Obli­ga­ción de archivar correos ele­c­tró­ni­cos: lo que las empresas deben tener en cuenta

En España existen obli­ga­cio­nes legales que exigen a las empresas conservar sus correos ele­c­tró­ni­cos co­me­r­cia­les de­bi­da­me­n­te ar­chi­va­dos. Esta necesidad de archivar correos ele­c­tró­ni­cos deriva pri­n­ci­pa­l­me­n­te de la normativa fiscal y contable, que obliga a mantener la tra­za­bi­li­dad y la in­te­gri­dad de la do­cu­me­n­ta­ción durante varios años.

¿Por qué las empresas españolas deben archivar sus correos ele­c­tró­ni­cos?

Salvo ciertos pro­fe­sio­na­les autónomos que no están sujetos a la normativa mercantil, todas las empresas y em­pre­sa­rios in­di­vi­dua­les en España están le­ga­l­me­n­te obligados a archivar sus correos ele­c­tró­ni­cos con re­le­va­n­cia fiscal o comercial. Esta obli­ga­ción deriva de las exi­ge­n­cias del Código de Comercio y la normativa tri­bu­ta­ria, así como de la necesidad de cumplir con el marco legal vigente y las políticas internas de la empresa.

La re­s­po­n­sa­bi­li­dad del archivo de los correos ele­c­tró­ni­cos recae sobre la dirección de la empresa. Las empresas que no cumplan con esta obli­ga­ción pueden en­fre­n­tar­se a sanciones fiscales y eco­nó­mi­cas, ya que un in­cu­m­pli­mie­n­to de los re­qui­si­tos contables podría implicar sanciones por parte de la Agencia Tri­bu­ta­ria.

Las bases legales para el archivado de correos ele­c­tró­ni­cos en España provienen pri­n­ci­pa­l­me­n­te del Código de Comercio y la Ley General Tri­bu­ta­ria, que exigen la co­n­se­r­va­ción de do­cu­me­n­tos co­me­r­cia­les y fiscales. Además, las empresas deben cumplir con la Ley Orgánica 3/2018 de Pro­te­c­ción de Datos Pe­r­so­na­les y garantía de los derechos digitales y el Re­gla­me­n­to General de Pro­te­c­ción de Datos (RGPD), es­pe­cia­l­me­n­te en lo que respecta a la pro­te­c­ción de datos pe­r­so­na­les. En cuanto a la validez de los correos ele­c­tró­ni­cos re­la­cio­na­dos con tra­n­sac­cio­nes co­me­r­cia­les, también se debe tener en cuenta la Ley 59/2003 de firma ele­c­tró­ni­ca.

¿Qué correos ele­c­tró­ni­cos deben ar­chi­var­se?

Según el Código de Comercio, las empresas deben conservar durante al menos seis años la do­cu­me­n­ta­ción y la co­rre­s­po­n­de­n­cia relativa a su actividad mercantil, lo que incluye los correos ele­c­tró­ni­cos con re­le­va­n­cia contable, fiscal o legal. Estos pueden ser:

• Facturas, contratos y acuerdos co­me­r­cia­les
• Correos re­la­cio­na­dos con pagos, cobros y ope­ra­cio­nes fi­na­n­cie­ras
• Co­rre­s­po­n­de­n­cia con clientes, pro­vee­do­res o ad­mi­ni­s­tra­cio­nes públicas

En co­n­se­cue­n­cia, todos los correos ele­c­tró­ni­cos que tengan im­pli­ca­cio­nes legales o eco­nó­mi­cas para la empresa deben ar­chi­var­se de forma ordenada y accesible, incluidos los archivos adjuntos. Entre ellos se incluyen, por ejemplo:

• Correos que fo­r­ma­li­cen acuerdos o tra­n­sac­cio­nes: pedidos, contratos, facturas, co­n­fi­r­ma­cio­nes
• Co­mu­ni­ca­cio­nes que do­cu­me­n­ten ne­go­cia­cio­nes, in­ci­de­n­cias o re­cla­ma­cio­nes re­le­va­n­tes

¿Durante cuánto tiempo deben ar­chi­var­se los correos ele­c­tró­ni­cos?

Según el Código de Comercio, las empresas están obligadas a conservar durante 6 años toda la co­rre­s­po­n­de­n­cia y do­cu­me­n­ta­ción re­la­cio­na­da con su actividad mercantil. Esto incluye los correos ele­c­tró­ni­cos con valor co­n­tra­c­tual o comercial.

