­di­to­rías

El al­ma­ce­na­mie­n­to de in­fo­r­ma­ción en formato ele­c­tró­ni­co está a la orden del día en muchas empresas. Las oficinas sin papeles son cada vez más populares. Sin embargo, hay muchos aspectos que tener en cuenta cuando se archiva di­gi­ta­l­me­n­te. Es re­co­me­n­da­ble guardar siempre la do­cu­me­n­ta­ción im­po­r­ta­n­te a prueba de au­di­to­rías. Te ex­pli­ca­mos cómo hacerlo.

Es­ta­ble­cie­n­do un archivo a prueba de au­di­to­rías, se presupone que estos do­cu­me­n­tos ele­c­tró­ni­cos se guardarán de manera segura. En España se aplican algunas di­re­c­tri­ces que ayudan a ga­ra­n­ti­zar la pre­se­r­va­ción de la seguridad de este tipo de archivos:

• El Código de Comercio
• La Ley General Tri­bu­ta­ria
• La norma ISO-27001
• El re­gla­me­n­to europeo RGPD

Estas le­gi­s­la­cio­nes y no­r­ma­ti­vas regulan aspectos como la manera correcta de llevar a cabo la di­gi­ta­li­za­ción ce­r­ti­fi­ca­da de do­cu­me­n­tos contables o los plazos de pre­s­cri­p­ción de los do­cu­me­n­tos de una empresa.

El archivado a prueba de au­di­to­rías también ha cobrado im­po­r­ta­n­cia fuera del mundo del comercio y la fi­s­ca­li­dad: el concepto se utiliza cada vez con más fre­cue­n­cia, por ejemplo, como cualidad del al­ma­ce­na­mie­n­to a prueba de ma­ni­pu­la­cio­nes y a largo plazo de la in­fo­r­ma­ción ele­c­tró­ni­ca.

De­s­ta­ca­mos las si­guie­n­tes diez ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas con las que debe contar un archivado a prueba de au­di­to­rías. Algunas de estas cua­li­da­des se derivan de los re­que­ri­mie­n­tos del Código de Comercio y la Ley General Tri­bu­ta­ria:

1. In­te­gri­dad. Ningún documento debe perderse en el archivado.
2. In­mu­ta­bi­li­dad. Todos los do­cu­me­n­tos se guardarán sin mo­di­fi­ca­cio­nes y sin po­si­bi­li­dad de ser mo­di­fi­ca­dos.
3. Orden. Cada documento deberá al­ma­ce­nar­se de acuerdo con unas di­re­c­tri­ces or­ga­ni­za­ti­vas.
4. Re­cu­pe­ra­bi­li­dad. Toda la in­fo­r­ma­ción debe ser re­cu­pe­ra­ble, por ejemplo, mediante la in­de­xa­ción con metadatos.
5. Uso exclusivo por parte de personas au­to­ri­za­das. Toda la in­fo­r­ma­ción debe ar­chi­var­se de forma que solo personas au­to­ri­za­das puedan vi­sua­li­zar­la.
6. Pro­te­c­ción contra pérdidas. La seguridad de los datos debe estar ga­ra­n­ti­za­da en todo momento.
7. Respeto de los plazos de co­n­se­r­va­ción. Un documento podrá ser eliminado del archivo úni­ca­me­n­te cuando haya expirado su plazo de co­n­se­r­va­ción.
8. Do­cu­me­n­ta­ción. Debe do­cu­me­n­tar­se de­ta­lla­da­me­n­te el proceso de archivado para facilitar, por ejemplo, una posible migración del archivo sin problemas.
9. Tra­za­bi­li­dad. Todos los cambios en el archivo deben quedar re­gi­s­tra­dos para que puedan ser ra­s­trea­dos y se puedan restaurar a su estado original.
10. Ve­ri­fi­ca­bi­li­dad. Un sistema de archivo a prueba de au­di­to­rías debe poder ser ve­ri­fi­ca­do por un experto en cualquier momento.

