Archivo PST: descubre de qué se trata

Al tratar de conseguir más espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to, los usuarios pueden en­co­n­trar­se con archivos con ex­te­n­sio­nes extrañas y de­s­co­no­ci­das. Resulta aún más irritante cuando los archivos no pueden abrirse si­m­ple­me­n­te haciendo doble clic porque están en un formato es­pe­cí­fi­co de un programa. En Outlook, el archivo PST es uno de estos archivos.

Un archivo PST no­r­ma­l­me­n­te solo puede abrirse con Outlook y re­pre­se­n­ta una copia de seguridad de los datos del usuario de Outlook. Es­pe­cia­l­me­n­te si no almacenas tus datos en el servidor de Outlook, sino de forma local en el ordenador, los archivos PST son un formato de archivo bastante im­po­r­ta­n­te que debes conocer.

PST es la abre­via­tu­ra de Personal Storage. Un archivo PST es, por tanto, un co­n­te­ne­dor de datos pe­r­so­na­les que debes ima­gi­nar­te como una mezcla entre una caja fuerte y una carpeta de archivos. En el archivo PST, Outlook recoge los datos pe­r­so­na­les y si­n­cro­ni­za­dos del usuario y los almacena como copia de seguridad en el ordenador. PST de Outlook es un formato de archivo pro­pie­ta­rio de Microsoft, es decir, tiene licencia de Microsoft y, por norma general, solo puede abrirse con Outlook y una cuenta de Outlook co­rre­s­po­n­die­n­te.

El papel que de­sem­pe­ñan los archivos PST para los usuarios depende pri­n­ci­pa­l­me­n­te del tipo de cuenta de Outlook:

• Cuentas de Outlook con POP (también POP3): los correos se descargan di­re­c­ta­me­n­te del servidor de correo y se guardan de manera local en el ordenador en formato PST.
• Cuentas de Outlook con IMAP, de Outlook 365, de Exchange o de Outlook.com: los “datos ori­gi­na­les” pe­r­ma­ne­cen en el servidor de correo, mientras que los archivos de datos offline de Outlook, los archivos OST, se almacenan te­m­po­ra­l­me­n­te en el di­s­po­si­ti­vo.

La ventaja del formato PST es su capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to en co­m­pa­ra­ción con el volumen de al­ma­ce­na­mie­n­to no­ta­ble­me­n­te inferior de los buzones de correo. Desde Office 2010, los archivos PST cuentan con una capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to de 50 GB. Por tanto, el PST te permite:

• Usar un archivo PST local para archivar correos ele­c­tró­ni­cos con Outlook, di­s­ti­n­guie­n­do, p. ej. entre el archivado de mensajes privados y el archivado de mensajes de empresa
• Guardar copias de seguridad de di­fe­re­n­tes datos pe­r­so­na­les de usuario de forma local en el ordenador como backup de Outlook
• Exportar datos de tu cuenta de Outlook como archivo PST para liberar espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to en el buzón

La gran ventaja de Outlook: si­n­cro­ni­za di­fe­re­n­tes datos co­ti­dia­nos o laborales y los combina en una sola interfaz. También crea vínculos entre áreas no­r­ma­l­me­n­te separadas, como buzones, ca­le­n­da­rios y listas de contactos. Una pérdida de datos sería es­pe­cia­l­me­n­te des­agra­da­ble en este caso. Para proteger los datos si­n­cro­ni­za­dos del usuario de errores de hardware o para facilitar la im­po­r­ta­ción y ex­po­r­ta­ción desde un ordenador a otro o una red a otra, Outlook crea copias de seguridad en formato PST.

Esto no solo facilita a Outlook y a sus usuarios el acceso a los datos, sino que también permite organizar el “espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to personal”, separar los archivos PST en archivos privados y de trabajo, y aislarlos de las apli­ca­cio­nes o al­te­r­na­ti­vas a Outlook co­ne­c­ta­das.

Los datos del usuario se archivan copiando los datos y sus es­tru­c­tu­ras de carpetas a archivos PST locales. En este proceso, puedes decidir si deseas mantener los datos ar­chi­va­dos en el buzón o si prefieres eli­mi­nar­los au­to­má­ti­ca­me­n­te. Además, puedes es­pe­ci­fi­car si deseas realizar el archivado de forma manual o de forma au­to­má­ti­ca en in­te­r­va­los definidos.

• Archivado au­to­má­ti­co: ve a “Archivo”, se­le­c­cio­na “Opciones” y luego “Avanzado”. En el cuadro de diálogo “Au­to­ar­chi­var” puedes activar el archivado au­to­má­ti­co mediante “Ejecutar Au­to­ar­chi­var cada x días/semanas/meses”. Tú decides cuándo eliminar los datos ar­chi­va­dos del buzón y dónde almacenar los archivos PST. En “No archivar elementos en esta carpeta” puedes definir los archivos es­pe­cí­fi­cos que deseas archivar.
• Archivado manual: en lugar de archivar los datos au­to­má­ti­ca­me­n­te, también puedes copiarlos ma­nua­l­me­n­te a un archivo PST. Para ello, accede a “He­rra­mie­n­tas” en “Archivo” (para versiones an­te­rio­res: “He­rra­mie­n­tas de limpieza”) y se­le­c­cio­na el comando “Limpiar elementos antiguos”. De esta forma, podrás co­n­fi­gu­rar el archivado en función de la an­ti­güe­dad de los archivos y se­le­c­cio­nar todas las carpetas o solo algunas.

El lugar donde se encuentra un archivo PST depende de tres factores:

• La versión de Outlook
• El tipo de cuenta de Outlook (POP o IMAP, Microsoft 365, Exchange o Outlook.com)
• Si la ubicación de al­ma­ce­na­mie­n­to es au­to­má­ti­ca o definida por el usuario

Las si­guie­n­tes ubi­ca­cio­nes de al­ma­ce­na­mie­n­to son posibles para un archivo PST:

• Windows 10: <Unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook o <Unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\roaming\local\microsoft\outlook
• Versiones antiguas de Windows: <Unidad>:\Do­cu­me­n­tos y ajustes\<nombre de usuario>\ajustes locales\usuarios\AppData\microsoft\outlook

La ubicación de al­ma­ce­na­mie­n­to au­to­má­ti­co de los archivos PST de Outlook 2013 o 2016 suele ser la carpeta Do­cu­me­n­tos/Archivos de Outlook o Do­cu­me­n­tos/Archivos de archivos de Outlook. Los archivos de versiones antiguas o ac­tua­li­za­das de Outlook 2007 o an­te­rio­res se pueden encontrar en la carpeta oculta <unidad>:\Usuarios\<nombre de usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Para localizar la totalidad de los archivos de copia de seguridad, debes mostrar las carpetas ocultas.

La forma más rápida de localizar archivos PST es di­re­c­ta­me­n­te con Outlook. Para ello, ve a “Archivo”, se­le­c­cio­na “Co­n­fi­gu­ra­ción de la cuenta” y, de nuevo, “Co­n­fi­gu­ra­ción de la cuenta” y busca la ubicación del archivo de Outlook concreto haciendo clic en “Abrir ubicación de archivos”.