Escribir un email formal inmejorable: pautas para la comunicación escrita profesional

Cada día se redactan en torno a 300 mil millones de correos electrónicos en todo el mundo, de los cuales la mayoría forman parte del al día a día laboral. En este artículo se explican las pautas más importantes a seguir para escribir un email formal de forma profesional.

Consejo

8 reglas básicas para escribir bien un correo:

  1. Elige un asunto convincente
  2. Usa un encabezamiento apropiado
  3. Menciona la información más importante al principio
  4. Presenta el contenido de forma compacta y estructurada
  5. Usa listas y destaca contenido para brindar una lectura más fácil
  6. Selecciona un estilo y un tamaño de fuente uniformes
  7. Finaliza tu correo electrónico con una despedida adecuada
  8. Para terminar, agrega tu firma de correo electrónico y los archivos adjuntos
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¿Cómo escribir un correo formal de manera profesional?

La persona destinataria puede apreciar con facilidad la profesionalidad y la consideración del remitente si un correo electrónico está redactado adecuadamente. Escribe tus correos siempre de forma concisa y no olvides que el texto debe ser informativo y ha de presentar una estructura clara. Puntualiza el motivo del correo y ayuda a la persona a entender rápidamente de qué trata.

Es importante redactar el mensaje de manera sucinta sin que esto implique ignorar las formas de cortesía. Esto ayuda a expresar lo esencial y facilita el extraer la información más importante. De esta forma, se emplea menos tiempo tanto en la escritura como en la lectura del texto.

Tan importante como el carácter breve y conciso de los textos redactados en los correos es la cortesía y las formalidades aplicadas en ellos, especialmente en el marco profesional. No cuesta nada incluir un tratamiento formal, pedir por favor, dar las gracias y despedirse adecuadamente. Por eso se recomienda prestar atención a las características propias de este tipo de texto, pues aumentan las posibilidades de que el mensaje se tome en serio y sea contestado.

Cómo redactar un correo formal: introducción paso a paso

Al igual que las cartas, los correos electrónicos también siguen una estructura determinada. Dado que los lectores y lectoras son capaces de reconocerla, debes organizar el contenido de estas “cartas digitales” según se espera y así facilitar una visión general del texto.

Paso 1: el asunto

Al inicio de todo correo electrónico se encuentra la línea con el asunto, pensada para transmitir de manera concisa el tema del mensaje. No obstante, y a pesar de su importancia, a menudo se suele olvidar. Al contrario que en el correo postal, en el tráfico de correo electrónico el asunto aparece directamente visible en la bandeja de entrada, lo que resulta de gran utilidad al permitir determinar a la persona que lo recibe la urgencia del mensaje, así como buscar u ordenar los mensajes recibidos. A continuación se incluyen algunos ejemplos de asuntos adecuados:

  • Reunión: Balance del mes/03.03./10:00
  • Coaching: servicios de especialista
  • Resumen reunión 7 de abril
  • Información IT: actualización software XY

Con estos ejemplos la persona puede reconocer el tema que se va a tratar en el cuerpo del mensaje. Además, en el asunto también se puede conocer la premura de la información recibida. Por ello no se recomienda redactar un asunto que no se centre en el tema del texto, sea excesivamente largo o muestre un mensaje pasivo agresivo:

  • ¡¡¡Urgente!!!: tendría sentido especificar qué es tan apremiante.
  • Petición: preferiblemente indicar la petición.
  • Me han surgido algunas cuestiones sobre la reunión del pasado viernes en el hotel: el asunto debe ser breve.
  • Re: Comida de empresa: a veces a partir de un correo con un tema concreto se pasa a otro que no tiene nada que ver con el asunto que se muestra. Es importante que en estos casos se modifique el asunto.
  • ¿Tiene que ser así?: no es una buena idea en absoluto realizar una crítica de forma directa.
Nota

En el email marketing se emplea mucha energía en formular líneas de asunto que llamen la atención del destinatario. Con la ayuda de los tests A/B y diferentes estadísticas se intentan optimizar las tasas de apertura.

