Microsoft Office 2019 vs. 2021: diferencias

Las mayores diferencias entre Office 2021 y 2019 residen principalmente en sus capacidades para el trabajo colaborativo y la impecable sincronización. Por ejemplo, Office 2021 ofrece una innovadora sincronización en tiempo real a través de OneDrive y SharePoint, así como creación conjunta de documentos y sencillas funciones de comentarios para el trabajo en equipo. Esta exhaustiva comparativa te ayudará a determinar si la atención prestada a la colaboración justifica una actualización de Office 2019 a 2021.

Visión general: Office 2021 vs. 2019

Office 2021 vs. 2019: diferencias y semejanzas

La principal ventaja de Office 2019 y 2021 es que son licencias únicas sin obligación de suscripción. Si prefieres pagar por un paquete Office una vez y utilizarlo indefinidamente, obtendrás un software Office totalmente completo. Para utilizarlo, todo lo que tienes que hacer es comprar la licencia 2019 o 2021 una vez y activarla en línea con una cuenta gratuita de Microsoft.

La desventaja con respecto a la suscripción a Microsoft 365 basada en la nube es que la licencia única solo ofrece soporte general durante un periodo de cinco años y soporte ampliado durante dos años. El soporte incluye actualizaciones de seguridad, pero no nuevas funcionalidades. Si quieres actualizar, tienes que comprar una nueva licencia. Microsoft 365, por otra parte, puede utilizarse sin restricciones y ofrece asistencia, así como actualizaciones de seguridad y de funciones mientras dure la suscripción.

Diferencia principal: final del soporte de Office 2019

La diferencia principal y más importante entre Office 2019 y 2021 es que cuanto más antiguo sea el paquete Office, más probable es que el soporte de Microsoft se acabe por completo. Por ejemplo, para Office 2019, Microsoft anunció el fin oficial del soporte general en octubre de 2023. Con el soporte ampliado de dos años, el soporte oficial finalizará en octubre de 2025, al igual que para Office 2016 y Windows 10.

Es una buena razón para que quien tenga una licencia única se plantee ahora la actualización a Office 2021 o Microsoft 365. Según Microsoft, el soporte para Office 2021 durará hasta 2026. Si confías en un uso empresarial a largo plazo de Office, cambiar a Microsoft 365 supone normalmente más ventajas.

Resumen de las novedades de Office 2021

Lo que destaca al comparar las licencias es el diseño modernizado y renovado de Office 2021, que se ha adaptado a Windows 11 (lanzado al mismo tiempo) y ofrece esquinas de ventana más suaves, una paleta de colores neutra e iconos estilizados en el menú contextual en Fluent Design. Básicamente, Office 2021 tiene un aspecto más sutil y elegante que la versión predecesora Office 2019.

Mayor atención a la colaboración

Independientemente de la fecha de lanzamiento y de fin del soporte, lo que puede decirse acerca de las funcionalidades de ambas versiones de Office es que Office 2019 y 2021 incluyen todas las aplicaciones importantes de Microsoft Office. Entre ellas se incluyen:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• OneNote
• Outlook
• Access
• Publisher
• SharePoint
• Exchange

A diferencia de Office 2019, Office 2021 insiste más en el trabajo en equipo y la colaboración. Un ejemplo destacado es la inclusión de Teams en Office 2021, que está ausente en Office 2019. Teams permite que el paquete Office ofrezca un trabajo y una comunicación más adaptables, independientes del dispositivo y la ubicación, sobre todo en la época en la que el trabajo a distancia y las oficinas en casa están a la orden del día. Sin embargo, es esencial que los compañeros que se comunican utilicen Office 2021 o Microsoft 365, ya que las funciones de colaboración solo son mínimamente compatibles con las versiones de Office 2019 o anteriores.

Nuevas funcionalidades para las aplicaciones de Office

Aunque las principales aplicaciones de Microsoft son idénticas para ambas versiones, un examen más detallado revela gran cantidad de características nuevas en las aplicaciones de Office 2021. Estas son las más importantes por aplicación.

Excel:

• Nueva función XLOOKUP/XVERWEIS: búsqueda específica de múltiples variables y palabras clave o de un conjunto de elementos seleccionados en tablas de Excel
• Nueva función XMATCH/XVERGLE: búsqueda por posición de palabras clave y variables en un rango de filas seleccionado
• Nueva función LET: asigna nombres a resultados concretos de un cálculo
• Nuevas funciones compatibles con matrices dinámicas
• Compatible con OpenDocument 1.3

Word:

• Compatible con OpenDocument 1.3

PowerPoint:

• Grabación de vídeos de ponentes, así como grabaciones con puntero láser y a mano alzada
• Optimización de presentaciones para lectores de pantalla
• Función de esbozo para hacer dibujos a mano alzada en las presentaciones para animarlas o ilustrarlas
• Grabación y reproducción de ilustraciones creadas con PowerPoint
• Exportación de presentaciones en formato de vídeo para reutilizarlas en línea

Outlook:

• Búsqueda instantánea con opciones de filtrado mejorada
• Función de traducción (más de 70 idiomas)
• Función de dibujo a mano alzada con tinta

Office 2021 con modo oscuro

Con un modo oscuro optimizado y completo, Office 2021 ofrece algo más que una básica barra de herramientas oscurecida. Ahora también incorpora una visualización agradable con fondos oscurecidos y fuentes claras. La versión 2021 sigue así la tendencia actual en torno al modo oscuro, ofreciendo una visualización discreta, agradable y, sobre todo, respetuosa con la vista, especialmente en salas de presentaciones oscuras, cuando se viaja o durante largas horas delante de la pantalla.

Licencia única de Office vs. suscripción a Office: ventajas y desventajas

Antes de tomar una decisión sobre qué licencia de Office comprar, pregúntate si quieres una licencia permanente o prefieres utilizar el Office actual con la última gama de funcionalidades. La ventaja de una licencia única es que es una inversión asumible. Compras el software Office una vez y puedes utilizarlo indefinidamente. Hay un límite de tiempo en cuanto al fin del soporte. Después, puedes seguir utilizando el software, pero dejarás de recibir actualizaciones importantes para garantizar una seguridad y un rendimiento óptimos.

Con una suscripción a Microsoft 365, siempre tendrás la última versión de todas las aplicaciones de Microsoft, incluidas las últimas funciones de seguridad. Para ello, dependes de la renovación periódica y del pago de tu plan de suscripción, así como de Microsoft Cloud. Si no sabes con seguridad qué versión de Office estás utilizando, puedes averiguarlo fácilmente en “Archivo”, “Cuenta” y “Acerca de”.

Conclusión: ¿Office 2019, 2021 o directamente Microsoft 365?

En una comparación directa, está claro que Office 2021 ofrece mejores funciones que Office 2019, especialmente para empresas y uso comercial. Entre ellas están la integración de Microsoft Teams, la sincronización de documentos en tiempo real, las funciones optimizadas de comentarios y la integración con OneDrive. En cuanto a las principales aplicaciones de Office, como Word, Excel y PowerPoint, ambas licencias son adecuadas para el uso doméstico. Sin embargo, ten en cuenta que Office 2019 dejará de recibir soporte oficial a partir de octubre de 2025. Office 2021 aún ofrecerá soporte hasta octubre de 2026.

Las empresas que necesiten Office en muchos dispositivos y para muchos usuarios al mismo tiempo a largo plazo deberían optar directamente por un modelo de suscripción a Microsoft 365 basado en el principio SaaS. Microsoft 365 ofrece las mejores funciones de trabajo en equipo, trabajo en la nube con sincronización automática, y siempre las últimas versiones y funciones de seguridad de las aplicaciones de Microsoft.