Cómo compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook con co­la­bo­ra­do­res

Microsoft Outlook no solo ofrece funciones de correo ele­c­tró­ni­co, sino también diversas funciones de groupware para ad­mi­ni­s­trar contactos, tareas y citas. Las empresas utilizan la función de ca­le­n­da­rio de Outlook para organizar el trabajo en equipo y planear citas. Compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook facilita eno­r­me­me­n­te la pla­ni­fi­ca­ción del tiempo común, tanto a nivel interno como externo.

Guía rápida: compartir ca­le­n­da­rio de Outlook

1. Abrir vista de Ca­le­n­da­rio -> Inicio -> Clic en “Compartir ca­le­n­da­rio”
2. Se­le­c­cio­nar el ca­le­n­da­rio y modificar los permisos -> “Aceptar”
3. Elegir contacto en “Agregar” -> Modificar permisos -> “Aceptar”

A co­n­ti­nua­ción, te mostramos las funciones de uso co­m­pa­r­ti­do tanto de la apli­ca­ción de es­cri­to­rio de Outlook como de la versión web.

Cómo compartir el ca­le­n­da­rio en Outlook en la versión es­cri­to­rio

Si utilizas la versión de es­cri­to­rio de Outlook, puedes recurrir a diversas po­si­bi­li­da­des para otorgar acceso al ca­le­n­da­rio a otras personas:

• Compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook como in­s­ta­n­tá­nea
• Compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook (solo en co­m­bi­na­ción con un Exchange Server)
• Compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook pu­bli­cá­n­do­lo en una web

Compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook como in­s­ta­n­tá­nea

In­de­pe­n­die­n­te­me­n­te de si utilizas Outlook en casa o en el trabajo, la apli­ca­ción de es­cri­to­rio te permite en todo momento enviar una in­s­ta­n­tá­nea de tu ca­le­n­da­rio por correo ele­c­tró­ni­co. Para ello debes seguir los pasos si­guie­n­tes:

1. Haz clic en la barra izquierda de la apli­ca­ción de Outlook en el botón “Correo”.

2. Haz clic en “Inicio” en la barra de he­rra­mie­n­tas y se­le­c­cio­na la opción “Nuevo correo ele­c­tró­ni­co”. A co­n­ti­nua­ción, en “Insertar” se­le­c­cio­na “Ca­le­n­da­rio”.

3. A co­n­ti­nua­ción, se abre una ventana para el nuevo correo y también el cuadro de diálogo “Enviar un ca­le­n­da­rio por correo ele­c­tró­ni­co”. Ahí puedes elegir el ca­le­n­da­rio y el periodo de tiempo que quieras. Puedes enviar todo el ca­le­n­da­rio, o se­le­c­cio­nar algunos días, semanas y meses.

4. Se­le­c­cio­na uno de los tres grados de detalle para definir qué datos debe incluir la vista del fragmento del ca­le­n­da­rio.

4. Con la opción “Avanzadas” Outlook ofrece la po­si­bi­li­dad de incluir las citas y do­cu­me­n­tos marcados como privados en la in­s­ta­n­tá­nea del ca­le­n­da­rio, pero también puedes elegir uno de los dos diseños para correos ele­c­tró­ni­cos:

• Plan diario
• Lista de eventos

Una vez se­le­c­cio­na­do el ca­le­n­da­rio deseado y la co­n­fi­gu­ra­ción del intervalo temporal, del grado de detalle y de la forma de pre­se­n­ta­ción, haz clic en “Aceptar”. A co­n­ti­nua­ción, Outlook inserta una copia del fragmento del ca­le­n­da­rio como in­s­ta­n­tá­nea en un nuevo correo ele­c­tró­ni­co.

5. Escribe la dirección de correo del de­s­ti­na­ta­rio deseado y añade un mensaje personal si fuera necesario. Haz clic en “Enviar” para compartir el ca­le­n­da­rio en Outlook.

Cualquier mensaje aco­m­pa­ña­do de la función “Enviar un ca­le­n­da­rio por correo ele­c­tró­ni­co” contiene un archivo iCalendar (ICS), formato de archivo soportado por productos de diversos pro­vee­do­res, con el que el de­s­ti­na­ta­rio puede abrir el fragmento se­le­c­cio­na­do en cualquier programa de ca­le­n­da­rio. Entre las apli­ca­cio­nes más populares se en­cue­n­tran Google Calendar, Apple Calendar, IBM Lotus Notes, Yahoo! Calendar, Evolution, eM Client, Mozilla Thu­n­de­r­bi­rd, SeaMonkey y Novell GroupWise.

Ca­le­n­da­rio co­m­pa­r­ti­do de Outlook con Microsoft Exchange Server

Si utilizas tu apli­ca­ción de es­cri­to­rio de Outlook en co­m­bi­na­ción con un Exchange Server, el software permite compartir ca­le­n­da­rios que se ac­tua­li­zan au­to­má­ti­ca­me­n­te. Para compartir un ca­le­n­da­rio de Outlook debes, por lo tanto, enviar una in­vi­ta­ción de uso co­m­pa­r­ti­do a las personas del entorno de tu empresa o externas a ella. Como al­te­r­na­ti­va, Outlook ofrece la po­si­bi­li­dad de publicar un ca­le­n­da­rio como página web.

Compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook con personas de tu propia empresa

A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos los pasos que debes seguir para compartir tu ca­le­n­da­rio de Outlook con personas de tu empresa.

1. Se­le­c­cio­na la vista del ca­le­n­da­rio de tu apli­ca­ción de es­cri­to­rio. Se­le­c­cio­na la pestaña “Inicio” en la barra de he­rra­mie­n­tas y haz clic en “Compartir ca­le­n­da­rio”.

2. En el cuadro de diálogo que se abre puedes buscar personas con las que compartir tu ca­le­n­da­rio de tu lista de di­re­c­cio­nes en “Agregar”. Puedes de­te­r­mi­nar también los permisos que les das a esas personas. Haciendo clic en “Aceptar” se envía au­to­má­ti­ca­me­n­te una in­vi­ta­ción por correo. Siempre puedes mo­di­fi­car­lo en el mismo menú.

Cualquier persona que reciba una in­vi­ta­ción de uso co­m­pa­r­ti­do por correo ele­c­tró­ni­co debe hacer clic en el botón “Abrir ca­le­n­da­rio“, para in­co­r­po­rar el ca­le­n­da­rio co­m­pa­r­ti­do en su propia lista de ca­le­n­da­rios.

Si quieres dejar de compartir tu ca­le­n­da­rio, ve a ”Co­m­pa­r­ti­do ac­tua­l­me­n­te con:” y se­le­c­cio­na las personas a las que quieres re­ti­rar­les el permiso de acceder a tu ca­le­n­da­rio. Haz clic en “Quitar” y luego en “Aceptar” para guardar los cambios.

Compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook con personas externas a tu empresa

¿Quieres compartir tu ca­le­n­da­rio de Outlook con contactos externos a tu empresa? Para ello realiza los mismos pasos que para co­m­pa­r­ti­r­lo con tus co­m­pa­ñe­ros, pero ten en cuenta que compartir in­fo­r­ma­ción del ca­le­n­da­rio detallada con personas externas a tu empresa suele presentar li­mi­ta­cio­nes en muchas redes.

El ad­mi­ni­s­tra­dor de tu red es el encargado de definir en las di­re­c­ti­vas de uso co­m­pa­r­ti­do la cantidad de datos que se comparten con personas externas. Si no se puede compartir el ca­le­n­da­rio de Outlook con los niveles de detalle deseados, se recibe un mensaje de error: ”Este ca­le­n­da­rio no puede co­m­pa­r­ti­r­se”.

Ponte entonces en contacto con el ad­mi­ni­s­tra­dor de tu red o se­le­c­cio­na otro nivel de detalles.

Compartir ca­le­n­da­rio en una página web

Otra po­si­bi­li­dad de ca­le­n­da­rio co­m­pa­r­ti­do de Outlook con personas externas a tu empresa es mediante su pu­bli­ca­ción en una página es­pe­cia­l­me­n­te creada para tales fines. Para ello Outlook ofrece la función “Publicar online”, pero para uti­li­zar­la se necesita un servidor web que soporte el protocolo WebDAV. Sigue estos pasos para aprender a hacerlo:.

1. Se­le­c­cio­na Vuelve a la vista del ca­le­n­da­rio, se­le­c­cio­na el ca­le­n­da­rio que quieres compartir y en la pestaña “Inicio” haz clic en “Publicar en línea”.
2. Se­le­c­cio­na la función “Publicar en servidor WebDAV” que se muestra en el menú de­s­ple­ga­ble.
3. Se­le­c­cio­na el servidor WebDAV: si optas por compartir tu ca­le­n­da­rio de Outlook en un servidor WebDAV, el sistema te pedirá la dirección del servidor WebDAV, el intervalo de fechas y los detalles en la ventana de diálogo “Publicar ca­le­n­da­rio en servidor pe­r­so­na­li­za­do”.
4. Co­n­fi­gu­ra­ción avanzada de carga: en la ventana de diálogo “Publicar ca­le­n­da­rio en servidor pe­r­so­na­li­za­do” haz clic en “Avanzado” para efectuar ajustes de co­n­fi­gu­ra­ción de­ta­lla­dos para el método de carga, los elementos privados o la fre­cue­n­cia de la ac­tua­li­za­ción.

Compartir ca­le­n­da­rio en Outlook web y la nueva versión de Outlook

En la versión web de Outlook y en la nueva versión, se comparte un ca­le­n­da­rio de forma algo distinta:

1. Se­le­c­cio­na el ca­le­n­da­rio que quieres compartir y haz clic en “Compartir”.

En el cuadro de diálogo que se abre “Uso co­m­pa­r­ti­do permisos” puedes ver con quién has co­m­pa­r­ti­do ya tu ca­le­n­da­rio dentro y fuera de tu empresa. Ahí también puedes modificar tus permisos.

2. Para compartir el ca­le­n­da­rio con personas nuevas, indica su dirección de correo o el nombre de contacto en el campo.

3. Una vez indicada la dirección de correo o el contacto, puedes modificar los permisos en el menú de­s­ple­ga­ble. Haz clic en “Compartir” y se enviará por correo una in­vi­ta­ción al ca­le­n­da­rio.