File server: de­fi­ni­ción y aspectos básicos

Un file server o servidor de archivos es una instancia de servidor central de una red de or­de­na­do­res que permite a los clientes co­ne­c­ta­dos acceder a sus propios recursos de al­ma­ce­na­mie­n­to. El término abarca tanto el hardware como el software que se necesita para im­ple­me­n­tar dicho servidor. Si los usuarios obtienen los co­rre­s­po­n­die­n­tes permisos, pueden abrir las carpetas y archivos guardados en el servidor, así como co­n­su­l­tar­los, mo­di­fi­car­los, eli­mi­nar­los o subir sus propios do­cu­me­n­tos.

Lo más básico para un buen servidor de archivos es contar con un hardware adecuado. En primer lugar, por supuesto, debe pro­po­r­cio­nar su­fi­cie­n­te espacio de disco duro para almacenar los archivos y programas deseados ―incluidos el sistema operativo y el software ne­ce­sa­rios para el uso del cliente. Además, el servidor necesita su­fi­cie­n­te memoria y capacidad de pro­ce­sa­dor para gestionar el acceso a los archivos y programas por parte de los di­fe­re­n­tes usuarios de forma rápida y sin errores. Dependerá pri­n­ci­pa­l­me­n­te del número de usuarios si un ordenador estándar ya cumple con los re­qui­si­tos de hardware o si se necesita una co­n­fi­gu­ra­ción especial para el servidor.

Los pro­to­co­los de red es­pe­cia­les son re­s­po­n­sa­bles de la co­mu­ni­ca­ción entre el file server y los clientes: mientras que el protocolo SMB (Server Message Block), de­sa­rro­lla­do por IBM, se usa en redes locales con di­s­po­si­ti­vos Windows y macOS, los or­de­na­do­res con sistemas unixoides como las di­s­tri­bu­cio­nes de Linux utilizan, en la mayoría de los casos, el protocolo NFS (Network File System). Si deseas combinar ambos tipos de pro­to­co­los sin problemas en una misma red, debes ac­tua­li­zar los clientes y se­r­vi­do­res de archivos en Unix/Linux con un software que im­ple­me­n­te el protocolo SMB en estos sistemas, por ejemplo, con el paquete de software Samba, di­s­po­ni­ble de forma gratuita.

El acceso al servidor de archivos por Internet ge­ne­ra­l­me­n­te se realiza a través de FTP (File Transfer Protocol o protocolo de tra­n­s­fe­re­n­cia de archivos) o su variante cifrada SFTP (FTP seguro). Al­te­r­na­ti­va­me­n­te, también se utilizan los pro­to­co­los seguros SCP (Secure Copy o copia segura) y WebDAV, basado en HTTP.

Como ya hemos dicho, la función principal de un servidor de archivos es permitir que múltiples usuarios accedan a los archivos que tiene al­ma­ce­na­dos, así como pro­po­r­cio­nar espacio libre de al­ma­ce­na­mie­n­to. Por esta razón, estos se­r­vi­do­res son muy populares entre muchas empresas que los utilizan como almacén central para los archivos internos que pueden interesar a más de un usuario. En muchos casos, las empresas (es­pe­cia­l­me­n­te las del sector del código abierto) utilizan un file server como servidor de descarga, que está conectado a su propio sitio web. De esta manera, pueden autorizar fá­ci­l­me­n­te a sus clientes o a los usuarios de su web para descargar contenido se­le­c­cio­na­do, como programas, co­n­tro­la­do­res, ac­tua­li­za­cio­nes, imágenes o vídeos.

El segundo ámbito de apli­ca­ción principal de los se­r­vi­do­res de archivos es la copia de seguridad de archivos. A di­fe­re­n­cia del al­ma­ce­na­mie­n­to y la gestión conjunta de archivos re­le­va­n­tes, este aspecto se centra en la creación y el al­ma­ce­na­mie­n­to de copias de seguridad clásicas, en función de las ne­ce­si­da­des de los archivos del sistema, del usuario o de ambos. Almacenar estas copias de forma externa en un file server es una opción tan simple como económica, que nos permite pla­ni­fi­car y cubrir las ne­ce­si­da­des de al­ma­ce­na­mie­n­to adi­cio­na­les de cada cliente.

El co­m­po­r­ta­mie­n­to es similar en los casos en que el file server se utiliza para alojar software y ponerlo a di­s­po­si­ción de todos los usuarios au­to­ri­za­dos: al igual que con el sistema terminal o host que se utilizaba antes, los sistemas de al­ma­ce­na­mie­n­to y pro­ce­sa­mie­n­to se ex­te­r­na­li­zan de forma elegante, de modo que los di­s­po­si­ti­vos del cliente solo se hacen cargo de in­tro­du­cir y mostrar los datos.