Paso 2: el encabezamiento

En el encabezamiento se muestra una fórmula de saludo con la que, junto con el tratamiento que se da al destinatario, se muestra un mayor o menor grado de cortesía con respecto a este. Aunque se trata de una línea muy corta, son muchas las dudas que pueden surgir al escribirla:

¿Cuál es el grado de formalidad al escribir un email?

Más vale pasarse que escatimar. Es decir, es mejor ser muy formal a mostrar cierto grado de descortesía en un mensaje. Si se quiere apostar por lo seguro se puede recurrir a la formulación clásica “Estimado/a señor o señora:”, especialmente si nos dirigimos a una persona desconocida o con un puesto superior. Existen saludos más corteses en el caso de que se trate de autoridades religiosas o de estado. Si, por el contrario, tienes una relación más cercana con el destinario, puedes empezar con una fórmula de saludo como “Buenos días:”, “Estimado/a (nombre del destinatario):” o un simple “Hola, (nombre del destinatario):”, fórmula esta última algo más informal.

¿Cómo debo saludar a la persona?

Dentro de los saludos formales existen diferentes variantes en función de la relación entre la persona que envía y la que recibe el correo, así como el contexto. Si, como se ha indicado anteriormente, se recurre a la forma tradicional, encontramos las siguientes posibilidades:

  • Estimado/a Sr. /Sra. (apellido):
  • Estimado/a señor/a (apellido):
  • Estimado/a Director/a:
  • Estimada Prof.ª Navarro:

¿A quién debo saludar primero?

Si el correo se destina a múltiples personas, hay que dirigirse a todas. En aquellos casos en los que el mensaje no se dirige a una persona concreta, sino a una empresa o a uno de sus departamentos se usa la fórmula “Muy señores míos/nuestros (si los remitentes son dos o más)”. Pero, y si conocemos sus nombres, ¿en qué orden deben escribirse? Por norma general se nombra a las personas en función de su posición en la empresa y, si se encuentran en el mismo cargo, entonces se ordenan por orden alfabético.

¿Qué hacer si no conozco el sexo de la persona?

Puede ocurrir que en ocasiones solo conozcamos los apellidos de una persona o esta posea un nombre ambiguo, ante lo que es muy difícil dilucidar si el destinatario es un hombre o una mujer. Entonces se deberá llevar a cabo una pequeña investigación, visitando la página de la empresa o determinadas redes sociales para averiguar la identidad del interlocutor, ya que un tratamiento equivocado puede llevar a que el mensaje sea ignorado. No obstante, si tras este trabajo de investigación no se han obtenido los resultados esperados, habrá que optar por una fórmula neutra “Muy señores míos/nuestros” o por desdoblamientos “Estimado/a señor/a (apellido del destinatario)”.

¿Qué signos de puntuación acompañan al encabezamiento?*

Tradicionalmente los dos puntos (:), tras lo cual se empieza a escribir en la siguiente línea con mayúscula. No obstante, si se trata de una frase autoconclusiva se escribe punto (.).

Paso 3: la introducción

Antes de entrar en materia es necesario realizar una introducción que, no obstante, ha de ser muy breve, pues se debe evitar perder el tiempo tanto en la lectura como en la escritura del mensaje. Dependiendo de la situación existen diferentes posibilidades:

  • Le agradezco su correo en el que comunica…
  • ¿Cómo fueron las vacaciones?
  • En primer lugar, me gustaría agradecerle la conferencia que realizó el pasado lunes …
  • Muchas gracias por su pronta respuesta.
  • Es un placer saber que…
  • Me dirijo a usted con motivo de…

La introducción tiene la función de aumentar la disposición del destinatario a leer el correo con detenimiento antes de entrar realmente en materia. Para ello se suelen incluir comentarios o preguntas de carácter más personal y se recomienda evitar expresiones muy estandarizadas. Si el receptor acaba de llegar de las vacaciones o de una baja por enfermedad, pregúntale al respecto, pues se interpretará como una muestra de interés. No obstante, la introducción también sirve para, como su nombre indica, introducir el tema que se quiere tratar (Me dirijo a usted con motivo de…).

Paso 4: el cuerpo

Es la parte principal del correo en la que se comparte la información de forma compacta y estructurada. Hay que tener siempre en cuenta que el lector o lectora debe ser capaz de leer el contenido rápidamente y entenderlo, para lo cual se recomienda:

  • Frases cortas: deben usarse frases sencillas. Frases muy largas o mal construidas pueden interrumpir la fluidez de la lectura.
  • Negritas y cursivas: al resaltar con estos efectos ópticos los elementos más importantes, estos resultan fácilmente reconocibles para el lector o lectora siempre y cuando se usen en su justa medida. La recomendación es no más de un marcado por párrafo.
  • Estructura la información en párrafos: los párrafos dividen el texto para que sea más fácil reconocer la relación entre elementos. Normalmente cada párrafo suele incluir al menos tres líneas.
  • Listas: presentar la información y los hechos de forma detallada es más fácil al usar listas. Ya sean los puntos a tratar en una reunión, el presupuesto de un nuevo proyecto o los participantes del próximo viaje de empresa, lo importante es que sea fácil detectar con un solo vistazo la información más importante.
  • Vocabulario sencillo: no es necesario complicar las cosas más de lo que ya son. Emplea un vocabulario que sea entendible en general. Al mismo tiempo, es importante presentarse como experto en la materia, y por ello utilizar también tecnicismos.
  • Mantener un tono positivo: debe utilizarse un tono positivo. Las críticas deben ser constructivas. Si el objetivo es hacer una petición, se prefiere evitar un tono imperativo o enunciados negativos.
Consejo

Para redactar un correo electrónico bien estructurado debes tener claro antes de empezar a escribir la organización de los puntos que se van a tratar, de lo contrario se puede crear un texto incoherente con información redundante.

Paso 5: la conclusión

Al escribir un correo electrónico no puedes olvidar incluir una conclusión acorde que anime al lector o lectora a entrar en acción o le proporcione una sensación positiva. Algunos ejemplos:

  • Por favor, no dude en contactarnos para cualquier consulta.
  • Nos alegramos de poder conocerle en la próxima reunión.
  • Puede encontrar más información sobre el producto en cuestión en nuestra página web.
  • Agradecemos de antemano su atención y esperamos noticias suyas muy pronto.
  • Le deseamos un buen fin de semana.
Nota

La fórmula “esperamos noticias suyas pronto” suele aparecer con frecuencia en este tipo de comunicaciones. No obstante, hay que tener en cuenta que según en qué contexto puede contrariar a la persona que lo lea, pues en el mensaje se espera una reacción suya sin que realmente haya dado su aprobación al respecto.

Paso 6: la despedida

La despedida es tan importante como el encabezamiento, pues también puede influir en la imagen de quien envía el mensaje. Por eso no pueden faltar las normas de cortesía propias de este tipo de comunicación, sin que por ello haya que usar fórmulas arcaicas o demasiado formales. Las despedidas más comunes son:

  • Le saluda atentamente,
  • (Con mis mejores deseos) reciba un cordial saludo.
  • (Muy ) atentamente/cordialmente,
  • Saludos cordiales,

No obstante, en función de las pautas internas de cada empresa, se pueden usar mensajes más personales que no estén tan estandarizados:

  • Te deseo un buen día.
  • Gracias por tu atención.
  • Disfruta de las vacaciones
Consejo

El problema sobre cómo puntuar las despedidas surge a menudo cuando se redactan correos electrónicos y cartas. Lo cierto es que, aunque no existe una regla universal, determinadas instituciones, como Fundéu BBVA recomiendan algunos usos concretos de la coma, el punto o la ausencia de ellos.

