Videoconferencia: cómo organizar reuniones virtuales con éxito

Las videoconferencias permiten comunicarse en tiempo real con otras personas, sin importar la ubicación, a través de cámara y micrófono. Además de mantener conversaciones, también es posible compartir la pantalla, mostrar presentaciones o intercambiar archivos. Hoy en día, las videoconferencias son una parte esencial del trabajo en equipo moderno, especialmente en el teletrabajo y la colaboración internacional.

¿Qué es una videoconferencia? Definición e historia

Una videoconferencia es una transmisión simultánea de imagen y sonido a través de Internet que permite a dos o más personas comunicarse en tiempo real. Para ello, se necesita un software específico, ya sea instalado localmente o basado en navegador, así como un dispositivo con cámara y micrófono (ordenador, tableta o smartphone).

La tecnología de videoconferencia comenzó a investigarse ya en los años 30. Sin embargo, solo con la llegada de los ordenadores potentes, esto es, equipados con cámara y micrófono integrados, su uso se volvió accesible para el público general. A finales de los 90, este tipo de comunicación aún era poco común en las empresas, pero su adopción creció rápidamente a partir de los años 2000, gracias al auge de las redes de banda ancha y a las mayores velocidades de transmisión de datos, que permitieron una calidad estable de imagen y sonido.

Que las videoconferencias formen parte del día a día empresarial no se debe únicamente al avance tecnológico. Los cambios sociales, la globalización económica y la tendencia hacia modelos de trabajo flexibles también han impulsado esta forma de comunicación, que hoy permite a los equipos colaborar eficazmente desde cualquier lugar.

Ventajas y desventajas de las reuniones virtuales

Las videoconferencias son una alternativa eficaz a los encuentros presenciales en cualquier empresa. Cuanto mayor sea el porcentaje de trabajo a distancia y más frecuentes sean las colaboraciones con socios o proveedores ubicados en diferentes lugares, más rentable resulta su uso. Sin embargo, este canal de comunicación no solo aporta ventajas, sino que también conlleva ciertos desafíos.

Ventajas y desventajas de un vistazo

Ventajas de las videoconferencias

Las videoconferencias permiten a las empresas reducir significativamente los costes, ya que eliminan los gastos de viaje y alojamiento y evitan el alquiler de salas de reuniones. Además, el tiempo de trabajo se aprovecha mejor al no haber desplazamientos. También favorecen la sostenibilidad, ya que las emisiones de CO₂ derivadas de los viajes de negocios se reducen considerablemente. En cuanto a la productividad, las reuniones digitales suelen ser más estructuradas, breves y fáciles de organizar, lo que agiliza la comunicación y la toma de decisiones. Otra gran ventaja es la posibilidad de grabar las reuniones: quienes no puedan asistir en directo pueden verlas después y obtener la información de primera mano.

Desventajas de las videoconferencias

A pesar de sus múltiples ventajas, las videoconferencias también presentan algunos inconvenientes. En equipos internacionales, las diferencias horarias pueden complicar la programación de reuniones conjuntas. Además, existen riesgos técnicos, sobre todo cuando los participantes se conectan desde fuera de la red corporativa y no cuentan con soporte técnico directo. Una conexión a Internet inestable puede afectar la calidad del audio o el vídeo y dificultar la comprensión de los contenidos. Si se quiere equipar profesionalmente una sala de reuniones para videoconferencias, pueden surgir costes adicionales por la instalación de hardware. Por último, las señales no verbales son más difíciles de interpretar en las reuniones virtuales, lo que puede afectar a la comunicación interpersonal y a la construcción de confianza dentro del equipo.

Videoconferencia vs. reunión personal

Las videoconferencias son una opción muy práctica en muchos contextos, pero no siempre resultan la mejor alternativa. En determinados casos, una reunión presencial sigue siendo necesaria, incluso si supone un mayor esfuerzo en tiempo y costes.

Las videoconferencias son especialmente adecuadas para:

• Reuniones de seguimiento en equipos de proyecto (actualización de avances, resolución de dudas)
• Reuniones informativas con empleados (asignación de tareas)
• Consultas virtuales individuales (aclaración de cuestiones 1:1)
• Entrevistas de trabajo en fases iniciales del proceso de selección
• Conexión de empleados que no pueden asistir presencialmente a un evento o reunión

Las reuniones personales son preferibles cuando:

• Se trata de reuniones estratégicas de varias horas
• Es necesario abordar temas delicados o emocionales (reestructuraciones, cambios organizativos, reducción de personal, etc.)
• Se realizan entrevistas de trabajo en fases avanzadas del proceso de selección

Consejos técnicos: herramientas recomendadas para videoconferencias

¿Has decidido realizar una videoconferencia? Entonces solo queda elegir el software adecuado. Hoy en día, la mayoría de las personas ya dispone del hardware necesario: ordenador, tablet o smartphone, todos con micrófono y cámara integrados. No hace falta más para empezar.

Existen tanto aplicaciones on-premise como soluciones basadas en navegador. No hay una opción universalmente mejor, aunque las aplicaciones web ofrecen mayor flexibilidad, ya que los participantes pueden unirse fácilmente desde diferentes dispositivos.

Puedes descargar algún software de videoconferencia gratuito o usarlo directamente en el navegador. Para reuniones pequeñas o medianas (de dos a diez participantes), las soluciones gratuitas suelen ser más que suficientes. Microsoft Teams es un clásico entre las herramientas de videoconferencia, pero también existen alternativas igual de intuitivas que en algunos casos ofrecen funciones adicionales.

