Google Workspace: mejor flujo de trabajo en equipo sin importar la ubicación

¿Qué es Google Workspace? Bajo este nombre, Google agrupa una amplia variedad de apli­ca­cio­nes que pueden uti­li­zar­se en una pla­ta­fo­r­ma de co­mu­ni­ca­ción basada en la nube para crear un entorno de trabajo virtual. Google Workspace es un software de co­la­bo­ra­ción provisto en la nube. Google Cloud permite a los equipos acceder a datos, ca­le­n­da­rios digitales de citas y ca­le­n­da­rios de proyectos, así como coordinar tareas a larga distancia, mediante una conexión a Internet y un navegador. Las funciones para compartir y si­n­cro­ni­zar en tiempo real permiten editar un documento de forma conjunta.

El paquete completo, que incluye al­ma­ce­na­mie­n­to de archivos, pro­ce­sa­do­res de texto y he­rra­mie­n­tas de co­mu­ni­ca­ción, también se conoce como Google Apps for Business. En 2016, Google cambió la marca fu­sio­na­n­do varias apli­ca­cio­nes bajo el nombre de Google Workspace y añadió nuevas funciones a la serie. Con esta medida Google quería competir contra Microsoft. Muchos co­m­po­ne­n­tes de la serie App son similares a las apli­ca­cio­nes de Office y a la solución basada en la nube Microsoft 365 de Microsoft. Desde entonces, Google ofrece sus he­rra­mie­n­tas recogidas en un modelo de su­s­cri­p­ción. En el modelo de pago de Google Workspace se ofrecen los si­guie­n­tes servicios:

• Gmail (programa de correo ele­c­tró­ni­co)
• Google Drive (al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube)
• Google Calender (pla­ni­fi­ca­ción online)
• Google Hangouts (servicio de me­n­sa­je­ría y vi­deo­lla­ma­das)
• He­rra­mie­n­tas para el tra­ta­mie­n­to de textos, pre­se­n­ta­ción y creación de fo­r­mu­la­rios y tablas
• Bloc de notas digital
• Google Vault y consola de ad­mi­ni­s­tra­ción (función de archivo y ad­mi­ni­s­tra­ción)
• Google Sites (he­rra­mie­n­ta para la creación de páginas web tanto públicas como internas)
• App Maker (he­rra­mie­n­ta para crear apli­ca­cio­nes em­pre­sa­ria­les)

A pesar de que de­te­r­mi­na­dos servicios, como el programa de correo ele­c­tró­ni­co Gmail o el ca­le­n­da­rio de Google, están di­s­po­ni­bles gratis para usuarios privados, la versión gratuita suele ofrecer menos funciones. La Google Workspace también difiere de una cuenta privada de Google en otros aspectos. Por ejemplo, solo a través de una cuenta Google Workspace es posible co­n­fi­gu­rar una cuenta co­r­po­ra­ti­va de Gmail y utilizar una dirección de correo ele­c­tró­ni­co de la empresa.

La versión de su­s­cri­p­ción está dirigida a pequeñas y medianas empresas, pero también puede ser muy útil para grandes empresas o tra­ba­ja­do­res autónomos. A cambio de una cuota mensual o anual, obtienes un paquete completo que te permitirá utilizar toda la gama de funciones sin re­s­tri­c­cio­nes y be­ne­fi­ciar­te de he­rra­mie­n­tas adi­cio­na­les de gestión. Estas últimas permiten a los gestores de proyectos, ad­mi­ni­s­tra­do­res y su­pe­r­vi­so­res definir opciones para compartir archivos es­pe­cí­fi­cos a través de un panel de control central, así como la po­si­bi­li­dad de vincular mejor di­fe­re­n­tes apli­ca­cio­nes entre sí. Además, se dispone en todo momento de soporte vía te­le­fó­ni­ca.

Las versiones Business y Premium ofrecen a las empresas un espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to casi ilimitado. También se ha mejorado la co­m­pa­ti­bi­li­dad con so­lu­cio­nes de software de otros pro­vee­do­res, de modo que se pueden integrar, por ejemplo, funciones de archivo externas. Aquellos que valoran más la seguridad de los datos pueden obtener opciones de seguridad adi­cio­na­les. Por ejemplo, un pro­ce­di­mie­n­to de au­te­n­ti­ca­ción de varios niveles dificulta el acceso a personas no au­to­ri­za­das.

