BUSCARX: ¿qué se puede hacer con la función de Excel?

Excel tiene una función re­la­ti­va­me­n­te nueva, BUSCARX, que se integró por primera vez como fase beta en agosto de 2019 y que ac­tua­l­me­n­te (a fecha de julio 2021) solo está di­s­po­ni­ble en Microsoft 365. Si pe­r­te­ne­ces a este grupo de usuarios (es decir, tienes Microsoft 365 co­n­tra­ta­do) y trabajas re­gu­la­r­me­n­te con un gran volumen de datos en Excel, te merece la pena dominar esta fórmula. En nuestras in­s­tru­c­cio­nes, te ex­pli­ca­mos de manera muy fácil y con la ayuda de ejemplos cómo puedes utilizar la función BUSCARX para realizar una búsqueda de datos y cuándo se suele usar esta función.

La función BUSCARX de Excel pertenece a la familia de las funciones de búsqueda y re­fe­re­n­cia. Es una de las funciones más útiles de la popular hoja de cálculo de Microsoft. BUSCARX es la forma más fácil de buscar entradas es­pe­cí­fi­cas en un conjunto de celdas. Las entradas se muestran en un rango de celdas pre­via­me­n­te definido. ¿Te resulta familiar? La función BUSCARV también funciona conforme a este principio. Sin embargo, la función BUSCARX de Excel, es más flexible que BUSCARV y te permite buscar no solo una, sino varias entradas. Además, es posible buscar valores de forma vertical y ho­ri­zo­n­tal.

¿Qué significa esto en la práctica? Imagina que tienes una base de datos digital en Excel de tus clientes y necesitas encontrar la dirección y el número de teléfono de una persona en concreto. Con la función BUSCARX, ahora puedes buscar al cliente por su nombre, la función te mostrará in­me­dia­ta­me­n­te la in­fo­r­ma­ción que buscas. Con la función BUSCARX no importa si los valores que buscas están en una columna, en una fila o en una tabla en otra página. Es por ello que la función BUSCARX no solo sustituye a la función BUSCARV, sino también a la función BUSCARH.

Antes de pasar a explicar la sintaxis y el uso de BUSCARX mediante algunos ejemplos, descubre un breve resumen de los casos de uso más comunes:

• Búsqueda de una sola entrada
• Búsqueda de varias entradas a la vez
• Búsqueda por filas
• Búsqueda de re­su­l­ta­dos exactos y de las si­guie­n­tes entradas menores o mayores en co­he­re­n­cia
• Uso de ca­ra­c­te­res ma­r­ca­do­res de posición en el criterio de búsqueda

Para trabajar efi­ca­z­me­n­te con BUSCARX, primero debes fa­mi­lia­ri­zar­te con los pa­rá­me­tros in­di­vi­dua­les que la componen. Cada función de Excel tiene una sintaxis es­pe­cí­fi­ca que requiere pa­rá­me­tros es­pe­cí­fi­cos. Incluso la más mínima de­s­via­ción puede conducir a un resultado in­co­rre­c­to o a un mensaje de error. La sintaxis que se aplica a la función BUSCARX es la siguiente:

El si­g­ni­fi­ca­do exacto de cada uno de los pa­rá­me­tros se resume en la siguiente tabla. Los pa­rá­me­tros marcados con un asterisco son op­cio­na­les:

Para nuestro primer ejemplo, solo uti­li­za­mos las tres es­pe­ci­fi­ca­cio­nes obli­ga­to­rias “valor_buscado”, “matriz_buscada” y “matriz_devuelta”. Nuestra tabla de Excel de ejemplo, cuyo contenido se encuentra en el rango de celdas de B2 a D10, recoge di­fe­re­n­tes países y sus prefijos te­le­fó­ni­cos co­rre­s­po­n­die­n­tes. Con la función BUSCARX, en este caso, queremos averiguar qué prefijo te­le­fó­ni­co tiene el país Hungría. El resultado se debe mostrar en la celda G2 (para ello si­m­ple­me­n­te se­le­c­cio­na la celda). La fórmula que debemos usar es la siguiente:

F2 es el valor buscado, “Hungría” en este caso. La matriz buscada consiste en la columna de los prefijos te­le­fó­ni­cos y se extiende desde la celda B2 hasta la B10. La matriz devuelta es la columna en la que se encuentra el valor co­rre­s­po­n­die­n­te, por lo que en nuestro ejemplo está formada por el rango de celdas de D2 a D10. En cuanto pulses la tecla “Intro”, aparecerá el prefijo te­le­fó­ni­co que estás buscando.

En el siguiente ejemplo, el Excel no solo debe producir el prefijo te­le­fó­ni­co, sino que también debe emitir la abre­via­tu­ra del país que has buscado con la función BUSCARX. Para ello, hay que ampliar la matriz devuelta para que Excel pueda encontrar ambos re­su­l­ta­dos:

La fórmula de nuestro siguiente ejemplo no solo contiene las tres entradas obli­ga­to­rias, sino también el parámetro opcional si_no_se_encuentra. Al in­co­r­po­rar este parámetro a la fórmula, puedes es­pe­ci­fi­car qué texto debe ser emitido como resultado en caso de que la función no haya co­n­se­gui­do encontrar lo que buscaba. Para el ejemplo, definimos el texto: “Es­pe­ci­fi­ca­ción no válida” como texto de salida y buscamos el país “Portugal”, que no forma parte de nuestro conjunto de datos en Excel.

En este ejemplo, además de los tres pa­rá­me­tros obli­ga­to­rios, uti­li­za­mos los pa­rá­me­tros op­cio­na­les si_no_se_encuentra, modo_de_coin­ci­de­n­cia y modo_de_búsqueda.

En la tabla de ejemplo mostrada a co­n­ti­nua­ción, tra­ba­ja­mos con di­fe­re­n­tes tipos im­po­si­ti­vos y sus co­rre­s­po­n­die­n­tes rangos de ingresos. Con la función BUSCARX adecuada, queremos que Excel muestre en la celda F2 el tipo im­po­si­ti­vo co­rre­s­po­n­die­n­te a los ingresos de un tra­ba­ja­dor indicados en la celda E2.

En este caso, hemos es­pe­ci­fi­ca­do un valor de “0” para el parámetro si_no_se_encuentra. En caso de no coin­ci­de­n­cia, Excel mostrará un “0” en lugar de “#/NA”. Como no se busca una coin­ci­de­n­cia exacta, se establece el valor “1” para el modo_de_coin­ci­de­n­cia, lo que hace que se muestre el siguiente elemento más grande. El modo_de_búsqueda también se define con valor “1” para que Excel busque en la tabla empezando por el primer elemento y te­r­mi­na­n­do en el último.

Por último, uti­li­za­mos una función BUSCARX anidada de Excel. Esto nos permite realizar un em­pa­re­ja­mie­n­to vertical y ho­ri­zo­n­tal al mismo tiempo, que es la principal ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca que hace especial a la función BUSCARX. En el ejemplo mostrado a co­n­ti­nua­ción, buscamos la fa­c­tu­ra­ción del vendedor con ID “1002” en el mes de abril. Para ello, la fórmula es la siguiente: