Las mejores al­te­r­na­ti­vas a Trello

Trello es una he­rra­mie­n­ta de gestión de proyectos sencilla y efectiva que te facilita la pla­ni­fi­ca­ción y ejecución de proyectos tanto en el ámbito privado como pro­fe­sio­nal. El software, lazando en 2011, cuenta ac­tua­l­me­n­te con más de 25 millones de usuarios. Se ca­ra­c­te­ri­za por su diseño sencillo y funciones in­tui­ti­vas que, por norma general, no exigen ningún tiempo de fa­mi­lia­ri­za­ción.

Trello usa Kanban para mostrar las tareas actuales, los niveles de re­s­po­n­sa­bi­li­dad y el progreso del trabajo en el tablero. No importa si hablamos de listas de tareas pe­r­so­na­les o planos de proyectos internos de la empresa, Trello plasma todos los proyectos y su nivel de progreso de forma clara y sencilla.

Pero casi todos los software alternan ventajas y de­s­ve­n­ta­jas. En el caso de la he­rra­mie­n­ta de gestión de proyectos Trello, también hay al­te­r­na­ti­vas más adecuadas para algunos proyectos. Las ventajas y de­s­ve­n­ta­jas de­te­r­mi­na­n­tes dependen de las exi­ge­n­cias es­pe­cí­fi­cas de cada proyecto. En este artículo te revelamos por qué puede ser útil de­ca­n­tar­se por una al­te­r­na­ti­va a Trello y qué opciones hay.

La última ac­tua­li­za­ción del artículo se ha llevado a cabo en abril de 2021.

A simple vista, las he­rra­mie­n­tas de gestión de proyectos pre­se­n­ta­das muestran grandes si­mi­li­tu­des. El tablero Kanban es un método de vi­sua­li­za­ción popular y probado que está di­s­po­ni­ble para todos los software. Pero mientras Trello está limitada a esta vi­sua­li­za­ción, las al­te­r­na­ti­vas ofrecen más opciones, facilitan la gestión de proyectos más complejos y se adaptan mejor a los re­qui­si­tos es­pe­cí­fi­cos. En cuanto a las funciones, también hay al­te­r­na­ti­vas que van mucho más allá de la creación de tareas y que ofrecen opciones de control de gastos, gestión de recursos o gestión de relación con clientes.

En la siguiente tabla se muestra una co­m­pa­ra­ti­va de las al­te­r­na­ti­vas a Trello de este artículo con sus re­s­pe­c­ti­vas ventajas y de­s­ve­n­ta­jas.

Fecha: abril 2021

Como ya dijimos, Trello es una de las he­rra­mie­n­tas de gestión de proyectos más uti­li­za­das. Una de las razones de su po­pu­la­ri­dad es la di­s­tri­bu­ción clara de tareas en tableros, listas y tarjetas:

• Tableros: un tablero co­rre­s­po­n­de a un proyecto y se puede compartir con miembros del equipo.
• Listas: en los tableros se pueden crear infinitas listas. Los ejemplos más típicos son “Lista de tareas”, “En proceso” y “Hecho”.
• Tarjetas: cada tarjeta está asignada a una lista y contiene una tarea. Con solo un clic, puedes añadir más in­fo­r­ma­ción, co­me­n­ta­rios o anexos a una tarjeta.

La es­tru­c­tu­ra de Trello es muy sencilla y fácil de entender, pero, a su vez, ofrece muchas funciones que facilitan la or­ga­ni­za­ción de proyectos en equipo. El enfoque visual e intuitivo facilita el trabajo en el proyecto sin tener que perder tiempo para fa­mi­lia­ri­zar­se con el programa. Trello está di­s­po­ni­ble como versión de es­cri­to­rio, versión de navegador o app. Gracias a la si­n­cro­ni­za­ción au­to­má­ti­ca, todos los usuarios están siempre al día.

Sin embargo, como ya hemos indicado, Trello no solo tiene ventajas. Aunque para muchos usuarios su es­tru­c­tu­ra sencilla es una gran ventaja, esta propiedad se vuelve rá­pi­da­me­n­te en contra a la hora de lidiar con tareas y proyectos más complejos.

La he­rra­mie­n­ta de gestión de proyectos está limitada al tablero Kanban y no permite ninguna otra vi­sua­li­za­ción de las tareas. En el caso de proyectos con equipos muy grandes y una co­mu­ni­ca­ción de gran alcance, puede ser muy útil de­ca­n­tar­se por una apli­ca­ción similar a Trello. Además, en la versión gratuita los archivos adjuntos están limitados a un tamaño de 10 MB. Incluso en la versión pro­fe­sio­nal existe un límite de 250 MB para los archivos adjuntos.

La he­rra­mie­n­ta de gestión de proyectos Trello, así como las al­te­r­na­ti­vas tratadas en este artículo, cuentan todas con una versión gratuita. Dicha versión incluye las pri­n­ci­pa­les funciones del software y te permite probar varias he­rra­mie­n­tas de gestión de proyectos antes de de­ca­n­tar­te por una. Las versiones “Premium” de pago incluyen funciones más amplias. A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos una vista general de seis apli­ca­cio­nes similares a Trello para fa­ci­li­tar­te la elección.Esta in­fo­r­ma­ción es de abril de 2021.

