Archivar los correos en Outlook: así es como funciona

Para gestionar tus buzones de correo, tus calendarios y tus contactos con Microsoft Outlook y de este modo, mantenerlos al día y en orden, el programa te ofrece una función para archivar los elementos más antiguos u obsoletos en archivos externos. Con ello liberas a tu programa de correos, un requisito para que funcione de forma estable y sin problemas.

El programa ofrece dos funciones para archivar elementos:

  • Autoarchivar
  • Archivado manual

Te enseñamos cómo hacerlo con instrucciones ilustradas paso a paso.

¿Qué son los elementos archivados de Outlook?

Los elementos archivados de Outlook son mensajes, borradores, tareas, notas o información de calendario que han superado una fecha de validez estándar o definida por el usuario y que el programa de correo electrónico ha trasladado a un archivo PST externo (abreviatura de Personal Store).

Consejo

Para ver los elementos archivados de Outlook, puedes abrir los archivos PST almacenados en el disco duro local con el programa de correo electrónico.

Autoarchivar de Outlook

Como alternativa a la configuración manual del archivado de elementos, puedes utilizar la función de archivado automático del gestor de correo electrónico.

Para algunas carpetas de Outlook, el archivado automático está habilitado de forma predeterminada. Los elementos de Outlook que superan una antigüedad predefinida se mueven automáticamente a un archivo PST. De manera automática, Outlook crea el archivo PST bajo la siguiente ruta:

C:\Usuarios\TuNombreDeUsuario\Documentos\Archivos de Outlook\archive.pst

La siguiente tabla muestra todas las carpetas en las que normalmente está habilitado Autoarchivar, así como sus respectivas fechas de vencimiento predeterminadas.

Bandeja de entrada y borradores 6 meses
Bandeja de salida 3 meses
Calendario 6 meses
Tareas 6 meses
Diario 6 meses
Elementos enviados 2 meses
Elementos borrados 2 meses
Notas 6 meses

Si no quieres utilizar el archivado automático, procede de la siguiente manera para desactivar la función:

Paso 1: abre Outlook y, a continuación, la pestaña “Archivo”.

Paso 2: selecciona la opción en el menú “Opciones” en la barra lateral izquierda. Las opciones de Outlook se abrirán en una nueva ventana.

Paso 3: navega hasta “Avanzado” (Advanced) y haz clic en el botón “Configuración de Autoarchivar” (AutoArchive Settings) en “Autoarchivar” (AutoArchive).

Outlook abre la ventana de diálogo “Autoarchivar”.

Paso 4: desactiva la opción “Ejecutar Autoarchivar cada x días” para desactivar el archivo automático de Outlook.

Como alternativa, puedes ajustar la configuración predeterminada para el archivo automático de Outlook a tus necesidades individuales.

  • Define el intervalo en el que se debe realizar el archivo automático.
  • Ajusta la fecha de vencimiento predeterminada para los elementos de Outlook.
  • Determina si los elementos antiguos de Outlook se archivan después de la fecha límite o se eliminan de forma permanente.

Archivar carpetas de Outlook manualmente

Si quieres archivar las carpetas seleccionadas de tu buzón de correo, te recomendamos que las selecciones manualmente y las almacenes como archivos PST en una ubicación de tu elección.

Para archivar manualmente correos electrónicos y otros elementos de Outlook, sigue estos pasos.

Paso 1: abre la pestaña “Archivo” en tu buzón de correo.

Paso 2: selecciona la opción de menú “Información” (Info) en el menú lateral.

Paso 3: haz clic en “Herramientas de limpieza” (Cleanup Tools) y selecciona “Archivar” (Archive) en el menú desplegable.

Outlook abrirá el cuadro de diálogo “Archivar” (Archive).

Nota

Si utilizas Microsoft en combinación con un servidor Exchange y tu organización utiliza el archivo online para Microsoft Exchange, es posible que no veas la función Archivar en la aplicación de escritorio de Outlook. Lo mismo ocurre si la función ha sido desactivada por el administrador de tu servidor Exchange.

Paso 4: elige una de dos opciones:

  • Archivar todas las carpetas de tu buzón de correo de acuerdo con tu configuración de Autoarchivar.

Paso 5: especifica una fecha en “Archivar elementos anteriores a” (Archive items older than). Todos los elementos de Outlook creados, enviados o recibidos antes de esta fecha se archivarán.

De forma predeterminada, Outlook almacena los archivos PST en la carpeta “Archivos de Outlook” en “Documentos”. Si es necesario, modifica la carpeta de destino haciendo clic en el botón “Examinar...”.

Si también deseas incluir elementos en el archivo para los que está activada la opción “Sin archivo automático”, marca la casilla de verificación correspondiente.

Paso 6: completa la configuración del archivado de correo electrónico de Outlook con un clic en “Aceptar”.

Nota

El archivado manual de Outlook solo se realiza una vez. Si quieres archivar las carpetas seleccionadas con regularidad, te recomendamos que configures el archivo automático de Outlook.


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