Paso 7: la firma

Al final de todo correo formal se encuentra la firma del remitente, pensada para añadir más información o datos de contacto. Deben evitarse frases de motivación o lemas personales. En nuestro artículo cómo optimizar la firma de correo electrónico te explicamos los detalles que deben incluirse y cómo difiere el contenido de la firma en correos profesionales y privados.

Nota

P.D.: La posdata pertenece a una época en la que las cartas todavía se redactaban a mano o a máquina. En el caso de los correos electrónicos, es posible reeditar el mensaje antes de enviarlo tantas veces como se quiera, de ahí que las posdatas carezcan de sentido y, por tanto, se prefiera reducir su uso.

Paso 8: los archivos adjuntos

Manda solo información adjunta cuando sea estrictamente necesario e intenta que el tamaño del archivo sea lo más reducido posible (se recomienda un tamaño de 5 MB). El espacio de almacenamiento de la bandeja de entrada es limitado, por lo que es compresible que la persona que lo recibe se enoje si el servidor ha bloqueado la entrada de otros correos por culpa de otros archivos adjuntos enviados poco relevantes. Además, hay que tener en cuenta que muchos de estos mensajes se leen fuera del lugar de trabajo en dispositivos con una capacidad menor. Los móviles descargan a duras penas, si es que pueden, los archivos muy pesados. Claro está que, si así se requiere, deberán mandarse los archivos requeridos o enviar un enlace al espacio de almacenamiento donde estos se encuentran.

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Ejemplo de un correo electrónico profesional

Aquí se incluyen todos los elementos que debes tener en cuenta a la hora de escribir un email profesional. Para más consejos, visita nuestro artículo “plantillas de email profesionales”.

Asunto: Invitación al taller XYZ, 24.11.23

Estimada señora Pérez:

Muchas gracias por la charla tan agradable e informativa de la semana pasada.

Como ya hemos hablado, hemos organizado un taller sobre el tema, y ahora que tenemos las fechas definitivas, nos gustaría invitarla al evento.

  • 24 de noviembre de 2023
  • Hora: 10:00 – 16:00
  • Sala de reuniones de nuestro edificio principal

Actualmente esperamos28 participantes. Habrá servicio de catering.

Nos gustaría que pudiera intervenir en la charla. Si está interesada, avíseme lo antes posible.

Estaré encantada de volver a verla.

Que tenga un buen día,

Patricia Domínguez Díaz

Departamento RR.HH.

Luz y sal

Calle Clarinete 123

12103 Málaga

Teléfono: +34 000 00 00 00

Correo: dominguezdiaz@luzysal.es

www.luzysal.es

Aspectos que se deben tener en cuenta en este mensaje:

  • El asunto es conciso y breve
  • El encabezamiento es acorde a la ocasión
  • En la introducción se hace referencia cordialmente a un encuentro anterior
  • El cuerpo del mensaje está dividido en varios párrafos y los datos más importantes se agrupan en una lista.
  • En la conclusión se pide cordialmente al destinatario que realice una acción
  • La despedida es cordial y personal
  • La firma responde a las exigencias de las cartas y correos comerciales
  • Se evitan los documentos adjuntos innecesarios
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Cómo escribir bien un correo electrónico: ¿qué es y qué no es apropiado?

