Archivo PST en Outlook: qué es, dónde está y cómo gestionarlo
En un archivo PST (Personal Storage Table) se guardan de forma local los correos electrónicos, los contactos, los calendarios y otros datos. Su función principal es servir como copia de respaldo para cuentas POP o como herramienta de archivado cuando quieres reducir el tamaño del buzón. Aquí te explicamos cómo funcionan los archivos PST, dónde se almacenan y en qué se diferencian de los archivos OST.
¿Qué es un archivo PST?
PST significa Personal Storage Table. Un archivo PST es un contenedor de datos personal, algo parecido a una mezcla entre una caja fuerte y un archivador digital. En él, Outlook reúne los datos personales sincronizados del usuario y los guarda como copia de seguridad en el ordenador. Se trata de un formato de archivo propietario de Microsoft, por lo que está licenciado por la empresa y normalmente solo puede abrirse con Outlook y una cuenta de Outlook válida.
El papel que tienen los archivos PST depende sobre todo del tipo de cuenta configurada en Outlook:
- Outlook con cuentas POP (también POP3): descargan los correos directamente del servidor y los almacenan en el ordenador en formato PST.
- Outlook con cuentas IMAP, Microsoft 365, Exchange o Outlook.com: los datos originales permanecen en el servidor, mientras que los archivos de datos sin conexión, los archivos OST, se guardan temporalmente en el dispositivo. Desde Outlook 2013, IMAP utiliza por defecto archivos OST.
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Comparativa: PST vs. OST
| Característica | Archivo PST | Archivo OST |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento | Archivo local en el PC, utilizado principalmente en cuentas POP | Copia local de un buzón de servidor (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP) |
| Sincronización | Los cambios se consideran originales de inmediato, sin conciliación con el servidor | Los cambios sin conexión se sincronizan con el servidor en cuanto vuelve la conexión |
| Uso | Archivado, copia de seguridad, ampliación de almacenamiento | Acceso sin conexión al buzón del servidor |
| Dependencia de la cuenta | Puede abrirse independientemente del servidor | Funciona solo con la cuenta o el perfil activo |
| Riesgo | Si se pierde o daña, los datos originales también se pierden | Riesgo mínimo, ya que el servidor mantiene la copia principal |
La principal ventaja del formato PST es que ofrece mucho más espacio de almacenamiento que el buzón del servidor. Gracias a ello, puedes usar un archivo PST local para:
- Archivar correos electrónicos con Outlook, por ejemplo diferenciando entre archivado privado y profesional según las directrices de archivado de correos electrónicos
- Guardar copias de seguridad de tus datos personales como copia de seguridad de Outlook directamente en tu ordenador
- Exportar datos de tu cuenta de Outlook a un archivo PST para liberar espacio en el buzón
¿Para qué sirven los archivos PST?
Los archivos PST ofrecen varias ventajas prácticas dentro de Outlook:
- Outlook sincroniza distintos datos personales y profesionales y los centraliza en una sola interfaz.
- Crea vínculos entre áreas que suelen estar separadas, como buzones, calendarios y contactos.
- Permite el archivado de correos electrónicos, diferenciando si lo necesitas entre uso personal o profesional.
- Facilita la copia de seguridad de tus datos de Outlook directamente en el PC.
- Hace posible la exportación de datos para liberar espacio en el buzón o cuando cambias de dispositivo.
En el nuevo Outlook para Windows, el soporte para archivos PST está limitado: se pueden abrir, buscar y copiar, pero la edición completa aún no es posible en todos los casos.
Outlook no solo facilita el acceso a los datos, sino que también permite organizar tu “almacenamiento personal”, separar los archivos PST por asuntos personales o profesionales y distinguirlos de las aplicaciones vinculadas o de las alternativas a Outlook.
Archivar un archivo PST automáticamente o de forma manual
El archivado de datos en Outlook consiste en mover correos, carpetas y otros elementos a archivos PST locales. Tú decides si quieres conservar una copia en el buzón o si deben eliminarse automáticamente tras el archivado. Además, puedes elegir entre un proceso automático en intervalos regulares o realizarlo manualmente cuando lo necesites.
Archivado automático
- Archivo > Opciones > Avanzado > Archivado automático
- Definir los intervalos (por ejemplo, cada ciertos días, semanas o meses)
- Elegir la ubicación de almacenamiento y establecer cuándo se eliminarán los elementos antiguos
Archivado manual
- Archivo > Herramientas > Limpiar elementos antiguos
- Seleccionar si deseas archivar por antigüedad o carpeta
- Mover manualmente los datos a un archivo PST
- La solución de correo electrónico y calendario líder en el mercado
- Alojamiento seguro
- Acceso móvil en cualquier momento gracias a Microsoft Outlook
Outlook: encontrar un archivo PST
La ubicación de un archivo PST varía según la versión de Outlook, el tipo de cuenta y la configuración del sistema. Algunas rutas predeterminadas habituales son:
| Versión de Outlook | Ubicación |
|---|---|
| Outlook 2013-2021 / Microsoft 365 | Documentos\Archivos de Outlook
|
| Windows 10/11 | C:\Usuarios<Nombre>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
|
| Versiones antiguas (<2010) | Documentos y configuración\…\Microsoft\Outlook (histórico)
|
La forma más sencilla de localizar un archivo PST directamente desde Outlook es la siguiente:
- Archivo > Configuración de cuentas > Configuración de cuentas
- Abre la pestaña “Archivos de datos”
- Haz clic en “Abrir ubicación del archivo”
Si quieres asegurarte de encontrar todos los archivos almacenados como copia de seguridad, deberías mostrar archivos y carpetas ocultos.
Si aún no quieres archivar tus correos, pero a veces envías o eliminas mensajes demasiado rápido, Outlook ofrece una forma sencilla de recuperarlos. Restaurar correos electrónicos eliminados en Outlook es un proceso rápido y fácil.