Respuesta automática debido al cese de la relación laboral: plantillas e información útil

Los despidos, las dimisiones, los cambios de empleo, la expiración del tiempo del contrato laboral, etc. forman parte del día a día de las empresas privadas e instituciones públicas. Pero cuando se dan estas situaciones, hay que tener varios aspectos en cuenta: en este sentido, dejar una respuesta automática que avise de tu ausencia permanente es muy importante.

Una línea telefónica es muy fácil de desviar o pasar al siguiente empleado, pero con las cuentas de correo electrónico no se puede proceder del mismo modo. Para configurar y formular una respuesta automática debido a la extinción de tu contrato laboral, debes tener en cuenta algunos puntos. Por eso, antes de crear una respuesta automática, echa un vistazo a nuestros consejos y plantillas.

¿Por qué importa dejar una respuesta automática cuando finaliza la relación laboral?

Hoy en día, gran parte de la comunicación en el trabajo se realiza por correo electrónico. Por ello, en una cuenta de correo electrónico hay muchos datos sobre la mayoría de los contactos profesionales que no se deben perder porque se termine la relación laboral. Sobre todo, en los casos de los trabajadores con mucha correspondencia de clientes, esta información es muy importante.

Como ya mencionamos, la conexión telefónica de un empleado se puede desviar sin problema a una nueva persona de contacto. Sin embargo, la cuenta de correo electrónico está sujeta a la protección de datos y los nuevos correos electrónicos entrantes no se pueden reenviar a una nueva cuenta. Por lo tanto, si no se crea una respuesta automática, es posible que los nuevos correos queden sin respuesta.

Tampoco se debe eliminar, sin más, la cuenta de correo electrónico de un empleado en cuanto termina su relación laboral con la empresa. En este caso, los remitentes de los correos electrónicos entrantes simplemente recibirían un mensaje de error indicando que no fue posible entregar el mensaje, pero no sabrían por qué.

Nota

Incluso si has enviado una carta de despedida a compañeros y clientes al final de tu relación laboral, debes dejar una respuesta automática que informe de tu ausencia permanente. Podría ser que alguien se olvide de que ya no estás en la empresa y mande un correo electrónico a tu antigua dirección. Sin la notificación de ausencia, no recibiría respuesta.

¿Qué elementos debe incluir una respuesta automática escrita por el cese de la relación laboral?

El objetivo de la respuesta automática es que los correos entrantes puedan llegar a otro destinatario para que este los responda. Una vez que una persona deja la empresa, la respuesta automática debe incluir el nuevo contacto, su dirección de correo electrónico y su número de teléfono. De este modo, el interlocutor sabe a quién dirigirse.

Asimismo, se debe dejar claro que el destinatario ya no trabaja para la empresa y que no va a reenviar ni responder ningún mensaje. También es importante que la respuesta automática siga el tono general de la empresa y que esté formulada de manera práctica y concisa para que se pueda considerar una respuesta automática adecuada.

Consejo

Es muy sencillo crear y gestionar una respuesta automática. Sigue nuestra guía para crear tu respuesta automática en Outlook y no tendrás problema.

¿Qué elementos no han de incluirse en una respuesta automática redactada por el cese de la relación laboral?

La finalización de la relación laboral puede estar rodeada de polémica. Sin embargo, los motivos que han llevado a la extinción del contrato no tienen que mencionarse en la respuesta automática. Es decir, si te toca redactar tu propio mensaje de ausencia debido a que abandonas tu puesto de trabajo, no incluyas ninguna mención negativa hacia tu antiguo empleador, empresa o compañeros.

A no ser que se haya acordado así con el empleador y tenga alguna relevancia, tampoco se suele mencionar al nuevo empleador, ni la nueva dirección de correo privada o profesional o el perfil en una red social como Linkedin. Toda la información de contacto la debes incluir en tu carta de despedida del trabajo para compañeros y clientes que enviarás de forma más selectiva y personalizada.

Respuesta automática debido a la extinción del contrato de trabajo: ejemplos

Tanto el propio titular de la cuenta de correo electrónico como un tercero que cuente con los derechos de acceso a la cuenta de correo electrónico del antiguo empleado pueden crear la notificación de ausencia. A continuación, se presentan algunos modelos de respuesta automática redactada por el cese de la relación laboral:

Respuesta automática propia

Estimados Sres. y Sras.:

Gracias por su mensaje. Desde el XX de XXXXXXXX de XXXX ya no trabajo para (nombre de la empresa) y por eso no podré responder a su mensaje personalmente. Puede ponerse en contacto con mi compañero/ compañera (nombre y apellidos) a través de la dirección de correo electrónico XX@XX.XX o el número de teléfono XXX–XXX XXXX y recibirá una respuesta en breve. Recuerde que su correo electrónico no será reenviado de forma automática.

Atentamente,

(nombre y apellidos)

Respuesta automática de terceros

Estimados Sres. y Sras.:

Gracias por su mensaje. Desde el XX de XXXXXXXX de XXXX el Sr./la Sra. (nombre y apellidos) ya no trabaja para (nombre de la empresa) y por eso no podrá responder su mensaje personalmente. Puede ponerse en contacto con (nombre y apellidos) a través de la dirección de correo electrónico XX@XX.XX o el número de teléfono XXX–XXX XXXX y recibirá una respuesta en breve. Recuerde que su correo electrónico no será reenviado de forma automática.

Atentamente,

(nombre de la empresa)

Dirección de correo electrónico: ¿qué debes tener en cuenta en caso de terminación de la relación laboral?

¿Has realizado hasta el momento toda tu comunicación electrónica y tu trabajo exclusivamente a través de tu cuenta de correo electrónico profesional? Antes de que finalice la relación laboral, debes informarte acerca de una solución privada como una dirección segura de correo electrónico de IONOS, por ejemplo, para enviar currículos o para comunicarte con potenciales empleadores.

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