Archivo OST: los datos más im­po­r­ta­n­tes

Microsoft Outlook funciona como un asistente personal que organiza y si­n­cro­ni­za por ti varias cuentas de correo ele­c­tró­ni­co, datos del ca­le­n­da­rio privado y pro­fe­sio­nal, citas, tareas y contactos, y los reúne de forma or­ga­ni­za­da en una sola interfaz. En este proceso, Outlook puede almacenar tus archivos lo­ca­l­me­n­te en tu ordenador o si­m­ple­me­n­te almacenar copias del servidor de correo ele­c­tró­ni­co de forma temporal para que tengas acceso a tus correos ele­c­tró­ni­cos in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te del di­s­po­si­ti­vo. Esta última opción se lleva a cabo con archivos OST. Te ex­pli­ca­mos para qué sirven, cómo en­co­n­trar­los y en qué se di­fe­re­n­cian de los archivos PST.

A la pregunta qué significa “OST” se suele contestar: un archivo de datos de Outlook offline. Es­tri­c­ta­me­n­te hablando, esto no es cierto, porque entonces tendría que llamarse “OOD”. La abre­via­tu­ra “OST” significa “Outlook Storage Table File”. Sin embargo, el término “archivo de datos offline de Outlook” es más preciso en la práctica y, por tanto, se usa más.

El cliente de correo ele­c­tró­ni­co de Microsoft, Outlook, facilita el trabajo diario de muchos usuarios. Archiva y organiza los correos y los datos de ca­le­n­da­rios, diarios y agendas y permite acceder a ellos en el ordenador incluso sin conexión a Internet. Otros aspectos prácticos del servicio de Outlook es la opción de recuperar correos in­co­m­ple­tos o enviados por error, así como la po­si­bi­li­dad de re­s­ta­ble­cer correos de Outlook eli­mi­na­dos por error.

En las versiones más recientes de Microsoft Outlook, el al­ma­ce­na­mie­n­to de tus correos y datos tiene lugar como archivos OST. En este contexto, Outlook no descarga tu in­fo­r­ma­ción del servidor de correo ele­c­tró­ni­co para al­ma­ce­nar­la lo­ca­l­me­n­te en el di­s­po­si­ti­vo, sino que crea copias de datos locales en la memoria temporal. Los archivos ori­gi­na­les siguen seguros y al­ma­ce­na­dos de forma ce­n­tra­li­za­da en el servidor de correo.

Outlook utiliza archivos OST en las cuentas de Outlook 365, Exchange, IMAP y Outlook.com para permitir a los usuarios acceder y trabajar con los correos y su in­fo­r­ma­ción incluso sin conexión a Internet. Mientras que los archivos PST de­s­ca­r­ga­dos y al­ma­ce­na­dos lo­ca­l­me­n­te también pueden ac­tua­li­zar­se de manera offline (por ejemplo, cuando mueves o eliminas mensajes), los cambios en un archivo OST solo se si­n­cro­ni­zan con los datos del servidor cuando vuelves a co­ne­c­tar­te a Internet con tu cuenta.

La gran ventaja de un archivo OST de Outlook es que se almacena de forma ce­n­tra­li­za­da en el servidor de correo. Esto te permite acceder a tus cuentas in­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de tu ubicación y di­s­po­si­ti­vo. Si tu ordenador sufre daños, solo se perderán los archivos OST al­ma­ce­na­dos de forma temporal; los datos guardados en el servidor de correo pe­r­ma­ne­ce­rán intactos. Para recuperar los archivos OST perdidos, basta con re­co­n­fi­gu­rar la cuenta de Outlook y si­n­cro­ni­zar­la de nuevo con el di­s­po­si­ti­vo co­rre­s­po­n­die­n­te.

Sin embargo, esto también significa que los archivos OST no pueden abrirse de forma in­de­pe­n­die­n­te a la cuenta de Outlook. Los archivos OST “huérfanos” pe­r­te­ne­cie­n­tes a cuentas eli­mi­na­das o vi­n­cu­la­dos a archivos de otro di­s­po­si­ti­vo deben co­n­ve­r­ti­r­se y ex­po­r­tar­se primero con una he­rra­mie­n­ta de re­cu­pe­ra­ción antes de poder acceder a ellos.

El archivo de datos Outlook PST es la al­te­r­na­ti­va de al­ma­ce­na­mie­n­to a Outlook OST y la sigla “PST” significa “Personal Storage Table”. En este caso, Outlook descarga los datos del servidor de correo y los guarda lo­ca­l­me­n­te en el di­s­po­si­ti­vo en formato PST. Un archivo OST, en cambio, solo se almacena en la memoria temporal del ordenador como un archivo offline si­n­cro­ni­za­do, la versión “original” permanece en el servidor.

El uso de Microsoft OST y PST depende de la co­n­fi­gu­ra­ción de Outlook: las de­no­mi­na­das cuentas POP recuperan los correos y los datos del servidor a través del protocolo POP3 y los guardan en formato PST. Sin embargo, las versiones de Outlook an­te­rio­res a 2010 también guardaban los archivos PST de forma temporal.

Hay que tener en cuenta que los cambios que se hacen en los archivos PST locales son, en realidad, cambios en los archivos ori­gi­na­les. Por lo tanto, una pérdida o eli­mi­na­ción de archivos PST supone la pérdida de los archivos ori­gi­na­les y ya solo pueden re­cu­pe­rar­se con he­rra­mie­n­tas de re­cu­pe­ra­ción. En el caso de los archivos OST, los cambios que se hayan realizado offline se si­n­cro­ni­zan con el original cuando se es­ta­ble­z­ca nue­va­me­n­te una conexión a Internet.

Pero incluso en el caso de Microsoft OST hay carpetas que solo se almacenan lo­ca­l­me­n­te en el di­s­po­si­ti­vo. Puedes re­co­no­ce­r­los por la nota “Solo en este ordenador”. Sin embargo, esto suele ocurrir solo con las cuentas de Outlook.com, Hotmail o IMAP en Outlook 2013 y 2016. En estos casos, eliminar los archivos también puede implicar la pérdida de­fi­ni­ti­va de los datos.

Una gran ventaja del PST: si te quedas sin espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to en tu buzón, puedes desplazar los datos a tu di­s­po­si­ti­vo como archivo PST vinculado, archivar correos en Outlook y liberar, así, espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to.

Puedes acceder a las carpetas con los archivos de datos de Outlook (PST y OST) de la siguiente manera:

Paso 1. Abre la pestaña “Archivo” en Outlook.

Paso 2. Haz clic en “Co­n­fi­gu­ra­ción de la cuenta” y vuelve a se­le­c­cio­nar “Co­n­fi­gu­ra­ción de la cuenta…”.

Paso 3. Se­le­c­cio­na una entrada en la pestaña “Archivos de datos” y haz clic en “Abrir ubicación de archivos...”.

También puedes acceder a los archivos OST en el di­re­c­to­rio <unidad>:\Usuario\<nombre de usuario>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Sin embargo, recuerda que solo puedes acceder a los archivos OST guardados y uti­li­zar­los con una cuenta de Outlook activa y vinculada.