Con la solución en la nube, Google Workspace se ha co­m­pro­me­ti­do con el concepto de groupware. Ya sea durante el te­le­tra­ba­jo o en un viaje de negocios, todos los empleados utilizan el espacio de trabajo digital sin importar el momento ni el lugar. Además, las apli­ca­cio­nes están op­ti­mi­za­das para di­s­po­si­ti­vos móviles y, gracias a la co­mpu­tación en la nube, las empresas pueden ex­te­r­na­li­zar su in­frae­s­tru­c­tu­ra de TI a la nube virtual mientras disponen de una capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to inago­ta­ble. El único requisito es una conexión rápida a Internet, ya que la gama de servicios al completo solo se puede utilizar online. Si así se desea, también es posible almacenar los datos en el ordenador o en un centro de datos propio y pro­ce­sar­los sin conexión.

Merece la pena echar un vistazo po­r­me­no­ri­za­do a las he­rra­mie­n­tas que ofrece Google Workspace. Esto te permitirá evaluar mejor si el paquete de software de pago fa­ci­li­ta­rá tu trabajo diario, así como di­fe­re­n­ciar las apli­ca­cio­nes in­di­vi­dua­les de las he­rra­mie­n­tas populares de Microsoft Office y otras apli­ca­cio­nes.

El conocido programa de correo ele­c­tró­ni­co también tiene di­s­po­ni­ble una versión para empresas que forma parte de Google Workspace. Después de iniciar sesión, los empleados acceden a su correo ele­c­tró­ni­co y ven el estado actual de su co­rre­s­po­n­de­n­cia, sin importar desde qué di­s­po­si­ti­vo o ubicación estén ac­ce­die­n­do. Los ad­mi­ni­s­tra­do­res también pueden gestionar cuentas desde un solo lugar. A di­fe­re­n­cia de una cuenta privada, en este caso es posible utilizar di­re­c­cio­nes pe­r­so­na­li­za­das y añadir el nombre de la empresa en el dominio. Además, la versión de pago no incluye pu­bli­ci­dad.

Otras funciones han de­mo­s­tra­do ser también muy prácticas, como, por ejemplo, la función de chat di­s­po­ni­ble en la bandeja de entrada. Dado que Gmail también está conectado a Hangouts de Google Workspace, puedes hacer vi­deo­lla­ma­das, por ejemplo, cuando necesites formular correos ele­c­tró­ni­cos de trabajo con la ayuda de otros co­m­pa­ñe­ros de trabajo.

Con un ca­le­n­da­rio digital, los empleados llevan un registro de las próximas reuniones con clientes y de la ex­pi­ra­ción de los plazos y, si así lo desean, pueden co­n­fi­gu­rar un re­co­r­da­to­rio para estas fechas límite. De hecho, equipos enteros pueden usar un ca­le­n­da­rio co­m­pa­r­ti­do para anotar las reuniones pe­rió­di­cas del equipo o para hacer un se­gui­mie­n­to de los días festivos y otras ausencias. En lugar de tener que concertar citas con cada persona, la he­rra­mie­n­ta comprueba au­to­má­ti­ca­me­n­te si un compañero está di­s­po­ni­ble para una reunión a una hora de­te­r­mi­na­da. Google Calendar también es co­m­pa­ti­ble con otros pla­ni­fi­ca­do­res online, pe­r­mi­tie­n­do guardar entradas du­pli­ca­das.

Si deseas mantener al día a todo el de­pa­r­ta­me­n­to o a la empresa co­la­bo­ra­do­ra sobre los eventos im­po­r­ta­n­tes y los flujos de trabajo de los proyectos, integra el ca­le­n­da­rio en una página de la intranet, que puedes crear con Google Sites. Aquí los ad­mi­ni­s­tra­do­res siempre pueden de­te­r­mi­nar quién tiene acceso al ca­le­n­da­rio y qué detalles son visibles. Otra ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca central es la función de pla­ni­fi­ca­ción del espacio: puedes integrar un plan de salas de reuniones libres o hacer que la he­rra­mie­n­ta busque salas de co­n­fe­re­n­cias di­s­po­ni­bles ex­te­r­na­me­n­te y re­se­r­var­las a través de Google Workspace.