Inapropiado Apropiado
Erratas: las erratas y las faltas de ortografía dan muy mala impresión y hacen ver que no se ha puesto la atención necesaria al redactar el correo electrónico. Revisión: antes de enviar el mensaje se debe volver a leer de principio a fin para así evitar errores embarazosos.
Tratamiento inadecuado: escribir mal el nombre o apellido del destinatario o confundir su sexo puede contrariarlo incluso antes de que entre a leer el mensaje en sí. Tratamiento completo: antes de redactar un correo electrónico comprueba si el destinatario posee algún título que deba indicarse en el encabezamiento.
Olvidar adjuntar el archivo: ¿has hecho clic demasiado rápido en enviar y has olvidado adjuntar el archivo? Entonces deberás enviar un segundo correo un tanto incómodo con los datos olvidados. Comprobar archivo adjuntado: antes de enviar el mensaje comprueba si realmente se ha adjuntado el archivo correcto en la versión deseada.
Tono personal: pueden surgir malentendidos al comunicarse por correo. Por eso un estilo demasiado personal puede conducir a cierta tensión entre los interlocutores. Tono neutral: en los correos formales se recomienda optar por un tono neutro pero cordial. De esta forma es posible que el destinatario preste una mayor atención a la información expuesta.
Estructuras complejas: estas pueden llevar a confusión, de forma que la información no se entienda adecuadamente o se pasen por alto datos importantes. Breve pero conciso: realiza declaraciones claras y sencillas de entender. La información debe poderse enumerar en una lista, pues así resulta más fácil de leer.
Abreviaturas: si usas abreviaturas te arriesgas a que el lector no las entienda o las interprete mal. Los destinatarios deben por tanto bien deducir su significado o invertir tiempo en averiguarlo. En caso de duda se recomienda mejor evitarlas. Escribir sin abreviaturas: siempre debe tenerse en cuenta al destinatario a la hora de escribir un correo electrónico. Aunque al evitar las abreviaturas se requiere un mayor trabajo de redacción por parte del remitente, se facilita enormemente la tarea a la hora de leer y entender la información.
Ironía: aunque suele entenderse en la lengua oral, la falta de contexto puede hacer que se malinterprete en el lenguaje escrito, por eso es mejor evitar su uso al escribir correos electrónicos. Ir directo al grano: escribe lo que quieras comunicar tal como lo quieras decir. No hay cabida para el humor en este tipo de correos.
Emoticonos: aunque sirven para indicar los estados de ánimo, en este ámbito se consideran poco profesionales. Ser cordial: para dar una buena impresión no es necesario una pictografía. Con preguntas y mensajes cordiales puedes mostrar respeto a los demás.
Formato poco cuidado: si no se cuida la estructura en la que se presenta el texto su lectura puede ser muy difícil. Especialmente en la pantalla de los smartphones, un formato poco claro que carezca de saltos de líneas o una división en párrafos puede poner de los nervios al lector. Estructura clara: si un texto está organizado de manera adecuada se facilita en gran medida la recepción de información. Una buena estructura hace posible prestar mayor atención al contenido.
Texto demasiado extenso: si al final de la redacción de un mensaje no se sabe qué es lo que se ha escrito al principio, hay un problema. Especialmente en la oficina, normalmente no se tiene tiempo para estar leyendo un mensaje una y otra vez hasta poder entenderlo todo. Pararse en lo esencial: algunos temas necesitan explicarse con más detenimiento. No obstante, incluso en los temas más complejos el texto debe ser lo más conciso y breve posible, pues permite expresar las ideas con mayor claridad.
Correos innecesarios: si se está continuamente intentando determinar la importancia de cada mensaje, se tiene mucho menos tiempo para leer con detenimiento los correos realmente importantes. Llamada telefónica o conversación cara a cara: algunos temas son mucho más sencillos de aclarar a través de la comunicación oral, tras la cual se pueden resumir las conclusiones en un correo.
No atender a las diferencias culturales: no todas las culturas siguen las mismas formas. Por ejemplo, mientras que en nuestra cultura se prefiere la brevedad, en Japón se espera lo contrario. Tratamiento internacional: ten en cuenta siempre al destinatario o destinataria al redactar un correo. Si se mantiene siempre en mente y respetan las formalidades propias de su cultura, los correos que redactes serán bien acogidos.
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