Obligación de archivar correos electrónicos: lo que las empresas deben tener en cuenta

En España existen obligaciones legales que exigen a las empresas conservar sus correos electrónicos comerciales debidamente archivados. Esta necesidad de archivar correos electrónicos deriva principalmente de la normativa fiscal y contable, que obliga a mantener la trazabilidad y la integridad de la documentación durante varios años.

¿Por qué las empresas españolas deben archivar sus correos electrónicos?

Salvo ciertos profesionales autónomos que no están sujetos a la normativa mercantil, todas las empresas y empresarios individuales en España están legalmente obligados a archivar sus correos electrónicos con relevancia fiscal o comercial. Esta obligación deriva de las exigencias del Código de Comercio y la normativa tributaria, así como de la necesidad de cumplir con el marco legal vigente y las políticas internas de la empresa.

La responsabilidad del archivo de los correos electrónicos recae sobre la dirección de la empresa. Las empresas que no cumplan con esta obligación pueden enfrentarse a sanciones fiscales y económicas, ya que un incumplimiento de los requisitos contables podría implicar sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

Las bases legales para el archivado de correos electrónicos en España provienen principalmente del Código de Comercio y la Ley General Tributaria, que exigen la conservación de documentos comerciales y fiscales. Además, las empresas deben cumplir con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), especialmente en lo que respecta a la protección de datos personales. En cuanto a la validez de los correos electrónicos relacionados con transacciones comerciales, también se debe tener en cuenta la Ley 59/2003 de firma electrónica.

¿Qué correos electrónicos deben archivarse?

Según el Código de Comercio, las empresas deben conservar durante al menos seis años la documentación y la correspondencia relativa a su actividad mercantil, lo que incluye los correos electrónicos con relevancia contable, fiscal o legal. Estos pueden ser:

• Facturas, contratos y acuerdos comerciales
• Correos relacionados con pagos, cobros y operaciones financieras
• Correspondencia con clientes, proveedores o administraciones públicas

En consecuencia, todos los correos electrónicos que tengan implicaciones legales o económicas para la empresa deben archivarse de forma ordenada y accesible, incluidos los archivos adjuntos. Entre ellos se incluyen, por ejemplo:

• Correos que formalicen acuerdos o transacciones: pedidos, contratos, facturas, confirmaciones
• Comunicaciones que documenten negociaciones, incidencias o reclamaciones relevantes

¿Durante cuánto tiempo deben archivarse los correos electrónicos?

Según el Código de Comercio, las empresas están obligadas a conservar durante 6 años toda la correspondencia y documentación relacionada con su actividad mercantil. Esto incluye los correos electrónicos con valor contractual o comercial.

Por su parte, la Ley General Tributaria establece que ciertos documentos con relevancia fiscal —como facturas, libros contables y declaraciones— deben conservarse durante un máximo de 10 años, especialmente si pueden ser requeridos en procedimientos de comprobación tributaria.

Por ello, muchas empresas optan por archivar todos los correos electrónicos relevantes durante 10 años, para asegurar el cumplimiento tanto de la normativa mercantil como de la fiscal. Este principio de conservación documental también se aplica a otros formatos digitales, como facturas y documentos contables escaneados. En estos casos, es recomendable seguir criterios similares a los de la digitalización certificada de documentos contables, que garantiza que los archivos digitales tengan la misma validez legal que los originales en papel.

¿Cómo deben archivar las empresas los correos electrónicos?

La normativa española no impone una forma técnica concreta para el archivado de correos electrónicos, pero sí establece que la documentación comercial y fiscal debe conservarse de forma que sea:

• Íntegra y no manipulable (es decir, sin alteraciones)
• Legible y accesible durante todo el período legal de conservación
• Trazable y verificable en caso de inspección

Esto implica que los correos electrónicos archivados deben conservar su contenido completo, así como los metadatos relevantes (remitente, fecha, hora, asunto, adjuntos…).

Para garantizar este cumplimiento, muchas empresas optan por utilizar software de archivado especializado, que permite una conservación segura y conforme a los requisitos legales, especialmente en lo relativo a la integridad de los datos y la protección frente a manipulaciones.

Archivado seguro y conforme a la normativa de los correos electrónicos

Para que el archivado de correos electrónicos cumpla con los requisitos legales en España, las empresas deben garantizar que los mensajes se conserven de forma segura, íntegra y accesible durante todo el periodo exigido por la normativa mercantil o fiscal.

Esto significa que el sistema de archivado debe asegurar que:

• Los correos no puedan ser modificados una vez archivados (integridad)
• Se puedan recuperar fácilmente cuando sea necesario (disponibilidad)
• Conserven toda la información relevante, incluidos adjuntos y metadatos (completitud)
• Estén protegidos frente a accesos no autorizados (confidencialidad)

Aunque la legislación no obliga a seguir un método concreto, la forma más fiable de cumplir con estos requisitos es mediante el uso de soluciones especializadas de archivado electrónico. Estas herramientas permiten automatizar el proceso, aplicar controles de seguridad, gestionar los plazos de conservación y facilitar el acceso en caso de inspección tributaria o auditoría.

Los correos electrónicos pueden almacenarse en servidores propios o en soluciones en la nube, siempre que se garantice su seguridad, integridad y disponibilidad según los estándares legales y técnicos aplicables. Si los correos electrónicos han sido cifrados, la empresa debe poder desencriptar los mensajes si son requeridos por la administración pública.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.