Google Drive es el corazón de Google Workspace. Este sistema en la nube te pro­po­r­cio­na una ubicación central donde puedes almacenar todos los datos que necesitas para el trabajo conjunto, in­fo­r­ma­ción a la que se puede acceder desde cualquier lugar. Esta función es im­pre­s­ci­n­di­ble para compartir y procesar datos ac­tua­li­za­dos y en tiempo real.

Si no quieres construir tu propio centro de datos, puedes mover todo a la nube. El espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to es, con 1 TB por usuario, casi ilimitado. Solo la su­s­cri­p­ción básica limita la capacidad a 30 GB. Es im­po­r­ta­n­te saber que los datos de todas las he­rra­mie­n­tas se almacenan en Google Drive, lo que incluye a todos los correos ele­c­tró­ni­cos ge­s­tio­na­dos a través de Gmail. Todos estos datos hacen que la cuota de al­ma­ce­na­mie­n­to se reduzca. Si deseas pre­s­ci­n­dir de una in­frae­s­tru­c­tu­ra de TI, pro­ba­ble­me­n­te la versión básica reducida no será su­fi­cie­n­te.

¿Prefieres guardar datos im­po­r­ta­n­tes lo­ca­l­me­n­te y que estén di­s­po­ni­bles sin conexión para los or­de­na­do­res de sobremesa? Gracias a la si­n­cro­ni­za­ción au­to­má­ti­ca de los datos con la nube, esto también es posible. Varios controles te permiten co­n­fi­gu­rar opciones de uso co­m­pa­r­ti­do y regular el acceso para empleados y de­pa­r­ta­me­n­tos es­pe­cí­fi­cos. Además, se integra una función basada en machine learning que evalúa de forma in­de­pe­n­die­n­te qué datos son ac­tua­l­me­n­te re­le­va­n­tes y los hace visibles para un acceso rápido. El espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to también se puede su­b­di­vi­dir para disponer de una mejor visión global. Cua­l­quie­ra que haya utilizado an­te­rio­r­me­n­te Microsoft Office puede importar los do­cu­me­n­tos a través de un plugin en Google Drive sin más co­m­pli­ca­ción.

Con estas apli­ca­cio­nes, Google Workspace ofrece un completo paquete ofimático que te permite crear do­cu­me­n­tos de texto, iniciar encuestas, compartir hojas de cálculo y crear dia­po­si­ti­vas para una reunión con clientes. También aquí obtienes los be­ne­fi­cios de una solución basada en la nube, pues todos los empleados au­to­ri­za­dos pueden trabajar en un documento al mismo tiempo. Los cambios son in­me­dia­ta­me­n­te visibles para todos y también se pueden deshacer. Las funciones de chat evitan tener que enviar paquetes de datos de un lado a otro y recurrir a la función de co­me­n­ta­rios para indicar cambios que se quieren in­tro­du­cir en el documento. Todas las he­rra­mie­n­tas se pueden utilizar también en modo offline, pero solo a través del navegador Chrome.

El diseño, las funciones y la interfaz de usuario son muy similares a las de las apli­ca­cio­nes de Microsoft. Por lo tanto, si estás aco­s­tu­m­bra­do a Microsoft Word, tú y tu personal tendréis pocos problemas para realizar el cambio. No obstante, deberás hacer de­te­r­mi­na­das co­n­ce­sio­nes debido a las li­mi­ta­cio­nes de Google Workspace: si para tu trabajo necesitas pre­se­n­ta­cio­nes con gráficas so­fi­s­ti­ca­das y una gran variedad de opciones de formato, Google Workspace no puede seguir el ritmo del producto de la co­m­pe­te­n­cia Microsoft 365. Por lo tanto, considera si puedes pre­s­ci­n­dir de esta y si las demás he­rra­mie­n­tas de Google Workspace superan esta de­s­ve­n­ta­ja. Dado que el conjunto de apli­ca­cio­nes de Google es co­m­pa­ti­ble con las apli­ca­cio­nes de Office, también puedes uti­li­zar­las.

