OX App Suite

Una he­rra­mie­n­ta de co­la­bo­ra­ción “made in Germany”: con OX App Suite, la empresa Open-Xchange pone a di­s­po­si­ción de los usuarios una solución ofimática basada en la nube co­m­pa­ra­ble a las so­lu­cio­nes de Microsoft y Google. ¿Quieres saber de lo que este software es capaz?

Al igual que Microsoft 365 de Microsoft o Google Workspace, las otras dos so­lu­cio­nes conocidas de SaaS, la OX App Suite está co­n­s­ti­tui­da por di­fe­re­n­tes programas que facilitan el trabajo en la oficina: como parte del paquete se en­cue­n­tran, entre otros, programas de pro­ce­sa­mie­n­to de texto, al­te­r­na­ti­vas a Outlook o al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube.

Una ventaja a destacar es el panel de control de OX App Suite, que muestra cada una de las apli­ca­cio­nes in­di­vi­dua­les, pe­r­mi­tie­n­do a los usuarios disponer de la in­fo­r­ma­ción más im­po­r­ta­n­te con solo un vistazo: mensajes recibidos, próximas citas, tareas pe­n­die­n­tes, archivos im­po­r­ta­n­tes, etc. Gracias a los widgets, esta suite se presenta como un portal fácil de pe­r­so­na­li­zar, pues cada usuario puede dar pre­fe­re­n­cia a la in­fo­r­ma­ción que considera más im­po­r­ta­n­te y ocultar aquella que no requiera especial atención.

La app suite está co­n­s­ti­tui­da, entre otros, por un programa de correo ele­c­tró­ni­co: con esta apli­ca­ción de correo los usuarios pueden mandar, recibir y ordenar sus mensajes de forma fácil y rápida, si bien su gran ventaja reside en la po­si­bi­li­dad de gestionar varias cuentas de usuarios desde una misma interfaz. Asimismo, es posible organizar los correos en di­fe­re­n­tes carpetas y destacar los im­po­r­ta­n­tes. Una potente función de búsqueda facilita el trabajo con bandejas de entrada que almacenan gran cantidad de datos.

OX Mail, al contrario que Gmail, no cuenta con un servidor de correo propio. En lugar de ello, los usuarios o empresas pueden integrar sus propias cuentas de correo.

Con Open-Xchange el email es accesible desde cualquier lugar. La interfaz web es re­s­po­n­si­va, por lo que se puede usar incluso en di­s­po­si­ti­vos de menor tamaño, aunque iOS y Android cuentan también con apli­ca­cio­nes móviles para acceder a los datos.

Para que un programa de correo se pueda usar de forma eficiente, es necesario contar con una libreta de di­re­c­cio­nes funcional. OX App Suite recurre a OX Contacts para el envío de correos, entre otros es­ce­na­rios de apli­ca­ción. Con este software es posible crear, editar y ad­mi­ni­s­trar contactos, así como agru­par­los por temática y de­s­blo­quear­los para otros usuarios. Gracias a la función de si­n­cro­ni­za­ción, se pueden tener siempre di­s­po­ni­bles las di­re­c­cio­nes en todos los di­s­po­si­ti­vos en los que se use el software. Para facilitar todo lo posible la creación de entradas, es posible tra­n­s­fe­rir los datos di­re­c­ta­me­n­te a la libreta de di­re­c­cio­nes desde las fuentes adecuadas.

Con OX Calender, la suite de co­mu­ni­ca­ción ofrece también la po­si­bi­li­dad de organizar y no perder el control de las citas a las que hay que asistir. Cuenta con un pla­ni­fi­ca­dor con el que se pueden gestionar varios ca­le­n­da­rios al mismo tiempo, de modo que el usuario podrá acceder en una misma interfaz tanto a las citas privadas como a las de la empresa, que pueden estar di­s­po­ni­bles también para otros co­m­pa­ñe­ros. Asimismo, este software convierte en una tarea sencilla la pla­ni­fi­ca­ción de reuniones e in­vi­ta­ción de los pa­r­ti­ci­pa­n­tes a ellas.

OX Drive se presenta a los usuarios del software Open-Xchange como una solución de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube muy fácil de usar. La tra­n­s­fe­re­n­cia, es­tru­c­tu­ra­ción y eli­mi­na­ción de carpetas y archivos se puede realizar sin problemas. Además, para facilitar el trabajo conjunto, la apli­ca­ción permite compartir desde archivos in­di­vi­dua­les hasta carpetas completas con otros co­m­pa­ñe­ros o socios, que tienen pleno acceso a los datos pro­po­r­cio­na­dos, pudiendo proceder a su vi­sua­li­za­ción, descarga o mo­di­fi­ca­ción.

