La firma de correo ele­c­tró­ni­co pro­fe­sio­nal: lo que debes saber

Tanto en el ámbito pro­fe­sio­nal como en el personal, una firma de correo ele­c­tró­ni­co bien diseñada transmite una imagen seria y cuidada. En este artículo de­s­cu­bri­rás qué datos son obli­ga­to­rios, cómo darle un diseño atractivo y qué pla­n­ti­llas y he­rra­mie­n­tas pueden ayudarte a crearla fá­ci­l­me­n­te.

¿Qué debe incluir una firma de correo ele­c­tró­ni­co?

Una buena firma de correo ele­c­tró­ni­co reúne toda la in­fo­r­ma­ción de contacto relevante, se presenta de forma clara y cuenta con un diseño propio. Según su finalidad (pro­fe­sio­nal o privada, los re­qui­si­tos pueden variar.

Datos obli­ga­to­rios en las firmas de correo ele­c­tró­ni­co pro­fe­sio­na­les

En España, los correos ele­c­tró­ni­cos con carácter comercial se co­n­si­de­ran equi­va­le­n­tes a las co­mu­ni­ca­cio­nes em­pre­sa­ria­les por escrito. Por este motivo, las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les (S.L., S.A., etc.) deben incluir en su firma de correo ele­c­tró­ni­co la siguiente in­fo­r­ma­ción:

• Nombre completo de la empresa junto con la forma jurídica re­gi­s­tra­da
• Domicilio social (dirección válida a efectos legales)
• Datos re­gi­s­tra­les: Registro Mercantil y número de in­s­cri­p­ción
• Nombre y apellidos de los ad­mi­ni­s­tra­do­res o miembros del consejo de ad­mi­ni­s­tra­ción
• En su caso, nombre de la persona que presida el consejo de ad­mi­ni­s­tra­ción

También es re­co­me­n­da­ble añadir:

• Cargo del remitente en la empresa
• Número de teléfono y dirección de correo ele­c­tró­ni­co
• Página web de la empresa
• En su caso, enlaces a perfiles de redes sociales co­r­po­ra­ti­vas

De manera opcional se pueden incluir avisos sobre va­ca­cio­nes o eventos. La pu­bli­ci­dad conviene evitarla. Los di­s­clai­me­rs al estilo es­ta­dou­ni­de­n­se no son obli­ga­to­rios en España.

En el caso de em­pre­sa­rios in­di­vi­dua­les o so­cie­da­des pe­r­so­na­li­s­tas (como co­mu­ni­da­des de bienes o autónomos), los re­qui­si­tos son menos estrictos. No obstante, se aconseja indicar:

• Nombre y apellidos
• Dirección completa
• En su caso, NIF o número de IVA in­tra­co­mu­ni­ta­rio

Firmas privadas

En los correos ele­c­tró­ni­cos pe­r­so­na­les no existe ninguna obli­ga­ción legal, aunque añadir una firma puede resultar útil, por ejemplo, para ofrecer otras vías de contacto o dar vi­si­bi­li­dad a proyectos propios.

In­fo­r­ma­ción habitual que se suele incluir:

• Nombre y apellidos
• Número de teléfono fijo o móvil
• Dirección de correo ele­c­tró­ni­co
• Página web personal
• Perfiles en redes sociales

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Elementos adi­cio­na­les como citas o emojis conviene uti­li­zar­los con mo­de­ra­ción y solo cuando sea apropiado según el contexto.

¿Cómo debe ser una firma de correo ele­c­tró­ni­co?

El diseño de la firma influye di­re­c­ta­me­n­te en la impresión de pro­fe­sio­na­li­dad que transmite. Una es­tru­c­tu­ra clara y un formato sobrio son fu­n­da­me­n­ta­les.

Re­co­me­n­da­cio­nes para un buen diseño

• Separar la in­fo­r­ma­ción con párrafos o barras ve­r­ti­ca­les
• No utilizar más de dos ti­po­gra­fías
• Aplicar los colores co­r­po­ra­ti­vos con di­s­cre­ción
• Incluir espacios en blanco para mejorar la le­gi­bi­li­dad
• Opcional: añadir una imagen o el logotipo (de forma moderada)

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Consejos de formato

• Usar negrita para destacar el nombre o el cargo
• Emplear un tamaño de letra más reducido para la in­fo­r­ma­ción legal
• Preferir formato HTML o Rich Text en lugar de solo texto (co­m­pro­ba­n­do siempre la co­m­pa­ti­bi­li­dad)

Evita los diseños demasiado re­ca­r­ga­dos: resultan poco pro­fe­sio­na­les y di­fi­cu­l­tan la lectura, como se aprecia en el siguiente ejemplo.

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Elementos de diseño op­cio­na­les

• Logotipo de la empresa
• Fo­to­gra­fía del remitente
• Claim o eslogan co­r­po­ra­ti­vo
• Avisos sobre va­ca­cio­nes de la empresa
• Enlaces a redes sociales

Asegúrate de que las imágenes estén bien in­cru­s­ta­das y que el peso de los archivos sea lo más bajo posible para no ra­le­n­ti­zar la carga.

Firma de correo ele­c­tró­ni­co: pla­n­ti­llas para distintas pro­fe­sio­nes

Utiliza estas pla­n­ti­llas para crear tu firma de correo ele­c­tró­ni­co de forma rápida. Copia los ejemplos de firmas pro­fe­sio­na­les y adáptalos a tus ne­ce­si­da­des.

Plantilla 1: marketing / ventas

Plantilla 2: consulta médica

Plantilla 3: agentes in­mo­bi­lia­rios