• Do­cu­me­n­tos: este pro­ce­sa­dor de texto es muy similar a Microsoft Word. Tiene todas las he­rra­mie­n­tas básicas para el formato de texto y el diseño de página. Aunque las opciones de diseño son mucho más limitadas, puedes añadir fuentes y otros elementos mediante co­m­ple­me­n­tos. También puedes importar fá­ci­l­me­n­te muchos formatos ajenos desde Microsoft y Adobe o guardar tus do­cu­me­n­tos en estos formatos.
• Hojas de cálculo: con las hojas de cálculo puedes realizar cálculos, evaluar los datos y vi­sua­li­zar­los en forma de diagrama. Las hojas de cálculo de Excel suelen ser fáciles de importar, solo los comandos para in­tro­du­cir fórmulas difieren en cierta medida. La versión de Excel de­sa­rro­lla­da por Google contiene todas las fórmulas comunes de celdas, aunque, para trabajar con hojas de cálculo co­m­pli­ca­das, Excel sigue siendo la mejor opción.
• Fo­r­mu­la­rios: con esta he­rra­mie­n­ta puedes crear rá­pi­da­me­n­te una encuesta o cue­s­tio­na­rio. Hay muchos elementos pre­de­te­r­mi­na­dos di­s­po­ni­bles para di­fe­re­n­tes tipos de preguntas. Puedes añadir imágenes e incrustar el logotipo de la empresa para crear un fo­r­mu­la­rio vi­sua­l­me­n­te atractivo. También en este caso, las ventajas de un paquete de software son evidentes, pues la he­rra­mie­n­ta de fo­r­mu­la­rios evalúa las re­s­pue­s­tas en tiempo real y muestra los re­su­l­ta­dos grá­fi­ca­me­n­te.
• Pre­se­n­ta­cio­nes: con esta función cada empleado muestra los re­su­l­ta­dos de su proyecto en un diagrama o ilustra sus ideas con dibujos, vídeos o ani­ma­cio­nes. Uti­li­za­n­do varias pla­n­ti­llas, incluso los empleados menos ex­pe­ri­me­n­ta­dos pueden hacerlo grá­fi­ca­me­n­te. Sin embargo, esta apli­ca­ción no puede hacer co­m­pe­te­n­cia a la variedad de pla­n­ti­llas y funciones de diseño que ofrece Po­we­r­Poi­nt.
• Notas (Keep): tomar notas de un brai­n­s­to­r­mi­ng y compartir un mapa mental para el inicio de un proyecto sin correr el riesgo de perder o extraviar el papel donde se escribe, todo esto es posible con Google Keep. Además, la apli­ca­ción es adecuada para una or­ga­ni­za­ción efectiva: por ejemplo, puedes crear listas y co­n­fi­gu­rar funciones de re­co­r­da­to­rio para tareas y citas. Puedes resaltar notas en color y añadir fotos, dibujos y archivos de audio. También puedes utilizar la función de búsqueda para filtrar las ano­ta­cio­nes por color, etiqueta y otras ca­te­go­rías.

Esta sala de co­n­fe­re­n­cias virtual te ahorra gastos de viaje y tiempo. Aun cuando el equipo está repartido en lugares di­fe­re­n­tes o algunos de los miembros no se encuentra en el lugar habitual de trabajo pueden ce­le­brar­se reuniones o co­n­ve­r­sa­cio­nes cara a cara. Los Hangouts de Google incluyen vi­deo­co­n­fe­re­n­cias, me­n­sa­je­ría por voz y chats de texto. Si integras otras he­rra­mie­n­tas de Google Workspace, Google Calender te recordará las próximas citas o enviará las in­vi­ta­cio­nes por ti. Los co­m­pa­ñe­ros sin Internet pueden co­ne­c­tar­se uti­li­za­n­do una extensión te­le­fó­ni­ca in­di­vi­dual, por lo que las co­ne­xio­nes son fáciles de co­n­fi­gu­rar.

En co­m­pa­ra­ción con Microsoft Skype, los Hangouts de Google ofrecen más funciones, sin embargo, los usuarios pierden calidad de vídeo.

Existen numerosas he­rra­mie­n­tas con las que, incluso sin muchos co­no­ci­mie­n­tos, puedes crear un sitio web en un abrir y cerrar de ojos. Esto es posible en una pla­ta­fo­r­ma in­te­r­co­ne­c­ta­da como Google Workspace, donde también pueden in­te­grar­se datos con gran facilidad. Es posible crear páginas de intranet para un grupo de usuarios cla­ra­me­n­te definido, así como sitios web de acceso público. Las pla­n­ti­llas para el diseño y las in­te­r­fa­ces de usuario facilitan la creación de una interfaz de usuario para proyectos propios, clientes o eventos.