Para procesar textos, Open-Xchange ofrece tres apli­ca­cio­nes in­di­vi­dua­les que cubren el espectro de lo que conocemos de otros pro­vee­do­res. Con OX Text es posible escribir y formatear cartas y otro tipo de textos. OX Pre­se­n­ta­tion, como su nombre indica, sirve para realizar pre­se­n­ta­cio­nes atra­c­ti­vas de forma similar a Power Point. Por su parte, OX Sprea­d­sheet es un programa de hoja de cálculo con todas las funciones ne­ce­sa­rias para realizar cálculos y presentar tablas.

Los usuarios pueden trabajar con di­fe­re­n­tes formatos, de forma que si, por ejemplo, se reciben archivos creados con Microsoft Office, también es posible abrirlos y editarlos. Además, al tratarse de un software co­la­bo­ra­ti­vo, OX Documents también se puede usar con este cometido. Es posible de­s­blo­quear los do­cu­me­n­tos pe­r­ti­ne­n­tes para otros usuarios y trabajar de forma conjunta en el contenido.

La gama de funciones de la suite de Open-Xchange es muy similar a la de otras so­lu­cio­nes conocidas. Su punto fuerte se centra, no obstante, en el diseño abierto de software, que a su vez se basa en el concepto de código abierto del proyecto. En OX Suite han trabajado di­fe­re­n­tes de­sa­rro­lla­do­res, entre ellos también algunos pro­gra­ma­do­res que ya habían pa­r­ti­ci­pa­do en el de­sa­rro­llo de Open Office.

Este concepto open source se aprecia pri­n­ci­pa­l­me­n­te en OX Documents. A di­fe­re­n­cia de otros pro­vee­do­res, el software no cuenta con un formato de archivo propio, sino que permite abrir y editar sin problemas archivos de Microsoft Office, Ope­nO­f­fi­ce y Li­breO­f­fi­ce, sin que por ello el formato del documento se vea afectado. Además, ofrece la po­si­bi­li­dad de que otras personas trabajen co­n­ju­n­ta­me­n­te en un mismo documento sin que para ello el resto de co­la­bo­ra­do­res tengan que usar OX Documents.

La pro­te­c­ción de datos es otra ventaja que también tiene que ver, aunque de forma indirecta, con la comunidad de código abierto. Mientras los productos de Microsoft y Google suelen recibir críticas continuas por no proteger lo su­fi­cie­n­te los datos de los usuarios, OX App Suite está diseñado para cumplir con los re­qui­si­tos del RGPD. Cuando los usuarios acceden al paquete de apli­ca­cio­nes desde un proveedor de alo­ja­mie­n­to europeo, pueden contar con una solución que cumple con la normativa de pro­te­c­ción de datos.

No obstante, esta suite de co­mu­ni­ca­ción basada en la nube presenta de­s­ve­n­ta­jas, como la im­po­si­bi­li­dad de in­s­ta­lar­la en el ordenador. A aquellos usuarios menos versados les resulta mucho más sencillo optar por una solución ya instalada en un servidor. Incluso para las pymes, crear y mantener la red local puede resultar demasiado engorroso, pues se hace necesario recurrir a la oferta de un proveedor de alo­ja­mie­n­to. Por su parte, las empresas más grandes también pueden poner OX App Suite a di­s­po­si­ción de sus empleados a través de su propio centro de datos.

Al igual que el resto de al­te­r­na­ti­vas de Microsoft Office, la OX App Suite se puede usar en empresas de cualquier tamaño. Desde autónomos hasta grandes mu­l­ti­na­cio­na­les, OX App Suite es apto para todo tipo de usuarios. Las funciones del paquete de software son, sobre todo, de utilidad si se pretende usar la nube para almacenar los datos. Así, el usuario podrá acceder a ellos desde cualquier lugar y trabajar sin co­m­pli­ca­cio­nes con otros co­m­pa­ñe­ros. Dado que las listas de di­re­c­cio­nes, los do­cu­me­n­tos y otro tipo de datos se en­cue­n­tran en la nube, compartir la in­fo­r­ma­ción también se convierte en una tarea sencilla.

Otra gran ventaja se encuentra en el hecho de ser un modelo de software como servicio, pues de este modo no es necesario ni co­n­fi­gu­rar el ordenador de mesa o portátil para cada empleado, ni instalar el software y ac­tua­li­zar­lo de forma regular. Basta con un di­s­po­si­ti­vo con un navegador y una conexión a Internet estables para trabajar. Es más, incluso si se cambia de di­s­po­si­ti­vo, no hay que realizar una in­s­ta­la­ción adicional, pues todos los datos están di­s­po­ni­bles en la nube. Con ello se ahorra tiempo y dinero.