Por su parte, la Ley General Tri­bu­ta­ria establece que ciertos do­cu­me­n­tos con re­le­va­n­cia fiscal —como facturas, libros contables y de­cla­ra­cio­nes— deben co­n­se­r­var­se durante un máximo de 10 años, es­pe­cia­l­me­n­te si pueden ser re­que­ri­dos en pro­ce­di­mie­n­tos de co­m­pro­ba­ción tri­bu­ta­ria.

Por ello, muchas empresas optan por archivar todos los correos ele­c­tró­ni­cos re­le­va­n­tes durante 10 años, para asegurar el cu­m­pli­mie­n­to tanto de la normativa mercantil como de la fiscal. Este principio de co­n­se­r­va­ción do­cu­me­n­tal también se aplica a otros formatos digitales, como facturas y do­cu­me­n­tos contables es­ca­nea­dos. En estos casos, es re­co­me­n­da­ble seguir criterios similares a los de la di­gi­ta­li­za­ción ce­r­ti­fi­ca­da de do­cu­me­n­tos contables, que garantiza que los archivos digitales tengan la misma validez legal que los ori­gi­na­les en papel.

¿Cómo deben archivar las empresas los correos ele­c­tró­ni­cos?

La normativa española no impone una forma técnica concreta para el archivado de correos ele­c­tró­ni­cos, pero sí establece que la do­cu­me­n­ta­ción comercial y fiscal debe co­n­se­r­var­se de forma que sea:

• Íntegra y no ma­ni­pu­la­ble (es decir, sin al­te­ra­cio­nes)
• Legible y accesible durante todo el período legal de co­n­se­r­va­ción
• Trazable y ve­ri­fi­ca­ble en caso de in­s­pe­c­ción

Esto implica que los correos ele­c­tró­ni­cos ar­chi­va­dos deben conservar su contenido completo, así como los metadatos re­le­va­n­tes (remitente, fecha, hora, asunto, adjuntos…).

Para ga­ra­n­ti­zar este cu­m­pli­mie­n­to, muchas empresas optan por utilizar software de archivado es­pe­cia­li­za­do, que permite una co­n­se­r­va­ción segura y conforme a los re­qui­si­tos legales, es­pe­cia­l­me­n­te en lo relativo a la in­te­gri­dad de los datos y la pro­te­c­ción frente a ma­ni­pu­la­cio­nes.

Archivado seguro y conforme a la normativa de los correos ele­c­tró­ni­cos

Para que el archivado de correos ele­c­tró­ni­cos cumpla con los re­qui­si­tos legales en España, las empresas deben ga­ra­n­ti­zar que los mensajes se conserven de forma segura, íntegra y accesible durante todo el periodo exigido por la normativa mercantil o fiscal.

Esto significa que el sistema de archivado debe asegurar que:

• Los correos no puedan ser mo­di­fi­ca­dos una vez ar­chi­va­dos (in­te­gri­dad)
• Se puedan recuperar fá­ci­l­me­n­te cuando sea necesario (di­s­po­ni­bi­li­dad)
• Conserven toda la in­fo­r­ma­ción relevante, incluidos adjuntos y metadatos (co­m­ple­ti­tud)
• Estén pro­te­gi­dos frente a accesos no au­to­ri­za­dos (co­n­fi­de­n­cia­li­dad)

Aunque la le­gi­s­la­ción no obliga a seguir un método concreto, la forma más fiable de cumplir con estos re­qui­si­tos es mediante el uso de so­lu­cio­nes es­pe­cia­li­za­das de archivado ele­c­tró­ni­co. Estas he­rra­mie­n­tas permiten au­to­ma­ti­zar el proceso, aplicar controles de seguridad, gestionar los plazos de co­n­se­r­va­ción y facilitar el acceso en caso de in­s­pe­c­ción tri­bu­ta­ria o auditoría.

Los correos ele­c­tró­ni­cos pueden al­ma­ce­nar­se en se­r­vi­do­res propios o en so­lu­cio­nes en la nube, siempre que se garantice su seguridad, in­te­gri­dad y di­s­po­ni­bi­li­dad según los es­tá­n­da­res legales y técnicos apli­ca­bles. Si los correos ele­c­tró­ni­cos han sido cifrados, la empresa debe poder des­en­cri­p­tar los mensajes si son re­que­ri­dos por la ad­mi­ni­s­tra­ción pública.

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