Esta apli­ca­ción sirve como he­rra­mie­n­ta de ad­mi­ni­s­tra­ción y facilita el proceso de archivado de do­cu­me­n­tos, correos ele­c­tró­ni­cos y otros co­n­te­ni­dos, así como su al­ma­ce­na­mie­n­to seguro. Para ello, puedes dividir los datos generados por Google Workspace en di­fe­re­n­tes paquetes, or­ga­ni­zar­los y ex­po­r­tar­los. También puedes ver los registros del historial y recopilar datos es­pe­cí­fi­cos para las au­di­to­rías. Además, Google Vault se utiliza para gestionar las cuentas de usuario (para cumplir con las políticas de pri­va­ci­dad puedes definir periodos de retención de los datos).

Con App Maker puedes crear apli­ca­cio­nes según tus ne­ce­si­da­des. De esta forma puedes de­sa­rro­llar una apli­ca­ción que, por ejemplo, facilite la di­s­tri­bu­ción es­pe­cí­fi­ca de tareas dentro de los de­pa­r­ta­me­n­tos, junto a otros procesos de trabajo. La he­rra­mie­n­ta está diseñada como una pla­ta­fo­r­ma de de­sa­rro­llo low-code, lo que significa que puedes de­sa­rro­llar tu apli­ca­ción usando di­fe­re­n­tes pla­n­ti­llas sin tener que escribir código (tarea que supone una inversión im­po­r­ta­n­te de tiempo). Asimismo, es posible conectar la apli­ca­ción con otras de Google Workspace.

Google Workspace tiene muchas ventajas, pero también presenta li­mi­ta­cio­nes. En de­fi­ni­ti­va, la magnitud de las de­s­ve­n­ta­jas dependerá de la empresa en concreto, pues cada una necesita di­fe­re­n­tes so­lu­cio­nes de software de­pe­n­die­n­do de su área de negocio, es­tru­c­tu­ra de empleados y cultura co­r­po­ra­ti­va. Por lo tanto, es im­po­r­ta­n­te co­n­si­de­rar si Google Workspace (antes Google Apps for Business) es rentable y si­m­pli­fi­ca los procesos de trabajo. Para ayudarte en la toma de esta decisión, co­m­pa­ra­mos sus ventajas y de­s­ve­n­ta­jas.

La ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca principal de Google Workspace es la re­ubi­ca­ción completa del al­ma­ce­na­mie­n­to y pro­ce­sa­mie­n­to de datos en la nube. Esto es lo que la distingue de Microsoft 365, co­n­vi­r­tié­n­do­la en la pla­ta­fo­r­ma ideal para el trabajo en equipo al margen de su ubicación, además de co­n­s­ti­tui­r­se como una útil he­rra­mie­n­ta de co­la­bo­ra­ción. De este modo, estas he­rra­mie­n­tas facilitan que, en aquellas empresas con empleados que a menudo no están en el lugar de trabajo (ya sea por sus reuniones con clientes, co­n­fe­re­n­cias o tareas de ventas), estos puedan estar in­fo­r­ma­dos, puedan acceder a todos los datos, así como pa­r­ti­ci­par en reuniones im­po­r­ta­n­tes.

Las empresas que permiten a sus empleados trabajar desde casa también se aseguran de esta manera de que sus tra­ba­ja­do­res estén al día. Lo mismo se aplica a aquellas que están re­pa­r­ti­das en di­fe­re­n­tes lugares o que tienen que consultar re­gu­la­r­me­n­te a socios externos, pro­vee­do­res de servicios y clientes. La pla­ta­fo­r­ma de co­mu­ni­ca­ción garantiza con el espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube que cada usuario au­to­ri­za­do, do­n­de­quie­ra que se encuentre, tenga acceso si­mu­l­tá­neo con in­de­pe­n­de­n­cia del medio que use: ya sea un portátil, una tablet o un sma­r­t­pho­ne.