Airtable ya está di­s­po­ni­ble de forma gratuita como versión de es­cri­to­rio, versión de navegador o como app y permite crear un número infinito de tablas. Las versiones de pago de 10 $ o 20 $ por mes y usuario incluyen más funciones y espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to adicional. En la versión gratuita, los archivos adjuntos están limitados a 2 GB. Los paquetes co­m­ple­me­n­ta­rios permiten ampliar este límite hasta 5 GB y 20 GB re­s­pe­c­ti­va­me­n­te.

El número de funciones de Asana se puede ampliar con la in­te­gra­ción de otras he­rra­mie­n­tas. En este contexto, puedes convertir co­n­ve­r­sa­cio­nes de Microsoft Teams en puntos de actividad, compartir diseños de Adobe Creative Cloud o activar no­ti­fi­ca­cio­nes en Slack si se realizan cambios en Asana. La si­n­cro­ni­za­ción con otras he­rra­mie­n­tas aporta grandes ventajas para la co­la­bo­ra­ción de varios usuarios y permite un trabajo en equipo más eficiente. Sin embargo, para algunas in­te­gra­cio­nes como Sa­le­s­fo­r­ce o Tableu, así como para crear más de 15 usuarios, tienes que adquirir la versión de pago.

Asana no cuenta con co­m­ple­me­n­tos op­cio­na­les, pero esta apli­ca­ción similar a Trello ofrece más funciones a cambio, como la in­di­ca­ción del progreso del proyecto y la po­si­bi­li­dad de es­ta­ble­cer una in­te­r­de­pe­n­de­n­cia entre varias tareas. En la co­m­pa­ra­ti­va, Trello sigue de­s­ta­ca­n­do por su gran claridad y or­ga­ni­za­ción, pero Asana se adapta mejor a proyectos con más de 30 tareas. Gracias a su vi­sua­li­za­ción e in­te­gra­cio­nes y funciones, Asana es una buena al­te­r­na­ti­va a Trello para equipos grandes y proyectos más complejos.

La versión gratuita de esta apli­ca­ción similar a Trello cuenta con un abanico de funciones limitado: aunque puedes añadir un número infinito de co­la­bo­ra­do­res de proyecto, las funciones es­pe­cia­les de la he­rra­mie­n­ta solo están di­s­po­ni­bles para un usuario. Entre estas funciones se encuentra, por ejemplo, la tabla de tiempos de trabajo o el acceso a las facturas. El número de proyectos también está limitado a un máximo de diez.

Las versiones de pago tienen un precio por usuario, al igual que la mayoría de las al­te­r­na­ti­vas a Trello tratadas en este artículo. A pesar de todo, al reunir las funciones de di­fe­re­n­tes programas, esta solución puede ser una opción económica incluso para grandes equipos, todo depende de la situación concreta.

Aun así, la al­te­r­na­ti­va a Trello no cubre todas las funciones ne­ce­sa­rias o, al menos útiles, a la hora de trabajar con proyectos y equipos. Para que el trabajo con otras he­rra­mie­n­tas sea lo más eficiente posible, ClickUp permite integrar otras he­rra­mie­n­tas, como Basecamp, Todoist, Excel o el propio Trello. Al alternar entre las di­fe­re­n­tes he­rra­mie­n­tas de gestión de proyectos, tienes la opción de importar a ClickUp tus proyectos exi­s­te­n­tes en Trello de forma muy sencilla.

La versión gratuita está muy limitada por su capacidad de al­ma­ce­na­mie­n­to de solo 100 MB. Sin embargo, la versión de pago es bastante económica en co­m­pa­ra­ción con las otras al­te­r­na­ti­vas a Trello que hemos analizado aquí. Con un precio de solo 5 $ por mes y usuario obtendrás espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to infinito y un número ilimitado de in­te­gra­cio­nes, paneles de control y vistas. A di­fe­re­n­cia de Trello, esta he­rra­mie­n­ta solo está di­s­po­ni­ble en inglés.

Una de las opciones de­s­ta­ca­das de Zenkit es el sistema CRM incluido que permite crear una base de datos de clientes. Con ella podrás seguir hilos de co­mu­ni­ca­ción y calcular im­po­r­ta­n­tes cifras ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de clientes. Si has estado usando Asana o Trello hasta ahora, Zenkit te facilita el cambio gracias a su función de im­po­r­ta­ción. Esta al­te­r­na­ti­va a Trello también permite tra­n­s­fe­rir proyectos exi­s­te­n­tes mediante la im­po­r­ta­ción CSV.

En su versión gratuita, Zenkit ofrece un espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to de 1 GB y hasta tres usuarios. Para acceder al contenido extra, como los diagramas Gantt, los roles de usuarios, 50000 elementos, diseños pe­r­so­na­li­za­dos y un espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to de 6 GB, tienes que adquirir la versión de pago por 9 € por mes y usuario. Si te decantas por el paquete Business de 25 € podrás acceder a funciones adi­cio­na­les y disfrutar de un espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to de 50 GB. Además, puedes disfrutar de toda la fia­bi­li­dad alemana en español, ya que cuenta con varios idiomas de co­n­fi­gu­ra­ción.

La versión gratuita te permite crear hasta tres proyectos con un número ilimitado de usuarios. La versión de pago cuesta 8,25 € al mes sin importar el número de usuarios y permite crear infinitos proyectos, usar más listas de co­m­pro­ba­ción y grupos de proyectos, así como la ela­bo­ra­ción de es­ta­dí­s­ti­cas e informes. Por ello, Mei­s­te­r­ta­sk resulta es­pe­cia­l­me­n­te económico para equipos grandes si lo co­m­pa­ra­mos con las otras apli­ca­cio­nes similares a Trello.