SU­B­TO­TA­LES de Excel: más control sobre tus cálculos

Las hojas de cálculo de Microsoft permiten crear tablas complejas y realizar distintos tipos de cálculos con ellas. Las funciones de Excel nos ayudan en muchas si­tua­cio­nes y rara vez les influye el diseño y el aspecto de tus tablas: ¿quieres ocultar de­te­r­mi­na­das celdas para obtener una visión general? No pasa nada, las funciones seguirán contando los valores filtrados. Sin embargo, puede que no sea lo que quieres. Si lo que quieres es que tus cálculos tengan en cuenta los filtros y excluyan los valores ocultos, la función SU­B­TO­TA­LES te resultará muy útil. Esta función combina muchas ope­ra­cio­nes de cálculo y te permite controlar mejor qué celdas tiene que co­n­si­de­rar el programa en sus ope­ra­cio­nes.

Es­pe­cia­l­me­n­te cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos, no ne­ce­si­ta­mos que se muestren todos los rangos. Cuando ocultamos filas o filtramos valores de­te­r­mi­na­dos para que no se muestren, las tablas grandes se pueden co­m­pre­n­der más fá­ci­l­me­n­te. De esta forma, solo quedan visibles los datos ese­n­cia­les y esto facilita el trabajo. Sin embargo, los valores ocultos no se pierden, siguen formando parte del libro y, por tanto, las funciones re­cu­rri­rán a ellos cuando realicen sus cálculos. Esto es una gran ventaja de Excel.

Sin embargo, esta ventaja también puede resultar molesta. Si, por ejemplo, queremos que las funciones de Excel respondan a la vi­sua­li­za­ción actual de los datos y ajusten a ella sus re­su­l­ta­dos, no podremos hacerlo con los métodos de cálculo ha­bi­tua­les: te­n­dría­mos que crear una tabla nueva en la que no apa­re­cie­ran los valores que hemos dejado fuera del filtro. Con la función SU­B­TO­TA­LES tienes una al­te­r­na­ti­va, porque se puede ajustar de tal forma que no incluya en los cálculos las celdas ocultas.

SU­B­TO­TA­LES aúna once funciones distintas en una. Los usuarios han de se­le­c­cio­nar qué tipo de cálculo se debe utilizar en la función y si las celdas ocultas deben tenerse en cuenta o no. La función no considera los valores que se en­cue­n­tran ocultos en ese momento debido al filtro. Por co­n­si­guie­n­te, SU­B­TO­TA­LES se puede aplicar como resultado adicional junto a un resultado final. Co­m­pa­ra­n­do los dos valores, se suele obtener in­fo­r­ma­ción adicional.

En teoría, la función SU­B­TO­TA­LES solo requiere dos datos: en primer lugar, in­tro­du­ces qué cálculo se debe llevar a cabo; el segundo argumento, y todos los ar­gu­me­n­tos a partir de este, contienen in­fo­r­ma­ción sobre el rango de celdas sobre el que se aplica. Es obli­ga­to­rio al menos un dato, pero en total se pueden incluir hasta 254 rangos en la fórmula.

Con el primer parámetro, la función adquiere las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas de otra función (Excel pro­po­r­cio­na una lista para indicar cuál). Introduce el número correcto y SU­B­TO­TA­LES realizará el co­rre­s­po­n­die­n­te cálculo. Cada función tiene dos números. Los valores entre 1 y 11 indican que SU­B­TO­TA­LES se aplicará también a los valores ocultos. In­tro­du­cie­n­do un valor de 101 a 111, la función ignora las celdas ocultas del rango in­tro­du­ci­do. A co­n­ti­nua­ción, pre­se­n­ta­mos un resumen.

Las celdas ocultas continúan formando parte del cálculo:

• 1: PROMEDIO
• 2: CONTAR
• 3: CONTARA
• 4: MAX
• 5: MIN
• 6: PRODUCTO
• 7: DESVEST
• 8: DESVESTP
• 9: SUMA
• 10: VAR
• 11: VARP

Las celdas ocultas no se tienen en cuenta en el cálculo:

• 101: PROMEDIO
• 102: CONTAR
• 103: CONTARA
• 104: MAX
• 105: MIN
• 106: PRODUCTO
• 107: DESVEST
• 108: DESVESTP
• 109: SUMA
• 110: VAR
• 111: VARP

El ejemplo clásico de la función SU­B­TO­TA­LES de Excel es el cálculo de una suma. Con la función podemos obtener un resultado que omita los valores filtrados u ocultos, junto con el resultado final, para el que se tienen en cuenta todos los valores.

En este ejemplo, tomamos valores de dos columnas y los sumamos. Como hemos in­tro­du­ci­do el valor 109 para el primer parámetro (SUMA), solo se tomarán los valores que sean visibles en ese momento.

Esto mismo funciona también con otros tipos de cálculo. De esta forma puedes, por ejemplo, calcular el promedio.

Sin embargo, también es posible combinar SU­B­TO­TA­LES con otras funciones. De esta forma, el resultado de la función se puede tra­n­s­mi­tir a otros cálculos di­re­c­ta­me­n­te, sin necesidad de crear celdas au­xi­lia­res para ello. Así se pueden sumar, por ejemplo, varios re­su­l­ta­dos parciales.

En ocasiones es útil combinar SU­B­TO­TA­LES con la función SI. De este modo, puedes es­ta­ble­cer una fila en la que indiques el tipo de cálculo deseado, por ejemplo, en forma de menú de­s­ple­ga­ble. Si bien la fórmula se hará un poco más extensa, una vez que la hayas creado no tendrás que aplicar mo­di­fi­ca­cio­nes. Tomemos como ejemplo que quieres cambiar con fre­cue­n­cia entre las tres formas de cálculo SUMA, CONTAR y PROMEDIO.

Con el filtro au­to­má­ti­co, ajustas los datos que se deben tener en cuenta, mientras que en la lista de­s­ple­ga­ble se­le­c­cio­nas el cálculo que deseas. Las consultas SI se­le­c­cio­na­rán siempre la función SU­B­TO­TA­LES correcta.

Además de la función que puedes integrar fá­ci­l­me­n­te en la fórmula, Excel ofrece una he­rra­mie­n­ta con el mismo nombre. Esta se encuentra en la pestaña “Datos” y en el botón “Subtotal”. Esta he­rra­mie­n­ta es útil si utilizas una lista de varias columnas en Excel, por ejemplo. En una columna se encuentra un conjunto fijo de valores ge­ne­ra­l­me­n­te no numéricos, como nombres. Estas entradas, a su vez, están asignadas a valores numéricos: ventas, pu­n­tua­cio­nes, valores de medición y datos similares. La he­rra­mie­n­ta te ayuda a de­te­r­mi­nar re­su­l­ta­dos parciales de agru­pa­cio­nes: todas las entradas idénticas de una columna se recogen en un grupo y los valores co­rre­s­po­n­die­n­tes de la otra columna se calculan entre sí.