Muchas empresas deberían utilizar un servidor de archivos por numerosas y diversas razones: la primera y más im­po­r­ta­n­te es la ventaja de la ce­n­tra­li­dad, que garantiza que cada in­te­gra­n­te au­to­ri­za­do de la red pueda acceder a los archivos guardados y, además, permite uti­li­zar­los co­n­ju­n­ta­me­n­te sin ningún problema: los co­n­fli­c­tos que pueden surgir por trabajar con di­fe­re­n­tes versiones de un documento se eliminan prá­c­ti­ca­me­n­te por completo, porque ciertas acciones ―como la de editar o borrar― se bloquean para el resto de usuarios cuando se abre un archivo. Si los usuarios tuvieran que descargar los archivos en su propio sistema o tra­n­s­po­r­tar­los mediante medios ex­traí­bles, el tiempo y el esfuerzo serían mucho más elevados, y es probable que se acabaran uti­li­za­n­do di­fe­re­n­tes versiones del archivo.

Otra gran ventaja del uso de los se­r­vi­do­res de archivos es el ali­ge­ra­mie­n­to de los recursos del cliente: aparte de los do­cu­me­n­tos pe­r­so­na­les, todos los archivos em­pre­sa­ria­les y copias de seguridad se pueden guardar en el file server, de­pe­n­die­n­do del modo en que la empresa quiera gestionar su al­ma­ce­na­mie­n­to. Además, si se establece un sistema de or­ga­ni­za­ción adecuado, con una buena di­s­tri­bu­ción en di­re­c­to­rios, carpetas, etc., resulta mucho más fácil mantener a la vista el conjunto de archivos.

Si el servidor de archivos está co­n­fi­gu­ra­do para el acceso por Internet, los archivos también están di­s­po­ni­bles de forma remota, al igual que con un servicio de al­ma­ce­na­mie­n­to online. No obstante, a di­fe­re­n­cia de las so­lu­cio­nes en la nube, el control sobre los archivos y su seguridad está en tus manos en todo momento, lo que supone una ventaja si­g­ni­fi­ca­ti­va frente a este tipo de servicios.

Resumen de las ventajas del file server:

• Or­ga­ni­za­ción sencilla del conjunto de archivos
• Vi­sua­li­za­ción clara de la es­tru­c­tu­ra
• In­te­r­ca­m­bio fácil de archivos
• Evita errores por di­fe­re­n­tes versiones de archivos
• Ali­ge­ra­mie­n­to del di­s­po­si­ti­vo del cliente (espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to casi ilimitado)
• Po­si­bi­li­dad de acceso remoto a través de WebDAV, (S)FTP o SCP
• Pro­te­c­ción y seguridad de datos internos en tus manos

Quizás te haya im­pre­sio­na­do la lista de ventajas que demuestra la utilidad de tener tu propio servidor de archivos. Sin embargo, muchas empresas cometen el error de su­b­e­s­ti­mar los gastos que conlleva co­n­fi­gu­rar­lo y ge­s­tio­nar­lo. A menudo, tampoco llevan a cabo la pla­ni­fi­ca­ción previa necesaria, por lo que no solo el hardware alcanza su límite después de un breve período de tiempo, sino que muchas de las ventajas del file server no se ma­te­ria­li­zan. Por ejemplo, si no hay un concepto claro de di­s­tri­bu­ción de derechos, es probable que surjan si­tua­cio­nes en las que los usuarios no puedan realizar las acciones deseadas. También puede haber problemas si la es­tru­c­tu­ra del di­re­c­to­rio y las carpetas es confusa, o si ni siquiera existe.

Si deseas utilizar un servidor de archivos, debes tener en cuenta estos detalles desde el principio, así como diseñar un concepto de seguridad integral sólido, lo cual resulta es­pe­cia­l­me­n­te im­po­r­ta­n­te en los casos en que también se pueda acceder al file server por Internet. Instalar y co­n­fi­gu­rar co­rre­c­ta­me­n­te el software de seguridad es tan decisivo como formar a los empleados que van a acceder al servidor de archivos. Los me­ca­ni­s­mos de pro­te­c­ción es­ta­ble­ci­dos solo tendrán efecto si los tra­ba­ja­do­res están se­n­si­bi­li­za­dos en temas como la ci­be­r­se­gu­ri­dad y la pri­va­ci­dad de los datos. Por cierto, esto también se aplica a la or­ga­ni­za­ción de los archivos: es mejor que co­mu­ni­ques cla­ra­me­n­te dónde y cómo deben al­ma­ce­nar­se los archivos en el file server para prevenir que se genere un «caos de datos» nada más empezar.