Si organizas videoconferencias con frecuencia o con grupos grandes, puede que las versiones gratuitas se queden cortas. En esos casos, conviene valorar una versión profesional o empresarial, como Cisco Webex Meetings o GoToMeeting. Antes de decidirte, compara la gama de funciones, los modelos de precios y la facilidad de uso.

Para reuniones virtuales regulares con varios participantes en una misma ubicación, también es recomendable equipar una sala de conferencias con proyectores, cámaras y micrófonos, para ofrecer una experiencia profesional y fluida.

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En qué debes fijarte antes, durante y después de una videoconferencia

Además de la parte técnica, hay varios aspectos organizativos que tú y el resto de los participantes debéis tener en cuenta para que las videoconferencias sean realmente efectivas en el entorno laboral.

Antes de la reunión

Anuncio: envía con algunos días de antelación una invitación por correo electrónico a los participantes e incluye, si es posible, un resumen de la agenda. Así podrán prepararse con tiempo. Añade el enlace directo a la sala virtual y ofrece la opción de guardar la cita en el calendario con un solo clic. Según el software que utilices, puedes enviar estas invitaciones directamente desde la propia aplicación.

Prueba técnica: para garantizar una reunión productiva, asegúrate de que todos los participantes comprueben previamente el funcionamiento de su cámara, micrófono y acceso al sistema. Es importante hacer esta prueba con antelación suficiente, para disponer de tiempo en caso de que surja algún problema técnico.

Entorno: si te conectas desde fuera de la oficina, elige un lugar tranquilo y sin interrupciones. Evita la luz de fondo intensa y cuida el entorno visible: un fondo neutro y ordenado transmite profesionalidad. En el teletrabajo, evita mostrar objetos personales, estanterías desordenadas o elementos reflectantes que puedan distraer o generar reflejos en la cámara.

Durante la videoconferencia

Vestimenta: según un estudio, algunos participantes asisten a reuniones virtuales sin pantalones, algo que puede resultar cómodo, pero no recomendable. La ropa influye en la actitud y la autopercepción. Opta por un atuendo profesional, como camisa o chaqueta, para reforzar tu presencia y credibilidad. Evita los estampados pequeños o las joyas brillantes, que pueden provocar reflejos o parpadeos molestos en la imagen.

Moderación: designa con antelación a una persona que modere la reunión y distribuya los turnos de palabra. Esto es especialmente importante en el entorno digital, donde los pequeños retrasos en la transmisión pueden provocar interrupciones o intervenciones simultáneas. Una buena moderación garantiza orden y eficiencia durante toda la sesión.

Distracciones: cada participante debe mantener la atención en la reunión. Silencia el móvil y evita ruidos innecesarios: los micrófonos modernos captan incluso sonidos leves, como el roce del papel o una taza sobre la mesa. Si no estás interviniendo, silencia tu micrófono. También es una muestra de respeto no conversar con otras personas ni realizar multitareas durante la videollamada.

Después de la reunión

Acta: tras la videoconferencia, redacta un acta de resultados y compártela con todos los participantes, por ejemplo, en la plataforma de proyectos o por correo electrónico. Esto refuerza el compromiso, da a la reunión virtual la misma importancia que a una presencial y evita malentendidos sobre los acuerdos alcanzados.

Grabación: si tu herramienta lo permite, aprovecha la opción de grabar la reunión para ponerla a disposición de quienes no hayan podido asistir o para informar a un grupo más amplio de empleados. Esto facilita la transparencia y la comunicación dentro del equipo.

Videoconferencia: práctica, pero no siempre la mejor opción

Hoy en día, la videoconferencia es una herramienta práctica para cualquier empresa que busque una comunicación profesional eficaz. Facilita la colaboración entre equipos remotos y reduce los costes de desplazamiento. En términos de eficiencia, las reuniones virtuales pueden ser tan efectivas como las presenciales, siempre que los participantes estén bien preparados y mantengan la concentración durante toda la sesión.

La implementación técnica tampoco supone un obstáculo. Ya se trate de autónomos, pequeñas empresas, medianas entidades o grandes corporaciones, existen herramientas gratuitas muy fáciles de usar, y versiones más completas con funciones avanzadas disponibles mediante suscripción.

Aun así, por muy ventajosas que sean, las videoconferencias no son adecuadas para todos los tipos de reuniones. Antes de organizar una por motivos de coste o comodidad, conviene valorar si este formato es realmente apropiado para la ocasión. Porque, al final, el encuentro personal sigue siendo insustituible.

Preguntas frecuentes

A continuación, encontrarás las preguntas y respuestas más comunes sobre las videoconferencias.

¿Qué es una videoconferencia?

Una videoconferencia es la transmisión simultánea de imagen y sonido a través de Internet, que permite a dos o más personas comunicarse en tiempo real desde distintos lugares.

¿Cuáles son las ventajas de las reuniones virtuales?

Las empresas pueden reducir los costes de viaje y su huella de CO₂. Además, las reuniones digitales suelen ser más estructuradas, breves y eficientes que las presenciales, y permiten grabar las sesiones para consultarlas posteriormente.

¿Cuáles son los inconvenientes de las reuniones virtuales?

La instalación del hardware necesario puede suponer una inversión inicial, y la calidad de la comunicación depende del equipo y de la conexión a Internet de cada participante, lo que puede ocasionar interrupciones o fallos técnicos.

¿Qué herramientas de videoconferencia son recomendables?

Tanto las aplicaciones on-premise como las basadas en navegador son opciones válidas. No obstante, las soluciones web suelen ofrecer mayor flexibilidad, ya que permiten unirse a la reunión desde cualquier dispositivo y ubicación.