Las startups y las empresas pequeñas pueden ahorrar recursos si no tienen que instalar su propio hardware y software: el al­ma­ce­na­mie­n­to de datos y los procesos in­fo­r­má­ti­cos se llevan a cabo ex­te­r­na­me­n­te, eli­mi­na­n­do la necesidad de un centro de datos interno y su ma­n­te­ni­mie­n­to. Por esta misma razón, Google Workspace también puede ser de interés para los autónomos, que a menudo se comunican di­re­c­ta­me­n­te con los clientes y colaboran en proyectos desde fuera. Google Workspace ofrece, por lo tanto, valiosas ventajas cuando se trata de co­la­bo­ra­ción basada en la nube.

En co­m­pa­ra­ción con la Google Workspace, Microsoft 365 es solo una solución ru­di­me­n­ta­ria en la nube. Mientras que Google Workspace si­n­cro­ni­za todos los procesos de edición en tiempo real, Microsoft no se si­n­cro­ni­za de forma au­to­má­ti­ca. En principio, Office almacena lo­ca­l­me­n­te, y solo cuando se deposita al documento en el al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube OneDrive, en el CMS Sha­re­Poi­nt o cuando se activan las funciones de la nube, es visible y editable para los demás. Por lo tanto, Microsoft 365 ofrece una interfaz a la nube y tiene funciones de software de grupo, pero la conexión en red no es co­m­ple­ta­me­n­te au­to­má­ti­ca.

Por otro lado, para aquellos que optan por una solución híbrida y quieren al­ma­ce­na­mie­n­to en el disco duro y en el centro de datos, Office es una buena opción. A pesar de que el co­m­po­ne­n­te de co­la­bo­ra­ción es más potente en Google Workspace.

Una solución integral basada en la nube te hace de­pe­n­die­n­te. Google Workspace siempre requiere una conexión rápida a Internet y el modelo toca techo cuando se utilizan di­s­po­si­ti­vos móviles. Sin embargo, una vez que la conexión se ha cortado, muchas funciones te ofrecen la po­si­bi­li­dad de cambiar al modo sin conexión, pudiendo si­n­cro­ni­zar los archivos más tarde.

Si no realizas copias locales, estas se almacenan úni­ca­me­n­te por un proveedor externo, en este caso los se­r­vi­do­res de Google. Google emplea expertos en seguridad y, como gran empresa, cuenta con una so­fi­s­ti­ca­da in­frae­s­tru­c­tu­ra para evitar la pérdida de datos. Sin embargo, ni siquiera el mejor sistema es inmune a posibles averías técnicas, al tiempo de inac­ti­vi­dad temporal del servidor, al robo de datos y a los ataques de hackers. Google también se reserva el derecho de bloquear la cuenta por de­te­r­mi­na­dos motivos.

De hecho, como usuario de Google Workspace, estás poniendo datos co­n­fi­de­n­cia­les en manos de la empresa y necesitas estar seguro de que están pro­te­gi­dos de accesos no au­to­ri­za­dos, ya que apenas puedes ejercer tu derecho de control. También es un hecho que tus datos te­r­mi­na­rán en se­r­vi­do­res po­te­n­cia­l­me­n­te inseguros de un tercer país en el que ge­ne­ra­l­me­n­te se aplican re­gu­la­cio­nes de pro­te­c­ción de datos di­fe­re­n­tes. Las ce­r­ti­fi­ca­cio­nes de seguridad como la ISO 27001 –que certifica el cu­m­pli­mie­n­to de Google con las normas in­te­r­na­cio­na­les de seguridad de TI– están diseñadas para abordar estas preo­cu­pa­cio­nes. Sin embargo, el asunto NSA demostró que los servicios secretos pueden acceder a los datos en las ubi­ca­cio­nes de los se­r­vi­do­res.

Además, la política de pri­va­ci­dad de Google no es to­ta­l­me­n­te tra­n­s­pa­re­n­te, de lo que puede deducirse que la compañía quiere conservar ciertas li­be­r­ta­des. Después de todo, el pro­ce­sa­mie­n­to de los datos de los usuarios es el mayor pilar em­pre­sa­rial de Google. Este hecho es lo que hace entrar en escena a los de­fe­n­so­res de la pro­te­c­ción de datos.