Un documento digital que cumpla con las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas me­n­cio­na­das puede ser be­ne­fi­cio­so por diversas razones. Por un lado, los archivos a prueba de au­di­to­rías optimizan algunos procesos em­pre­sa­ria­les: los me­ca­ni­s­mos de búsqueda adecuados y una es­tru­c­tu­ra mejorada de la in­fo­r­ma­ción ga­ra­n­ti­zan que los do­cu­me­n­tos estén siempre di­s­po­ni­bles en el menor tiempo posible, por ejemplo, para responder a consultas de los clientes con rapidez.

Por otro lado, la seguridad de los do­cu­me­n­tos a prueba de au­di­to­rías ayuda a reducir al mínimo la po­si­bi­li­dad de errores cuando se gestionan datos o do­cu­me­n­tos im­po­r­ta­n­tes a largo plazo. El documento ele­c­tró­ni­co a prueba de au­di­to­rías garantiza que no aparezcan varias copias de un documento o que no se borre in­fo­r­ma­ción ac­ci­de­n­ta­l­me­n­te. En general, las empresas pueden evitar pe­r­jui­cios fi­na­n­cie­ros y una posible mala repu­tación debido a la pérdida de do­cu­me­n­tos o al acceso no au­to­ri­za­do im­pla­n­ta­n­do un sistema de archivo a prueba de au­di­to­rías.

Si decides implantar y utilizar un sistema a prueba de au­di­to­rías para el archivado digital de tus do­cu­me­n­tos, también ganarás puntos con tus clientes y socios. Los ce­r­ti­fi­ca­dos que confirman la seguridad generan confianza y, por ello, no solo re­pre­se­n­tan un punto a favor para nuevos clientes, sino también la base para una coope­ra­ción con otros socios a largo plazo.

Las ventajas del Cloud Computing han hecho que trabajar en la nube sea in­di­s­pe­n­sa­ble en muchas empresas. Guardar y almacenar archivos en la nube es es­pe­cia­l­me­n­te común en las PYMES.

Al igual que la pro­te­c­ción de datos, el archivado a prueba de au­di­to­rías se valora de forma diferente según el proveedor de las distintas so­lu­cio­nes del mercado. Es­pe­cia­l­me­n­te en Europa y Estados Unidos, la co­n­cie­n­cia­ción sobre la pro­te­c­ción de datos y el al­ma­ce­na­mie­n­to de la in­fo­r­ma­ción a prueba de au­di­to­rías es muy diferente. Un punto de re­fe­re­n­cia im­po­r­ta­n­te para los usuarios es, por tanto, que el servicio en la nube respete la normativa RGPD.

Las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de la seguridad de las au­di­to­rías pueden tra­n­s­fe­ri­r­se también a la nube:

• Debe ga­ra­n­ti­zar­se la in­mu­ta­bi­li­dad de la in­fo­r­ma­ción al­ma­ce­na­da. Los pro­vee­do­res pueden lograr eso, entre otras cosas, mediante el ve­r­sio­na­do au­to­má­ti­co de todos los datos de la nube.
• La tra­za­bi­li­dad de la seguridad en caso de auditoría puede rea­li­zar­se en la nube a través de un registro de actividad protegido que registre todas las tra­n­s­fe­re­n­cias de archivos, así como los procesos de mo­di­fi­ca­ción y eli­mi­na­ción.
• La seguridad contra la pérdida de archivos es también un punto im­po­r­ta­n­te. Los pro­vee­do­res de la nube suelen prometer una alta seguridad de los datos y se basan en hardware geo­rre­du­n­da­n­te, en­cri­p­ta­ción y un potente software de seguridad. Para el archivo a prueba de au­di­to­rías, no debe faltar la opción de backups adi­cio­na­les.
• Las funciones de búsqueda in­te­gra­das ga­ra­n­ti­zan que el al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube también cumpla el factor de “re­cu­pe­ra­bi­li­dad”.
• El requisito de impedir el acceso no au­to­ri­za­do también puede cumplirse con el al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube mediante una gestión de acceso adecuada. A partir de esta he­rra­mie­n­ta de gestión, los re­s­po­n­sa­bles pueden crear y asignar roles de usuario para que cada usuario de la nube solo pueda ver, abrir y editar lo que co­rre­s­po­n­de a su rol en la empresa.