Recuperar Excel no guardado

Cuando perdemos una tabla Excel muy elaborada porque el programa se bloquea o se sobrescriben datos, puede haber en juego muchas horas de trabajo y datos de gran valía. Afortunadamente, en muchos casos, existe la posibilidad de recuperar archivos Excel no guardados o sobrescritos, como sucede con la recuperación de archivos Word.

En este tutorial te mostramos qué opciones tienes para recuperar un archivo Excel no guardado paso a paso.

Recuperar un archivo Excel sobrescrito con el seguro de Excel

En las versiones antiguas de Excel se creaba automáticamenteuna copia de seguridad al guardar un archivo. Esta copia de seguridad servía como protección ante cualquier cambio involuntario, ya que en última instancia siempre se podía recuperar el último estado del archivo. En las versiones actuales de Excel sigue existiendo esta opción, pero está un poco escondida, ya que ahora tienes que ajustar en cada archivo si deseas que se cree una copia de seguridad o no. Puedes configurar este ajuste de la siguiente manera:

  1. Haz clic en la pestaña “Archivo” y luego en “Guardar como
  2. En la siguiente ventana, selecciona “Examinar” y la carpeta en la que desees guardar el archivo.
  3. En el cuadro de diálogo “Guardar como” haz clic en “Herramientas” y luego en “Opciones generales”.
  4. En este cuadro de diálogo marca la opción “Crear siempre una copia de seguridad” y confirma con “Aceptar”.

Ahora, cada vez que guardes, se creará automáticamente una copia de seguridad con la extensión XLK.

Para restaurar esta copia de seguridad tienes dos opciones: puedes sustituir la extensión del archivo de la copia de seguridad por XLSX y abrir el archivo como siempre. O, si no, puedes ir a la pestaña Excel “Archivo” y seleccionar “Abrir”. Haz clic en el botón “Examinar” y navega hasta la carpeta en la que está el archivo.

En el cuadro de diálogo de selección de archivos de la parte inferior derecha, selecciona “Copias de seguridad” en lugar de “Todos los archivos de Excel”. Ahora puedes ver todas las copias de seguridad de esta carpeta y abrirlas directamente para guardarlas de nuevo en formato Excel.

Consejo

También puedes llegar a la opción “Abrir” mediante la combinación de teclas Excel [Ctrl] + [O].

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Recuperar archivos de Excel no guardados mediante guardado OneDrive

Si guardas tus archivos Excel en OneDrive para compartirlos con compañeros, trabajar en común o para acceder desde varios equipos, ya dispones de una copia automática de la última versión. OneDrive cuenta con una gestión de versiones muy sencilla que te permite acceder en cualquier momento a los últimos estados guardados de todos tus archivos. Para ello, sigue los siguientes pasos:

  1. Haz clic en el archivo deseado con el botón derecho del ratón en la carpeta OneDrive (en el Explorador de Windows).
  2. En el menú contextual, selecciona “Historial de versiones”. Allí puedes consultar las últimas versiones guardadas del archivo.
  3. Haz clic en el icono de tres puntos de la versión deseada. Ahora puedes recuperar o descargar el archivo Excel con su nombre original o guardarlo con otro nombre para comparar ambas versiones.
Consejo

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Recuperar un archivo Excel sobrescrito con el historial de versiones de Windows

El historial de versiones opcional de Windows 10 guarda todos los archivos del directorio de usuario propio en intervalos regulares (y en caso de modificaciones serias) en una unidad externa. Esta opción no solo te protege ante daños en el disco duro o virus, sino también de sobrescribir archivos sin querer. Para el guardado se requieren medios de almacenamiento USB o una unidad de red.

