¿Qué es un backup y cuál es la mejor manera de proteger los datos?

Probablemente te lo hayas preguntado en varias ocasiones: ¿qué significa exactamente el término backup? ¿Qué es una copia de seguridad? ¿Cómo se gestiona a nivel profesional? ¿Y por qué es tan importante realizar backups regularmente?

Un backup es en realidad un proceso sencillo que puede definirse de la siguiente forma: se trata de guardar datos en un soporte de almacenamiento adecuado (como un disco duro externo, por ejemplo). Al finalizar el backup, se habrá creado una copia de seguridad que contendrá los datos importantes de forma redundante, es decir, en una copia o repetición de los mismos. Así, si alguna vez es necesario recurrir a datos antiguos, o si se produce una pérdida repentina de datos en su ubicación primaria, gracias al backup se puede recuperar el conjunto de datos, al menos parcialmente. Los backups pueden realizarse usando métodos manuales (copiando los datos sueltos, por ejemplo) o mediante software especializado con funciones restore, es decir, de restauración de los datos.

Los backups son, por lo tanto, esenciales para emprendedores y empresas. En caso de avería o de infección por virus, por ejemplo, es vital restaurar rápidamente los datos de la empresa y de los clientes, así como la infraestructura informática, para evitar así grandes pérdidas económicas. Además, también está en juego la reputación empresarial, que se vería perjudicada si los clientes tuviesen que esperar en vano a recibir una respuesta, si se incumpliesen plazos o no pudiesen prestarse a tiempo los servicios contratados.

Por la gravedad de los daños que puede llegar a causar una pérdida de datos, todo negocio debería tener siempre una estrategia de backup eficiente como colchón salvavidas. Además, cuando se actualiza la estructura informática o se instalan nuevos elementos de hardware, las soluciones inteligentes de backup aceleran la transferencia de datos, que se hace de manera sencilla y sin complicaciones.

La primera pregunta a la hora de diseñar una estrategia de backup es si se quieren copiar unidades de disco enteras o, en cambio, carpetas y archivos sueltos (por ejemplo, el historial de correos electrónicos, bases de datos o carpetas de trabajo). También se puede limitar la copia de seguridad a tipos concretos de datos o de registros. Los backups selectivos ahorran espacio de almacenamiento y ancho de banda en la red, pero los cambios han de tenerse en mente en todo momento para mantener la estrategia de backup siempre al día, de lo contrario puede que no se guarden todos los datos necesarios. Una estrategia selectiva requiere un conocimiento exacto de los lugares de almacenamiento importantes. Hay que tener claro, por ejemplo, dónde se archivan los correos electrónicos y dónde guarda el navegador los marcadores y los datos encriptados de acceso al gestor de contraseñas.

Por otro lado, en todas las variantes de backup es necesario establecer con qué frecuencia deben guardarse los datos. Además, deben integrarse todos los dispositivos involucrados: tanto los ordenadores de sobremesa como los portátiles, otros dispositivos móviles y los servidores. También deberían guardarse de forma redundante datos importantes ubicados en la nube. Si se modifican archivos de trabajo complejos de forma frecuente y permanente, también deberían hacerse copias de seguridad de las versiones intermedias con las que poder restaurar los archivos si fuera necesario. Una estrategia de backup a medida debería abarcar, en el mejor de los casos, todas las posibles emergencias.

Para poder elegir la estrategia de backup que más te convenga, es importante que conozcas las diferencias entre los backups completos, los diferenciales y los incrementales, que te presentamos en forma de tabla para que puedas ver claramente las particularidades de cada método:

La elección de un método u otro, o incluso de una combinación de ellos, depende de las condiciones de cada caso. Como regla general, los expertos recomiendanhacer copias completas a intervalos más largos de tiempo (semanal o mensualmente) y entre ellas realizar backups incrementales y diferenciales.