Además, también es im­po­r­ta­n­te que prestes atención a la seguridad de los datos en tu empresa. Un inicio de sesión pe­r­so­na­li­za­do es práctico, pero no re­pre­se­n­ta un obstáculo si­g­ni­fi­ca­ti­vo para los ci­be­r­de­li­n­cue­n­tes. Si la co­n­tra­se­ña es pirateada o cae ac­ci­de­n­ta­l­me­n­te en las manos equi­vo­ca­das, se puede tener acceso a muchos datos incluidos en Google Workspace. Para aumentar la seguridad, Google ofrece au­te­n­ti­ca­ción mu­l­ti­ni­vel y otras funciones de seguridad. La cuenta de ad­mi­ni­s­tra­dor te permite cambiar tus cre­de­n­cia­les en cualquier momento y a través de la gestión de di­s­po­si­ti­vos móviles puedes realizar copias de seguridad de los datos de estos en caso de pérdida. En algunos casos, Google Workspace también te permite incluir he­rra­mie­n­tas de seguridad externas como en el caso de Gmail, donde puedes utilizar tus propios ce­r­ti­fi­ca­dos para el cifrado S/MIME en la co­rre­s­po­n­de­n­cia de correo ele­c­tró­ni­co.

In­te­r­na­me­n­te, también es necesario proteger cierta in­fo­r­ma­ción de su acceso por otros de­pa­r­ta­me­n­tos o niveles de re­s­po­n­sa­bi­li­dad y en especial los datos más sensibles como, por ejemplo, los datos pe­r­so­na­les de clientes y empleados. Para ga­ra­n­ti­zar­lo, entre otras cosas, puedes definir derechos de acceso pe­r­so­na­les para cada usuario, de modo que no todos puedan ver, editar y descargar todos los do­cu­me­n­tos.

Google Workspace ofrece a los ad­mi­ni­s­tra­do­res muchas opciones. Así, pueden almacenar los registros de chat de los empleados y gestionar las cuentas de usuario y la in­fo­r­ma­ción personal. Google Workspace afirma que cumple con los re­qui­si­tos de pro­te­c­ción de datos de la UE. No obstante, es aco­n­se­ja­ble que un experto legal compruebe si tu uso de la pla­ta­fo­r­ma cumple con el RGPD. Además, hay empresas que han acordado sus propias cláusulas co­n­tra­c­tua­les con Google en relación con el pro­ce­sa­mie­n­to de datos.

Una pla­ta­fo­r­ma de trabajo basada en la nube que une di­fe­re­n­tes apli­ca­cio­nes asegura un mejor flujo de trabajo.

• Buena pe­r­s­pe­c­ti­va general: Google Workspace facilita la coor­di­na­ción de todos los procesos de trabajo y ofrece una pe­r­s­pe­c­ti­va general de las reuniones, los plazos y el progreso del trabajo. Esto ahorra mucho tiempo, es­pe­cia­l­me­n­te en el caso de equipos grandes y en si­tua­cio­nes en las hay terceros in­vo­lu­cra­dos. Una pla­ta­fo­r­ma que unifica y coordina varias apli­ca­cio­nes asegura que todos los empleados estén al día. Las funciones de búsqueda permiten filtrar rá­pi­da­me­n­te la in­fo­r­ma­ción relevante a partir de una multitud de datos al­ma­ce­na­dos en la nube.
• Fácil de manejar: los ad­mi­ni­s­tra­do­res cuentan con un punto ce­n­tra­li­za­do que no requiere ningún archivo de co­n­fi­gu­ra­ción pa­r­ti­cu­lar. Dado que todo funciona en la nube, los ad­mi­ni­s­tra­do­res no tienen que ad­mi­ni­s­trar cuentas y licencias para múltiples apli­ca­cio­nes di­s­tri­bui­das en diversos se­r­vi­do­res. También existen varias opciones para evaluar, controlar y gestionar los derechos de acceso.
• Fácil de usar: lo único que necesitas para acceder a todas las he­rra­mie­n­tas y do­cu­me­n­tos de Google Workspace es iniciar sesión. Gracias a las ac­tua­li­za­cio­nes en tiempo real, no es necesario ac­tua­li­zar po­s­te­rio­r­me­n­te los archivos para co­m­pa­r­ti­r­los con los colegas. Además, la im­ple­me­n­ta­ción de Google Workspace en tu empresa es muy sencilla, debido a que la mayoría de las apli­ca­cio­nes, como el chat y las funciones de pro­ce­sa­mie­n­to de texto, son similares a las apli­ca­cio­nes populares de Microsoft y a que el uso de cuentas de Gmail está muy extendido. En la mayoría de los casos, no debería ser necesario capacitar a los empleados en el uso de la Google Workspace. También hay muchas opciones para tra­n­s­fe­rir los datos generados por otros servicios a la pla­ta­fo­r­ma de Google.
• Integrar he­rra­mie­n­tas externas: tanto si estás migrando datos, como si estás ampliando las funciones, Google Workspace es co­m­pa­ti­ble con una amplia gama de servicios externos. Estos incluyen sistemas de relación con el cliente, así como programas de co­n­ta­bi­li­dad. Para obtener una lista de programas in­te­gra­dos, consulta Google Workspace Ma­r­ke­t­pla­ce. Además, Google Workspace es co­m­pa­ti­ble con todas las apli­ca­cio­nes de Office. Un texto creado con Google Docs se puede guardar fá­ci­l­me­n­te como un documento de Word, lo que podría compensar algunas de­s­ve­n­ta­jas. Aquellos que echan de menos la gama de funciones de las apli­ca­cio­nes de Office no tienen por qué pre­s­ci­n­dir de ellas, pero deberían co­n­si­de­rar si Microsoft 365 por sí solo vale más que una solución integrada en Google Workspace. También puedes integrar de­sa­rro­llos internos mediante una interfaz.