Si has activado el historial de versiones, puedes recuperar un archivo Excel antiguo de la siguiente manera:

  1. Selecciona el archivo en el Explorador de Windows y en la pestaña “Inicio” haz clic en “Historial”.
  2. Entonces se abrirá una ventana que muestra la última versión guardada de ese archivo. Puedes navegar por las diferentes versiones mediante los iconos de flecha a la derecha y a la izquierda del margen inferior de la ventana. Así, llegarás fácilmente al estado deseado de tu archivo.
  3. Si haces clic en el icono de la flecha redonda ubicado en el centro, podrás restaurar la versión del archivo. Esta acción sobrescribe la versión actual del archivo. Si no, puedes hacer clic en la rueda dentada de la esquina superior derecha y seleccionar “Restablecer en”. Ahora podrás seleccionar un directorio cualquiera para copiar la versión del archivo.
Consejo

Existe un camino más sencillo para acceder a versiones anteriores de un archivo Excel: haz clic con el botón derecho sobre el archivo en el Explorador de Windows y selecciona la opción “Propiedades” del menú contextual. En la pestaña “Versiones anteriores” de la ventana podrás consultar todas las versiones guardadas del archivo. Ahora puedes restaurar el archivo mediante el botón “Restaurar” o guardar una copia en otra carpeta.

Ajustar el historial de archivos

Para que el método descrito anteriormente funcione, primero debes ajustar el historial de archivos en Windows:

  1. Accede al submenú “Copia de seguridad” del menú de configuración “Actualización y seguridad”.
  2. Haz clic en “Agregar una unidad” y selecciona la unidad de almacenamiento deseada. Si hay un disco duro externo o una unidad de red disponible que sea apropiada para el historial de archivos, esta unidad se sugiere automáticamente.
  3. Activa la opción “Realizar una copia de seguridad automática de mis archivos”.
  4. Una vez seleccionada la opción, el historial de archivos se activa en segundo plano.
  5. Haz clic en “Más opciones” y luego en “Hacer ahora una copia de seguridad” para copiar inmediatamente los datos existentes a la unidad de copia de seguridad. En caso contrario, los datos no se copiarán hasta que no realices el siguiente cambio.

Seleccionar las carpetas que desees copiar

El historial de archivos solo guarda aquellos archivos que, en caso de pérdida, no se puedan recuperar, pero no guarda programas ni archivos del sistema operativo. Las carpetas de datos típicas ya están seleccionadas de forma automática para su guardado en el perfil de usuario. En “Opciones de copia de seguridad” puedes añadir más carpetas a la selección, por ejemplo, si usas carpetas de proyecto que no se encuentran en tu carpeta de usuario del disco duro.

Recuperar un archivo Excel no guardado

Si Excel se bloquea mientras trabajas o de repente hay problemas de suministro y pierdes un archivo sin haberlo guardado, no te preocupes, suele haber opciones para rescatar un archivo recién editado. Por norma general, se puede recuperar incluso si no se ha guardado previamente. Ya que todos los programas de Microsoft Office cuentan con una opción de guardado automático. Si Excel deja de funcionar y se bloquea, el programa ofrece la posibilidad de recuperar el archivo Excel del guardado automático si no se ha cerrado correctamente la última vez.

A través de la ventana de inicio puedes recuperar el archivo Excel de la siguiente manera:

  1. Si haces clic en “Ver documentos recuperados” aparece una lista con los últimos archivos abiertos que no se han guardado correctamente y el momento del último guardado.
  2. Con solo un clic puedes recuperar el archivo deseado.
  3. Una vez recuperado, debes volver a guardar el archivo como archivo Excel, ya que la copia de seguridad automática se eliminará la próxima vez que cierres Excel correctamente.

También puedes recuperar los archivos de Excel no guardados más adelante:

  1. Haz clic en “Archivo” en la cinta de menú y en la sección “Información”, selecciona “Administrar libro”.
  2. En la opción “Recuperar libros no guardados” puedes seleccionar los archivos Excel no guardados y recuperarlos. Excel almacena los cambios no guardados en la carpeta “C:\Usuario\\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles”. Ahí también puedes acceder a los archivos.

El guardado automático evita la pérdida de datos

Excel usa una función de guardado de datos que guarda los cambios intermedios en intervalos regulares. Para eso, no obstante, tienes que haber activado la función previamente:

  1. Accede a la pestaña “Archivo” y selecciona “Opciones”.
  2. Selecciona el menú “Guardar” y marca la opción “Guardar información de Autorrecuperación cada...”
  3. Ajusta el intervalo deseado en el que quieras que Excel guarde los datos.
  4. Activa la opción “Conservar la última versión recuperada automáticamente cuando cierro sin guardar”. Así será más fácil recuperar el último archivo Excel si el programa se cierra inesperadamente.

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