Los soportes ópticos de almacenamiento, como los CD, DVD y Blu-ray, resultan bastante económicos si se quieren guardar cantidades moderadas de datos. Estos soportes son fáciles de transportar y distribuir en distintos lugares. Sin embargo, requieren dispositivos de grabación, que hoy en día no son fáciles de encontrar y cada vez se usan menos en ordenadores portátiles y de sobremesa. Una gran ventaja, por otro lado, es que los soportes ópticos son perfectos para los llamados backups en frío, ya que no requieren una conexión activa con un sistema de procesamiento de datos en tiempo real y almacenan los datos offline. Tienen estructuras de datos fijas, lo cual es una ventaja ante las amenazas informáticas crecientes de hoy en día, especialmente el secuestro de datos o ransomware. Así, los troyanos de cifrado no pueden manipular los datos y se evitan desde el primer momento las posibles extorsiones de hackers que piden mucho dinero por desencriptar los datos robados.

Sin embargo, guardar copias o respaldos completos en este tipo de soportes requiere muchos recursos a largo plazo, lo cual no influye negativamente el balance ecológico de esta solución: los innumerables DVD, CD y Blu-rays se amontonan y tienen que ser administrados, incluyendo probablemente muchos datos que ya están anticuados y ni siquiera se necesitan. Otros inconvenientes de los soportes ópticos son las cantidades de datos relativamente pequeñas que pueden almacenar y su tasa de error, que a partir de los diez años aumenta y hace que a veces, de pronto, se vuelvan ilegibles. A pesar de todo, para archivos personales, autónomos y empresas unipersonales, esta opción puede ser adecuada si los datos no son de carácter sensible. Especialmente si se quiere almacenar los datos por poco tiempo, estos soportes son muy recomendables.

Actualmente, los soportes ópticos están siendo desbancados, cada vez más, por los sticks USB y las tarjetas de memoria. Se trata de pequeños y ligeros, bastante robustos, económicos y que permiten gestionar fácilmente los archivos guardados. Los datos antiguos pueden eliminarse sin problemas. Sin embargo, estos dispositivos de almacenamiento regrabables susceptibles de ser infectados con malware y pueden, luego, infectar también los equipos a los que se conectan, por lo que pueden ser un peligro en las redes de empresa. Además, por su pequeño tamaño suelen cambiar mucho de sitio o perderse incluso fuera de la empresa. Si los datos que se guardan no son sensibles, los sticks y las tarjetas de memoria siguen siendo una buena opción.

Estos medios funcionan especialmente bien para guardar de forma redundante datos del día a día en cantidades moderadas, de forma rápida y por poco tiempo. Si, en cambio, se guardan en ellos datos sensibles, deberían aplicarse siempre métodos efectivos de encriptado y contraseñas seguras para acceder a los datos.

Los discos duros externos son económicos, fáciles de transportar y disponen de mucho más espacio de almacenamiento que los sticks USB y los DVD, por ejemplo. Se trata de soportes muy convenientes para el uso personal, para autónomos y pequeñas empresas. Gracias a su gran capacidad de almacenamiento, pueden incluirse también en estrategias de backup más complejas, como las que siguen la regla 3-2-1. Además, los llamados sistemas RAID 1 ofrecen una función muy eficiente que crea copias espejo o simétricas de los datos, ubicando dos discos duros bajo una misma carcasa y guardando así los datos por duplicado.

Por desgracia, los discos duros externos también son un blanco para el malware. A medida que pasa el tiempo, además, es más probable que se averíen, por no mencionar que pueden caer al suelo por accidente. Tienen un tiempo de vida limitado, que sin embargo se puede supervisar fácilmente con las herramientas de análisis correspondientes (tecnologíaSMART). Son muchos los testimonios en Internet que hablan de averías por defectos de fábrica, por lo que los discos duros externos deberían examinarse exhaustivamente siempre, pero especialmente al empezar a usarlos, con las herramientas de análisis adecuadas.

Las cintas magnéticas son un medio muy antiguo para almacenar datos que data de la era de los primeros ordenadores. Si bien, en general, ya se han convertido más bien en una antigüedad, en el ámbito de la seguridad de los datos aún son utilizadas por empresas y negocios. Estas cintas pueden almacenarse fácilmente y, sobre todo, con un bajo coste. Su capacidad de almacenamiento tampoco está nada mal: con el nuevo estándar LTO-8, este se duplica y llega hasta los 12,8 terabytes por casete. Con ello, superan con creces la capacidad de almacenamiento de los soportes ópticos y de los discos duros más comunes del mercado. Además, son regrabables.