Los su­s­cri­p­to­res pueden elegir entre tres modelos que difieren en el alcance del servicio. Cuantas más funciones, mayor precio. A veces, sin embargo, incluso la versión reducida cumple con las ne­ce­si­da­des del cliente. En cualquier caso, vale la pena comparar las versiones entre sí.

• Google Workspace Básico: la versión básica cuesta ac­tua­l­me­n­te (julio de 2018) 4 euros por usuario y mes. Incluye todas las apli­ca­cio­nes im­po­r­ta­n­tes como la vi­deo­co­n­fe­re­n­cia y los programas de pro­ce­sa­mie­n­to de texto. Solo en lo relativo a las tareas de ad­mi­ni­s­tra­ción, el usuario cuenta con menos funciones. Además, el espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube está limitado a 30 GB.
• Google Workspace Business: su precio es de 8 euros al mes y la principal ventaja es que el espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to di­s­po­ni­ble es casi ilimitado. Hasta cinco usuarios pueden usar un máximo de 1 TB cada uno. Entre las funciones adi­cio­na­les se incluyen he­rra­mie­n­tas para el archivo y el se­gui­mie­n­to de ac­ti­vi­da­des, así como una pla­ta­fo­r­ma de bajo código para de­sa­rro­llar tus propias apli­ca­cio­nes.
• Google Workspace En­te­r­pri­se: la versión Premium cuesta 23 euros al mes y es es­pe­cia­l­me­n­te re­co­me­n­da­ble para empresas que requieren funciones es­pe­cia­les en cuanto a la seguridad y la ad­mi­ni­s­tra­ción de datos. En este aspecto tiene muchas más opciones que la versión para empresas.

Los costes, en de­fi­ni­ti­va, son más bajos si eliges una su­s­cri­p­ción anual, aunque, a cambio, tienes que usar Google Workspace durante doce meses. La cuota anual se prorratea en pagos mensuales. Si dispones de un equipo pequeño tienes que tener en cuenta que no podrás reducir el número de usuarios hasta que tu su­s­cri­p­ción anual expire. Por lo tanto, este modelo de tarifa es más adecuado para empresas con un número de empleados constante. El plan flexible te da más libertad de acción, pe­r­mi­tié­n­do­te añadir o eliminar usuarios a tu gusto y pagar solo por el número actual de usuarios. Este modelo de fa­c­tu­ra­ción es la mejor opción, es­pe­cia­l­me­n­te para las empresas con mayor rotación de personal, con la ventaja, además, de que puedes ca­n­ce­lar­lo en cualquier momento.

Las or­ga­ni­za­cio­nes sin ánimo de lucro pueden obtener acceso gratuito a la pla­ta­fo­r­ma y en el caso de centros edu­ca­ti­vos, los costes se reducen co­n­si­de­ra­ble­me­n­te. “Google Workspace for Non-Profits” (ONG) y “Google Workspace for Education” están sujetas a varias co­n­di­cio­nes.