Plantilla de mensaje de fuera de la oficina

Si te vas de va­ca­cio­nes o estás enfermo y no vas a estar di­s­po­ni­ble por correo ele­c­tró­ni­co, una respuesta au­to­má­ti­ca que indique que no te en­cue­n­tras en tu puesto de trabajo es útil para que tus contactos no esperen una respuesta inmediata. Sin embargo, no siempre está claro cómo debe ser el mensaje de fuera de la oficina. Te ofrecemos consejos útiles sobre la es­tru­c­tu­ra y el contenido de este tipo de mensaje te ofrecemos varias pla­n­ti­llas.

¿Qué debe incluir un mensaje de fuera de la oficina?

El contenido de las re­s­pue­s­tas au­to­má­ti­cas depende del contexto. Mientras que algunas empresas esperan un enfoque formal, en otras puede es­cri­bi­r­se un texto con un toque más personal.

Ya sea formal o personal, el mensaje de fuera de la oficino que escribas debe ser siempre concisa y úni­ca­me­n­te tra­n­s­mi­tir la in­fo­r­ma­ción principal:

• El periodo en el que no estarás di­s­po­ni­ble
• Cuándo podrás contestar de nuevo a los correos
• Si lo deseas, el motivo de tu ausencia
• La dirección de correo ele­c­tró­ni­co de un compañero

A co­n­ti­nua­ción, en­co­n­tra­rás distintas pla­n­ti­llas con in­fo­r­ma­ción im­po­r­ta­n­te adaptada a distintos grupos de de­s­ti­na­ta­rios.

Plantilla: mensaje fuera de la oficina - va­ca­cio­nes

Plantilla de respuesta au­to­má­ti­ca indicando el sustituto

Plantilla: respuesta au­to­má­ti­ca por en­fe­r­me­dad

Plantilla: respuesta au­to­má­ti­ca por Navidad

Además de dejar una respuesta au­to­má­ti­ca es­pe­cí­fi­ca para el periodo de Navidad, también es un bonito detalle enviar tus clientes una fe­li­ci­ta­ción por esta época. Sin embargo, el contenido y el tono deben ser los correctos. Te mostramos cómo escribir co­rre­c­ta­me­n­te fe­li­ci­ta­cio­nes de Navidad a los clientes.

Plantilla de mensaje de fuera de la oficina en inglés

Plantilla de mensaje de fuera de la oficina - Permiso de ma­te­r­ni­dad o pa­te­r­ni­dad

Plantilla: mensaje de fuera de la oficina – Reducción de jornada

Plantilla: mensaje fuera de la oficina - Renuncia

Por supuesto, al redactar un mensaje de fuera de la oficina, puedes utilizar pla­n­ti­llas y ejemplos. Pero ¿qué consejos debes seguir para redactar un mensaje de fuera de la oficina perfecto?

Plantilla: mensaje de fuera de la oficina paso a paso

Asunto

Lo más común es que en el asunto se escriba si­m­ple­me­n­te “Mensaje de fuera de la oficina”, en inglés “Out of office message”. Así, in­me­dia­n­ta­me­n­te después de recibir tu respuesta, sabrán que no estás di­s­po­ni­ble.

Saludo

Empieza tu respuesta au­to­má­ti­ca con un saludo. También puedes apro­ve­char para dar las gracias por el correo que acabas de recibir, aunque una co­m­bi­na­ción de ambas es una buena opción.

Ejemplos:

• Estimados señoras y señores:
• ¡Muchas gracias por su mensaje!
• Buenas tardes y muchas gracias por su correo.

Di­s­po­ni­bi­li­dad

A co­n­ti­nua­ción del saludo en el texto de tu correo de respuesta au­to­má­ti­ca, es re­co­me­n­da­ble que hagas hincapié sobre un dato im­po­r­ta­n­te: cuándo volverás a estar di­s­po­ni­ble y, si lo co­n­si­de­ras oportuno, el motivo de tu ausencia. Informar sobre el día en que volverás a estar di­s­po­ni­ble genera una mejor impresión que centrarte en el tiempo en que no estarás.

Ejemplos:

• En este momento me encuentro de va­ca­cio­nes, pero con mucho gusto le atenderé el lunes DD/MM/AA, hh:mm.
• El lunes, DD/MM/AA, hh:mm, volveré a estar di­s­po­ni­ble.