Las cintas magnéticas requieren, sin embargo, unidades de cinta o pletinas de casete especiales. Además, necesitan mucho tiempo para leer y restaurar ciertos datos y son mucho más lentas que los discos duros, por ejemplo. Estos últimos permiten un acceso aleatorio o random access (es decir, directo al dato que se desee) de forma rápida. Las cintas, en cambio, han de colocarse en la pletina o lector y rebobinarse hasta el punto en cuestión, lo cual lleva mucho tiempo.Tampoco pueden descartarse fallos mecánicos en los dispositivos lectores o en los casetes.

Para guardar copias secundarias de archivos muy sensibles en el ámbito profesional, las cintas magnéticas con una muy buena opción. Teniendo en cuenta las limitaciones de su disponibilidad, sin embargo, no se puede esperar poder acceder a los backups constantemente ni con flexibilidad. Este inconveniente es, a la vez, una ventaja: en las bandas magnéticas, los linear backups y los backupsen frío, con su difícil acceso, garantizan la máxima seguridad contra hackers y virus.

En los últimos años, las soluciones de almacenamiento en la nube se han vuelto cada vez más populares. Estos métodos de almacenamiento en la red son fáciles de utilizar y ponen una infraestructura profesional a disposición del usuario, con una capacidad de almacenamiento casi ilimitada. Esta tecnología permite hacer copias de datos desde cualquier dispositivo digital conectado a la red, desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento. Por si fuera poco, ofrecen una función de sincronización que aplica los cambios realizados desde un dispositivo (en las carpetas configuradas a este efecto) de forma automática y regular a todas las otras copias redundantes ubicadas en otros dispositivos conectados a la red. Además, las soluciones cloud permiten realizar fácilmente copias de infraestructuras informáticas enteras, máquinas virtuales y servidores propios de empresas.

Los servicios cloud son perfectos para estrategias de backup profesionales que han de almacenar en lugares seguros datos sensibles y en grandes cantidades, tanto de los clientes, como de la empresa. Son soluciones flexibles, escalables a cualquier nivel y accesibles desde cualquier lugar. Además, los servicios en la nube bien implementados reducen el trabajo de gestión de las estrategias complejas de backup: por ejemplo, les quitan un peso de encima a las empresas que no disponen de un departamento informático, ya que administran y gestionan el espacio de almacenamiento de forma autónoma. De esta forma, los usuarios ya no tienen que crear ellos mismos copias redundantes de los datos. Los proveedores más fiables encriptan además los datos que se transfieren a través de la red, protegiéndolos así ante el acceso por parte de terceros.

Vale la pena especialmente hacer frente a los costes del almacenamiento en la nube si se requiere un alto nivel de seguridad que resultaría demasiado caro o costoso por medios internos de la empresa. Además, si no se dispone del know-how necesario, una opción económica para suplir esa falta es usar los servicios de cloud backup de un proveedor profesional. Gracias a la flexibilidad de las tarifas y los precios, las soluciones en la nube también son asequibles para empresas pequeñas y autónomos, para los cuales también es muy importante la seguridad de los datos.

Algo a tener especialmente en cuenta cuando se trabaja con datos sensibles es que, para realizar backups en la nube, deben elegirse siempre proveedores certificados que declaren de forma transparente y exhaustiva sus normas de protección de datos. Si se transfieren regularmente datos personales, se recomienda escoger un proveedor que indique explícitamente que sus servicios se ajustan a las estipulaciones del Reglamento General de Protección de datos (RGPD) de la Unión Europea. El proveedor también debería disponer de una base técnica adecuada para las soluciones en línea. Para que los procesos rutinarios de seguridad de cierta complejidad puedan llevarse a cabo sin problemas, hay que tener una conexión a la red con suficiente ancho de banda.

En Internet se pueden encontrar muchos programas para implementar estrategias de backup: en forma de freeware suele haber programas con una gama limitada de funciones y de difícil manejo, mientras que las soluciones mejoradas son de pago. Sin embargo, también se pueden crear backups de forma gratuita usando las funciones incluidas por defecto en el sistema operativo: a continuación, te contamos dónde encontrar las instrucciones correspondientes para los sistemas operativos más comunes.

Copias de seguridad en Windows 10 (crear imagen del sistema = copia de seguridad del disco duro en el que está ubicado el sistema operativo, junto con datos importantes del usuario y de la configuración):

Copias de seguridad en ordenadores Mac (Time Machine):

Copias de seguridad para sistemas Linux: