Combinar co­rre­s­po­n­de­n­cia en Word es muy sencillo

Word puede consultar distintas fuentes para obtener la in­fo­r­ma­ción necesaria para la co­rre­s­po­n­de­n­cia combinada. Puedes importar tablas de Excel, usar tus contactos de Outlook o in­tro­du­cir la in­fo­r­ma­ción di­re­c­ta­me­n­te en Word.

Si prefieres usar los contactos de Outlook, se­le­c­cio­na la opción “Elegir de los contactos de Outlook…” en la misma pestaña. Usa distintas carpetas para ordenar tus contactos en el programa de correo ele­c­tró­ni­co, así ahora podrás se­le­c­cio­nar el grupo de datos que deseas.

Si no quieres crear una tabla en Excel ni gestionar contactos en Outlook, también puedes in­tro­du­cir los datos di­re­c­ta­me­n­te en Word. Para ello, se­le­c­cio­na la función “Escribir una nueva lista…”. Word ya te ofrece muchas columnas útiles para in­tro­du­cir la in­fo­r­ma­ción de las di­re­c­cio­nes. Haz clic en los campos co­rre­s­po­n­die­n­tes e introduce la in­fo­r­ma­ción. Una vez fi­na­li­za­da la primera entrada, puedes comenzar otra línea mediante el botón “Nueva entrada”.

Es probable que no necesites rellenar todas las columnas que Word crea por defecto o que desees añadir alguna categoría propia. Mediante un clic en “Pe­r­so­na­li­zar columnas…”, Word te permite añadir, eliminar o cambiar el nombre de columnas. Una vez in­tro­du­ci­dos todos los datos, Word te sugiere guardar la nueva base de datos. Así, también podrás usar los datos en otros do­cu­me­n­tos de Word. No tendrás que hacer el mismo esfuerzo con todos los do­cu­me­n­tos de combinar co­rre­s­po­n­de­n­cia.

Una vez in­tro­du­ci­da la in­fo­r­ma­ción de los de­s­ti­na­ta­rios, debes redactar la carta en sí. En esta tarea, tra­ba­ja­rás con texto normal, como viene siendo habitual en Word, pero también con bloques de texto es­pe­cia­les. Un elemento im­pre­s­ci­n­di­ble en cualquier co­rre­s­po­n­de­n­cia combinada es el bloque de di­re­c­cio­nes. Si haces clic en el botón co­rre­s­po­n­die­n­te, se abrirá una ventana para co­n­fi­gu­rar el marcador. En dicha ventana puedes de­te­r­mi­nar la es­tru­c­tu­ra del bloque de di­re­c­cio­nes. Si trabajas con una tabla externa, Word intenta de­te­r­mi­nar los campos correctos a partir de los títulos de las columnas. No obstante, si el programa no es capaz de asignar tus de­no­mi­na­cio­nes, puedes asignar co­rre­c­ta­me­n­te las ca­te­go­rías mediante el botón “Asignar campos...”.

Mediante una línea de saludo puedes integrar un saludo to­ta­l­me­n­te pe­r­so­na­li­za­do en tu carta de co­rre­s­po­n­de­n­cia combinada. Es decir, en lugar de usar “Señores y señoras” para dirigirte a un de­s­ti­na­ta­rio in­de­te­r­mi­na­do, Word puede consultar e indicar el nombre concreto que desees a partir de los datos que le pro­po­r­cio­na­s­te. Una vez más, puedes fijar el formato y decidir, por ejemplo, si se mostrará el nombre de pila, el apellido o ambos.

También puedes dejar que Word inserte la in­tro­du­c­ción del saludo o adaptar el formato a tus pre­fe­re­n­cias. El pro­ce­sa­dor de textos te sugiere la fórmula general “Estimado/a Sr./a” seguida del nombre del de­s­ti­na­ta­rio. Si se­le­c­cio­nas la opción “(ninguno)”, puedes in­tro­du­cir el saludo no­r­ma­l­me­n­te en el texto y luego insertar el campo de co­rre­s­po­n­de­n­cia combinada con el nombre. Llama la atención que Word (pro­ba­ble­me­n­te debido al inglés) no permite adaptar el tra­ta­mie­n­to según el género. Aunque con un poco más de esfuerzo y algunas ada­p­ta­cio­nes, se puede hacer:

Para ello, debes crear una línea de saludo sin in­tro­du­c­ción. Ahora, haz clic con el botón derecho sobre el bloque y se­le­c­cio­na “Activar o des­ac­ti­var códigos de campo”. Entonces, puedes vi­sua­li­zar el código que rige el campo de combinar co­rre­s­po­n­de­n­cia. Además, debes usar reglas. Estas funciones permiten una pro­gra­ma­ción más precisa de los campos. Para conseguir el tra­ta­mie­n­to correcto, debes usar una norma Si-Entonces-Sino. Y tu fuente de datos debe contar con un campo en el que se hace re­fe­re­n­cia al género.

Dentro del código del campo, coloca el cursor detrás de “_BEFORE_ ” (incluido el espacio después de la barra baja) y haz clic en la regla Si-Entonces-Sino. Allí, debes se­le­c­cio­nar el nombre de campo en el que se marca el género del de­s­ti­na­ta­rio e insertar que sea igual a “femenino” o “Sra.”. A co­n­ti­nua­ción, debes in­tro­du­cir qué texto se insertará en caso de coin­ci­de­n­cia (por ejemplo “Estimada”) y qué debe insertar Word cuando los datos no sean idénticos (por ejemplo “Estimado”). Ahora la línea de saludo se adapta exac­ta­me­n­te a la persona a la que se dirige.

Antes de imprimir los do­cu­me­n­tos en serie, Word te ofrece una Vista previa para echarles un ojo. En esta vista, Word rellena los ma­r­ca­do­res con los datos reales. Así, podrás revisar cada una de las cartas y buscar posibles errores. Hecho esto, puedes usar la función “Finalizar y combinar” para proceder a la impresión de las cartas. Word cuenta con distintas opciones:

• Editar do­cu­me­n­tos in­di­vi­dua­les…: Word genera un nuevo documento en el que se muestran todas las versiones de la carta de manera sucesiva. Puedes realizar cambios en los puntos que co­n­si­de­res.
• Imprimir do­cu­me­n­tos…: Word imprime las cartas di­re­c­ta­me­n­te una detrás de otra.
• Enviar mensajes de correo ele­c­tró­ni­co…: Word envía el documento como correo ele­c­tró­ni­co. Para ello, debes se­le­c­cio­nar en la fuente de datos el campo con las di­re­c­cio­nes de correo ele­c­tró­ni­co indicadas y añadir un asunto.