Sin reenvío

Si tus correos no pueden re­en­viar­se o ser vistos por otros co­m­pa­ñe­ros de trabajo, es im­po­r­ta­n­te que lo menciones en el texto de tu respuesta au­to­má­ti­ca. De­pe­n­die­n­do del cliente del que se trate, puede tener sentido dar una razón o, si­m­ple­me­n­te, lamentar esta ci­r­cu­n­s­ta­n­cia.

Ejemplos:

• Su correo no será reenviado.
• Por razones de co­n­fi­de­n­cia­li­dad, su correo no se reenviará.
• Por favor, comprenda que su correo no puede re­en­viar­se.

Remisión

Si durante tu ausencia uno de tus co­m­pa­ñe­ros va a en­ca­r­gar­se de tus tareas, puedes re­co­me­n­dar a los clientes que le contacten a través de su correo ele­c­tró­ni­co y/o número de teléfono. Solicitar a los clientes que solo recurran a esta opción en caso de urgencia puede ayudarte a filtrar los problemas urgentes de otros sin im­po­r­ta­n­cia.

Ejemplos:

• Puede ponerse en contacto con mi compañero: compañero@ejemplo.es
• En casos de urgencia, diríjase a mi compañero: compañero@ejemplo.es
• Para casos de urgencia, por favor utilice el siguiente número de teléfono: XXXX

Cierre y despedida

Puedes utilizar una fórmula de cierre para de­s­pe­di­r­te, aunque en los correos de respuesta au­to­má­ti­ca se suelen omitir co­m­ple­ta­me­n­te.

Ejemplos:

• Saludos cordiales, NOMBRE
• Un afectuoso saludo, NOMBRE

Repaso: los co­m­po­ne­n­tes de un buen mensaje de “Fuera de la oficina”

Aspectos pe­r­so­na­les: pe­r­so­na­li­zar la respuesta au­to­má­ti­ca

Tu respuesta au­to­má­ti­ca no tiene que ser tan formal como hemos visto en los ejemplos an­te­rio­res. En muchos ámbitos laborales se puede hablar con los clientes de forma más relajada y cordial. Y esto se aplica, en especial, a casos en los que el mensaje de “Ausente de la oficina” se enviará solo in­te­r­na­me­n­te, entre co­m­pa­ñe­ros de la misma empresa. También entre socios es común que se cree un correo de au­to­rre­s­pue­s­ta. Te mostramos cómo podrías pe­r­so­na­li­zar tu mensaje y aquello que debes evitar.

Respuesta au­to­má­ti­ca pe­r­so­na­li­za­da: lo que puedes hacer

Tú mismo deberás sopesar qué recursos es­ti­lí­s­ti­cos se adaptan mejor a la empresa en la que trabajas. Ten en cuenta que puede que tus su­pe­rio­res reciban el mismo correo que otros de tus co­m­pa­ñe­ros con los que mantienes una co­mu­ni­ca­ción más cercana. Por eso deberás tomar estos consejos con cuidado.

Respuesta au­to­má­ti­ca pe­r­so­na­li­za­da: lo que debes evitar

Los correos de respuesta au­to­má­ti­ca son, en de­fi­ni­ti­va, una cuestión formal y como co­n­se­cue­n­cia de ello, hay algunas ex­pre­sio­nes que deberías evitar por poco adecuadas. Te mostramos cuáles son los errores más comunes.

Riesgos al crear mensajes de fuera de la oficina

Co­n­fi­gu­rar una no­ti­fi­ca­ción de ausencia es una práctica común en la co­mu­ni­ca­ción em­pre­sa­rial por correo ele­c­tró­ni­co y es obli­ga­to­ria en muchas empresas. Sin embargo, al crearla, es im­po­r­ta­n­te co­n­si­de­rar cui­da­do­sa­me­n­te qué in­fo­r­ma­ción se desea mostrar.

Es muy común que ci­be­r­cri­mi­na­les y re­mi­te­n­tes de spam apro­ve­chen la in­fo­r­ma­ción contenida en estas no­ti­fi­ca­cio­nes. Por ejemplo, un periodo de usencia puede usarse para planear un robo en una casa o en un lugar de trabajo. Además, la respuesta au­to­má­ti­ca tiene una gran ventaja para los re­mi­te­n­tes de spam: al enviar mensajes a miles de di­re­c­cio­nes de correo ele­c­tró­ni­co generadas al azar, pueden filtrar, mediante la respuesta au­to­má­ti­ca, qué di­re­c­cio­nes son reales.